Come far crescere la tua agenzia senza aumentare l'organico

Non c'è modo di addolcirlo, far crescere un'agenzia nel modo tradizionale è stressante.

Ottieni più clienti e hai bisogno di più personale. Assumi più personale e hai bisogno di più clienti. È un circolo vizioso che si traduce in molte ore di persone oberate di lavoro (incluso te stesso) o margini di profitto ridotti.

La cosa buona è che operiamo in un mondo che consente alle aziende di scalare senza aumentare il proprio organico. Si chiama "gig economy".

Nella gig economy, le aziende assumono liberi professionisti, appaltatori e lavoratori temporanei invece di dipendenti a tempo pieno. Accelera il processo di reclutamento e riduce il rischio di grandi spese generali.

Oltre a questa tendenza al lavoro interinale, sono in gioco altre forze. C'è un aumento del lavoro a distanza: il 97% dei dipendenti non vuole lavorare in un ufficio a tempo pieno e un enorme appetito per iniziare un'attività secondaria: 1 americano su 3 ne ha già uno. Insieme, queste forze stanno creando la tempesta perfetta per le agenzie che cercano di scalare senza aumentare il personale.

Un modello di assunzione di agenzie in outsourcing è il modo intelligente per accelerare la crescita nel 2021.

I pro ei contro di un modello di agenzia in outsourcing

Solo perché le forze sociali creano un ambiente per farlo non significa che tu debba farlo, giusto? Esiste quindi un vero business case per la scelta di un modello di agenzia in outsourcing o il tradizionale approccio "crescita con il personale" è un modo migliore?

Vediamo i pro e i contro:

I pro dell'outsourcing

Come ho accennato nell'introduzione, ci sono numerosi aspetti positivi nell'assumere freelance, appaltatori, lavoratori temporanei o aziende white label mentre si scala la propria agenzia. Ecco alcuni di questi professionisti:

• Meno rischio. Uno dei maggiori ostacoli al modello di business delle agenzie tradizionali è la dipendenza dall'organico. Ogni account manager o specialista del team può gestire solo così tanti clienti. Ad un certo punto, devi assumere più persone. Ma non appena assumi nuove persone, all'improvviso hai troppa capacità per la tua lista di clienti. È quasi impossibile avere il perfetto rapporto personale-cliente per qualsiasi periodo di tempo. Esternalizzando le attività a terzi riduci il rischio perché puoi assegnare loro più o meno lavoro a seconda delle esigenze dei tuoi clienti: non sono sul libro paga a tempo pieno.
• Costo più basso. Un effetto di flusso del modello di agenzia ad alto numero di dipendenti è più spazio per uffici, aumento dei salari e molti altri costi associati alla gestione di un team di grandi dimensioni. Le terze parti specializzate di solito hanno il proprio spazio ufficio e gestiscono autonomamente altre spese aziendali. Sì, la tariffa oraria potrebbe essere superiore a quella che si avrebbe se dovessi assumere un junior, ma ti verrà addebitato l'importo esatto delle ore necessarie per fornire i risultati del cliente. Il costo "vero" dell'assunzione di un dipendente è stimato in oltre $ 4.000, e questo è solo per metterlo in funzione.

• Competenza di accesso. Per la maggior parte, quando le agenzie assumono nuove persone, le assumono come junior. Le persone con poca o nessuna esperienza possono essere formate e qualificate per soddisfare le richieste dei clienti, ma non costano molti soldi. Lavorare con terze parti esperte riduce i costi e i tempi di formazione dei lavoratori non qualificati e ti dà accesso a menti esperte. Certo, dovrai assumere nuovi appaltatori in modo che siano congruenti con i tuoi processi e le tue aspettative, ma questo è un processo molto più agevole che insegnare loro come ottenere risultati per i clienti. In sostanza, otterrai risultati migliori con meno allenamento e migliorerai il tuo tasso di successo nel trovare i membri del team giusti.
• Costruito per scalare. Il modello di outsourcing ti consente di scalare su e giù a seconda delle tue esigenze in qualsiasi momento. Se perdi un cliente, pagherai semplicemente meno ore fatturabili al tuo appaltatore che stava lavorando su quel cliente. Se ottieni un nuovo cliente, puoi assegnargli più ore. Questo è un processo molto più semplice rispetto alla ricerca di talenti, condurre un processo di intervista, assumerli, formarli e metterli in condizione di lavorare con il cliente. Ciò può richiedere mesi, che è il tempo che non hai se un'opportunità per un nuovo cliente è a portata di mano. Non sorprende che la formazione di nuovi dipendenti sia considerata una delle principali sfide per le agenzie di marketing:

• Più dedicato alla causa. Può sembrare strano suggerire che una terza parte sia più dedita al raggiungimento dei risultati del cliente rispetto a qualcuno che assumi internamente. Ma devi ricordare che i liberi professionisti, gli appaltatori e i servizi white label gestiscono un'attività in proprio. Hanno un modo diverso di pensare rispetto a chi vuole essere assunto da un'agenzia e ottenere uno stipendio fisso. È una relazione reciprocamente vantaggiosa, se la tua agenzia ha successo, lo sono anche i loro affari.

Meno rischi, costi inferiori, migliori risultati per i clienti e scalabilità... sembra troppo bello per essere vero, giusto? Beh, forse lo è – diamo un'occhiata al rovescio della medaglia.

I contro dell'outsourcing

L'outsourcing non è tutto rose e fiori. Dopotutto, se è così buono, perché oltre il 41% delle agenzie utilizza ancora il modello tradizionale di crescita dell'organico interno?

Ecco alcuni aspetti negativi dell'esternalizzazione del lavoro del cliente che dovresti considerare:

• Controllo di qualità. Forse la più grande preoccupazione per le agenzie che esternalizzano il lavoro a terzi è garantire il controllo della qualità. Mentre lavori con esperti, tutti avranno il loro stile e le loro sfumature che potrebbero non corrispondere alle tue aspettative di qualità in alcune aree. È essenziale documentare i tuoi standard e le tue aspettative in modo da poter integrare nuovi fornitori di terze parti in modo da sostenere la qualità del lavoro consegnato ai clienti. Uno strumento come Confluence potrebbe aiutarti in questo processo:

• Allineare le priorità. Naturalmente, i buoni appaltatori avranno un libro pieno di lavoro. Se riesci a riempire quel libro il 100% delle volte, fantastico. Ma uno dei principali vantaggi dell'outsourcing è che puoi aumentare e diminuire in base alle tue esigenze. Se porti un nuovo cliente, non puoi garantire che i tuoi migliori appaltatori saranno disponibili. La loro priorità è sostenere la propria attività, non essere disponibile a sostenere la tua.
• Comunicazione con i clienti. La comunicazione regolare con i clienti è essenziale per un impegno di successo. Se hai numerose terze parti che lavorano su un account, può complicare il processo di comunicazione e comportare richieste mancate o messaggi incongruenti. Consiglio di utilizzare Asana per tenere traccia di tutte le attività del cliente e della comunicazione del team:

• Coerenza del marchio. La comunicazione non è l'unica cosa che viene messa in pericolo con più parti che contribuiscono allo stesso cliente. Condividerai documenti, scambierai e-mail e comunicherai tramite altri canali con l'intero team. Ciò può potenzialmente diminuire la consistenza del tuo marchio agli occhi del cliente se terze parti utilizzano i propri account per condurre il lavoro e la comunicazione.

Come puoi vedere, il lavoro del cliente in outsourcing ha alcuni potenziali svantaggi. Tuttavia, è possibile ridurre al minimo questi rischi documentando rigorosi controlli di qualità, processi, linee guida di comunicazione e procedure di assunzione di nuovi appaltatori.

Iniziare con l'outsourcing dell'agenzia

Se hai acquistato il concetto di outsourcing, ti starai chiedendo, da dove posso iniziare?

Bene, puoi letteralmente esternalizzare tutto. Ma questo non significa che dovresti.

Consiglio vivamente di mantenere la leadership, la strategia e la gestione dell'account internamente. Ciò ti consente di impostare regole e stabilire standard per la tua agenzia. Il team dirigenziale crea gli standard e gli account manager sostengono tali standard fungendo da collante tra i tuoi appaltatori e i tuoi clienti.

Oltre a ciò, puoi esternalizzare qualsiasi numero di specialità. SEO, acquisto di media, creazione di contenuti, gestione delle campagne, gestione dei social media, sviluppo di siti Web, amministrazione e altro ancora. Esistono appaltatori esperti, liberi professionisti e servizi white label con esperienza in tutte queste aree.

Ad esempio, ShortStack esegue campagne di marketing e concorsi personalizzati per i suoi clienti. Sono esperti in questo spazio e il servizio di nicchia perfetto su cui fare affidamento se pubblichi campagne regolari per i clienti.

Ci sono anche siti come UpWork dove puoi trovare freelance in tutte le diverse discipline o agenzie di marketing white label che gestiscono il tuo organico e si insinuano sotto il tuo marchio.

Il bello dell'outsourcing è che puoi testarlo senza correre troppi rischi. Immergi la punta del piede e guarda come va. Potresti essere sorpreso dalle opportunità che offre alla tua agenzia.