Cosa sono le società di servizi di risposta e come possono aiutare la tua attività a crescere?

Tuttavia, molti marchi non riescono a fornire ai propri clienti un supporto eccellente.

Quindi, non sorprende che la metà dei consumatori si rivolga a un concorrente dopo una sola brutta esperienza.

Le società di servizi di risposta possono fare la differenza.

In questo articolo, forniremo una panoramica di ciò che fanno queste agenzie e indicheremo alcuni motivi per cui dovresti considerare di assumerne una.

Che cos'è un servizio di risposta?

Un servizio di risposta è un gruppo di professionisti del servizio clienti formati nel settore che gestiscono le chiamate in entrata e in uscita per conto delle organizzazioni.

Questi esperti sostituiscono o talvolta supportano gli addetti alla reception tradizionali e i call center.

Il loro compito è aiutare le imprese:

• Gestire le attività di routine per ridurre il carico di lavoro
• Fornire supporto marketing e vendita
• Migliora il servizio clienti

Le 10 migliori società di servizi di risposta del 2021

Queste sono le migliori società di servizi di risposta che puoi assumere per far crescere la tua attività:

#1: Servizio di risposta specializzato (SAS)

Specialty Answering Service (SAS) è un servizio di risposta telefonica con sede in Pennsylvania con 30 anni di esperienza nel settore dei call center.

L'agenzia dispone di agenti altamente qualificati il ​​cui compito è garantire che ogni chiamante riceva un'assistenza superiore.

Servono clienti in diversi settori come il settore immobiliare, medico e la gestione della proprietà.

I loro servizi chiave includono:

• Risposta in tempo reale
• Ricezione del messaggio
• Prendere ordini
• Cattura di piombo
• Programmazione degli appuntamenti

SAS ha un supporto bilingue e offre una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Prezzo :

L'azienda offre otto piani tariffari:

• Economica ($ 34/mese + $ 1,29 al minuto)
• 100 minuti ($ 128 al mese + $ 1,19 al minuto)
• 220 minuti ($ 219 al mese + $ 1,19 ogni minuto aggiuntivo)
• 500 minuti ($ 539 al mese + $ 1,09 ogni minuto aggiuntivo)
• 1.000 minuti ($ 999 al mese + $ 1,05 ogni minuto aggiuntivo)
• 2.500 minuti ($ 2.400 al mese + $ 0,99 ogni minuto aggiuntivo)
• 5.000 minuti ($ 4.599 al mese + $ 0,99 ogni minuto aggiuntivo)
• 10.000 minuti ($8,599 al mese + $0,89 ogni minuto aggiuntivo)

#2: Unicom

Con sede in Illinois, Unicorn è un call center in entrata e in uscita che assiste le aziende in una vasta gamma di settori, tra cui legale, medico ed edile.

Gli agenti dell'azienda ricevono una formazione specifica nel settore, quindi gestiscono ogni chiamata con professionalità.

Unicom può assisterti con:

• Rispondere al telefono
• Filtro chiamate
• Prendere ordini
• Help desk
• Programmazione e appuntamenti
• Ricezione del messaggio
• Inserimento dati
• Cattura di piombo

Prezzo :

Il prezzo di Unicom parte da $ 39,95 al mese. Tuttavia, è necessario contattare l'agenzia per un preventivo personalizzato.

#3: PATLive

Situato in Florida, PATLive offre ai suoi clienti una copertura 24/7/365. L'agenzia si impegna a fornire un'esperienza coinvolgente e utile per ogni chiamata ricevuta dai clienti.

Dal ciao all'arrivederci, le loro chiamate sono altamente personalizzabili.

Alcuni dei servizi offerti dall'agenzia sono:

• Trasferimenti di chiamata
• Ricezione del messaggio
• Programmazione degli appuntamenti
• Raccolta di piombo
• Elaborazione dell'ordine
• Iscrizioni all'evento
• integrazioni

Prezzo :

PATLive ha diversi piani tariffari che non richiedono contratti o impegni:

• Di base ($ 39/mese)
• Antipasto ($ 149/mese)
• Standard ($ 269/mese)
• Pro ($ 629/mese)
• Pro+ ($ 999/mese)

#4: Rispondi Eroe

AnswerHero è un fornitore di servizi di risposta con sede in Florida che serve aziende di diversi settori, tra cui legale, medico, immobiliare e finanziario.

L'agenzia offre una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno e agenti completamente bilingue il cui compito è garantire che i chiamanti ricevano la massima qualità di supporto.

• Risposta alle chiamate urgenti
• Ricezione del messaggio
• Ripristino di emergenza
• Impostazione dell'appuntamento
• Cattura di piombo
• Instradamento delle chiamate
• Sondaggi

Prezzo :

AnswerHero ha cinque piani tariffari:

• Antipasto ($ 79/mese per 50 minuti)
• Popolare ($ 129/mese per 100 minuti)
• Pro ($ 249/mese per 250 minuti)
• Affari ($ 449/mese per 500 minuti)
• Executive ($ 749/mese per 1.000 minuti)

#5: VoiceNation

VoiceNation è un fornitore di servizi di risposta dal vivo con sede in Georgia che assiste i clienti in una vasta gamma di settori, tra cui legale, immobiliare medico e marketing digitale.

Grazie alla loro copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno, aiutano le organizzazioni a eliminare i blocchi e a non inviare mai le proprie attività alle caselle di posta vocale.

I loro servizi chiave includono:

• Patch di chiamata
• Ripristino di emergenza
• Elaborazione dell'ordine
• Segreteria telefonica
• Chat dal vivo

Prezzo :

• Base ($49/mese per 20 minuti)
• Affari ($99/mese per 50 minuti)
• Pro ($ 249/mese per 150 minuti)
• Executive ($ 449/mese per 300 minuti)
• Enterprise ($ 799/mese per 600 minuti)

#6: Davinci

Con sede nello Utah, Davinci ha servito oltre 40.000 clienti virtuali negli Stati Uniti, in Canada e in Europa.

I loro clienti provengono da diversi settori come quello sanitario, legale, tecnologico e immobiliare.

I servizi principali dell'agenzia includono:

• Instradamento delle chiamate
• Audioconferenza
• Fax online
• Chiamate in uscita
• Generazione di piombo
• Chiamate di follow-up
• Sondaggi
• Supporto per la segreteria telefonica

Prezzo :

Contatta Davinci per un preventivo personalizzato.

#7: Vai a rispondere

Go Answer è una società con sede a New York che fornisce servizi di risposta alle piccole e medie imprese.

L'agenzia offre supporto bilingue 24/7/365 e serve clienti nei settori dell'istruzione, dell'ospitalità e finanziario, tra gli altri.

Oltre ai servizi di risposta telefonica, i loro agenti di contact center formati da esperti possono gestire varie altre attività, tra cui:

• Contact center multicanale
• Esternalizzazione del servizio clienti
• Servizi di receptionist virtuale
• Esternalizzazione dell'help desk
• Risposta diretta
• Marketing in entrata

Prezzo :

Contatta Go Answer per un preventivo personalizzato.

#8: PCMSI

PCMSI ha sede in Pennsylvania. L'agenzia si avvale di operatori di servizi di risposta telefonica altamente preparati e competenti, disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

Collaborano con clienti in vari settori come immobiliare, sanità, trasporti, governo e tecnologia dell'informazione.

Alcuni dei loro servizi sono:

• Risposta in diretta
• Trasferimenti di chiamata
• Programmazione degli appuntamenti
• Prendere ordini
• Cattura di piombo
• Help desk

Prezzo :

PCMSI offre 15 piani tariffari, a partire da $ 67/mese per 60 minuti e fino a $2.200/mese per 4.000 minuti.

#9: Call Center AMBS

AMBS è una società di call center 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con sede nel Michigan. Servono clienti in vari settori, tra cui servizi alle imprese, sanità e servizi pubblici.

Gli agenti dell'azienda sono conformi HIPAA e i loro servizi sono ottimizzati per un'assistenza clienti eccezionale.

Ambs può aiutarti con:

• Ricevere messaggi
• Prendendo ordini
• Rispondere alle preoccupazioni dei clienti
• Rispondere a domande domande su prodotti o servizi
• Supporto per la segreteria telefonica
• Programmazione appuntamenti
• Acquisizione dei contatti di vendita
• Registrazione all'evento
• Copertura della linea di emergenza

Prezzo :

AMBS offre cinque piani tariffari:

• 250 minuti ($ 249/mese)
• 500 minuti ($479/mese)
• 1.000 minuti ($ 949/mese)
• 2.500 minuti ($ 2.250/mese)
• 2500+ minuti (informarsi)

#10: Comunicazioni MAP

MAP Communications è una società con sede in Virginia specializzata in servizi di risposta.

L'agenzia collabora sia con le piccole imprese che con le aziende Fortune 500 in vari settori, tra cui trasporti, ospitalità, servizi pubblici e governo.

I loro servizi chiave includono:

• Programmazione degli appuntamenti
• Instradamento delle chiamate
• Servizio di risposta RSVP
• Servizio di risposta virtuale
• Script telefonici personalizzati
• Strumenti e report online gratuiti

MAP Communications offre esperti bilingue e copertura 24/7/365.

Prezzo :

L'azienda ha tre piani tariffari:

• Standard ($ 39/mese per 0 minuti)
• Affari (149/mese per 125 minuti)
• Executive ($ 249/mese per 225 minuti)

Cosa fanno le società di servizi di segreteria telefonica?

Le società di servizi di segreteria telefonica indossano molti ruoli, ma il loro obiettivo principale è mostrare le aziende nella migliore luce possibile, migliorando l'immagine del marchio e aumentando la soddisfazione dei clienti.

Aiutano i marchi a creare connessioni significative e personali con i clienti attraverso l'esecuzione di attività come:

• Screening chiamate
• Registrazione delle chiamate
• Consegnare messaggi
• Fissare gli appuntamenti
• Gestione delle chiamate di emergenza
• Elaborazione di campagne di marketing in uscita
• Prendendo ordini
• Fornire servizio clienti e supporto tecnico
• Comunicazione con i clienti tramite SMS ed e-mail

Le società di servizi di segreteria telefonica sono in grado di gestire un elevato volume di chiamate fuori orario, nei fine settimana o nei giorni festivi, assicurandosi che ogni cliente sia assistito con un'attenzione particolare e una comunicazione personalizzata.

Come funzionano le società di servizi di risposta?

In genere, le società di servizi di segreteria telefonica operano utilizzando l'inoltro di chiamata.

Quando le organizzazioni attivano questa opzione sui telefoni dell'ufficio, il traffico telefonico viene trasferito automaticamente all'ufficio del fornitore del servizio di risposta.

Le chiamate ricevono risposta da rappresentanti del settore altamente qualificati che comprendono le esigenze dei chiamanti e rispondono alle loro domande frequenti in modo professionale.

Funzionano in base a linee guida o script specifici che usano quando parlano con i clienti.

Pertanto, i chiamanti non si renderanno conto di essere collegati a un agente cliente esterno o di non aver raggiunto direttamente l'ufficio che hanno chiamato.

La maggior parte dei fornitori di servizi di segreteria telefonica ti assisterà con servizi aggiuntivi, inclusa l'assistenza ai clienti tramite live chat, e-mail e social media.

Inoltre, questi esperti di solito creano rapporti in tempo reale che non solo consentono di monitorare la fatturazione e le prestazioni degli agenti, ma sono anche utili per comprendere le esigenze e le preoccupazioni dei clienti.

Quanto fanno pagare i fornitori di servizi di risposta telefonica?

I servizi di risposta sono servizi basati su abbonamento. Quindi, i fornitori in genere addebitano:

• Al minuto : questa struttura si basa sui minuti che gli agenti trascorrono a parlare con i clienti
• Per chiamata : In questo caso, l'azienda paga una tariffa fissa per ogni chiamata ricevuta
• Al mese : questa tariffa include un determinato numero di minuti di chiamata per ciclo di fatturazione

I prezzi di solito partono da $ 30+ e arrivano fino a poche migliaia di dollari al mese.

Il costo varia da azienda ad azienda e alcuni fattori che possono influenzarlo sono:

• Il numero di servizi utilizzati
• Il tempo di copertura
• La reputazione dell'agenzia

Qual è la differenza tra un servizio di segreteria telefonica, un call center e un receptionist virtuale?

In ogni caso, è come avere un receptionist interno. Tuttavia, questi tre tipi di servizi differiscono leggermente in base a come gestiscono le attività.

I call center gestiscono tipicamente grandi volumi di chiamate per lo più legate alla presa degli ordini e al telemarketing.

Sono anche in grado di rispondere alle domande per telefono o inviare e-mail e messaggi di testo per gestire autonomamente le varie richieste dei clienti.

Le società di servizi di segreteria di solito ricevono chiamate brevi, che in seguito indirizzano verso diversi reparti.

Il loro compito è raccogliere informazioni chiave dai chiamanti come nomi, numeri di telefono o problemi con cui lottano. Quindi, trasferiscono rapidamente queste informazioni dove necessario in modo che i dipendenti dei loro clienti possano rispondere di conseguenza.

I receptionist virtuali svolgono le stesse o simili attività dei servizi di risposta e dei call center. Inoltre, possono anche assistere le aziende nell'acquisizione di lead e nella pianificazione degli appuntamenti.

Tuttavia, a differenza dei servizi di risposta telefonica e dei call center, sono più interessati al successo della tua attività e si impegnano in più interazioni con il tuo team.

Il compito di questi esperti è migliorare la soddisfazione del cliente e le vendite, quindi offrono vari servizi relativi al servizio clienti e gestiscono la comunicazione con professionalità.

Considerando che questi tipi di servizi sono sempre più richiesti, i tre tipi di società possono offrire servizi di assistenza clienti che ciascuno di loro normalmente offrirebbe separatamente.

In che modo le società di servizi di risposta possono avvantaggiare la tua attività?

Dalla riduzione dei costi all'aumento delle vendite, questi sono i principali vantaggi che la collaborazione con le società di servizi di risposta può portare:

#1: Costo Ridotto

Rispetto all'assunzione di un receptionist interno, i fornitori di servizi di risposta telefonica possono farti risparmiare denaro a lungo termine.

L'assunzione di un receptionist interno può costare tra $ 2.800 e $ 3.500 al mese, mentre l'assunzione e la formazione di un nuovo dipendente può costare circa $ 4.000.

Considera spese aggiuntive come giorni di malattia, ferie, tasse sui salari e assunzione di diverse persone per gestire ogni albero. Aggiungi anche i costi delle apparecchiature per ufficio.

La collaborazione con un fornitore di servizi di risposta può ridurre drasticamente questi costi poiché gli agenti clienti sono esperti completamente formati che dispongono di tutte le attrezzature necessarie per gestire la comunicazione con i clienti.

Inoltre, ti addebiteranno in base ai minuti trascorsi a parlare con i tuoi clienti, così eviterai di pagare stipendi a tempo pieno.

#2: Maggiore produttività

Ogni chiamata che ricevi è un'opportunità per fornire ai chiamanti un ottimo servizio clienti, migliorando l'immagine del tuo marchio e migliorando la soddisfazione del cliente.

Tuttavia, rispondere a ogni chiamata o e-mail può essere una seccatura, soprattutto se tu e il tuo team avete troppo lavoro sulle spalle.

Consentire a un servizio di risposta esterno di gestire la comunicazione con il cliente può liberarti molto tempo in modo da poterti concentrare sulle competenze chiave della tua azienda e sui driver di vendita più grandi.

Ridurrà il carico di lavoro aumentando la produttività e l'efficienza.

#3: Servizio clienti migliorato

Le società di servizi di segreteria telefonica possono aiutare la tua azienda a rafforzare le solide relazioni con i clienti e a mantenere un'immagine professionale.

I loro rappresentanti altamente qualificati offrono servizi professionali in grado di garantire ai tuoi clienti un supporto di alta qualità, mettendo in mostra la tua azienda nella migliore luce possibile.

Personalizzeranno l'esperienza dei tuoi clienti, offrendo saluti e risposte personalizzate per ogni singolo chiamante.

Possono anche fornire assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche fuori dall'orario di lavoro, durante i fine settimana e i giorni festivi.

Inoltre, queste agenzie professionali impiegano talenti che parlano diverse lingue per servire i tuoi clienti bilingue.

Tutti questi fattori contribuiranno a migliorare il servizio clienti, aumentando la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

#4: Facile monitoraggio

La collaborazione con un fornitore di servizi di risposta telefonica ti consentirà di accedere a strumenti di reporting all'avanguardia per tenere traccia delle tue chiamate in entrata e in uscita.

Questi strumenti possono generare automaticamente report mensili e fornirti informazioni dettagliate su chi sta chiamando la tua attività e per quali scopi.

Possono anche tenere traccia delle informazioni chiave su chiamanti e numeri che puoi sfruttare in seguito per le tue campagne di vendita e marketing.

Inoltre, questi strumenti misureranno quanto tempo i tuoi agenti trascorrono ad assistere i tuoi clienti, il che aiuta a monitorare la fatturazione.

#5: Aumento delle vendite

Il 92% dei consumatori afferma che le esperienze positive del servizio clienti li rendono propensi ad acquistare di nuovo da un marchio. (Forza di vendita)

Un eccellente servizio clienti è un fattore importante che influenza la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente. È la chiave per fidelizzare e incentivare gli acquisti ripetuti.

Le società di servizi di risposta con i loro agenti possono fare la differenza offrendo supporto professionale e risoluzioni efficienti dei problemi.

Ciò contribuirà a un maggior numero di clienti di ritorno e a un aumento delle vendite.

Come scegliere il miglior fornitore di servizi di segreteria telefonica per la tua azienda?

Per scegliere il miglior fornitore di servizi di segreteria telefonica per le tue esigenze aziendali, considera i seguenti fattori:

• Esperienza nel settore : chiedere se le potenziali agenzie hanno esperienza nel servire aziende dello stesso settore. Se lo fanno, significa che hanno già familiarità con i dettagli della tua attività, le esigenze e le principali preoccupazioni dei tuoi clienti. Gli agenti con precedente esperienza nel settore possono servire i chiamanti in modo più efficace ed efficiente.
• Copertura del tempo : pensa al tempo in cui hai bisogno che questi esperti ti assistano. Ne hai bisogno durante l'orario di lavoro, dopo l'orario di lavoro o solo nei fine settimana e nei giorni festivi? Alcuni fornitori di servizi di segreteria telefonica lavorano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno; tuttavia, altri possono offrire il loro supporto solo in un momento specifico della giornata. Quindi, chiedi a queste aziende la copertura temporale prima di fare la tua scelta.
• Feedback dei clienti : scopri cosa dicono gli altri clienti su ciascuna potenziale agenzia leggendo le loro recensioni. Questa forma di feedback metterà in mostra le loro capacità e punti di forza, ma evidenzierà anche i loro punti deboli. Scoprirai quanto sono affidabili e flessibili, quali processi hanno e se possono fornire un servizio clienti eccezionale.
• Reporting : guarda a quali strumenti di reporting hanno accesso queste agenzie e chiedi con quale frequenza forniranno report e cosa includeranno. Una grande azienda di servizi di segreteria telefonica garantirà che i propri rapporti mensili includano dati chiave come il numero e i tipi di chiamate ricevute, il numero di problemi risolti o non risolti, il tempo dedicato a ciascuna chiamata e altro ancora.
• Agenti bilingue : Scopri se i fornitori di servizi di segreteria telefonica impiegano rappresentanti bilingue. Ciò è particolarmente importante se vivi in ​​una zona in cui l'inglese non è l'unica lingua parlata. Considera che lo spagnolo è la lingua straniera più parlata negli Stati Uniti, quindi potresti voler collaborare con un'agenzia che ha anche agenti di lingua spagnola. Tutto dipende dalla tua posizione e dalla tua base di clienti.

10 domande da porre alle società di servizi di risposta prima di assumerne una

1. In quali settori ha esperienza il tuo team?
2. A che tipo di sistemi e tecnologie hai accesso?
3. Offrite servizi aggiuntivi per rispondere alle chiamate?
4. Usi i numeri locali?
5. Che copertura oraria offrite?
6. Come puoi garantire la qualità dei tuoi servizi?
7. Hai un piano di backup di emergenza?
8. Mi fornirete rapporti analitici mensili? Quali metriche monitorerai?
9. Dove si trovano i tuoi agenti? Sono fluenti in inglese? Sono bilingue?
10. Quanto mi costeranno i vostri servizi e cosa è incluso nel contratto?

Da asporto sui servizi di risposta

Le società di servizi di segreteria telefonica possono aiutarti a gestire la comunicazione con i tuoi clienti in modo più efficace ed efficiente.

Assumerli può costare tra $ 30 e poche migliaia di dollari al mese.

I vantaggi della collaborazione con un fornitore di servizi di segreteria telefonica sono:

• Costo ridotto
• Produttività incrementata
• Servizio clienti migliorato
• Monitoraggio facile
• Aumento delle vendite

Per scegliere la migliore agenzia partner per le tue esigenze aziendali, considera questi fattori:

• Esperienza nell'industria
• Copertura del tempo
• Feedback del cliente
• Segnalazione
• Agenti bilingue