Uso della tecnologia in contabilità

Emersione della tecnologia

Viviamo in un'era di tecnologia. La nuova era della tecnologia ha cambiato tutto dentro e intorno a noi. Che si tratti di prenotazione di biglietti ferroviari o cinematografici, acquisti online su siti di e-commerce o trasferimento di fondi o pagamenti elettronici, tutto avviene online. Questo non era il caso circa due decenni fa. La tecnologia dell'informazione (IT) è diventata una parola d'ordine in India tra la fine degli anni '90 e l'inizio degli anni 2000. Durante questo periodo, società come Wipro e Infosys sono cresciute a passi da gigante e sono state quotate nel mercato mobiliare degli Stati Uniti d'America (USA). Da quel momento, non si è più guardato indietro per le aziende IT e abilitate all'IT in India.

L'attuale governo centrale ha identificato questa come un'area molto cruciale e sta promuovendo l'India digitale. Oggi anche i registri del governo sono informatizzati. L'IT ha cambiato il modo di condurre gli affari. È un vantaggio per le case d'affari. Se prendiamo ad esempio un'industria manifatturiera, anche i vari processi produttivi sono informatizzati con il minimo intervento umano. Allo stesso modo, con l'emergere della tecnologia, anche il modo di contabilizzare era cambiato. In questo articolo, discuteremo dell'uso della tecnologia in contabilità.

Contabilità e tecnologia

Sappiamo tutti che la contabilità esisteva fin dal periodo medievale e si era evoluta con il progresso della civiltà umana. Fino a pochi decenni fa, le scritture contabili venivano mantenute manualmente. Ogni singolo record, relativo a Contanti/Banca, Vendite, acquisti, cespiti o registrazione prima nota, è stato registrato su un pezzo di carta. Con l'emergere della tecnologia, il modo di contabilizzare è cambiato. La tecnologia ha avuto un impatto molto positivo sulla contabilità. Al giorno d'oggi, è molto difficile trovare qualcuno che faccia contabilità manuale. Che si tratti di grandi imprese, medie o micro imprese, società di persone o ditte individuali, le scritture contabili sono informatizzate. Sappiamo tutti che la contabilità è un fattore critico per qualsiasi azienda. Nell'ambiente aziendale dinamico e complesso di oggi, le informazioni finanziarie e contabili in tempo reale sono richieste per una serie di scopi come:

1. Analizzare la performance del business su base giornaliera.
2. Fornitura di rendiconti finanziari e altri documenti a varie autorità come il registro delle società, borse valori, autorità governative, banchieri, fornitori di debito, promotori, autorità di regolamentazione e altre parti interessate.
3. Fare piano strategico e budget.
4. Pagamento di tasse centrali, statali e locali.

La tecnologia ha reso possibile l'elaborazione in tempo reale delle informazioni contabili e le ha rese disponibili ai vari soggetti interessati quando e dove necessario. Nei tempi antichi gli abachi venivano usati ai fini del calcolo. Successivamente sono entrati in scena calcolatrici e altri dispositivi informatici. Verso la fine del Novecento la professione di contabile iniziò ad assumere un aspetto completamente nuovo. Vari software hanno cambiato il modo di contabilizzare ogni settore. Il programma per ufficio di Microsoft come Microsoft Excel aveva eliminato l'uso di calcolatrici, carta e penna. Qui è disponibile un foglio di calcolo per la registrazione dei dati, la previsione, il consolidamento, il budgeting e l'analisi e lo stesso può essere fatto con precisione ed efficienza. Vari database possono essere gestiti con l'aiuto di Microsoft Access. Anche ai fini della presentazione utilizziamo Microsoft PowerPoint.

Quando si parla di avanzamento nel campo della contabilità grazie alla tecnologia, è importante discutere di networking. Tipicamente in un ambiente di rete, vari computer, stampanti e altri dispositivi sono collegati tramite un server comune. Si può accedere ai dati anche stando seduti a migliaia di miglia di distanza. All'interno degli stessi locali, la rete può essere eseguita tramite cavo e in varie aree geografiche può essere eseguita tramite supporti wireless.

Pianificazione e contabilità delle risorse aziendali

Al giorno d'oggi sono disponibili vari pacchetti ERP (Enterprise Resource Planning) che integrano varie funzioni di un'impresa come:

1. Produzione
2. Gestione della catena di approvvigionamento
3. Gestione delle scorte
4. Contabilità finanziaria

Alcuni dei famosi pacchetti ERP disponibili sul mercato sono prodotti e commercializzati da SAP e Oracle. Oltre a questi, sul mercato è disponibile una varietà di software personalizzati specifici del settore. Ora discutiamo di alcuni famosi pacchetti ERP disponibili sul mercato.

1. SAP

SAP è uno dei software ERP più comuni e ampiamente utilizzati realizzati dall'azienda tedesca. Ai fini della contabilità finanziaria e gestionale è disponibile il modulo SAP FICO. Il modulo SAP FICO si riferisce ai moduli Finance (FI) e Controlling (CO) del software SAP ERP. Questi moduli sono integrati con altri moduli. Questo modulo integra le informazioni finanziarie da vari moduli che svolgono ruoli fino al bilancio di prova. Dal bilancio di prova si preparano i rendiconti finanziari. Anche questo modulo fornisce informazioni operative al management per supportare l'analisi aziendale e il processo decisionale.

2. Oracolo

Oracle offre anche vari pacchetti ERP che si occupano della contabilità end-to-end. Uno dei software più comuni sono le soluzioni di gestione finanziaria PeopleSoft. Questo è molto comune nelle entità KPO, BPO e servizi condivisi. Un altro software comune è JD Edwards. Offre una serie di applicazioni per vari processi aziendali, tra cui finanza e contabilità. È comune nelle entità manifatturiere di dimensioni medio-piccole.

3. OCCUPATO

BUSY è un software integrato di gestione e contabilità aziendale per le micro, piccole e medie imprese (MPMI). BUSY aiuta a gestire i processi di gestione aziendale come Inventario/Fatturazione/Tassazione/Ordini/Pagamenti/Assistenza clienti e molto altro.

4. Gestione finanziaria di Hyperion (HFM)

È disponibile il pacchetto Hyperion Financial Management (HFM) che viene utilizzato in tutto il mondo a scopo di consolidamento. Quindi con un clic vengono consolidati centinaia di saldi di prova.

5. Conteggio

Tally è uno dei pacchetti software più comunemente utilizzati in India da entità di piccole imprese. Questo prodotto è sviluppato da un'azienda indiana ed è noto per la sua facilità d'uso.

6. Dinamica

Dynamics è un pacchetto ERP offerto da Microsoft. Fornisce soluzioni aziendali sia a piccole che medie imprese. In India è molto comune nei servizi condivisi e nelle unità captive.

7. Finanziamento

Finacle è un software bancario di base sviluppato da Infosys. Questo software è utilizzato da più banche in diversi paesi.

8. Maconomia

Maconomy è un altro pacchetto ERP comunemente usato che viene utilizzato da società di consulenza e unità captive in tutto il mondo. È facile da usare e supporta varie funzioni di contabilità come AP, AR, funzioni bancarie e registrazioni di diario.

Conclusione

La tecnologia ha notevolmente aiutato il sistema contabile delle entità aziendali. Con i pacchetti di contabilità new age e il software diversificato per la gestione finanziaria, le prestazioni aziendali sembrano migliorare. Anche l'accessibilità economica di questi software crea opportunità per le entità più piccole di migliorare il proprio business. In futuro, con il progresso della tecnologia, sarebbero disponibili pacchetti di contabilità più personalizzati che renderanno le entità più efficienti e competitive. Inoltre, molti istituti di istruzione offrono vari corsi per impartire formazione ai contabili per i pacchetti ERP di uso comune.

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