Definizione e implementazione dei flussi di lavoro di approvazione

Mai trascurare la qualità. Se porti a termine i tuoi risultati in tempo ma non all'altezza delle aspettative dei tuoi stakeholder, sei nei guai. Un flusso di lavoro di approvazione può aiutare a garantire la qualità e può persino semplificare i processi quando fa parte di un flusso di lavoro automatizzato più ampio.

Esistono diversi tipi di flussi di lavoro di approvazione e non tutti sono automatizzati. Dopo aver appreso la definizione, puoi scegliere quella che sarà la migliore per i tuoi processi. Diamo un'occhiata a cos'è un flusso di lavoro di approvazione e in che modo l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione può aiutarti a lavorare meglio e in modo più efficiente.

Che cos'è un flusso di lavoro di approvazione?

Un flusso di lavoro di approvazione è un modo per indirizzare qualcosa a un individuo con l'autorità di spostare quell'articolo alla fase successiva della produzione. Fa parte di un flusso di lavoro che può essere eseguito manualmente o automaticamente. Questo aiuta a garantire la qualità attraverso la pipeline, ma evita anche gli arretrati sulle approvazioni necessarie.

La sequenza logica delle attività è interrotta da un flusso di lavoro di approvazione in quanto il lavoro si interrompe fino a quando tale attività non è stata approvata dalla persona designata. L'automazione dei flussi di lavoro riduce i colli di bottiglia e aumenta l'efficienza, migliorando la produttività sul posto di lavoro.

La persona con l'autorità di approvare il lavoro è solitamente il manager diretto di qualunque team stia svolgendo quel lavoro, ma può anche essere una persona di garanzia della qualità o un manager interdipartimentale a seconda del processo. Possono esserci molte o poche approvazioni nel flusso di lavoro a seconda dell'ambito del prodotto e dell'organizzazione.

Automatizzando le attività e aggiungendo flussi di lavoro di approvazione, le aziende possono aiutare i team a lavorare in modo più produttivo assicurandosi che la qualità del lavoro rimanga a uno standard elevato. ProjectManager è un software online che automatizza i flussi di lavoro e dispone di impostazioni di approvazione delle attività per semplificare il lavoro. Aggiungi le approvazioni delle attività al tuo flusso di lavoro personalizzato o insieme all'automazione per configurare un responsabile dell'approvazione prima che gli stati possano essere aggiornati. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di flussi di lavoro di approvazione

Esistono molti tipi diversi di strutture del flusso di lavoro, ma inizieremo con un portale di invio delle attività. È qui che viene inviato un documento, un ordine di acquisto o una sorta di attività in modo che uno stakeholder, un manager o un approvatore possa firmarlo.

Ciò porta a definire chi sono questi approvatori nel flusso di lavoro. Ad esempio, molti strumenti software con automazione hanno un modo per concedere a una persona specifica il diritto di modificare, visualizzare o amministrare l'invio.

Il flusso di lavoro di approvazione di solito ha una scadenza per evitare arretrati, colli di bottiglia e ritardi. Spesso, quando inviata per l'approvazione, l'attività attiverà una notifica per avvisare l'approvatore che il lavoro è pronto per la revisione.

Esistono vari tipi di flussi di lavoro di approvazione, ciascuno impiegato per fornire una maggiore efficienza per i processi delle organizzazioni. Consentono al lavoro di andare avanti senza indugio senza trascurare la qualità del lavoro che passa attraverso un flusso di lavoro di approvazione. Esistono tre tipi principali di flussi di lavoro di approvazione.

1. Flusso di lavoro per l'approvazione del processo

Questo processo di approvazione viene utilizzato quando si lavora con attività prevedibili e ripetibili. Questo flusso di lavoro viene utilizzato al meglio nei processi in cui i membri del team conoscono il risultato che vogliono ottenere e hanno un percorso chiaro per raggiungere tale obiettivo. Ad esempio, nell'approvazione dei documenti, viene comunemente utilizzato il flusso di lavoro di approvazione del processo.

2. Flusso di lavoro per l'approvazione del progetto

Se hai bisogno di un flusso di lavoro più flessibile, probabilmente utilizzerai un flusso di lavoro di approvazione del progetto. Questo flusso di lavoro è adatto anche per attività con obiettivi definiti, tuttavia, a differenza di un flusso di lavoro di approvazione del processo, il percorso per raggiungere questi obiettivi non è chiaro. Questo flusso di lavoro di approvazione viene spesso utilizzato nei progetti creativi poiché la fine è nota, ma come arrivarci è più un'improvvisazione collettiva. Prendi, ad esempio, le campagne di marketing, che hanno obiettivi specifici e devono raggiungere indicatori chiave di prestazione (KPI), ma il modo in cui tali KPI vengono raggiunti non è chiaro e potrebbero richiedere più tentativi.

3. Flusso di lavoro per l'approvazione del caso

Alcuni flussi di lavoro non hanno un percorso chiaro. In un tale flusso di lavoro, applicheresti un flusso di lavoro di approvazione del caso. Questo è un flusso di lavoro ideale quando l'obiettivo non è definito quando il team inizia il suo lavoro, ma diventa chiaro mentre lavora attraverso informazioni aggiuntive nel processo di lavoro. Per comprendere meglio un flusso di lavoro di approvazione del caso, pensa a una richiesta di risarcimento assicurativo. L'esito di un sinistro assicurativo non è chiaro fino a quando non vengono raccolte ulteriori informazioni durante il processo.

Automatizzare i flussi di lavoro di approvazione

Come accennato, i flussi di lavoro di approvazione possono essere eseguiti manualmente o il processo può essere automatizzato. In quest'ultimo caso, l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione sposta gli elementi nel flusso di lavoro attivando una risposta una volta completata una determinata azione.

I processi di approvazione manuale sono problematici. Ciò può causare feedback contrastanti, mancanza di chiarezza in termini di chi ha autorità quando ci sono più revisori, comunicazione errata degli obiettivi, troppe revisioni, scadenze mancate e altro ancora. I flussi di lavoro di approvazione automatizzati possono evitare questi sbalzi di velocità e far avanzare i flussi di lavoro senza intoppi.

L'automazione dei flussi di lavoro di approvazione garantisce che il processo sia responsabile e rimanga produttivo. Questo è qualcosa di cui le organizzazioni di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio. Ma prima, i passaggi di un flusso di lavoro devono essere chiaramente definiti. Considera come vengono richiesti gli invii, i criteri che devono essere soddisfatti affinché l'attività ottenga l'approvazione, chi sono quegli approvatori durante il flusso di lavoro, il percorso degli invii dopo l'approvazione o il rifiuto, ecc.

Vantaggi del flusso di lavoro di approvazione

Il vantaggio principale dell'utilizzo di un flusso di lavoro di approvazione è che semplifica i processi. Migliora l'efficienza spostando gli articoli più velocemente attraverso la pipeline e si traduce in meno errori definendo i passaggi di quel flusso di lavoro, approvazione e assicurando che tutti i membri del team siano concentrati sul proprio lavoro.

Si assicura inoltre che l'articolo sia stato adeguatamente approvato e che l'approvazione sia stata prontamente consegnata. Ciò aiuta i team a rispettare le scadenze indipendentemente dal fatto che l'attività abbia uno o più approvatori.

Ci sono anche meno errori quando si lavora con un flusso di lavoro di approvazione. L'automazione garantisce che le approvazioni avvengano solo quando i criteri per le approvazioni sono stati soddisfatti. Ciò significa che vengono superati meno errori che dovranno essere riparati in seguito causando ritardi. Ciò consente di risparmiare tempo ed evita correzioni costose e frustranti.

L'automazione è anche un modo per migliorare la comunicazione in termini di monitoraggio dello stato dell'attività e garantire che il team sia a conoscenza degli aggiornamenti o delle approvazioni in sospeso. Questo tipo di trasparenza nel processo aiuta a evitare malintesi che ritardano ulteriormente il processo.

Correlati: modello di piano di comunicazione gratuito per Word

I colli di bottiglia sono problemi comuni nei flussi di lavoro e causano ritardi e frustrazione. I flussi di lavoro di approvazione riducono questi costosi blocchi attraverso l'automazione. Ad esempio, se ci sono molti approvatori su un'attività, il flusso di lavoro di approvazione automatizzato può essere impostato per inviare a tutti gli approvatori una richiesta per far avanzare l'attività più velocemente.

Un altro vantaggio è che l'automazione porta a una maggiore coerenza, che è un modo per ottimizzare i processi. Garantisce che tutto ciò che viene approvato automaticamente soddisfi i criteri e la politica dell'organizzazione. L'automazione di questo processo accelera il flusso di lavoro poiché le revisioni manuali non sono più necessarie.

Procedure consigliate per il flusso di lavoro di approvazione

Il primo e forse più importante aspetto di qualsiasi flusso di lavoro di approvazione è assicurarsi di aver scelto chi ha l'autorità per effettuare le approvazioni. L'intero processo si basa su questa decisione. Anche nei flussi di lavoro di approvazione automatizzati, l'approvatore è la protezione contro tutto ciò che non soddisfa i criteri di approvazione.

Si consiglia l'automazione, soprattutto quando si ha a che fare con più approvatori. Come notato, può inviare avvisi di approvazione a tutti gli approvatori contemporaneamente. Ti aiuterà anche a identificare le ridondanze nel tuo flusso di lavoro, che possono essere eliminate per semplificare ulteriormente il processo.

L'impostazione delle date di scadenza aiuta a evitare ritardi, non solo per il completamento dell'attività, ma anche per l'approvazione e il feedback. Per assicurarti che queste date di scadenza non vengano perse durante la riproduzione casuale, cerca uno strumento che disponga di notifiche automatiche che inviano e-mail o avvisi nell'applicazione.

Project Manager e flussi di lavoro di approvazione

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con automazione del flusso di lavoro e approvazioni delle attività. Crea flussi di lavoro personalizzati e designa un'approvazione per una migliore gestione delle attività. Le approvazioni possono essere impostate per automatizzare un'azione specifica e ottimizzare i flussi di lavoro per una maggiore produttività.

Semplifica le attività ripetitive con l'automazione del flusso di lavoro

Il primo passo verso i flussi di lavoro di approvazione è definire chiaramente le fasi del tuo lavoro. I flussi di lavoro personalizzati ti aiutano a impostare regole che dirigono il percorso che le attività devono intraprendere. Definiranno anche gli utenti che possono modificare lo stato o spostare le attività in avanti. I flussi di lavoro personalizzati e le approvazioni delle attività possono essere automatizzati definendo trigger che stabiliscono determinate azioni. Imposta trigger per stato, priorità, avanzamento e altri che possono assegnare un utente, rimuovere un utente, impostare priorità, percentuale di processo e altro ancora.

Ricevi notifiche in tempo reale per essere sempre aggiornato sulle approvazioni

Per ottimizzare i flussi di lavoro, gli approvatori devono sapere quando un'attività è stata inviata loro per l'approvazione. Le nostre notifiche consentono agli utenti di vedere questi avvisi in tempo reale. Vengono immediatamente inviati alla tua casella di posta, ma creano anche un avviso nel software in modo da non dover lasciare lo strumento e interrompere il flusso di lavoro. Puoi personalizzare le notifiche per fare di più che avvisarti quando sono necessarie approvazioni, ma anche quando assegnate a un'attività, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, modifiche alle date di scadenza e altro ancora.

Un'altra caratteristica che ti aiuta con il flusso di lavoro sono i dati in tempo reale, che informano un migliore processo decisionale. Ottieni una visione di alto livello del progetto con la nostra dashboard live. Non è richiesta alcuna configurazione, basta passare per vedere i tuoi progressi in termini di costi, tempo, carico di lavoro e altro. Per ulteriori informazioni, i rapporti personalizzabili si concentrano su ciò che vuoi vedere. Possono essere facilmente condivisi con le parti interessate per tenerli aggiornati.

ProjectManager è un software pluripremiato che automatizza i flussi di lavoro e imposta le impostazioni di approvazione per mantenere i team produttivi liberandoli da attività manuali e ripetitive. Altre funzionalità gestiscono il rischio e le risorse per mantenerti ulteriormente in carreggiata. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.