10 automazioni del flusso di lavoro dell'agenzia per gestire le tue attività quotidiane

Gestire un'agenzia può essere opprimente.

Devi gestire più team e progetti. Lavori con molti clienti diversi. Devi mantenere tutto organizzato e continuare a portare nuovi affari attraverso la porta.

Le attività quotidiane possono consumare molto tempo. Ma se ti dicessi che non è necessario?

Questo post contiene 10 automazioni del flusso di lavoro dell'agenzia immediatamente utilizzabili progettate per restituirti un po' di quel tempo. Con queste automazioni puoi:

• Incarichi di lavoro a bordo e fuori bordo (meno la seccatura)
• Tieniti aggiornato sulla gestione e il follow-up del progetto per garantire la soddisfazione
• Porta i contatti nella tua canalizzazione e alimentali di conseguenza

Ecco le 10 automazioni del flusso di lavoro dell'agenzia:

1. Consegna del magnete guida e creazione di offerte
2. Flusso di preassegnazione
3. Revisione fine incarico – Contatto
4. Revisione fine incarico – Azienda
5. Automatizza la disponibilità dei contatti
6. Flusso di promemoria per l'aggiornamento del progetto
7. Check-in di completamento del progetto
8. Assegna uniformemente i proprietari delle offerte
9. Istituzione chiamata di consultazione – integrazione
10. Flusso del pubblico di Facebook basato sul punteggio

1. Consegna del magnete guida e creazione di offerte

Stai offrendo qualcosa di prezioso alle parti interessate, come un ebook o un white paper, e vuoi iniziare subito a monitorare il lead interessato.
Ecco i passaggi di questa automazione:

1. Quando un contatto invia il tuo modulo, è il magnete guida che hai promesso
2. Sul back-end, crei un'offerta per archiviarli nel tuo CRM
3. Il proprietario del nuovo affare riceve una notifica e viene creata la sua prima attività di tocco.

Quando le persone inviano un magnete guida sul tuo sito, ti stanno dicendo qualcosa a cui sono interessati. Quando il membro del tuo team segue, ha già alcune informazioni con cui lavorare e quando non devi andare a freddo, puoi chiudere più affari.

2. Flusso di preassegnazione

Come puoi assicurarti che il lavoro venga svolto in tempo? Preparandosi di conseguenza.

Questo flusso di lavoro di automazione è progettato per inviare una serie di e-mail a un appaltatore indipendente, fornendo loro tutti i dettagli necessari per completare un incarico imminente.

(Nota: puoi facilmente modificare l'automazione da utilizzare anche per i membri del team interni)

Ecco come funziona questa automazione:

1. Hai creato un campo personalizzato per "Disponibilità incarico", che indica se il membro del tuo team è libero di accettare un nuovo incarico
2. Quel campo può essere modificato in "Su un incarico", che indica che il membro del tuo team sta lavorando su qualcosa (e attiva questa automazione)
3. Un secondo campo personalizzato ha la data di inizio dell'assegnazione
   L'automazione invia e-mail di promemoria due settimane prima dell'assegnazione, una settimana prima e il giorno prima
4. Il giorno in cui inizia l'incarico, l'automazione invia un'e-mail con le linee guida di lavoro dell'azienda e le informazioni sull'incarico

L'utilizzo di un modello di base e di tag di personalizzazione può essere un ottimo modo per creare un'e-mail dall'aspetto professionale mentre si inseriscono informazioni specifiche per il contatto.

3. Revisione di fine incarico – Contatto

Questa automazione è progettata per concludere i progetti e raccogliere feedback dai membri del team e dagli appaltatori.

Ecco come funziona questa automazione:

1. Un campo personalizzato contiene la data di fine dell'assegnazione
2. Una settimana prima della fine del compito, l'automazione invia un'e-mail con tutte le informazioni per l'offboarding di un compito
3. Un giorno dopo la fine del compito, il contatto riceve un'e-mail con un collegamento a un modulo di feedback

Ti consigliamo di progettare il tuo modulo di feedback per raccogliere tutti i feedback che ritieni più preziosi sul tempo che il contatto ha dedicato all'incarico.

La raccolta di queste informazioni ti consente di conoscere eventuali problemi o dubbi che il contatto ha avuto durante il progetto.

Dopo che il modulo è stato inviato, un'azione SE/ALTRO controlla se il contatto ha inviato il modulo. In caso contrario, ricevono un promemoria ogni pochi giorni fino all'invio del modulo. Una volta inviato il modulo, escono dall'automazione.

4. Revisione finale dell'incarico – Società

Assicurati di seguire sia i tuoi clienti che i tuoi appaltatori. Questa automazione è simile a quella sopra, ma utilizza i passaggi di notifica per inviare e-mail all'azienda anziché al contatto.

1. Un campo personalizzato contiene la data di fine dell'assegnazione
2. Un altro campo personalizzato contiene l'e-mail dell'azienda per cui lavora il contatto
3. Una settimana prima della fine dell'incarico, l'automazione invia un'e-mail con tutte le informazioni per l'offboarding del contatto che lavora per l'azienda
4. Un giorno dopo la fine del compito, l'azienda riceve un'e-mail con un collegamento a un modulo di feedback

Ti consigliamo di progettare il modulo per raccogliere tutti i feedback che ritieni più preziosi sul tempo trascorso dal contatto per l'azienda dal punto di vista dell'azienda. Ciò ti consente di affrontare eventuali problemi che l'azienda potrebbe avere.

Un'azione IF/ELSE verifica se l'azienda ha inviato il modulo dopo alcuni giorni. In caso contrario, entrano in un ciclo in cui viene inviato un promemoria ogni pochi giorni fino all'invio del modulo. Una volta inviato il modulo, escono dall'automazione.

La memorizzazione dell'indirizzo e-mail della persona di riferimento dell'azienda in un campo personalizzato ti consentirà di riempirlo automaticamente con un tag di personalizzazione nella fase di notifica.

5. Automatizza la disponibilità dei contatti

Una volta che un appaltatore o un dipendente ha terminato un incarico, ripristinalo in modo che sia disponibile per un nuovo lavoro (senza dover muovere un dito).

1. Utilizza il campo personalizzato per "Disponibilità assegnazione" (dalle automazioni precedenti)
2. Quel campo può essere modificato in "Su un incarico", che indica che il membro del tuo team sta lavorando su qualcosa (e attiva questa automazione)
3. Il contatto verrà quindi acquisito in un passaggio Attendi fino a quando il giorno non sarà lo stesso giorno della data di fine dell'assegnazione, una data che memorizzerai in un campo personalizzato
4. Il contatto passa quindi al passaggio Aggiorna contatto e il campo "Disponibilità assegnazione" viene reimpostato su Disponibile

Questo ti assicura di sapere sempre chi è disponibile per un progetto (e chi è già nel mezzo di uno).

6. Flusso di promemoria dell'aggiornamento del progetto

Quando un team è concentrato su un progetto, è facile dimenticarsi di comunicare con la tua azienda o il tuo cliente. Questa automazione invia loro promemoria automatici per condividere lo stato del progetto (ricordando loro anche di effettuare il check-in l'uno con l'altro).

1. Viene assegnato un progetto e viene creato l'accordo per spostarlo nella pipeline
2. Al proprietario dell'offerta viene inviato un messaggio per informarlo che verranno inviati regolarmente promemoria per gli aggiornamenti e ciò che è previsto nella risposta
3. Dopo due settimane, il proprietario dell'affare riceve l'e-mail di promemoria e continuerà a ricevere il promemoria ogni due settimane fino a quando l'affare non viene contrassegnato come completato (vincente o perso)

7. Check-in di completamento del progetto

Una volta che un progetto è contrassegnato come completo, contatta il cliente per assicurarti che abbia avuto una buona esperienza.

1. Quando l'affare contrassegnato come vinto, il cliente riceve un'e-mail 3 giorni dopo (per verificare se era soddisfatto)
2. È necessario creare due collegamenti nella campagna (uno per "soddisfatto" e uno per "insoddisfatto").
3. Se fanno clic sul collegamento "soddisfatto", il client lascia l'automazione.
4. Se fanno clic sul collegamento "insoddisfatto", il cliente riceve un'e-mail per raccogliere più feedback sulla sua insoddisfazione. L'accordo viene riaperto e il proprietario dell'accordo riceve un'e-mail per informarlo che il progetto deve ancora essere lavorato.
5. Se il client non fa clic su nessuno dei collegamenti per una settimana, esce dall'automazione

8. Assegna uniformemente i proprietari dell'affare

Assicurati che i tuoi contatti siano distribuiti uniformemente nel tuo team. Questa automazione distribuisce uniformemente i lead, anche se il proprietario di un affare lascia o viene aggiunto.

1. Quando un accordo entra in una pipeline, i lead scendono in una serie di azioni divise che li inviano uniformemente lungo 8 percorsi
2. Alla fine dei cinque percorsi c'è un passaggio Aggiorna proprietario dell'offerta che cambia il proprietario dell'offerta
3. Alla fine di tre percorsi c'è un'azione Vai a che li rimanda in cima ai percorsi divisi, in modo che possano essere inviati e assegnati a un proprietario dell'affare

Ciò ti consente di distribuire uniformemente i lead ai proprietari di accordi, indipendentemente dal numero di proprietari di accordi che l'azienda ha.

Puoi aggiungere o rimuovere "aggiornare il proprietario dell'offerta" o passare all'azione in base al numero di proprietari dell'offerta che hai. Potresti anche aggiungere più azioni divise se hai più di otto proprietari di offerte!

9. Istituzione del bando di consultazione – Integrazione

Se stai utilizzando un servizio come Calendly o Acuity, questa automazione è fatta per te.

1. I contatti inviano un modulo per richiedere maggiori informazioni o una consulenza
2. I contatti ottengono una campagna con un collegamento alla tua integrazione di pianificazione in modo che possano pianificare la loro chiamata.
3. Un'azione SE/ALTRO controlla se hanno impostato la chiamata
4. Se il contatto non ha impostato l'integrazione, riceverà nuovamente un'e-mail di promemoria con il collegamento al fornitore del software di pianificazione.

L'utilizzo di un servizio come Zapier consente la comunicazione bidirezionale tra ActiveCampaign e il software di pianificazione.

10. Flusso del pubblico di Facebook basato sul punteggio

Lascia che le azioni dei tuoi contatti determinino dove si trovano nel tuo marketing di Facebook. Usa un punteggio che misuri il coinvolgimento o le azioni desiderate per aiutarti a farlo.

1. Viene creato un accordo e il contatto viene aggiunto al pubblico personalizzato di Facebook iniziale
2. Man mano che il punteggio del contatto aumenta, aggiungilo al tuo pubblico personalizzato più mirato e rimuovilo dal precedente

Sentiti libero di modificare i punteggi e aggiungere più segmenti di pubblico secondo necessità.

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Aaron Brooks (Venture Harbor) spiega perché ActiveCampaign è la loro scelta per il miglior strumento di email marketing white label per le agenzie.