Una guida completa al PMIS

Un'abbondanza di informazioni viene creata, trasferita e archiviata durante il ciclo di vita della gestione del progetto. Senza un modo per organizzare la documentazione prodotta, il tuo progetto potrebbe essere destinato a fallire. È allora che entra in gioco PMIS, acronimo di sistemi informativi per la gestione dei progetti. Un PMIS consente un flusso di informazioni organizzato e controllato in modo che nulla venga sottratto o smarrito.

Un software di gestione dei progetti che è collaborativo e offre archiviazione di file illimitata, come ProjectManager, è un dato di fatto. Il nostro strumento può organizzare i tuoi documenti e renderli accessibili al team di progetto in una qualsiasi delle nostre viste multiple del progetto. Ad esempio, la visualizzazione elenco consente ai team di condividere file e commentare le attività in tempo reale per favorire una migliore comunicazione. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Che cos'è PMIS?

Un sistema informativo di gestione del progetto (PMIS) è il modo in cui sono organizzate le informazioni di un progetto. Raccoglie e utilizza le informazioni sul progetto attraverso una o più applicazioni software. Questi programmi aiutano i project manager a pianificare, eseguire e chiudere i loro progetti e consentono loro di organizzare il flusso di informazioni in modo da non affogare nei dati.

Esistono diversi tipi di software PMIS, ma la maggior parte condivide set di funzionalità che includono strumenti per la pianificazione, l'autorizzazione al lavoro, la raccolta e la distribuzione di informazioni, ecc. Alcuni hanno anche la raccolta e il reporting automatizzati sugli indicatori chiave di prestazione (KPI), mentre altri sono semplicemente una raccolta di file .

A cosa serve un PMIS?

Un PMIS è realizzato per supportare tutti gli aspetti della gestione del progetto, comprese le informazioni necessarie per monitorare o raccogliere. Ciò include la gestione dell'integrazione, la gestione dell'ambito del progetto, la gestione dei costi del progetto, la gestione del tempo del progetto, la gestione della qualità del progetto, la gestione delle comunicazioni del progetto, la gestione del rischio del progetto, la gestione degli appalti del progetto e la gestione delle parti interessate del progetto.

Caratteristiche essenziali di un PMIS

Sono molte le informazioni di cui tenere traccia e, quando si gestisce un progetto, è fondamentale essere in grado di estrarre immediatamente le informazioni richieste da tutti quei dati. Un PMIS è uno strumento importante che ti dà accesso istantaneo al segnale nel rumore. Le informazioni sono fondamentali anche per i progetti futuri per contribuire a ridurre i rischi, migliorare l'efficienza e ridurre i costi.

Se un PMIS acquisisce tutti i dati del progetto e li archivia in modo organizzato, deve anche essere recuperabile, ricercabile, classificabile, condivisibile e analizzabile. Per raggiungere questo obiettivo, un tipico PMIS dispone di una serie di strumenti.

• Pianificazione e pianificazione: calcola la pianificazione in anticipo e in ritardo, i tempi di inattività e il percorso critico
• Gestione delle risorse: include il caricamento, il livellamento, l'allocazione delle risorse, ecc.
• Budget: costi associati alle singole attività per una stima e una generazione del budget più accurate.
• Controllo e prestazioni: analizza e controlla i costi e le prestazioni, aggiorna i piani esistenti come effettivi rispetto alle modifiche ai dati pianificate e fornisci scenari ipotetici per il project manager.
• Reporting e Comunicazione: Creazione di grafici, report e grafici dei dati raccolti e analizzati che possono essere condivisi con stakeholder e membri del team.
• Integrazione e facilità d'uso: alcuni PMIS accederanno ai dati di diversi progetti per l'analisi multiprogetto, integrandosi con altri sistemi, come buste paga, inventario, ecc. Più facile è utilizzare un PMIS, meno tempo e denaro sono necessari per la formazione.

Come funziona PMIS durante il ciclo di vita del progetto?

Un PMIS ha funzioni diverse a seconda della fase del progetto. A livello di base, un PMIS dovrebbe offrire la possibilità di tenere traccia dell'ambito del progetto, dei tempi e dei costi. Un solido PMIS dovrebbe includere un'ampia varietà di funzionalità del software di gestione dei progetti che puoi utilizzare durante il ciclo di vita del progetto.

ProjectManager offre funzionalità avanzate di gestione delle risorse, monitoraggio del tempo, gestione del lavoro e gestione dei progetti di cui hai bisogno da un PMIS, oltre a funzionalità di collaborazione in tempo reale, dashboard, reportistica e altro ancora. Ecco come puoi utilizzare un PMIS avanzato per gestire il ciclo di vita del tuo progetto.

Inizio progetto

Durante la fase di avvio, un project manager utilizza un PMIS per stabilire un budget preliminare comprensivo di stime dei costi e risorse. Un PMIS utilizzato insieme ad altri strumenti può aiutare a pianificare il progetto. In termini di approvazione, un PMIS aiuta a definire l'ambito del lavoro, assiste nella preparazione dell'offerta e può essere utilizzato durante la presentazione dei dati ai decisori.

Pianificazione del progetto

Durante la pianificazione di un progetto, PMIS aiuta nella pianificazione dei dettagli, tra cui l'analisi delle attività e dei percorsi critici. Supporta la pianificazione della gestione dei costi, inclusa l'analisi WBS e l'integrazione dei processi di controllo. PMIS si rivela vantaggioso anche per il project manager durante la pianificazione delle risorse in termini di disponibilità e livello. Può anche aiutare a stabilire una linea di base per l'ambito, la pianificazione e i costi del progetto.

Esecuzione del progetto

Una volta che il progetto è stato eseguito, il PMIS raccoglie, organizza e archivia i dati che arrivano dal team di progetto. Questi dati possono quindi essere confrontati con le proiezioni di base. Il PMIS aiuta con le previsioni dei costi e della pianificazione per determinare se sono necessarie modifiche a metà progetto. La gestione dei materiali, la raccolta dei costi, la misurazione delle prestazioni e, naturalmente, il reporting sono tutti supportati da PMIS.

Monitoraggio e controllo del progetto

Un PMIS dovrebbe avere tutte le funzionalità di gestione dei costi, gestione delle risorse, gestione delle attività e monitoraggio del tempo necessarie per assicurarsi che l'esecuzione del progetto proceda come pianificato e che nulla influisca sulla pianificazione o sul budget del progetto. Nel caso in cui un problema influisca sul tuo piano di progetto, puoi utilizzare un PMIS per trovare tutte le informazioni necessarie per mitigare quel rischio e adattare il tuo piano di progetto.

Chiusura del progetto

Soprattutto quando si chiude un progetto, un PMIS è di grande aiuto. Aiuta a rivedere i requisiti per assicurarsi che il progetto abbia raggiunto tutti i suoi obiettivi e obiettivi. Organizza inoltre le informazioni raccolte nel corso del progetto per la revisione delle prestazioni, l'analisi della produttività, i rapporti finali e conserva un archivio di dati storici per i progetti futuri.

Vantaggi dell'utilizzo di un PMIS online

Sebbene esistano sistemi informativi di gestione manuale dei progetti, i vantaggi dell'utilizzo di un sistema online o basato su cloud sono numerosi. Con un sistema informativo online, sono supportate velocità, capacità, efficienza, economia, precisione e capacità di gestire progetti complessi. Di tutti questi vantaggi, la velocità è il più pratico.

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Una volta raccolti, i dati possono essere modificati per riflettere i risultati di cui un project manager ha bisogno con grande velocità e precisione. Un programma manuale non sarà mai all'altezza di questo, né può creare e rivedere piani, programmi o budget con la stessa rapidità. Ciò che una volta richiedeva giorni o più giorni è ora completato in pochi secondi.

I project manager e le loro organizzazioni possono archiviare grandi quantità di dati con un PMIS. Tali dati sono anche facilmente accessibili, ordinati per priorità e riepilogati secondo necessità. E a differenza di un sistema manuale che è grande e richiede molto personale di supporto, un PMIS online richiede molto meno supporto e spazio.

Con questi fattori, c'è anche un rapporto costo-beneficio. Il vantaggio in termini di costi del digitale rispetto a un PMIS manuale è generalmente significativo, soprattutto se si considera l'archiviazione e l'elaborazione. E se gli input sono corretti, la possibilità di errori diminuisce notevolmente con un PMIS basato su cloud.

Prova ProjectManager come tuo PMIS

ProjectManager è un software di gestione dei progetti con le funzionalità per creare un ottimo PMIS.

La dashboard in tempo reale offre una vista aggiornata delle metriche del progetto, elaborando i numeri per te e creando grafici e grafici vividi e di facile lettura che possono essere stampati per presentazioni o condivisi digitalmente. Possono anche essere filtrati per riflettere solo i dati che devi mostrare al tuo team o alle parti interessate.

Archiviazione illimitata dei file di progetto

Poiché il software è basato su cloud, c'è una grande quantità di archivio di file per archiviare documenti, immagini e altri file. Ora sono tutti in un unico posto, che li mantiene al sicuro, organizzati e accessibili quando vuoi.

Gestione efficiente delle attività

Anche le comunicazioni tra i membri del team vengono salvate, ma non vengono inviate tramite e-mail o perse in una lunga narrazione di testo, entrambi elementi che possono far perdere tempo prezioso alla ricerca dell'informazione giusta. Invece, con ProjectManager, quelle conversazioni sono organizzate a livello di attività utilizzando i nostri strumenti di gestione delle attività, incluso l'allegato dei documenti pertinenti, in modo che tutti sappiano dove trovarli.

PMIS è essenziale per gestire le enormi quantità di dati che brulicano attorno a ogni progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che ha le funzionalità di cui un project manager ha bisogno per raccogliere, organizzare, analizzare e archiviare tutte queste informazioni. È facile da usare e l'intero team può collaborare. Che cosa state aspettando? Prova ProjectManager gratuitamente con questa prova di 30 giorni.