Assumere un assistente virtuale è una delle migliori decisioni che puoi prendere per la tua attività.

Non solo ti dà più tempo per concentrarti su ciò che conta, ma ti dà anche accesso a un professionista esperto che sa come gestire tutti i tipi di attività.

Ma con così tante opzioni disponibili, come fai a sapere quale azienda sarà adatta alle tue esigenze? Questo post sul blog contiene suggerimenti e trucchi che ti aiuteranno a trovare il VA perfetto!

Che cos'è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale è qualcuno che esegue attività per te in remoto, di solito utilizzando e-mail, Zoom e altri strumenti online.

Assumendo un assistente virtuale, sarai in grado di liberare il tempo che era stato precedentemente dedicato alle attività aziendali in modo da poterti concentrare sugli aspetti più importanti della tua attività.

Se vuoi trovare un assistente virtuale, puoi pubblicare un annuncio su Upwork, Fiverr, Freelancer.com e altre bacheche di lavoro.

Cosa puoi esternalizzare?

È importante pensare a quali attività stai attualmente esternalizzando quando assumi un assistente virtuale.

Se lavori con più società di VA, più specifica è la tua descrizione del lavoro, meglio è, permettendoti di trovare un candidato ideale.

Ecco alcune attività comuni per le quali molti assumono assistenti virtuali:

Inoltre, i VA possono aiutarti con i social media, come condividere post su varie piattaforme e condurre ricerche per una nuova campagna.

I VA possono aiutarti con il tuo servizio clienti; questo potrebbe includere la risposta alle e-mail o ai messaggi di chat dal vivo in modo da non doverlo fare.

I VA possono anche aiutare a condurre ricerche di mercato esaminando i dati in un foglio di calcolo o scrivendo i loro rapporti su un argomento.

Cosa cercare nell'assistente virtuale giusto?

Quando assumi un'azienda o un individuo, ci sono alcune cose che dovresti cercare per assicurarti di ottenere il miglior VA possibile:

Azienda contro individuo

Ci sono molti vantaggi nell'usare un individuo invece di un'azienda. Ad esempio, un individuo di solito avrà più disponibilità per soddisfare le tue esigenze e può fornire un livello di qualità più elevato poiché lo assumi solo per progetti specifici.

Tuttavia, questo potrebbe non essere il percorso migliore se hai bisogno di qualcuno che dedichi regolarmente un certo periodo di tempo.

Quando assumi una persona, è importante considerare come comunicherà con te. Ad esempio, vorrai assicurarti che la persona capisca l'inglese poiché è la lingua commerciale internazionale e che abbia un ulteriore livello di sicurezza sul proprio account (come l'autenticazione a 2 fattori) in caso di hackeraggio o furto.

Programmazione flessibile

È importante poter comunicare con il tuo assistente virtuale. Questo di solito viene fatto tramite un ufficio virtuale come Zoom o Skype e ti consentirà di condividere file e interagire tra loro secondo necessità.

Quando si assume un'azienda, uno dei vantaggi è che offrirà una maggiore flessibilità di pianificazione rispetto a un individuo.

Pertanto, se hai bisogno di qualcuno che possa lavorare regolarmente su progetti specifici, questa potrebbe essere la strada migliore da percorrere.

Progetti a tariffa oraria ea prezzo fisso

Alcune aziende offriranno determinati progetti a una tariffa oraria, mentre altre li realizzeranno a un prezzo fisso.

Ad esempio, se hai bisogno di qualcuno che possa completare regolarmente le attività di immissione dei dati in Excel, molto probabilmente pagherai una tariffa oraria.

Tuttavia, se hai bisogno di qualcuno che possa condurre ricerche di mercato per un progetto specifico, potrebbe essere meglio pagare una tariffa fissa poiché ciò avverrà in una volta sola.

La qualità del lavoro contro il prezzo

Naturalmente, quando assumi un individuo o un'azienda, ti consigliamo di considerare i loro prezzi.

Tuttavia, mentre il costo potrebbe sembrare un fattore primario nell'assunzione di un assistente virtuale, dovresti anche considerare la qualità del loro lavoro.

È importante ricordare che un lavoro di scarsa qualità può comportare costi maggiori, poiché richiederà un follow-up o correzioni aggiuntive che possono superare quello per cui stai pagando.

Suggerimenti per lavorare con gli assistenti virtuali

Una volta stabilito che devi assumere un assistente virtuale, ecco alcuni suggerimenti su come lavorare al meglio con loro:

Crea un elenco di attività e pianifica le attività in modo appropriato

Quando si lavora con qualcuno che si trova in un altro paese, può esserci una differenza di fuso orario di diverse ore. Pertanto, può essere meglio impostare un elenco di attività da inviare a loro in determinati momenti della giornata.

Inoltre, potrebbe anche aiutare a offrire obiettivi giornalieri o settimanali relativi a quante ore dovrebbero dedicare al completamento delle attività per te.

Ciò garantirà che tutti conoscano il carico di lavoro di ogni giorno e cosa aspettarsi durante determinate settimane.

Comunica frequentemente

È importante assicurarsi di comunicare regolarmente con il proprio assistente virtuale su ciò che è necessario fare e su come completarlo. Ciò aiuterà anche i VA a fornire un livello di qualità più elevato poiché sapranno esattamente cosa ti aspetti da loro.

Utilizzare un sistema di gestione delle attività

Poiché invierai un elenco di attività che devono essere completate, è meglio utilizzare un sistema di gestione delle attività in modo da poter tenere traccia di ciò che deve essere fatto e quando è terminato.

Ad esempio, un assistente virtuale utilizzerà probabilmente uno strumento come Trello per gestire le attività e questo ti darà una panoramica di tutto ciò che viene fatto.

Crea responsabilità con pietre miliari

Oltre a configurare un sistema di gestione delle attività, è anche importante utilizzare le pietre miliari quando si lavora con gli assistenti virtuali. Le pietre miliari sono obiettivi stabiliti che devono essere raggiunti durante determinate settimane o mesi quando si lavora con un VA.

Questo non solo fornisce responsabilità per te, ma offre anche all'assistente virtuale la possibilità di vedere i propri progressi e questo può motivarli a continuare ad andare avanti.

Tieni tutti aggiornati sulle modifiche

È sempre meglio informare il tuo assistente virtuale di eventuali modifiche alle scadenze o alle attività che devono essere eseguite. Questo è importante per assicurarsi che non ci siano malintesi riguardo al carico di lavoro o alla pianificazione.

A seconda delle circostanze, potresti anche voler tenere aggiornato il tuo assistente virtuale se viaggi o ti prendi una pausa. Questo li aiuterà a pianificare di conseguenza poiché sapranno esattamente cosa sta succedendo con i loro progetti.

Mantenere le relazioni con gli assistenti virtuali

Infine, è importante ricordare che le relazioni negli affari si basano sulla comunicazione e sulla fiducia. Quindi, per garantire una relazione duratura con il tuo assistente virtuale, dovresti assicurarti che:

• Stai rispettando le scadenze
• Stai fornendo aggiornamenti regolari
• Sei onesto su ciò che deve essere fatto

Mantenendo queste relazioni, non solo avrai accesso a talenti eccellenti che possono fare il lavoro migliore per te, ma potrai anche fare più affidamento su di loro, rendendo gli assistenti virtuali un'ottima soluzione per imprenditori e proprietari di piccole imprese che necessario completare più attività contemporaneamente.

Assistenti virtuali vs. Liberi professionisti

Quindi, diamo un'occhiata alle differenze tra liberi professionisti e assistenti virtuali:

Un libero professionista può offrire maggiore flessibilità e competenze più specializzate rispetto a un assistente virtuale. Ad esempio, un libero professionista potrebbe offrire una comunicazione migliore o avere un lavoro di qualità superiore rispetto a un assistente virtuale.

Questo perché hanno esperienza di lavoro indipendente con i clienti o sono esperti nel loro campo grazie ad anni di istruzione e pratica. Di conseguenza, puoi costruire una lunga relazione con un libero professionista rispetto a quanto faresti con un VA.

Un libero professionista è più costoso di un assistente virtuale e potrebbe richiedere più tempo per costruire il lavoro per te. Nella maggior parte dei casi, è meglio assumere un assistente virtuale se hai bisogno di aiuto per svolgere attività amministrative e assumere un libero professionista se hai bisogno di un esperto nel tuo campo o di un artista.

I liberi professionisti sono spesso lavoratori autonomi, e questo non è sempre il caso degli assistenti virtuali. Inoltre, molti liberi professionisti lavorano da casa o da bar e potrebbero non essere in grado di offrire un alto livello di professionalità o disponibilità quando si tratta di comunicazione.

Gli assistenti virtuali sono generalmente sempre disponibili per le domande e lavorano dal loro ufficio o da casa. Molti assistenti virtuali hanno impostato orari in cui sono disponibili per parlare con clienti e altri dipendenti, motivo per cui molti iniziano la mattina presto.

Gli assistenti virtuali offrono flessibilità

Nella maggior parte dei casi, è molto più facile gestire le attività quando si dispone di un assistente virtuale. Questo perché possono fornirti disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che significa che sarai in grado di contattarli in qualsiasi momento e richiedere informazioni su un'attività o un incarico.

Supponiamo che il tuo assistente virtuale abbia lavorato per te in passato. In tal caso, è anche possibile stabilire più relazioni, il che potrebbe rendere la comunicazione ancora più semplice se il tuo VA conosce le tue esigenze e ha più informazioni su ciò che stai cercando.

Alla fine, gli assistenti virtuali sono un ottimo modo per risparmiare tempo perché possono occuparsi di attività regolari che altrimenti dovrebbero essere completate da un dipendente.

Ciò significa che hai più tempo per concentrarti sulla crescita della tua attività mentre il tuo assistente virtuale gestisce le responsabilità quotidiane necessarie per mantenere la tua attività in funzione.

Domande frequenti

Quanto costano gli assistenti virtuali al mese?

Quanto si paga per i VA dipende dalle attività che devono essere svolte. Poiché forniscono servizi in base alle necessità, le loro tariffe sono generalmente determinate dal numero di ore necessarie per completare un'attività o un progetto.

Puoi anche scegliere di assumere un assistente in base a determinate tariffe orarie o pacchetti, il che potrebbe essere particolarmente utile se hai bisogno di aiuto con più attività regolarmente.

C'è una forte domanda di assistenti virtuali?

I VA stanno diventando sempre più popolari man mano che le piccole imprese e gli imprenditori realizzano i vantaggi dell'assunzione di aiuto. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che spesso lavorano con i clienti in qualsiasi momento, il che significa che gli assistenti virtuali possono occuparsi delle attività quando sei occupato o devi completare un'attività durante le ore di riposo.

È anche possibile per gli imprenditori e i proprietari di aziende assumere VA che hanno esperienza nel loro stesso settore, il che significa che il tuo assistente virtuale sarebbe esperto in ciò per cui hai bisogno di aiuto.

Quali tipi di carriera possono essere affidati a un assistente virtuale?

Gli assistenti virtuali vengono in genere assunti per occuparsi di attività amministrative come la gestione dei social media, la gestione della posta elettronica, l'organizzazione del viaggio e la gestione dei progetti.

Tuttavia, i proprietari di aziende spesso assumono assistenti virtuali che hanno esperienza nello stesso settore. Quindi puoi trovare qualcuno con una conoscenza specifica della tua nicchia che può aiutarti a migliorare la tua attività o raggiungere i tuoi obiettivi.

Gli assistenti virtuali sono appaltatori?

Gli assistenti virtuali non sono sempre appaltatori. Alcuni sono liberi professionisti, ma molti VA hanno orari stabiliti e vengono pagati ogni mese per i loro servizi.

È anche possibile assumere VA come dipendenti. Ciò è particolarmente utile se hai bisogno di aiuto con più attività regolarmente perché puoi elaborare un accordo per l'assistenza a tempo pieno o uno stipendio in base al numero di ore necessarie per completare le attività.

Ultimi pensieri

La tua attività potrebbe crescere e hai bisogno di più aiuto per stare al passo con tutto.

Stai pensando di assumere per la prima volta un assistente virtuale, ma da dove inizi? Abbiamo messo insieme questa guida che delinea cos'è un VA e come trovarne uno che soddisfi al meglio le tue esigenze.

Quando si tratta di scegliere tra un individuo o un'azienda, considera il tipo di lavoro che vuoi che facciano.

Se hai attività amministrative come l'immissione di dati o la pianificazione di riunioni, assumi qualcuno da solo; se hanno bisogno di accedere a informazioni sensibili o competenze di alto livello (come la progettazione grafica), allora rivolgiti a un'azienda.

Assicurati anche di prendere in considerazione i costi prima di prendere qualsiasi decisione!