Presentazioni di progetto: come preparare e consegnare una presentazione di progetto

C'è qualcosa che può far sprofondare il cuore di un project manager più in fretta che sentirsi dire che deve fare una presentazione del progetto al consiglio di amministrazione? La pressione. La responsabilità. Certo, sei felice che i direttori dell'azienda si fidino di te abbastanza da volere il tuo contributo al progetto, ma dover presentare davanti a questi potenti giocatori sta aumentando i tuoi livelli di stress.

Se non ti sei ancora imbattuto in queste richieste di presentazione da parte di dirigenti senior, lo farai! Questi scenari sono comuni nei progetti, in particolare quelli che introducono un nuovo prodotto o comportano modifiche organizzative. Ma non sentirti sopraffatto. Fare presentazioni di progetti può sembrare spaventoso, ma puoi pianificarle e prepararle proprio come qualsiasi altra riunione.

Cos'è una presentazione di progetto?

Una presentazione del progetto è un'opportunità per spiegare i processi e i risultati del progetto alle principali parti interessate. Questi possono essere informali, come un rapido aggiornamento tramite rapporti con poche persone, o formali. Le presentazioni formali dei progetti spesso richiedono tempi di riunione adeguati, presentazioni di diapositive ponderate, revisione degli obiettivi e altro ancora. Trascorreremo la maggior parte del nostro tempo discutendo su come preparare e consegnare una presentazione formale del progetto.

Una presentazione formale del progetto richiede buoni dati. Il software di gestione dei progetti può fornirti i dashboard e i report di cui hai bisogno per integrare i tuoi punti e gli aggiornamenti sui progressi. ProjectManager dispone di dashboard in tempo reale che puoi condividere con le parti interessate e otto diversi rapporti di progetto approfonditi che puoi creare con pochi clic. Inizia gratuitamente oggi stesso!

Perché la presentazione di un progetto è così importante?

Una presentazione del progetto è la tua opportunità per trasmettere l'importanza del lavoro che tu e il tuo team avete svolto. Se non sei in grado di articolare i tuoi progressi e risultati, le principali parti interessate non capiranno perché denaro, tempo e risorse vengono spesi per il tuo progetto.

Quando ci pensi in questo modo, non c'è da meravigliarsi perché le persone trascorrono così tanto tempo a prepararsi per le presentazioni dei loro progetti. Continua a leggere per vedere come puoi battere la tua prossima presentazione fuori dal parco.

Come prepararsi per una presentazione di un progetto

La preparazione per la presentazione di un progetto può essere più importante della consegna effettiva. Questo perché una buona preparazione può prepararti al successo nel grande giorno. Esaminiamo alcune tecniche di preparazione che puoi utilizzare per la presentazione del tuo progetto.

1. Crea un invito al calendario per la presentazione del tuo progetto

Non puoi semplicemente aspettarti che le persone si presentino: devono sapere che c'è un evento importante che richiede la loro presenza, quindi scrivilo nella loro agenda. Le persone pianificano le loro riunioni e gli appuntamenti del calendario a volte con largo anticipo, dando ampio preavviso. Pianifica la presentazione il prima possibile e verifica con le persone (o i loro assistenti) se non ricevi una risposta sulla loro disponibilità.

Se sei stato invitato alla riunione di qualcun altro per parlare del tuo progetto, assicurati che sia nella tua agenda e prenota un po' di tempo per pianificarlo in anticipo. Se non lo fai, rischi di rimanere senza tempo per preparare il tuo materiale.

2. Seleziona un formato per la tua presentazione

Come farai a trasmettere il tuo messaggio? Se hai programmato una riunione, è probabile che ti aspetti di fare una presentazione formale. Va bene, ma come? Utilizzerai diapositive o lavagne a fogli mobili o rispecchierai il tuo iPad su un monitor? Ti aspetti che il pubblico partecipi a qualsiasi parte della presentazione? Riesci a parlare senza appunti o sarebbe meglio avere con te qualche indicazione durante la giornata?

Dovresti anche considerare dove farai la presentazione. Ad esempio, un formato adatto a una stanza piccola e a un pubblico limitato, come un aggiornamento del progetto poco strutturato con un paio di diapositive, non sarà appropriato per una stanza piena di parti interessate, strutturata come un'aula magna con te a un leggio davanti.

3. Esercitati con la tua presentazione sulla gestione del progetto

Fare presentazioni è un'abilità. Pratica, pratica, pratica. Prima della presentazione del tuo grande progetto, offriti volontario per farne alcuni più piccoli, come briefing del personale o aggiornamenti più brevi durante le riunioni del team. Vuoi sentirti a tuo agio sia in piedi davanti alla stanza che con il materiale. Esegui la presentazione a casa o in una sala riunioni vuota in modo da ricordare dove si trovano le transizioni delle diapositive. Esercitati a usare il proiettore e un clicker per far avanzare le diapositive. Scrivi le tue lavagne a fogli mobili più volte in modo che diventi una seconda natura.

La pratica e la formazione renderanno la tua consegna molto più raffinata e professionale e offriranno al tuo pubblico un'esperienza di gran lunga migliore.

4. Scrivi in ​​grande in modo che la tua presentazione sia leggibile

Che tu stia utilizzando diapositive o lavagne a fogli mobili, scrivi in ​​grande o utilizza caratteri grandi. Spesso è difficile vedere cosa c'è sullo schermo, anche in una piccola stanza, e questo significa che il tuo messaggio non viene trasmesso. Ed è una scusa per i membri del pubblico per controllare i loro telefoni invece di ascoltarti.

Un buon consiglio è stampare le diapositive e metterle sul pavimento. Se riesci ancora a leggerli chiaramente da una posizione eretta, allora il testo è abbastanza grande. Se non riesci a leggere le parole o devi chinarti per leggerle, aumenta la dimensione del carattere!

5. Prepara un piano di riserva per la tua presentazione

I proiettori si rompono, le sale riunioni non hanno i telefoni per conferenze, le penne si esauriscono proprio nel momento critico. Pianifica che tutto vada storto. Il pubblico della tua presentazione è composto da persone impegnate e non vogliono stare lì a guardarti armeggiare con la tecnologia. Fai funzionare tutto prima che arrivino e, se non funziona quando inizi, assicurati di avere un piano di riserva (come una stampa delle tue diapositive) in modo da poter continuare comunque.

Come dare una presentazione di un progetto

Quando arriva il fatidico giorno, ci sono alcune cose importanti da tenere a mente quando fai la presentazione del tuo progetto. Segui queste best practice e rappresenterai il tuo progetto e il tuo team nella migliore luce possibile.

1. Parla chiaramente e non fare affidamento sul gergo

Le presentazioni dipendono dalla chiarezza e da una buona comunicazione. Se impantani la tua presentazione con gergo e ragionamenti convulsi, perderai il tuo pubblico. Assicurati di utilizzare un linguaggio comprensibile al tuo pubblico, in modo che possa seguire tutti i punti chiave che devi definire.

Ricorda, non tutti in quella riunione capiranno tutte le complessità del tuo progetto, infatti, probabilmente nessuno di loro lo farà. Quindi parla lentamente, chiaramente e assicurati di comunicare.

2. Attenersi a ciò che conta e utilizzare i dati

Quando fai la presentazione del tuo progetto, non perdere di vista gli obiettivi e i requisiti originali del progetto. I tuoi stakeholder hanno concordato su determinati obiettivi all'inizio, come ti stai orientando verso il raggiungimento di tali obiettivi? A volte è facile concentrarsi su battute d'arresto o difficoltà o cose che potresti trovare affascinanti. Tuttavia, è meglio ricentrare su obiettivi aziendali critici.

È importante utilizzare i dati per integrare la presentazione del progetto mentre affronti obiettivi e iniziative chiave. Ma non usare troppi dati! Le persone si perderanno nei numeri e smetteranno di ascoltare quello che hai da dire. È un equilibrio delicato.

3. Racconta una storia

Probabilmente hai assistito a un bel po' di presentazioni nel tuo tempo, e mi aspetto che tu abbia cercato di impedirti di annuire in alcune di esse. Gli aggiornamenti sullo stato del progetto possono essere noiosi. Se l'argomento non è noioso, spesso lo è chi parla. Non lasciare che sia tu.

Un modo per mantenere l'attenzione del pubblico è strutturare la tua presentazione nel modo più interessante. Considera ciò che troveranno interessante (e non sarà lo stesso di ciò che trovi interessante). Raccontare la storia del tuo progetto è una buona idea. Pensa all'inizio, alla metà e alla fine della tua presentazione. Forse seguire il ciclo di vita dal punto di vista di un cliente.

Concentrati sui vantaggi e non sui processi di gestione del progetto. Se non sai se il materiale della tua presentazione ha senso, passalo davanti a un amico o un familiare che non sa nulla del tuo progetto. Se non si addormentano, va bene!

4. Chiedi feedback sulla tua presentazione

Quando la tua presentazione è finita, chiedi un feedback. Potresti farlo direttamente alla fine della sessione prima che le persone lascino la stanza, o un paio di giorni dopo. È bello ricevere un feedback in quanto ti aiuta a lavorare su cosa migliorare per la prossima volta.

Chiedi alle persone di darti le loro impressioni sia sulle tue capacità di presentazione che sul contenuto della presentazione. Potresti scoprire che il contenuto era davvero buono ma ti mancava la fiducia nel consegnarlo, o al contrario che eri un presentatore accattivante ma il materiale non era rilevante per loro. Tutto questo è roba utile da sapere e ti aiuterà a migliorare le tue capacità di presentazione per la prossima volta.

Le presentazioni sulla gestione dei progetti richiedono tempo per essere padroneggiate

Fare presentazioni non è un evento quotidiano sui progetti, ma è probabile che tu ne debba fare una o due durante il ciclo di vita del progetto – di più se il tuo progetto prevede molti workshop o sessioni utente.

Niente panico: le capacità di presentazione sono qualcosa che puoi imparare e migliorerai con la pratica! Una volta risolto il problema, ti sentirai sicuro nel consegnare le presentazioni e scoprirai che sarà più facile prepararle in futuro.

Le funzionalità di pianificazione del nostro software possono essere utilizzate per prenotare le tue presentazioni sul calendario del team, che può essere facilmente visualizzato sulla dashboard del progetto. Con esso hai la possibilità di condividere agende e diapositive dopo la presentazione con la libreria di documenti online. Quindi puoi portare avanti la discussione dopo la riunione utilizzando l'ottimo strumento di chat. Prova il software di ProjectManager gratuitamente per 30 giorni e scopri quanto è davvero utile.