7 modi in cui gli imprenditori indaffarati possono trovare il tempo per progetti importanti

Essere un imprenditore significa infinite responsabilità su ogni piccola questione relativa alla tua attività. Ciò significa che gli imprenditori si destreggiano quotidianamente tra miliardi di attività. Dalle strategie di pianificazione, al budgeting, al reclutamento, al raggiungimento degli obiettivi, al monitoraggio delle prestazioni dei dipartimenti, all'assicurarsi che l'azienda stia consegnando il lavoro con successo e che i clienti siano soddisfatti del prodotto o servizio della propria attività.

Questo rende l'imprenditorialità un lavoro difficile, che richiede una serie di abilità e qualità di leadership diverse. E la gestione del tempo è una qualità superiore che ogni imprenditore deve avere. Dovrebbero conoscere la giusta quantità di tempo da allocare per ogni attività nel loro frenetico programma di lavoro e trovare il tempo per progetti importanti.

Ma la gestione del tempo non è una cosa facile da fare, perché il tuo programma di lavoro non si chiarirà magicamente in modo che tu possa concentrarti su progetti importanti, devi gestire attivamente il tuo tempo per questo. E qui ci sono 10 modi in cui puoi padroneggiare l'arte della gestione del tempo e trovare il tempo per progetti importanti.

• Utilizzare strumenti di gestione e produttività dei progetti

Come imprenditore, hai la responsabilità di trascurare e gestire i progetti in corso per garantire che raggiungano i loro obiettivi. Tuttavia, con più progetti in corso contemporaneamente, collaborare con i tuoi manager e membri del team per quanto riguarda i progressi e gli obiettivi può essere un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo. Convocare riunioni per seguire ogni aspetto del progetto può essere uno spreco di tempo per te e per i tuoi dipendenti.

È invece possibile utilizzare diversi tipi di software disponibili per la gestione dei progetti e il monitoraggio della produttività. Software come Trello, Atlassian JIRA, Huddle e Basecamp possono aiutarti a supervisionare le attività del progetto, la distribuzione delle attività, la pianificazione e altre informazioni rilevanti sui progetti in corso. In questo modo puoi risparmiare tempo e rimanere aggiornato sullo stato di avanzamento dei tuoi progetti.

• Pianifica tutto sul tuo calendario

Per una gestione efficace del tempo, un imprenditore deve utilizzare religiosamente il proprio calendario. È impossibile per te ricordare ogni appuntamento, riunione e attività che devi svolgere durante il giorno. Pertanto, devi prendere l'abitudine di programmare tutto in un calendario, anche il tuo tempo libero, in modo che la tua giornata scorra senza intoppi. Questo non solo solleverà la tua mente dal dover ricordare tutto, ma ti permetterà anche di concentrarti sulle cose importanti. Per questo, puoi utilizzare un calendario da tavolo tradizionale o utilizzare un'applicazione software di calendario per pianificare appuntamenti, attività e scadenze. Dovresti anche prendere l'abitudine di sfogliare il tuo calendario ogni mattina per avere un'idea delle attività programmate per la giornata.

• Impara a delegare compiti

In qualità di imprenditore che guida l'intera attività, potresti sentire di dover gestire tutto da solo. Fare il lavoro da soli potrebbe richiedere molto tempo e, a volte, impossibile da gestire da solo. E per evitare di rimanere bloccato su una singola attività e perdere tempo, è fondamentale imparare a delegare le attività.

Questo non significa che passi ogni compito ad altre persone. Significa invece che prima di iniziare ogni compito da solo e quando ti ritrovi bloccato in un compito infinito devi chiederti "quando" e "cosa" puoi delegare ad altre persone per portare a termine il lavoro. Cerca persone che sono disponibili e possono prestarti la loro esperienza e delegare loro alcuni compiti. Questo chiarirà il tuo programma di lavoro e ti lascerà il tempo per investire in altri lavori di alto valore. Ecco una guida per imparare a delegare il lavoro.

• Inizia con il compito più semplice

È una comune tendenza umana a procrastinare l'inizio di qualsiasi compito difficile. Potresti trovarti spesso bloccato su un progetto e non disposto a procedere con il lavoro. Ciò può significare che perdi tempo inutile a procrastinare e sentirti ansioso. Per evitare ciò, dovresti seguire l'approccio di iniziare prima con le attività più semplici.

Suddividi l'intero progetto in compiti piccoli e semplici e inizia con ciò che è facile. In questo modo potresti non essere in grado di completare l'intero progetto in una volta ma potresti iniziare da qualche parte. E quando finisci i primi compiti, si riversano in quelli successivi e così via, e qualche tempo dopo riesci a finire una notevole quantità di lavoro che hai trovato difficile iniziare in primo luogo

• Avere una routine di lavoro

Avere e seguire una routine di lavoro è anche un altro ottimo consiglio per gestire il tempo e mantenerti produttivo. Scopri in quali momenti della giornata sei più produttivo, crea una routine intorno a questo e attieniti ad esso. Ad esempio, puoi avere una routine quotidiana come:

1. Allenamento mattutino alle 5:00
2. Controlla il tuo calendario e fai un brainstorming su un elenco di cose da fare alle 7:00
3. Fai una lista di 5 cose da completare prima di pranzo alle 8:00
4. Rispondi alle e-mail alle 9:00 e chiudi la scheda e-mail per alcune ore
5. Lavora sulle attività a portata di mano ininterrottamente per un'ora e poi fai una pausa per 10 minuti – Fallo ripetutamente nel corso della giornata

Attenersi a una routine come questa ti farà sentire realizzato e renderà la tua giornata più produttiva e troverai tutto il tempo durante la giornata per lavorare su progetti importanti.

• Controlla il tuo tempo

Per valutare come utilizzi il tuo tempo devi eseguire un audit del tempo. Fare un controllo settimanale delle attività svolte durante la settimana e il tempo impiegato per completarle rivelerà una grande quantità di informazioni. È possibile mantenere un elenco delle attività svolte quotidianamente e del relativo tempo e valutare su base settimanale quali attività hanno avuto il valore più alto che ha richiesto meno tempo e quali attività hanno occupato la maggior parte del tempo durante la settimana.

Un controllo del tempo ti offre un quadro chiaro di come utilizzi il tuo tempo e puoi usarlo per prendere decisioni migliori su come dedicare il tuo tempo a diverse attività in futuro.

• Segui il metodo 'ABCDE'

Seguire il metodo ABCDE è un'altra grande pratica per la gestione del tempo. Questa regola ti consente di dare priorità alle tue attività in modo da dedicare il tuo tempo al lavoro più prezioso. Inizi con la creazione di un elenco di tutto ciò che devi fare in un giorno e l'etichetta di ogni attività nell'elenco nel modo seguente:

A: Le attività ad alta priorità dovrebbero essere etichettate A. Si tratta di attività che devi svolgere e non eseguirle può avere gravi conseguenze.

B: Queste sono attività di priorità media che dovresti svolgere e non riuscirci può avere conseguenze lievi.

C: Compiti a bassa priorità senza conseguenze sul tuo lavoro. Potresti eseguirli se hai tempo o puoi scegliere di saltarli.

D: I compiti possono essere delegati ad altri.

E: Compiti inutili che non aggiungono valore al tuo lavoro e dovrebbero essere eliminati.

La regola generale del metodo ABCDE è che non è possibile eseguire attività etichettate A, B e C fuori ordine. Per eseguire un'attività B, devi prima completare tutte le attività A e non puoi mai eseguire un'attività C prima di aver completato le attività A e B. Questo è un modo semplice e facile per dare priorità al tuo lavoro in modo da poter concentrare il tuo tempo sulle attività ad alta priorità.

Riassumiamo!

Per gli imprenditori, gestire il proprio tempo per concentrarsi su progetti importanti può essere un lavoro difficile. Richiede loro di apportare modifiche al proprio stile di vita e alle proprie abitudini, come adottare una routine, utilizzare calendari, seguire regole, ecc. Richiede anche loro di essere più consapevoli di come viene speso il loro tempo controllando il proprio tempo, dando priorità a determinati compiti e delegare il proprio lavoro.

Se sei un imprenditore che vuole gestire il proprio tempo, dovresti seguire tutti i suggerimenti di cui sopra, altrimenti rimarrai bloccato nel tuo frenetico programma di lavoro senza avere tempo e spazio per concentrarti su progetti di alto valore e importanti.

Biografia dell'autore: Emily Williamson è una scrittrice tecnica presso Goodcore Software. È una società di sviluppo software e web su misura nel Regno Unito. Ci siamo concentrati sull'aiutare imprenditori, piccole e medie imprese a creare software competitivi e vincenti. Sono appassionato di esplorare e scrivere di innovazione tecnologica, app mobili e soluzioni software.