7 suggerimenti per prevenire il superamento dei costi nei progetti

Evitare il superamento dei costi è la chiave per chiudere un progetto di successo. La qualità dei risultati finali e un'esecuzione tempestiva possono uscire dalla finestra se il progetto viene consegnato oltre il budget.

Naturalmente, è facile dire che manterrai un budget limitato. Ma il superamento dei costi può verificarsi in così tanti posti che tenere bassi i costi a volte può sembrare un gioco a colpi di talpa.

Che cos'è il superamento dei costi?

Il termine superamento dei costi si riferisce a costi imprevisti che finiscono per superare il budget di un progetto. Il superamento dei costi può verificarsi in qualsiasi progetto ed è particolarmente comune nei progetti di costruzione, produzione e sviluppo software. Il superamento dei costi è noto anche come aumento dei costi o superamento del budget e può essere causato da diversi motivi.

Prima di approfondire i motivi per cui i progetti possono superare il budget, diamo un'occhiata al software di gestione dei progetti che può aiutarti a prevenire il superamento dei costi. ProjectManager è un software che raccoglie dati in tempo reale per aiutarti a monitorare meglio le tue spese. La nostra dashboard live raccoglie e calcola automaticamente sei metriche di progetto, inclusi i costi, e le mostra in grafici colorati e di facile lettura. A differenza degli strumenti leggeri, non è richiesta alcuna configurazione. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Principali cause del superamento dei costi

La gestione dei costi può essere un compito estenuante. In qualità di project manager, dovrai costantemente controllare i costi del tuo progetto per assicurarti che le cose vadano sempre bene. Oltre a questo, dovrai anche monitorare altri vincoli del progetto come tempo, ambito, rischio e qualità.

Di seguito abbiamo elencato le principali cause del superamento dei costi in modo da poter evitare questo problema e consegnare i progetti in tempo e sotto budget.

• Stime del progetto errate: la stima dei costi è fondamentale per il successo nella gestione del progetto perché ogni project manager deve stimare tutti i costi del progetto prima di creare un budget di progetto. Assicurati di utilizzare tutti gli strumenti a tua disposizione come i dati storici o un gruppo di esperti per aiutarti a definire i costi del progetto. Se il budget del tuo progetto è insufficiente, è molto probabile che tu debba affrontare un superamento dei costi.
• Scope Creep: lo scorrimento dell'ambito si verifica quando l'ambito del progetto non è ben definito. In parole povere, ciò significa che durante la fase di esecuzione verranno visualizzati compiti imprevisti. L'esecuzione di attività impreviste aumenta i costi, rendendo molto probabile il superamento del budget del progetto e il superamento dei costi.
• Scarsa gestione del rischio: qualsiasi progetto deve affrontare molti potenziali rischi. È responsabilità del project manager e del team di project management creare un piano di gestione del rischio che descriva tutti i potenziali rischi e le strategie di mitigazione da implementare se necessario. Quando non viene creato un piano di gestione del rischio, è possibile che rischi imprevisti influiscano sul progetto, aumentando i costi e, di conseguenza, causando il superamento dei costi.
• Mancanza di comunicazione: un progetto è uno sforzo che richiede lavoro di squadra e comunicazione. In qualità di project manager, devi essere il collante che tiene uniti lo sponsor del progetto, il team di progetto e le parti interessate del progetto. La mancanza di comunicazione può comportare modifiche impreviste al piano di progetto o richiedere altri problemi che potrebbero causare il superamento dei costi.

Come evitare il superamento dei costi

Il superamento dei costi o qualsiasi tipo di spesa che spinge un progetto oltre il budget concordato è qualcosa con cui un project manager deve essere costantemente vigile. Esistono diversi modi per prevenire il superamento dei costi.

Ecco sette suggerimenti per aiutarti a mantenere il tuo budget.

1. Pianificazione completa del progetto

Il modo migliore per fermare il superamento dei costi è pianificare contro di esso prima di eseguire un progetto. Più accurate e complete sono le tue stime, più è probabile che rimarrai entro il budget. I rischi del progetto possono essere contabilizzati con un esauriente piano di gestione del rischio. Quando si pianifica un progetto, è necessario considerare tutti i possibili scenari e utilizzare dati storici, interviste ed esperienze. Una volta che il piano è stato dettagliato, fallo approvare dagli stakeholder del progetto in modo che tutti siano sulla stessa linea in termini di aspettative.

2. Conosci i tuoi fornitori

Molti progetti richiedono l'assistenza di fornitori esterni, sia per aiutare con compiti specifici che per fornire materiali e attrezzature. Una relazione con qualsiasi fornitore esterno apre il tuo progetto a sforamenti dei costi che spesso sfuggono al tuo controllo. Ciò rende fondamentale eseguire la due diligence prima che le relazioni vengano cementate.

Innanzitutto, comprendi la capacità del fornitore e se soddisferà le tue esigenze. Quando il venditore cita un costo, assicurati che sia accurato. Quindi, prima di firmare il contratto, fai un po' di controllo in background per vedere se il fornitore rispetta le scadenze e vedere cosa hanno da dire gli altri sul lavoro con loro.

3. Mantieni l'ambito pianificato

Lo scope creep è una delle maggiori minacce all'invio di un progetto al superamento dei costi. Le richieste di modifica impantanano sempre le scrivanie dei project manager. Questi provengono da stakeholder o clienti, ma anche dai membri del team. Tutti hanno desideri e bisogni. Molti di essi possono essere appropriati e persino vantaggiosi per il progetto. Tuttavia, troppe modifiche possono avere un impatto drastico sul progetto, rendendo inevitabili i superamenti dei costi. Pensa al quadro generale prima di aumentare la portata del progetto.

4. Utilizzare uno strumento di pianificazione del progetto

È un dato di fatto che uno strumento potente semplificherà il lavoro di un project manager, aumenterà la produttività del progetto e aumenterà l'efficienza. Aiuta anche a mantenere al minimo i superamenti dei costi. Uno strumento di pianificazione come un diagramma di Gantt può aiutare a mantenere il progetto in pista e prevenire il superamento dei costi.

5. Mantieni aggiornati gli stakeholder

Se non c'è una chiara linea di comunicazione tra stakeholder e project manager, i ritardi sono inevitabili. I ritardi portano a sovraccarichi dei costi e c'è un rischio troppo grande che il lavoro inizi sull'attività sbagliata al momento sbagliato. Questo tempo perso rischia di mandare fuori strada l'intero progetto.

Gli stakeholder, così come i team, hanno bisogno di comunicazioni adeguate, ma ognuno dovrebbe ottenere le informazioni giuste. I team vogliono i dettagli mentre le parti interessate vogliono ampi tratti per assicurarsi che il progetto proceda come pianificato.

6. Monitorare i progressi

La dashboard in tempo reale di ProjectManager è ideale anche per monitorare lo stato di avanzamento di un progetto in tempo reale. Prima che i problemi diventino problemi che minacciano la pianificazione e il budget del progetto, possono essere risolti. La dashboard in tempo reale misura non solo lo stato di avanzamento del progetto, ma anche il carico di lavoro del team e le tempistiche per il completamento pianificato ed effettivo, incluso lo slittamento del progetto e altro ancora.

7. Riassegnare le risorse

Se scopri un progetto che sta spendendo più di quanto preventivato, risponderai riallocando le risorse. Ma puoi anche prepararti per quello scenario valutando in anticipo le risorse e posizionandole dove saranno più efficaci. Ciò è particolarmente vero con la tua risorsa più preziosa: il tuo team.

Riunendo i membri del team più esperti e qualificati, puoi avere un progetto più produttivo ed efficiente. Queste risorse potrebbero costare di più, ma se hai pianificato e messo da parte i fondi, risparmierai denaro sul back-end quando ci saranno meno problemi da gestire.

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ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che può aiutarti a gestire i tuoi progetti, ottimizzare i processi e collaborare con il tuo team online. Inoltre, offriamo centinaia di blog, modelli e guide per la gestione dei progetti. Ecco alcune guide rapide per migliorare le tue capacità di gestione dei costi.

Analisi costi benefici

Prima di iniziare qualsiasi progetto, il team di gestione del progetto deve valutare i costi ei potenziali benefici attesi dal progetto al fine di convincere le parti interessate che i benefici supereranno i costi e che il loro investimento è sicuro.

Stima dei costi nella gestione dei progetti

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Come fare un piano di gestione dei costi

Un piano di gestione dei costi è un documento che contiene tutte le strategie, le procedure e le linee guida di gestione dei costi che devono essere seguite dal team di gestione del progetto per monitorare i costi e mantenere i progetti entro il budget.

ProjectManager è lo strumento perfetto per mantenere i costi in linea

ProjectManager ha un diagramma di Gantt online potente ma facile da usare. Favorisce la collaborazione e aggiorna istantaneamente gli stati in modo che il project manager e il team rimangano aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto. Una corretta pianificazione aiuta a mantenere le stime accurate e previene i tempi di inattività che comportano il rischio di superamento dei costi.

Le dipendenze delle attività sono collegabili all'interno del diagramma di Gantt di ProjectManager. Mentre gli altri membri del team completano il proprio lavoro, queste dipendenze impediscono ad altri di essere bloccati o lasciati in attesa senza nulla da fare. I membri del team possono commentare a livello di attività per un'esecuzione più collaborativa ed efficiente. Ogni attività può avere file allegati, sia documenti che immagini.

Dashboard in tempo reale da ProjectManager Aggiorna istantaneamente

ProjectManager dispone di dashboard in tempo reale che rendono facile e veloce il reporting alle parti interessate. La dashboard in tempo reale mostra istantaneamente gli aggiornamenti di stato attraverso una serie di grafici e diagrammi che riflettono molte metriche del progetto. I project manager possono quindi filtrare questi grafici e diagrammi per mostrare i dati di cui hanno bisogno. La stampa di questi grafici e grafici è un'opzione se si desidera una copia cartacea nelle vicinanze. Durante la presentazione agli stakeholder, puoi rispondere alle domande trovando maggiori dettagli in pochi clic.

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