Una guida rapida alle carte Kanban

Le carte Kanban sono uno strumento versatile di gestione dei progetti. Fanno parte del metodo kanban, un sistema semplice ma potente che consiste in schede kanban, schede kanban e principi di gestione.

Il metodo kanban può essere utilizzato per gestire progetti, processi aziendali e inventari, tra le altre cose. È stato introdotto per la prima volta da Taiichi Ohno sul pavimento della fabbrica Toyota come metodo di produzione just-in-time che forniva solo i materiali necessari nel momento in cui erano necessari.

Da allora, il sistema kanban è stato adottato da molti settori. I team hanno risposto allo stile visivo del software kanban come un modo semplice per limitare il lavoro in corso e concentrarsi sull'attività da svolgere. I project manager adorano la trasparenza nel flusso di lavoro del progetto offerto da kanban.

Ma prima di immergerci nelle schede kanban e nel software kanban, definiamo rapidamente cos'è una scheda kanban e come funziona.

Che cos'è una scheda Kanban?

Una bacheca kanban è uno strumento visivo utilizzato per gestire i lavori in corso. Le schede Kanban sono composte da carte kanban, colonne e corsie. Le schede Kanban rappresentano attività, chiamate anche elementi di lavoro. Le colonne Kanban indicano una fase di completamento di tali attività e, in genere, misurano l'avanzamento da sinistra a destra. Le corsie sono linee orizzontali che limitano diversi tipi di lavoro o attività.

Che cos'è una carta Kanban?

Una scheda kanban è un elemento visivo che rappresenta un'attività o un elemento di lavoro su una colonna della bacheca kanban. Mentre i membri del team lavorano alle loro attività, spostano le loro schede kanban lungo le colonne kanban. I team possono creare le proprie schede kanban fisiche con note adesive, ma la maggior parte dei project manager utilizza schede kanban digitali.

Le schede kanban digitali di ProjectManager ti consentono di assegnare compiti ai membri del team, tenere traccia dei loro progressi e gestire il loro carico di lavoro in tempo reale. La nostra visualizzazione della bacheca kanban è semplice da usare sia per i manager che per i membri del team e può essere facilmente personalizzata per adattarsi alle esigenze della tua organizzazione. Inizia gratuitamente.

Scopi delle carte Kanban

Nel senso più elementare, le schede kanban consentono ai membri del team di vedere il lavoro loro assegnato nella colonna delle cose da fare e quindi gestire il proprio lavoro mentre completano le attività. Ma questo è solo l'inizio. Quando decidi quale è il miglior software kanban per il tuo team, devi assicurarti che ti permetta di fare quanto segue.

Tieni traccia dei tempi di consegna e delle date di scadenza

Uno degli scopi principali delle carte kanban è misurare i tempi di consegna. Questo è il tempo necessario per completare un elemento di lavoro dall'inizio alla fine. Le colonne nella tua bacheca kanban dovrebbero coprire i tempi di consegna di tutti gli elementi di lavoro e le schede kanban aiutano i manager a ottenere maggiori informazioni su ogni fase di completamento e sulle date di scadenza per i risultati finali e le attività secondarie.

Migliora la collaborazione in team

Le schede Kanban includono informazioni chiave che aiutano i membri del team a capire su cosa stanno lavorando tutti. Inoltre, le schede kanban digitali consentono ai gestori di assegnare compiti, lasciare commenti e condividere file. Queste e altre funzionalità aiutano a creare un'atmosfera collaborativa con i team.

Limitare i lavori in corso

I limiti dei lavori in corso, o limiti WIP, sono una parte importante di un sistema kanban. Sebbene il termine "limiti WIP" possa sembrare complicato, significa semplicemente che puoi limitare il lavoro in corso del tuo team definendo il numero massimo di carte kanban che possono trovarsi su una colonna contemporaneamente.

Ad esempio, l'impostazione di un limite WIP di due schede kanban in una determinata colonna garantirà che il team si concentri solo su queste due attività prima di passare agli elementi di lavoro successivi. Ciò aumenta l'efficienza del tuo team e aiuta a evitare colli di bottiglia.

Queste sono solo alcune delle cose che puoi fare con ProjectManager. Le nostre bacheche kanban hanno funzionalità avanzate di gestione dei progetti che possono essere utilizzate con altre viste di progetto come diagrammi di Gantt, elenchi di attività e calendari di progetto. La nostra visualizzazione kanban ti consente di personalizzare bacheche, colonne e schede per soddisfare le esigenze del tuo team.

Modelli di carte Kanban

Offriamo dozzine di modelli di gestione dei progetti per diversi settori come l'edilizia, il marketing, la produzione e lo sviluppo del prodotto. Ecco tre esempi che mostrano come le carte kanban possono aiutarti a semplificare i tuoi processi.

• Modello di campagna di marketing
• Modello Sprint agile
• Modello di lancio del prodotto

5 consigli per le carte Kanban

La scheda kanban è un'attività, ma è un mezzo per tenere traccia dei progressi mentre si sposta da una colonna all'altra nel flusso di lavoro. Ciò conferisce alla produzione di tale compito una maggiore trasparenza. Per padroneggiare questo processo, ecco cinque suggerimenti per ottenere il massimo dalle tue carte kanban.

1. Dati critici

La scheda kanban deve essere compilata con i dati critici necessari per completare l'attività. Ciò include chi nel team è responsabile del lavoro, quale lavoro è in una breve descrizione, quando è dovuto e se ci sono dipendenze legate all'attività. I documenti giustificativi e le immagini sono allegati alla scheda per maggiore orientamento e chiarezza.

2. Mantieni la semplicità

Il punto delle carte kanban è mantenere la concentrazione su ciò che deve essere fatto ora. Quando inizi a utilizzare le carte kanban, inizia in modo semplice. Puoi sempre aumentare più tardi. Una carta kanban passerà attraverso tre iterazioni: fare, fare e fatto. Certo, può fare molto di più, ma all'inizio è meglio attenersi alle basi. Quando ti senti a tuo agio, espandi ciò che fa il tuo kanban.

3. Impostare le politiche

Prima di iniziare a utilizzare le carte kanban, impostare politiche chiare sulla metodologia. Se tutti i membri del team capiscono cosa fanno le carte kanban, il processo avrà più successo. Ad esempio, quando è possibile lavorare su una carta, cosa può spostarsi da una colonna all'altra, ecc.? Questi sono limiti importanti da impostare per garantire che il tuo flusso di lavoro agile sia fluido.

4. Cicli di feedback

La carta kanban non è scritta nella pietra. Man mano che il progetto cambia, dovrebbero cambiare anche la carta kanban e la tavola. C'è sempre spazio per migliorare il tuo flusso di lavoro e il kanban è lì per rispondere ad esso. Prenditi un momento regolarmente per guardare il tuo kanban e vedere se può essere migliorato.

5. Non ingombrare la tua colonna delle attività

Non vuoi che un collo di bottiglia ostruisca il processo del tuo lavoro. L'idea di limitare la colonna dei lavori in corso (WIP) impedisce a quella coda di ricevere troppe carte kanban e potenzialmente di lasciare molte di quelle carte annullate. Non vuoi che le carte siano in uno stato incompiuto o che inizino a multitasking nel tentativo di fare le cose troppo velocemente. Basta lavorare sulle carte prioritarie.

Project Manager e carte Kanban

Queste sono le basi, ma le schede kanban si sono sviluppate in modo esponenziale poiché sono state ripiegate in strumenti software di gestione dei progetti più grandi. ProjectManager è un software online intuitivo che organizza progetti con alcune delle funzionalità kanban più dinamiche disponibili.

Un'esperienza personalizzabile

Alcune bacheche kanban potrebbero anche essere scritte nella pietra: non sono aperte a come lavori. ProjectManager ha colonne kanban personalizzabili, quindi puoi denominarle come meglio si adatta al tuo progetto. Creane quanti ne servono per il progetto.

I team vogliono un kanban facile da usare e flessibile. Le carte possono essere trascinate e rilasciate da una colonna all'altra per aggiornare facilmente i progressi. Ma queste carte sono più che semplici compiti.

Le schede kanban ProjectManager sono altamente dinamiche. Ad esempio, puoi aggiungere un elenco di cose da fare alla scheda che ti è stata assegnata e gestire il tuo flusso di lavoro. Ogni carta può essere contrassegnata e assegnata a una priorità per semplificarne l'ordinamento. Inoltre, i project manager possono allegare alla scheda tutti i documenti e le immagini rilevanti necessari.

Funzionalità di collaborazione

Una volta che la scheda è stata formattata e assegnata, non vuoi che rimanga lì. ProjectManager dispone di schede che semplificano la collaborazione tra i team.

I team possono commentare, taggare altri membri del progetto e allegare file. Tutto questo è allegato all'attività, quindi non devi spostarti tra una massa di e-mail per trovare ciò di cui hai bisogno.

I manager hanno priorità diverse durante l'assegnazione e il monitoraggio del progetto. Con ProjectManager, puoi assegnare compiti dalla scheda kanban. I membri del team vengono avvisati quando vengono assegnati in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Viste multiple del progetto per un maggiore controllo

Tuttavia, non tutto ciò che fai in un progetto può poggiare su schede kanban. Ecco perché ProjectManager ha più viste del progetto. I team potrebbero preferire il flusso di lavoro visivo di una visualizzazione kanban, mentre i manager potrebbero voler vedere le attività disposte su una sequenza temporale su un diagramma di Gantt, in modo da poter collegare le dipendenze. Ci sono anche elenchi di attività e visualizzazioni del calendario.

Reportistica attuabile

È importante disporre di dati per tenere traccia di un progetto. Non vuoi dover passare a un altro software per vedere come sta andando il progetto. ProjectManager ha tutto sotto lo stesso tetto. I rapporti con un clic ti dicono come stanno procedendo le attività, poiché gli aggiornamenti di stato si riflettono immediatamente nel software. Ti fornisce i dati di cui hai bisogno per fare la scelta giusta.

Le parti interessate vogliono anche sapere come sta andando avanti il ​​progetto, ma non vogliono che tu vada nei guai con loro. ProjectManager dispone di un dashboard in tempo reale per una visualizzazione di alto livello, compreso l'avanzamento delle attività, per mantenere le parti interessate nel ciclo.

Kanban non è solo per i produttori. È anche uno strumento preferito dai team di Scrum che lavorano in un ambiente agile, dai team di marketing, dai team delle risorse umane e da chiunque sia coinvolto nella gestione di un progetto. Con le carte Kanban, il tuo progetto sarà sicuramente una mano vincente.

ProjectManager dispone di un solido strumento kanban che fornisce visibilità sui progetti e consente ai team di avere l'autonomia per lavorare insieme in modo più produttivo. Il suo software online offre ai project manager e ai team i dati più aggiornati possibili, il che significa decisioni più informate. Il kanban è solo una delle quattro viste del progetto, tutte completamente integrate nel software, mantenendo tutti sulla stessa pagina. Prova oggi lo strumento kanban di ProjectManager effettuando questa prova gratuita di 30 giorni.