Come scrivere la migliore email di conferma dell'appuntamento (+ esempi)

Conferme: si assicurano che la realtà sia all'altezza delle tue aspettative. Pensa a quanto sono essenziali le conferme nella tua vita di tutti i giorni.

Vai da McDonald's e ordini il tuo biscotto caffè e bacon e uova, senza formaggio, ma l'impiegato ti fa passare in fretta senza confermare l'ordine. Quindi, guidi lungo la strada con la tua colazione solo per scoprire che la tua bevanda è cioccolata calda e il tuo biscotto burroso gocciola di formaggio. Nessun bene.

Oppure, su una scala più drammatica, forse prenoti il ​​luogo del ricevimento dei tuoi sogni per il sabato sera dopo il tuo matrimonio. Mesi dopo, scopri che hanno programmato la domenica e hanno già prenotato lo spazio del sabato sera per qualcun altro. Brutto, vero?

Le e-mail di conferma dell'appuntamento impediscono alle calamità o anche solo ai piccoli inconvenienti di intrufolarsi nella vita. Sono facili da inviare, davvero semplici e decisamente potenti.

Se gestisci un'azienda che fornisce servizi di appuntamento (che si tratti di consulenze, riunioni, interviste o anche trattamenti di pesticidi di follow-up), le e-mail di conferma dell'appuntamento sono un modo semplice per prevenire whoops e migliorare l'esperienza del cliente. Anche se non ha senso piangere sul latte versato, c'è una buona ragione per cui un vegano piange per un biscotto al formaggio: non vuoi far versare una lacrima a nessuno dei tuoi clienti!

Pronto a incorporare queste email nelle tue comunicazioni? Fortunatamente per te, abbiamo fatto tutto il duro lavoro. Di seguito, troverai esempi di prim'ordine di e-mail di conferma dell'appuntamento, script di esempio e suggerimenti per scrivere le tue e-mail da zero. Iniziamo!

Che cos'è un'e-mail di conferma dell'appuntamento?

Che cos'è un'e-mail di conferma dell'appuntamento? È tutto nel nome: è un'e-mail che conferma un appuntamento. Abbastanza semplice.

Ma c'è un po' di più. Chiunque può inviare qualsiasi e-mail di conferma, ma ci vuole un po' di tatto e strategia per creare un messaggio di qualità. Ecco alcune semplici best practice che puoi seguire per scrivere e-mail di conferma dell'appuntamento efficaci.

Come scrivere un'e-mail di conferma dell'appuntamento

L'efficacia della tua e-mail sta nel design, nel contenuto e nella consegna.

Design

Le e-mail di conferma dell'appuntamento dovrebbero essere dolorosamente semplici. Rimani sul marchio, ma non lasciarti prendere dalla creatività così tanto che il messaggio perde il suo intento. Ricorda, questa non è un'e-mail di marketing (ulteriori informazioni sul perché è importante a breve). Stai solo cercando di confermare un appuntamento con il destinatario.

Guarda questo esempio di Airbnb. Hanno mantenuto le cose al minimo. Hanno confermato il viaggio, fornito un'immagine dell'alloggio (che mi ha aiutato a ricordare quale ho scelto), mi hanno fornito le date e fornito alcuni dettagli aggiuntivi sotto il collegamento completo dell'itinerario. Semplice ma efficiente.

Contenuto

Non hai bisogno di GIF fantasiose, testi intelligenti o CTA accattivanti. Fornisci esattamente ciò che il destinatario si aspetta: i dettagli di conferma per il suo appuntamento. Niente di più, niente di meno.

A seconda del servizio, potresti includere immagini di base o un collegamento a "Conferma appuntamento". Va tutto bene e dandy, non trascurare lo scopo della tua e-mail: confermare l'appuntamento.

Consegna

In Twilio SendGrid, viviamo secondo il motto: "Invia il messaggio giusto, alla persona giusta, al momento giusto, con la frequenza giusta, sul canale giusto". Sì, è un boccone, ma è un'eccellente linea guida per comunicare con i destinatari.

• Messaggio: email di conferma appuntamento
• Persona: chi ha preso appuntamento
• Tempo: il prima possibile
• Frequenza: una prima email e magari un secondo follow-up se l'appuntamento è più lontano
• Canale: il tuo destinatario potrebbe preferire e-mail e/o SMS

Anche la deliverability è un fattore essenziale da considerare. "Evita di aggiungere messaggi di marketing ai tuoi messaggi transazionali", afferma Will Boyd , esperto di recapito di posta elettronica presso Twilio SendGrid. “Questi possono causare problemi perché i provider di cassette postali scansionano i tuoi contenuti. Se ritengono che il messaggio riguardi maggiormente il marketing, è più probabile che inseriscano quel messaggio nello spam rispetto a se ritengono che sia pura posta transazionale".

Migliori pratiche

Ecco alcuni suggerimenti extra brevi e dolci per aiutarti a creare e-mail di conferma dell'appuntamento stellari:

1. Crea una riga dell'oggetto evidente. Ora non è il momento di diventare carino. Rendi il tuo soggetto super trasparente. Ad esempio, prova "Conferma appuntamento per i capelli" o "Conferma per il tuo prossimo appuntamento dal dentista". Il tuo destinatario non avrà problemi a indovinare di cosa tratta questa e-mail e sarà anche in grado di cercare facilmente l'e-mail se fatica a trovarla in seguito.
2. Metti in chiaro da chi proviene l'e-mail. Secondo il nostro recente rapporto sul coinvolgimento delle e-mail , il mittente è l'elemento più importante di un'e-mail che influisce sull'apertura o meno di un'e-mail da parte del destinatario. "Per alcuni destinatari, il mittente da solo è tutte le informazioni di cui hanno bisogno per aprire un'e-mail." Oh, ed evita gli indirizzi email senza risposta (quelli come "[email protected]"). Ecco perché .
3. Includi pulsanti di aggiunta al calendario. Questa ulteriore comodità migliora le probabilità che i tuoi destinatari si presentino all'appuntamento: una vittoria per tutti sia per te che per i tuoi clienti.
4. Fornire informazioni di contatto. Consenti ai tuoi destinatari di contattarti facilmente in caso di problemi con il loro appuntamento o se devono riprogrammare.

Script di esempio per e-mail di conferma appuntamento

La voce e il tono delle tue e-mail variano a seconda del tuo marchio. Di seguito, ho incluso un semplice modello di email per una conferma dal suono più formale. Sentiti libero di usarlo così com'è o adattarlo alle tue esigenze.

Oggetto: Il tuo appuntamento è confermato

Ciao [nome],

Il tuo appuntamento [tipo di appuntamento] è confermato per [giorno della settimana], [mese] [data]], [anno].

Hai bisogno di cambiare appuntamento?

Per apportare modifiche al tuo appuntamento, fai clic qui , chiama lo 000-0000-000 o rispondi a questa email.

Semplice, vero? Questo è davvero tutto ciò che l'e-mail di conferma dell'appuntamento deve includere.

Esempi di email di conferma appuntamento

Cerchi ispirazione per le email di conferma dell'appuntamento? Ecco alcuni semplici (ma efficaci) esempi.

Massaggio in fiore

Credimi, non mi perderò mai il mio massaggio annuale. Tuttavia, è fantastico ricevere un'e-mail di conferma dell'appuntamento come promemoria amichevole. Blooming Massage arriva proprio qui con un design di base e tutti gli elementi essenziali: chi, cosa, quando, dove, come, tutto ciò che ho bisogno di sapere.

Fedeltà

Fidelity lo fa proprio qui con tutto l'essenziale. So quando si terrà la riunione, dove devo essere, di cosa discuteremo e con chi incontrerò. Tutte le informazioni sono in grassetto, facili da leggere e facili da trovare. E se il tempo non mi funziona più, c'è un grande pulsante arancione su cui posso fare clic per riprogrammare il mio appuntamento.

SpotHero

Questa email di conferma dell'appuntamento da SpotHero ha tutti i dettagli che potrei chiedere. So quale targa è quella con cui ho prenotato il posto, dov'è il posto, quando posso entrare, quando devo uscire e quanto mi è costato. Inoltre, includono un collegamento al mio pass per il parcheggio all'interno dell'e-mail, una cosa in meno di cui tenermi traccia.

Per trovare modelli di email di conferma dell'appuntamento e altri modelli di email predefiniti, dai un'occhiata alla nostra galleria di modelli di email gratuiti!

Utilizzo di SMS con e-mail

L'e-mail è sempre stata un metodo collaudato per raggiungere un pubblico globale, ma ora gli SMS stanno diventando anche un ottimo modo per le aziende di connettersi con i propri clienti. Sempre più aziende utilizzano la messaggistica SMS per comunicare con i propri clienti su qualsiasi cosa, dalle promozioni agli sconti ai promemoria degli appuntamenti.

L'e-mail è ottima per messaggi più lunghi che potrebbero includere immagini e allegati o informazioni che i tuoi destinatari potrebbero voler salvare per dopo. Gli SMS sono perfetti per informazioni brevi e tempestive (come un promemoria su un appuntamento imminente).

Se hai difficoltà a decidere se utilizzare e-mail o messaggi di testo per le conferme degli appuntamenti, dai un'occhiata a Email vs. SMS: quale canale dovresti scegliere? Indipendentemente dal fatto che i tuoi clienti preferiscano messaggi di testo o e-mail, i messaggi di conferma dell'appuntamento porteranno la comunicazione con i tuoi clienti a un livello superiore: inizia prima piuttosto che dopo!