7 consigli per una migliore comunicazione sul posto di lavoro

La comunicazione sul posto di lavoro è uno dei fondamenti di un business di successo. Anche se riunisci un team di professionisti motivati ​​e perspicaci, se non comunicano e non collaborano in modo efficace, la tua attività ne risentirà.

Le aziende spesso danno priorità alla comunicazione B2B e con i clienti, ma quando le relazioni interne non sono produttive, ciò rallenta i processi, influisce sui flussi di lavoro e crea colli di bottiglia. Inoltre, quando la direzione non riesce a trasmettere correttamente i propri messaggi ai dipendenti, ciò crea ulteriore confusione e persino caos.

In effetti, la cattiva comunicazione fa sì che le grandi aziende perdano $ 62,4 milioni all'anno e le piccole imprese $ 420.000 all'anno. Il problema è così profondo che è stato stimato che quasi la metà di tutti i dipendenti non sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro e fatica a fornire a causa di ciò.

In questo articolo, forniamo idee attuabili su come migliorare la comunicazione sul lavoro e garantire una maggiore produttività. Continuate a leggere per scoprirlo!

In che modo la comunicazione può migliorare la produttività?

Ora che sappiamo qual è il danno, concentriamoci sugli aspetti positivi e diamo un'occhiata a come la comunicazione può migliorare la produttività:

• Riduce le incomprensioni . Quando tutti sanno cosa fare e sanno a chi rivolgersi per un consiglio, è meno probabile che le persone commettano errori.
• Migliora l'efficienza . Istruzioni e obiettivi chiari consentono un flusso di lavoro più efficiente e consentono alle persone di svolgere le proprie attività più rapidamente.
• Meno frustrazione . Quando le persone non sanno cosa devono fare, ma sanno che devono fornire risultati, si sentono frustrate e questo riduce la produttività.
• Migliore risoluzione dei conflitti . Le faide sul posto di lavoro danneggiano la produttività e creano un ambiente tossico. Il modo migliore per risolvere i problemi è comunicarli, chiarire i malintesi e raggiungere compromessi dove necessario.
• Collaborazione efficiente . I dipendenti che hanno buone relazioni professionali e possono comunicare con un atteggiamento amichevole hanno maggiori probabilità di collaborare in modo efficiente e lavorare in modo più produttivo.
• Squadra più felice . Le persone si sentono meglio quando sono in grado di comunicare i propri bisogni, sentimenti e pensieri. Essere capiti ci rende più fiduciosi e più in grado di portare avanti il ​​buon lavoro.
• Incoraggia lealtà e fiducia . La comunicazione è uno dei capisaldi della lealtà e della fiducia. I dipendenti che si sentono aggiornati sugli aggiornamenti rilevanti, si sentono apprezzati e importanti e sono più fedeli all'azienda.

Come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Per migliorare con successo la comunicazione sul posto di lavoro, dovresti costruire una strategia in collaborazione con il tuo team delle risorse umane e aver cura di portarla a termine.

Ecco alcuni consigli pratici su come farlo:

1. Creare un ambiente sicuro

Quando le persone sono felici sul posto di lavoro, si sentono apprezzate e soddisfano i loro bisogni, è più probabile che esprimano un atteggiamento lavorativo positivo e comunichino liberamente i problemi. Se c'è qualcosa che non conoscono, non capiscono o non si sentono a proprio agio, i membri del team dovrebbero sentirsi liberi di esprimere la loro opinione ed essere ascoltati. In caso contrario, i problemi non comunicati si accumuleranno e influenzeranno il modo in cui le persone si comportano e potrebbero influenzare il loro atteggiamento nei confronti del lavoro.

Tuttavia, le risorse umane e il management dovrebbero assicurarsi di ascoltare ciò che le persone dicono, riconoscere e affrontare i problemi di conseguenza. Anche se non c'è una soluzione disponibile, questo dovrebbe essere discusso, altrimenti la persona potrebbe sentirsi ignorata. I dipendenti che hanno parlato e rimangono trascurati hanno maggiori probabilità di sentirsi infelici rispetto a quelli che sono riluttanti a condividere il loro dispiacere.

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Alcuni modi efficaci per creare un ambiente di lavoro sicuro sono:

• Tenere sessioni di feedback regolari . Dì alle persone che sono apprezzate, discuti del loro sviluppo professionale in azienda e fornisci feedback pratici su come migliorare il loro lavoro.
• Incoraggiare a fare domande . Sforzati di creare un ambiente in cui le persone si sentano al sicuro per fare domande e non si sentano giudicate. Dovrebbe far parte della tua cultura del lavoro che tutti dovrebbero imparare dagli altri ed essere disposti a condividere le proprie conoscenze professionali e personali.
• Promuovere la comunicazione bidirezionale . La comunicazione sul posto di lavoro è una strada a doppio senso e anche la gestione e le risorse umane dovrebbero essere aperte al feedback. Fai sapere che le persone sono invitate a dirti come si sentono e a fornire suggerimenti. Ascoltare ciò che dicono può aiutarti a consentire loro di lavorare in modo più produttivo e sentirsi meglio sul posto di lavoro.

2. Sii chiaro sul protocollo e sulle regole di comportamento

Le persone considerano appropriati determinati tipi di comportamento e hanno confini diversi sia nella società che sul posto di lavoro. Fornire una serie di regole su come i dipendenti devono comunicare tra loro, quale tono di voce è appropriato e quali forme di comunicazione dovrebbero essere utilizzate può sembrare ridondante. Tuttavia, può migliorare notevolmente la qualità delle relazioni professionali e ridurre la possibile tensione che si verifica quando le persone oltrepassano il limite.

Prendi in considerazione la creazione di seminari ed esercitazioni video che discutano la comunicazione sul posto di lavoro e forniscano una serie chiara di regole e protocolli di comportamento. Potrebbe avvantaggiare solo una manciata di persone, ma ne vale sicuramente la pena.

Rendere note le regole contribuirà a rendere più piacevole il posto di lavoro e, inoltre, potrebbe potenzialmente farti risparmiare complicazioni con la legge.

3. Stabilire una cultura del lavoro positiva

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Una cultura del lavoro positiva consente ai dipendenti di prosperare e sviluppare il loro pieno potenziale professionale. Le aziende dovrebbero incoraggiare le persone a sostenersi e aiutarsi a vicenda, piuttosto che concentrarsi solo sul proprio lavoro. In questo modo possono creare qualcosa di più di un luogo di lavoro piacevole: possono creare una squadra forte.

I dipendenti che si sentono sollevati e a proprio agio sul lavoro e condividono la stessa visione e gli stessi valori dell'azienda hanno maggiori probabilità di comunicare in modo aperto e produttivo. Inoltre, possono sforzarsi di risolvere problemi e ottimizzare le prestazioni, piuttosto che soffermarsi sui problemi e non svolgere il proprio lavoro.

I luoghi di lavoro che non gestiscono i conflitti e incoraggiano la rivalità creano un ambiente ostile in cui la comunicazione tossica genera una comunicazione più tossica. Questo spinge le persone a concentrarsi sugli aspetti negativi e danneggia la loro produttività.

Alcune risorse che possono aiutarti a migliorare la comunicazione attraverso il gioco di squadra sono:

• Attività di Team Building.
• Area Ricreativa in Ufficio.
• Sessioni regolari delle risorse umane.
• Progetti di gruppo.
• Coaching interno e mentoring.

4. Comprendere le esigenze individuali dei dipendenti

Persone diverse hanno bisogno di diversi tipi di motivazione. Mentre alcuni prosperano quando un leader li spinge a ottenere di più, altri sono auto-motivati ​​e hanno bisogno di vedere apprezzato il loro duro lavoro e il loro valore.

La gestione che non riesce a capire i singoli dipendenti e come comunicare con loro, rischia di perderli a favore di concorrenti che apprezzano di più la loro forza lavoro.

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Ad esempio, se un'azienda spinge continuamente i dipendenti a raggiungere obiettivi impossibili, rischia di creare un ambiente di lavoro in cui le persone si sentono incapaci anche quando fanno del loro meglio. Alcuni dipendenti possono sforzarsi di mettersi alla prova, spingendosi oltre i propri limiti, e questo porterà al burnout. È probabile che altri si sentano sottovalutati e demotivati. In entrambi i casi, la produttività diminuisce.

La mancata comunicazione dei problemi renderà difficile trattenere i dipendenti e porterà a battute d'arresto del processo.

5. Definire un flusso di lavoro di comunicazione chiaro

Le aziende dovrebbero creare un processo chiaro passo dopo passo che elabora come dovrebbe procedere la comunicazione relativa a compiti e incarichi e cosa comporta. Le persone sono inclini a collaborare in modo più efficiente se dispongono di un protocollo su come comunicare l'avanzamento del lavoro, quali dettagli condividere e quando.

Il flusso di lavoro dovrebbe consentire ai membri del team di fornire ai colleghi istruzioni chiare e l'accesso a tutte le risorse pertinenti. Dovrebbe inoltre sottolineare che queste informazioni devono essere richieste se non fornite.

Presumendo che il processo sia facile da seguire e diretto, sia il management che i dipendenti possono abituarsi rapidamente a seguirlo e può essere integrato nelle loro attività quotidiane.

6. Incoraggiare la risoluzione dei problemi produttivi

Che le persone abbiano una relazione personale o professionale, discussioni e incomprensioni sono sempre possibili. Quando i dipendenti occupano uno spazio condiviso, c'è una significativa possibilità che le differenze personali possano diventare motivo di disaccordi, litigi e persino faide.

La direzione dovrebbe stare all'erta per tali sviluppi e, se le persone non sono in grado di comunicare e risolvere tali problemi tra loro, dovrebbero essere riassegnate alle risorse umane.

7. Scegliere Strumenti di comunicazione intelligenti

Al giorno d'oggi, molte squadre sono parzialmente remote. Tuttavia, anche se sei in ufficio, può essere difficile mantenere una comunicazione attiva e rimanere aggiornato su tutti gli aggiornamenti rilevanti del progetto. Inoltre, capita che anche i professionisti più diligenti dimentichino e comunichino male le cose.

L'utilizzo di moderni strumenti di comunicazione, gestione dei progetti, gestione dei processi aziendali e flusso di lavoro consente ai team di rimanere in contatto e organizzare il proprio lavoro. Che si tratti di Slack, Asana, Zoom o di un'altra soluzione, ciò consente ai membri del team di scambiarsi e richiedere informazioni, collaborare e seguire lo sviluppo delle attività.

In effetti, la ricerca mostra che l'implementazione della tecnologia di comunicazione può migliorare la produttività sia del management che dei dipendenti fino al 25%.

Ad esempio, uno strumento di comunicazione come Slack è ottimo per gli scambi quotidiani, le sincronizzazioni rapide e gli aggiornamenti personali. Asana, d'altra parte, ottimizza la comunicazione di gestione delle attività: le persone hanno tutte le informazioni su un incarico in un unico posto, possono lasciare o richiedere aggiornamenti sui progressi, aggiungere collaboratori e tenere sempre traccia delle attività e dei progetti in sospeso. Zoom consente ai team di tenere riunioni, webinar e tutorial in tempo reale e di comunicare faccia a faccia anche a distanza.

In definitiva, gli strumenti intelligenti consentono di migliorare la qualità della comunicazione sul posto di lavoro e di connettere le persone. Il resto dipende dalla tua cultura del lavoro positiva e dal giusto atteggiamento.

Linea di fondo

La comunicazione è una parte importante della gestione di un'impresa. Tuttavia, mentre la maggior parte delle aziende si concentra sulla comunicazione efficiente con i propri clienti, molte dimenticano di migliorare la comunicazione internamente.

Le aziende dovrebbero assicurarsi che i membri del team si comprendano bene, si scambino informazioni sufficienti sulle loro attività e sui processi di cui sono responsabili e comunichino i problemi in modo efficiente.

Una migliore comunicazione sul posto di lavoro è il primo e più importante passo verso un ambiente di lavoro positivo e produttivo e il suo successo.