Ordini di modifica nella gestione dei progetti, nell'edilizia e in altri settori

Le modifiche fanno parte della consegna di qualsiasi progetto. Per mantenere il progetto nei tempi e nel budget, queste modifiche devono essere gestite. Un ordine di modifica (o un emendamento) è un meccanismo che identifica, definisce e tiene traccia di tali modifiche in un modo accettabile per tutte le parti. Ciò include qualsiasi costo aggiuntivo o tempo necessario per implementare la modifica.

Avere un ordine di modifica e un registro degli ordini di modifica sono documenti particolarmente importanti nella gestione dei progetti di costruzione, in cui i contratti tra il proprietario del progetto e i vari appaltatori che lavorano per eseguire il piano sono vitali per l'avanzamento di un progetto. Ma un ordine di modifica del contratto può essere applicato a molti settori.

Che cos'è un ordine di modifica?

Un ordine di modifica è un documento di gestione delle modifiche che affronta qualsiasi modifica nell'ambito del progetto, descrivendo in dettaglio ciò che deve accadere, quanto costerà e quando ci si può aspettare che raggiunga il completamento.

L'ordine di modifica è un mezzo per modificare i contratti esistenti e, in effetti, adeguare il prezzo e la tempistica del progetto. A causa di queste modifiche al budget e alla pianificazione, gli ordini di modifica non vengono eseguiti fino a quando sia il proprietario del progetto che l'appaltatore responsabile della modifica non concordano termini e condizioni. Esistono due tipi di ordini di modifica: additivi e deduttivi.

Additivo

Un cambiamento additivo potrebbe essere semplice come un colore diverso della vernice o spostare una struttura da un punto all'altro del sito del progetto. Non tolgono nulla al progetto, semplicemente modificano una parte dell'esecuzione.

Deduttivo

D'altra parte, se stai richiedendo la cancellazione di una parte del lavoro, questo è un ordine di modifica deduttivo. A differenza dell'ordine di modifica additivo, una modifica deduttiva risulterà più probabilmente in una riduzione dei costi e potrebbe anche far risparmiare tempo alla pianificazione del progetto.

Gli ordini di modifica sono una parte fondamentale del processo di controllo delle modifiche. Spesso fanno anche parte di un processo che inizia con una richiesta di informazioni (RFI), che è un documento che risponde a tutte le domande che possono sorgere nel corso dell'esecuzione di un progetto di costruzione. Viene utilizzato per chiarire qualcosa o chiedere ulteriori informazioni. Ciò può spesso portare a una modifica del contratto, che attiverà quindi il modulo d'ordine di modifica.

Perché utilizzare un ordine di modifica?

Un ordine di modifica viene utilizzato quando viene richiesta una modifica. Nessun piano è realizzato in pietra, soprattutto per i progetti di costruzione che sono sforzi complessi. I project manager possono prepararsi al rischio, ma è impossibile prevedere tutto ciò che potrebbe accadere.

Poiché questi due tipi di modifiche che possono influire sull'ambito vengono visualizzati in un progetto, è necessario controllarli e gestirli. Ecco perché l'utilizzo di un modulo d'ordine di modifica è così importante. Acquisisce i dettagli della modifica richiesta, quanto costerà e il tempo necessario, in modo che tutte le parti possano decidere se andare avanti o meno.

Che cos'è un registro degli ordini di modifica?

Se la modifica viene approvata, richiede un registro dell'ordine di modifica. Un registro dell'ordine di modifica acquisisce le modifiche apportate a un progetto e garantisce che avvengano come pianificato. È anche un luogo in cui vengono raccolti tutti gli ordini di modifica, poiché di solito ce n'è più di uno nel corso di un progetto. Con un registro delle modifiche, è meno probabile che queste modifiche vadano perse nell'esecuzione del progetto.

Il registro dell'ordine di modifica ti aiuta anche a scegliere quali modifiche avviare e mantiene organizzato il processo assegnando un numero a ciascun ordine di modifica. È possibile identificare, definire il tipo di modifica e annotare la causa della richiesta di modifica.

Il registro degli ordini di modifica è un luogo in cui annotare l'impatto della modifica sul progetto, il che aiuta a prendere la decisione finale se andare avanti o meno. Qui vengono raccolti altri dettagli dal modulo dell'ordine di modifica, come la data di creazione dell'ordine di modifica, chi lo ha creato, qual è il suo stato (se approvato), chi lo ha approvato (o perché è stato rifiutato) e le azioni necessarie.

Esempio di un modello di modulo d'ordine di modifica

ProjectManager ha una libreria di post di blog e video tutorial incentrati su ogni aspetto della gestione dei progetti, tra cui dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti, incluso il nostro modello di modulo per l'ordine di modifica.

Il nostro modello di modulo per l'ordine di modifica ha spazio per acquisire informazioni interne sul proprietario e sul progetto, nonché sulle opportunità che si possono cogliere accettando la modifica. C'è anche spazio per spiegare qual è il cambiamento e come avrà un impatto sul progetto.

Più avanti, c'è spazio per raccogliere le specifiche, come i dettagli della modifica e l'impatto sui costi. La parte inferiore del modulo ha una firma e una riga della data per quando la modifica viene approvata o rifiutata. Inoltre, è personalizzabile in base alle tue esigenze specifiche.

Migliori pratiche per gli ordini di modifica della costruzione

Lo scopo di un ordine di modifica è gestire le modifiche e consegnare il progetto nei tempi e nei limiti del budget, dando al proprietario e all'appaltatore la possibilità di concordare i termini ed evitare eventuali controversie in seguito.

Per assicurarti che i tuoi ordini di modifica adempiano a queste funzioni e per gestire il processo per ottenere i migliori risultati nel progetto complessivo, è importante seguire le migliori pratiche. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che possono aiutarti a mantenere i tuoi ordini di modifica facendo ciò che dovrebbero fare.

Conosci il tuo contratto originale

L'ordine di modifica modifica il contratto già concordato; pertanto, è importante che tu abbia molta familiarità con quel contratto originale. L'ambito del lavoro concordato ti consentirà di analizzare il cambiamento e di aiutarti a determinare quanto ti senti a tuo agio nel fare quel cambiamento (e sostenere più costi).

Concordare i costi prima di fare il lavoro

Il budget del progetto sarà influenzato dall'ordine di modifica, ma a meno che tali costi non siano identificati e concordati, potrebbero verificarsi problemi. Ad esempio, piccole modifiche potrebbero essere considerate solo una parte del progetto originale. È fondamentale che tutti siano sulla stessa pagina prima che qualsiasi lavoro venga svolto.

Ottieni il tuo cambiamento per iscritto

Potrebbe sembrare ovvio, ma viene creato un modulo d'ordine di modifica per evitare problemi di comunicazione. Pertanto, una stretta di mano o un accordo verbale non è un ordine di modifica. Può essere la scintilla che mette in moto l'ordine di cambiamento, ma qualsiasi decisione deve essere dettagliata sulla carta e concordata.

Avere un processo in atto

Senza un processo per gestire gli ordini di modifica, avrai problemi con appaltatori, budget e programmi. Un registro degli ordini di modifica è il primo passo nell'organizzazione del processo, ma la creazione e il monitoraggio possono essere semplificati con il software di gestione dei progetti.

In che modo ProjectManager aiuta a elaborare gli ordini di modifica

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che organizza progetti e team e mantiene i processi in esecuzione in modo efficiente. Il nostro strumento dispone di un'archiviazione file illimitata, il che lo rende l'hub ideale per centralizzare tutti i documenti di progetto, compresi i moduli di ordine di modifica.

Per semplificare il processo, crea il modulo d'ordine di modifica nel nostro software. Utilizzando lo strumento kanban, che visualizza il flusso di lavoro con le schede come attività e colonne come fasi di produzione, trasforma il tuo ordine di modifica in una scheda. Le carte Kanban possono avere allegati, tag per la priorità e altro, descrizioni dettagliate e quindi essere assegnate.

Puoi tenere traccia delle ore registrate sulla modifica e persino semplificare il processo di pagamento utilizzando i nostri fogli presenze. Possono essere compilati automaticamente per attività ricorrenti e, una volta inviati per il pagamento, sono bloccati per sicurezza. Poiché il nostro software è basato su cloud, il tuo team può aggiornare il proprio stato in loco e i progressi si riflettono in tempo reale. Gestire i tuoi ordini di modifica è facile quando i progressi rimangono in un unico strumento.

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che consente ai tuoi team di lavorare in modo collaborativo. Gestisci ogni aspetto del progetto, dalla pianificazione con i diagrammi di Gantt online al monitoraggio dei progressi e delle prestazioni su un dashboard in tempo reale, quindi tieni gli stakeholder aggiornati con semplici funzionalità di reporting. Scopri come possiamo controllare le modifiche al tuo progetto e altro ancora, usufruendo di questa prova gratuita di 30 giorni oggi.