10 Errori contabili che ogni azienda dovrebbe evitare

Che cos'è la contabilità?

La contabilità è definita come la registrazione sistematica e completa delle transazioni finanziarie relative a un'impresa. Si riferisce anche al processo di sintesi, analisi e rendicontazione di tali transazioni.

Gli account ti forniscono tutte le informazioni necessarie per prendere le decisioni appropriate sul business. L'intera salute finanziaria dell'azienda dipende dai metodi contabili adottati. Alcuni degli errori potrebbero essere piccoli e non interessare, ma ci sono vari errori se fatti possono costare un bel po' a lungo termine.

Il rischio è una parte intrinseca di qualsiasi attività commerciale. Non importa quanto uno sia attento nel segnalare, è sempre aperto agli errori. A volte alcuni errori contabili che sembrano piccoli possono avere un grande impatto sulla salute, sulla crescita e sulla longevità di un'azienda. Pertanto, i metodi contabili devono essere corretti per avere un'attività redditizia.

Alcuni degli errori che è necessario evitare nella contabilità di base eseguita quotidianamente sono elaborati di seguito. È necessario mantenerli nella lista delle cose da non fare, per generare i profitti attesi.

Errore 1: non assumere il professionista giusto per le tasse e altra contabilità
Molte volte c'è una mentalità sbagliata di imprenditori che tutta la contabilità fatta da soli è meglio. Questo viene fatto come misura di risparmio sui costi. Ma questo a volte può costare un sacco di soldi a un individuo. Potrebbero esserci errori sul fronte fiscale in cui non si possono richiedere tutte le detrazioni a cui si ha diritto.

D'altra parte, avere un professionista sul posto può aiutare ad essere aggiornato con le mutevoli leggi fiscali e avere tutti i dati in atto per la pianificazione futura. Essendo professionisti, prenderebbero tutte le misure necessarie per affrontare diverse situazioni finanziarie. Quindi, avere un professionista è vantaggioso per quanto riguarda un ulteriore controllo sulle finanze, poiché il successo delle piccole imprese dipende dall'accuratezza e dall'efficienza nel mantenimento delle finanze dell'azienda.

Errore 2: non registrare le spese in contanti e non conservare le ricevute delle spese
Tenere traccia delle carte di debito / credito e degli assegni è abbastanza facile con le strutture attraverso le banche. In tal modo, questi sono tutti contabilizzati per calcolare gli utili di fine anno.
Tuttavia, le spese che vengono effettuate tramite contanti generalmente non vengono registrate accuratamente. Per questo motivo il reddito è generalmente sopravvalutato, il che è una perdita per l'imprenditore. Ecco perché è essenziale tenere un registro di tutte le spese di cassa per i calcoli alla fine dell'anno.

Molte volte, affronti il ​​problema di avere una spesa nei libri ma non hai idea di cosa fosse la spesa. Ciò accade quando non si tiene una scheda di tutte le ricevute delle spese aziendali, il che porta a spese fiscali riportate in modo errato. Se in realtà non si conservano le ricevute fisiche delle fatture, i metodi avanzati delle tecnologie dispongono di varie tecniche di conservazione delle copie digitali che possono essere conteggiate per tutte le spese dell'anno.

Errore 3: Errori di immissione dei dati

La contabilità è tutta una questione di numeri. In passato, tutto l'inserimento dei dati veniva eseguito manualmente, il che lo rendeva più soggetto a errori. Tuttavia, al giorno d'oggi, nonostante ci siano vari software per fare la parte manuale, il rischio rimane lo stesso. L'intero sistema ha l'immissione di numeri a un livello particolare attraverso l'intervento umano. Pertanto, eventuali errori nella marcatura numerica o nei decimali potrebbero avere un impatto poiché l'errore viene riportato nei diversi bilanci.

Errore 4: non tenere traccia di crediti e debiti
L'aspetto principale di una corretta contabilità è registrare i crediti per garantire che i fondi per l'azienda siano regolarmente monitorati. È essenziale emettere fattura e registrare il credito ogni volta che viene ricevuto. I crediti non riconciliati creano confusione e si può finire per pagare in eccesso le tasse. Lo stesso vale anche per i debiti al fine di evitare fastidi al momento della chiusura dei libri.

Errore 5: Incoerenza nella contabilità
Per facilitare il compito di contabilità, ci sono vari sofisticati software di contabilità utilizzati quotidianamente. Tuttavia, è necessario tenere presente che l'intera organizzazione utilizza le stesse regole di contabilità, altrimenti più metodi di contabilità potrebbero comportare differenze nei metodi di rendicontazione tra i diversi livelli dell'organizzazione.

Errore 6: non eseguire regolarmente il backup dei record
L'efficienza della contabilità è uno dei requisiti chiave per il buon funzionamento di un'impresa. Tuttavia, non è sempre possibile anticipare difetti tecnici, crash dei sistemi, che potrebbero distruggere tutti i dati pur mantenendo la massima precisione. Ecco perché, oltre alla conservazione dei record, è essenziale eseguire regolarmente anche i backup. Questi eventi imprevisti possono inviare tutti i record e gli sforzi per mantenerli, in una frazione di secondo.

Errore 7: diversi errori di contabilità

Ci sono vari errori di contabilità che portano cumulativamente a errori di contabilità. È essenziale salvare tutte le ricevute di spesa e registrarle. Inoltre è tenuto a tenere traccia delle spese rimborsabili. È importante fare i libri e la riconciliazione bancaria nelle date prestabilite. La piccola cassa è un altro segmento che deve essere esaminato regolarmente per i calcoli finali. La classificazione dei dipendenti dovrebbe essere ben definita per i diversi calcoli in termini di esborso di fondi e implicazioni fiscali.

Infine, la tenuta della contabilità dovrebbe essere effettuata regolarmente in modo che la base dei conti sia corretta e non si ripetano errori nelle transazioni future. Bisogna ricordare che la chiave per una contabilità efficace ed efficiente è registrare tutto.

Errore 8: Non fare un budget adeguato
Per qualsiasi azienda è obbligatorio sapere da cosa si parte e a cosa miri. Il budget è molto importante per sapere cosa abbiamo in mano per investire e fino a che livello siamo sul punto di pareggio. L'attività di vendita può essere presa in base a ciò che abbiamo in mano da erogare.
Non riuscire a pianificare in modo efficace un'azienda rende difficile valutare i diversi costi per l'azienda. Ciò può far sì che si spenda più del necessario in progetti che possono o meno produrre un ritorno sull'investimento equivalente.

Errore 9: non capire la differenza tra profitto e flusso di cassa

Si dovrebbe avere chiarezza sul fatto che il flusso di cassa definisce l'ingresso e l'uscita di denaro in un'azienda. D'altra parte, i profitti derivano dalla detrazione di tutte le spese per la generazione delle vendite dell'azienda. Errori contabili possono verificarsi se i flussi di cassa sono considerati per i profitti dell'azienda senza che essa ne abbia effettivamente realizzati. Inoltre, si dovrebbe ricordare di non considerare le vendite fino a quando il prodotto non viene consegnato poiché la registrazione di vendite precedenti potrebbe fuorviare le previsioni di vendita.

Errore 10: non avere conoscenza del software di contabilità
È molto essenziale selezionare il software di contabilità corretto e avere una conoscenza del 100% sull'utilizzo dello stesso. Se uno non conosce la funzionalità del software, è incline a commettere errori.

Conclusione

Qualsiasi attività commerciale, su piccola o grande scala, è il generatore di entrate per l'imprenditore. Di questo, la contabilità è la spina dorsale, su cui poggia il presente e il futuro del business. È quindi assolutamente essenziale disporre di tutti i sistemi contabili in atto e opportunamente gestiti al fine di avere un regolare svolgimento dell'attività e generare dalla stessa i profitti attesi.