20 modelli Excel e fogli di calcolo indispensabili per la gestione dei progetti

Prima di poter pianificare il tuo progetto, devi disporre degli strumenti giusti per raccogliere i dati necessari per formulare una strategia e i modelli di Excel per la gestione dei progetti sono un ottimo punto di partenza.

Utilizzo di Excel per la gestione dei progetti

Pensa a tutte le cose che devi elaborare lungo la strada per un progetto di successo: pianificazione, pianificazione delle risorse, definizione di attività e pietre miliari, ecc. I giorni dei post-it e dei taccuini pieni di ritagli di carta sono lontani da tempo. Per fortuna, oggi i project manager possono utilizzare i modelli di Microsoft Excel per la gestione dei progetti.

Microsoft Excel fa molte cose bene: matematica, analisi, organizzazione. Ma non è intuitivo per la gestione dei progetti a causa del suo formato di foglio di calcolo vuoto. Quindi, senza utilizzare fogli di calcolo o modelli predefiniti per la gestione dei progetti, è difficile eseguire la gestione dei progetti su Excel.

I migliori modelli e fogli di calcolo per la gestione dei progetti per Excel

Visita la nostra Pagina dei modelli e troverai i modelli Excel e Word per creare tutti i documenti di progetto necessari per gestire il tuo progetto. Ma se hai solo bisogno di modelli e fogli di calcolo gratuiti per la gestione dei progetti Excel, non cercare oltre.

Ecco 20 modelli Excel essenziali per la gestione dei progetti che puoi scaricare e utilizzare in questo momento. Trasforma i tuoi blandi fogli di calcolo Excel in modelli di gestione dei progetti progettati da esperti e porta i processi di gestione dei progetti Excel a un livello superiore.

1. Modello di diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è uno strumento visivo che ti aiuta a vedere a colpo d'occhio la pianificazione delle attività e le loro dipendenze sulla sequenza temporale del progetto. Questo lo rende un ottimo modello per pianificatore di progetti.

Sebbene sia vero che un diagramma di Gantt può essere eccessivamente complesso nei fogli di calcolo di Excel, soprattutto quando sono necessarie funzionalità di pianificazione più avanzate come le dipendenze delle attività e l'allocazione delle risorse, rimangono una parte vitale del toolkit di qualsiasi project manager. Ecco perché consigliamo di utilizzare il software per diagrammi di Gantt online per aiutare a pianificare attività e progetti in modo collaborativo con il tuo team.

Gli strumenti del diagramma di Gantt online si integrano nel software di pianificazione e gestione dei progetti, quindi possono essere aggiornati in tempo reale. Ciò consente facili modifiche tramite trascinamento della selezione e può essere codificato a colori per personalizzarlo in base alle tue esigenze. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che fa tutto questo e altro ancora. Provalo tu stesso oggi!

Ma per creare rapidamente un diagramma di Gantt dai tuoi elenchi di attività, scarica questo modello Excel di diagramma di Gantt gratuito per creare un modo semplice per creare una pianificazione del progetto. Aggiungi semplicemente attività e scadenze a questo foglio di calcolo Excel e visualizza quanto tempo impiegherà il tuo progetto.

2. Modello di rapporto sullo stato del progetto

La necessità di un rapporto sullo stato del progetto è ovvia. Se non hai buone informazioni su ciò che sta accadendo nel progetto, allora stai gestendo alla cieca. Non hai idea se sei sulla buona strada o se le risorse vengono bloccate.

Con questo modello gratuito di report sullo stato del progetto in Excel, hai uno strumento per migliorare notevolmente le comunicazioni del tuo progetto, sia con le parti interessate durante la presentazione, ma anche con i membri del team.

Sta a te decidere la frequenza dei rapporti. Ma con un modello di rapporto sullo stato del progetto gran parte del lavoro intenso che può distoglierti da un progetto è già svolto, offrendoti un maggiore accesso alle informazioni di cui hai bisogno.

3. Modello della struttura di ripartizione del lavoro

Un progetto è composto da risultati finali e questi risultati sono creati da attività. La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è un modo per visualizzare i risultati del progetto, le attività e le attività secondarie necessarie per realizzarle.

ProjectManager dispone di un modello WBS gratuito che struttura il processo di scomposizione del progetto di grandi dimensioni in attività sempre più piccole, in una visuale gerarchica che consente di vedere l'intero ambito del lavoro del progetto.

Questo è un elemento chiave della pianificazione del progetto, ma è anche fondamentale per stimare i costi del progetto e impostare una pianificazione realistica. Meglio ancora, poiché il nostro modello gratuito WBS è un foglio di calcolo Excel, può quindi essere caricato nel software ProjectManager per avviare un progetto, assegnare compiti ai membri del team e monitorare e tenere traccia dei progressi una volta eseguito il progetto.

4. Modello di piano d'azione

Viene avviato un progetto per completare la realizzazione di un obiettivo. Ma per raggiungere tale obiettivo è necessaria una strategia e quindi i passaggi per attuare tale strategia con successo. In breve, un piano d'azione.

I progetti sono pragmatici e il piano d'azione è un quadro per raccogliere i tuoi pensieri sull'esecuzione del piano del progetto in modo efficace ed efficiente. Con il nostro modello di piano d'azione gratuito, puoi semplicemente riempire gli spazi vuoti per assicurarti di aver coperto tutte le basi e far iniziare il tuo progetto con il piede giusto. È un ottimo modello di accompagnamento per un piano di progetto generale e una carta del progetto.

Dall'assegnazione delle priorità alle attività all'assegnazione e all'annotazione dello stato, della sequenza temporale e delle risorse, ti abbiamo coperto. E, ancora, il piano d'azione può essere caricato senza problemi in ProjectManager, in modo da poter utilizzare tutte le nostre fantastiche funzionalità per visualizzare il flusso di lavoro con le schede kanban e monitorare i progressi con la nostra dashboard in tempo reale.

5. Modello di elenco attività e tracker progetto

Il monitoraggio del progetto è fondamentale per garantire che rimanga nei tempi previsti. Ciò significa anche tenere sotto controllo il lavoro a livello di attività.

Questo modello di tracker di progetto e elenco di attività può essere utile come elenco di attività da svolgere e include colonne per la durata pianificata ed effettiva del progetto per sapere cosa sta funzionando e cosa richiede maggiore attenzione.

Una volta integrato il modello di monitoraggio del progetto e delle attività in un sistema software di gestione dei progetti, è possibile produrre diagrammi di Gantt per ottenere una visione chiara della sequenza temporale del progetto, nonché ottenere che i dati vengano consegnati alla dashboard per notare l'avanzamento del progetto in tempo reale. E, naturalmente, puoi importare i tuoi file Excel e Microsoft Project senza problemi in ProjectManager. Il nostro software può trasformare i tuoi file Excel statici in straordinari strumenti dinamici per la gestione dei progetti.

6. Modello di registro dei rischi

Il rischio fa parte della gestione di un progetto. Il lavoro consiste nell'essere in grado di anticipare quali rischi potrebbero verificarsi e quindi formulare una risposta per riportare il progetto in carreggiata. È qui che entra in gioco questo modello gratuito di monitoraggio del rischio di Excel.

Innanzitutto, ti consente di elencare tutti i possibili rischi che ritieni possano verificarsi nel corso del progetto. Successivamente puoi definire come influirà sul progetto. Determinate il livello del rischio e gli assegnate un proprietario, in modo che qualcuno sia responsabile di tenerlo d'occhio.

Ora hai un piano in atto per risolvere rapidamente quel rischio e un documento che può essere condiviso in modo che il rischio non abbia mai la possibilità di prendere alla cieca un progetto.

7. Modello di monitoraggio dei problemi

I problemi si verificano quando qualcosa sta accadendo in questo momento nel tuo progetto. Allora, cosa fai quando questo accade? Tieni traccia di questi problemi e li risolvi con l'aiuto di questo modello gratuito di monitoraggio dei problemi.

La prima cosa, ovviamente, è identificare quei problemi man mano che si verificano. Questo è il documento in cui è possibile raccogliere tali informazioni. Il modello di monitoraggio dei problemi ti serve assicurandoti che ogni fase del processo, dall'identificazione alla risoluzione del problema, sia documentata.

Ovviamente vorrai condividere il modello di rilevamento dei problemi e puoi farlo con questo modello Excel gratuito, ma solo come documento statico. In un programma software di gestione dei progetti, è facile raccogliere e condividere tali informazioni, nonché modificarle in tempo reale.

8. Modello di modulo di richiesta di modifica

Una cosa che è costante in ogni progetto è il cambiamento. Tali modifiche, tuttavia, devono essere gestite. È qui che entra in gioco il modulo di richiesta di modifica.

Il nostro modello di modulo di richiesta di modifica gratuito ti offre la struttura per identificare, tracciare e risolvere tali modifiche quando si verificano in un progetto. Il modello gratuito ha spazio per annotare qual è la modifica, dare a un membro del team la proprietà di guidare il compito di risolverlo e quindi farlo firmare.

Se utilizzato insieme a ProjectManager, il modulo di richiesta di modifica è più dinamico. Può fungere da piattaforma collaborativa in cui i membri del team possono comunicare e allegare documenti rilevanti, anche passaggi di consegne e firme. Tenere tutto sotto lo stesso tetto è qualcosa che non vorrai cambiare.

Correlati: come eseguire MS Project sul tuo Mac passo dopo passo!

9. Modello di budget del progetto

Un progetto può avere un ottimo piano, ma senza il supporto finanziario per pagarlo non può succedere nulla. Ecco perché il budget di un progetto, per quanto noioso possa essere, è una delle fasi più importanti per portare un progetto sulla buona strada per il suo completamento.

Con questo modello di budget del progetto Excel gratuito puoi letteralmente vedere quando sei in rosso, perché è codificato a colori. E questo documento, più di un semplice documento cruciale per l'inizio di un progetto, è anche un modo per tenere traccia di quel budget lungo tutto il ciclo di vita del progetto.

Questo modello ha spazio per coprire tutti i tuoi costi, da quelli facili da raccogliere, come manodopera e materiali, a quelli che cambiano o vengono trasferiti da un progetto all'altro. I budget sono stime, ma con questo modello gratuito quei numeri saranno più accurati.

10. Foglio di calcolo del foglio presenze del progetto

I membri del team devono avere un modo per tenere traccia del loro lavoro attraverso le attività che vengono loro assegnate e una semplice scheda attività può fornire un modo semplice per mantenerli nei tempi previsti e fornirti le informazioni necessarie per sapere dove si trovano nelle loro attività.

Il foglio presenze gratuito di Excel può calcolare il costo orario e include colonne per ferie e straordinari, per annotare con precisione il tempo trascorso dentro e fuori dal progetto. Ma le schede attività del progetto sono utili per una serie di scopi diversi, quindi questo è uno strumento utile.

Quando gestisci i fogli presenze con il software di gestione dei progetti online, allora il gioco è fatto. Sarai in grado di filtrare le colonne e personalizzare i rapporti, condividere facilmente in un'e-mail, PDF o Excel e file CSV. Inoltre, il tuo team può inviare schede attività in base alle attività effettive nel sistema e sarai avvisato via e-mail quando lo fanno.

11. Modello di dashboard del progetto

La dashboard del progetto è ciò che ti tiene al posto di guida mentre viaggi attraverso il ciclo di vita del progetto. Ti consente di monitorare il progetto, tracciando lo stato dell'attività, il budget e altro in un unico posto.

Da questo dashboard gratuito di gestione dei progetti per Excel, crei grafici e diagrammi che ti offrono uno sguardo visivo e facilmente digeribile della gestione delle attività e del carico di lavoro, nonché dei costi. È un modo sicuro per rimanere al passo con un progetto in generale e sapere dove devi approfondire i dettagli.

Puoi aggiungere più potenza ai tuoi dashboard PM quando usi il software di gestione dei progetti online. In questo modo, quando i membri del team aggiornano gli stati delle attività, i dashboard vengono popolati con dati in tempo reale.

12. Modello di piano di progetto

Un modello di piano di progetto ha tutto ciò di cui hai bisogno per mappare il tuo progetto una volta che è stato approvato. Ha spazio per definire gli obiettivi, le attività, i compiti del progetto, nonché tutte le risorse necessarie per eseguire il lavoro. Puoi iniziare a pianificare le tue attività, attività e la durata di ciascuna attraverso una sequenza temporale del progetto. C'è anche un posto per identificare le dipendenze delle attività.

I piani di progetto sono personalizzati in base al tuo progetto e non ce ne sono due uguali. Ecco perché questo modello di gestione del progetto ha uno spazio per aggiungere appendici. Qui è dove puoi allegare un piano di gestione dell'ambito, dei costi e della pianificazione o una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), nonché il tuo caso aziendale, lo studio di fattibilità e la carta del progetto. Più dettagliato è il tuo piano di progetto, più posizioni te stesso e il tuo team per il successo quando il progetto viene eseguito.

13. Modello di preventivo del progetto

Questo modello di stima di progetto gratuito per Excel ti aiuterà a prevedere un budget più accurato e una pianificazione realistica. Prima di poter pianificare un progetto, è necessario identificare tutti i costi che gli saranno associati. Questo foglio di calcolo gratuito per la gestione dei progetti ti consente di fare una raccolta più dettagliata di ciò che dovrai spendere per il tuo lavoro, i materiali e le risorse del progetto.

Dalla descrizione del lavoro ai dettagli della stima, questo modello di progetto è un ottimo modo non solo per calcolare il budget, ma anche per raccogliere i vari fornitori e appaltatori che impiegherai per aiutarti a eseguire il progetto. Crea tutte le fasi del progetto di cui hai bisogno. Ciascuno viene sommato e quei totali parziali vengono quindi conteggiati automaticamente per una somma finale. È impossibile evitare modifiche durante la gestione di un progetto, ma più accurata è la tua stima, più è probabile che la consegnerai in tempo e nel rispetto del budget.

14. Modello matrice RACI

L'utilizzo di un modello di matrice RACI è uno strumento essenziale per l'organizzazione dei progetti. I progetti possono creare confusione e, se le persone non sono sicure del proprio ruolo, si verificheranno dei problemi. Il modello RACI per Excel è uno strumento gratuito per identificare e definire i vari ruoli e responsabilità di tutte le persone coinvolte nel progetto.

Questo modello Excel di gestione del progetto è suddiviso per fase del progetto a sinistra e nella parte superiore sono elencate tutte le varie posizioni del progetto. Quindi nella casella corrispondente sotto il titolo viene compilato con R, A, C o I per spiegare la loro relazione con quel punto specifico del progetto. RACI sta per responsabile, responsabile, consultato, informato. La definizione di questi ruoli con questo foglio di calcolo Excel porta a operazioni più fluide.

15. Modifica il foglio di calcolo del registro

Prova il nostro modello di registro delle modifiche gratuito per Excel e crea un processo di gestione delle modifiche di successo. Il cambiamento avverrà in ogni progetto, che si tratti di richieste delle parti interessate o di forze esterne, come problemi meteorologici o della catena di approvvigionamento. Essere preparati al cambiamento e come rispondere ad esso farà o distruggerà il tuo progetto.

Questo foglio di calcolo Excel per la gestione del progetto ti consente di numerare le modifiche che identifichi nel progetto per tenerne traccia più facilmente. C'è un posto da catturare quando il cambiamento è stato scoperto per la prima volta, chi lo possiede e ha il compito di occuparsi di quel cambiamento. C'è persino spazio per annotare il suo stato e impostare la priorità in modo da sapere quali modifiche devono essere gestite per prime. Avere un registro delle modifiche significa che puoi gestire le modifiche e non consentire alle modifiche di avere un impatto negativo sul tuo progetto.

16. Modello di piano delle risorse

Le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per un progetto. Il nostro modello di piano delle risorse gratuito per Excel è il primo passo per gestire il tuo team e le tue risorse. Puoi usarlo per identificare, elencare e organizzare tutte le risorse del tuo progetto, nonché per capire quanto ti servirà e quanto costerà. È possibile utilizzare questo modello Excel di progetto per integrarsi con la pianificazione e il budget per tenere traccia dei costi durante l'esecuzione del progetto.

Anche se vorrai iniziare il tuo piano delle risorse durante la fase di pianificazione del tuo progetto, dovrebbe essere un documento vivo che viene regolarmente aggiornato man mano che le cose cambiano durante il ciclo di vita del progetto. Una volta completato il progetto, è possibile salvare il modello e utilizzarlo quando si pianificano risorse per progetti futuri simili. L'utilizzo di questo modello gratuito di gestione dei progetti per Excel tiene tutti informati, il che porta a una migliore esecuzione del progetto.

17. Foglio di calcolo dell'analisi delle parti interessate

Gli stakeholder sono coinvolti nel progetto e i project manager devono tenerli aggiornati e gestire le loro aspettative. È qui che entra in gioco questo modello gratuito di analisi delle parti interessate per Excel. Ti aiuta a identificare e gestire tutte le parti interessate nel tuo progetto. Questo modello gratuito è una pietra miliare di qualsiasi piano completo di gestione delle parti interessate.

Il modello di analisi delle parti interessate ti consente di iniziare con una panoramica del progetto, seguita da un elenco di tutte le parti interessate coinvolte nel progetto. C'è un menu a discesa per notare se quel particolare stakeholder ha un'influenza alta, media o bassa. Ciò significa, quanta potenza hanno per incidere sul progetto. Tali informazioni sono fondamentali per come gestirle. Quindi identifichi ogni stakeholder nel foglio di calcolo in relazione al progetto. Nota la frequenza di cui hai bisogno per comunicare con ogni stakeholder e altro ancora per gestirlo e portare avanti il ​​progetto.

18. Modello di analisi del gap

Se stai cercando di migliorare la tua attività e rimanere innovativo, allora hai bisogno di questo modello di analisi delle lacune per Excel. È uno degli strumenti che puoi utilizzare per ottenere un'analisi strategica di dove ti trovi ora e come arrivare dove vorresti essere in futuro. Questo foglio di calcolo per la gestione del progetto ti aiuterà a ideare un piano d'azione per spostarti dal tuo stato attuale delle cose a dove intendi portare la tua organizzazione in futuro, sia che si tratti di un aumento della quota di mercato o di una rapida immissione sul mercato di un prodotto.

Questo modello Excel gratuito ha tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a raggiungere i tuoi obiettivi, dalle informazioni generali e lo stato attuale della tua attività allo stato futuro che miri a raggiungere, qual è la percentuale di gap e le azioni necessarie per colmare tale divario. È possibile identificare chi nell'organizzazione può guidare l'iniziativa e persino monitorare lo stato. Devi iniziare da qualche parte e un'analisi del divario è il punto in cui tutto si riunisce.

19. Foglio di calcolo dell'analisi costi-benefici

Sgranchisci i numeri per scoprire se vale la pena perseguire il tuo progetto con il nostro modello di analisi dei costi benefici per Excel. Puoi vedere se il progetto può essere consegnato entro un lasso di tempo specifico e un costo ragionevole. Questo modello di Microsoft Excel ti consente di confrontare ciò che ti aspetti di spendere con i vantaggi o le opportunità che il progetto potrebbe fornire. Pertanto, dal punto di vista dei costi, puoi vedere se il progetto è fattibile.

Che si tratti di un progetto personale o professionale, il nostro modello gratuito di analisi dei vantaggi in termini di costi è uno strumento potente e flessibile. Può essere utilizzato più e più volte, raccogliendo le informazioni sul progetto, i costi quantitativi (indiretti, immateriali e opportunità) e quindi i benefici quantitativi (benefici diretti, benefici indiretti, benefici immateriali e vantaggi competitivi). La somma delle tre sezioni dei costi e delle quattro sezioni dei vantaggi del modello fornisce un costo totale da confrontare con i vantaggi totali. È un'analisi essenziale da intraprendere prima di impegnarsi in qualsiasi progetto.

20. Foglio di calcolo dell'orario di lavoro settimanale

Se hai bisogno di aiuto per gestire le tue risorse umane, ottieni il nostro foglio di calcolo del programma di lavoro settimanale gratuito per Excel. Puoi usarlo per gestire il lavoro settimanale del tuo team e il flusso di lavoro del progetto. Prendi nota dei giorni in cui il tuo team può lavorare e riscuotere la retribuzione e le ore in cui lavora alle proprie attività. Questo programma di lavoro flessibile dei dipendenti può essere applicato alla normale settimana lavorativa dalle nove alle cinque o a un modello più ibrido.

Usa questo modello di gestione dei progetti per Excel per ottenere informazioni sui membri del tuo team e sul loro programma di lavoro. Puoi aggiungere il loro nome, le attività loro assegnate e il progetto su cui stanno lavorando. C'è spazio per elencare tutti i giorni in cui lavoreranno. Questo modello di Excel è un ottimo posto per acquisire dati ma è un documento statico. Se vuoi aggiornarlo, devi farlo manualmente. Può richiedere tempo e allontanarti dalla gestione del progetto e dal lavoro del tuo team.

Vai oltre i modelli e i fogli di calcolo di Excel con ProjectManager

Il software di gestione dei progetti può portarti molto più lontano di quanto potrebbero mai fare i modelli Excel per la gestione dei progetti. ProjectManager, un premiato software di gestione dei progetti, è una piattaforma completa che ti consente di pianificare, monitorare e creare report sui tuoi progetti online. Poiché è uno strumento online, ottieni visibilità in tempo reale sul tuo team di progetto e sulle loro attività.

Pianifica i tuoi progetti dall'inizio alla fine con la nostra funzione diagramma di Gantt. Questa funzione ti consente di mappare tutte le attività del tuo progetto in fasi e quindi di assegnarle ai membri del team. Puoi persino creare dipendenze e impostare pietre miliari. Inoltre, puoi importare file Excel e file Microsoft Project nel diagramma di Gantt, dando vita ai tuoi modelli statici. Inoltre, ProjectManager si integra con oltre 1000 app di terze parti come Google Drive, Slack e Microsoft Office 365 in modo da poter condividere il tuo progetto con tutti i membri del tuo team.

I membri del team (e i manager) possono scegliere di gestire le proprie attività nell'elenco delle attività o nella visualizzazione kanban. La vista kanban è una delle preferite dagli operatori visivi che hanno molti progetti diversi in corso. Le colonne personalizzabili su una bacheca kanban consentono all'utente di vedere facilmente i propri progressi o di ordinare le proprie attività per progetto o reparto. Ovviamente ogni visualizzazione, che si tratti di Gantt, List o Board, ti consente di collaborare con altri membri del team e svolgere più lavoro di quanto tu abbia mai pensato possibile. Ti chiederai perché hai mai eseguito i processi di gestione dei progetti in Excel.

Ottieni tutte le funzionalità di questi modelli di gestione dei progetti di Excel e altro ancora quando usi ProjectManager. Tutti questi strumenti sono disponibili nel nostro premiato software di gestione dei progetti per aiutarti a pianificare, monitorare e creare report sul tuo progetto in tempo reale. Scopri cosa può fare per te facendo una prova gratuita di 30 giorni.