Che cos'è un audit trail e come eseguirne uno

Tenere traccia di ciò che fai è essenziale per una corretta esecuzione. Senza un'immagine chiara di dove ti trovi, non avrai mai un percorso chiaro verso dove devi essere. Per quanto riguarda la gestione dei progetti, un audit trail è un modo per consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget.

Un audit trail non viene utilizzato solo nella gestione dei progetti e serve molti settori. Qualsiasi azienda con transazioni, processi di lavoro, contabilità e operazioni commerciali può trarre vantaggio dal sapere cos'è un audit trail, i diversi tipi di audit trail e come eseguirne uno.

Che cos'è un audit trail?

Un audit trail acquisisce i dettagli di una transazione finanziaria, un evento di lavoro, una fase di sviluppo del prodotto o una registrazione finanziaria. Queste informazioni sono stampate con la data e l'ora in cui sono state raccolte per valutarle meglio nel contesto.

Nonostante siano utilizzati in diversi settori, tutti i registri di controllo condividono lo stesso scopo: tenere traccia di una sequenza di eventi o azioni in ordine cronologico. Possono essere transazioni di intermediazione nel settore finanziario, cartelle cliniche nel settore sanitario e documentazione di processo nella gestione dei progetti.

L'utilizzo di un audit trail nella gestione dei progetti fornisce una registrazione storica del progetto accessibile come ricerca durante la pianificazione di progetti simili. Sebbene un audit trail possa essere raccolto manualmente, è diventato più comune che il processo venga eseguito automaticamente con record elettronici.

Più che un record storico, gli audit trail possono mostrare prove di conformità e integrità operativa. In effetti, servono a molti scopi, come fornire informazioni per un audit, ma anche tenere registri finanziari, transazioni di comunicazione e altro ancora. Come suggerisce il nome, gli audit trail forniscono un data trail che include la data, l'ora e le informazioni sull'utente associate alle informazioni.

Il software di gestione dei progetti può aiutarti a generare, monitorare e archiviare l'audit trail. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che acquisisce gli audit trail in tempo reale e dispone di uno spazio di archiviazione illimitato per archiviarli in un hub facilmente accessibile. Usa la nostra funzione di reportistica con un clic per generare audit in tempo, attività, carico di lavoro e molto altro. Tutti i report possono essere filtrati per concentrarsi su dati specifici, facilmente condivisi e archiviati per riferimenti futuri. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Vantaggi degli audit trail

La possibilità di tracciare e gestire i record e utilizzare un audit trail per risalire a questi record fino alla loro origine è utile per diversi motivi. Uno, crea più responsabilità dell'utente. Le azioni dell'utente vengono registrate automaticamente e ad esse possono essere ricondotte, il che favorisce un uso corretto ed evita l'infezione da virus.

Se c'è mai un'indagine su qualcosa, l'audit trail fornisce un modo per vedere quando, chi e cosa dell'evento. Gli audit trail ti danno visibilità sul processo e possono essere utilizzati per evitare futuri hack, errori di sistema e altri danneggiamenti dei dati.

Allo stesso tempo, puoi rilevare rapidamente qualsiasi comportamento sospetto o accesso non autorizzato. Ciò protegge la proprietà intellettuale, le informazioni sul personale, i documenti finanziari e altro ancora. Inoltre, il monitoraggio in tempo reale può aiutare a rilevare altri problemi e risolverli rapidamente prima che si traducano in guasti del sistema, errori operativi o consentano il verificarsi di attività sospette senza ricorso.

Tipi di audit trail

Sebbene sia vero che gli audit trail possono essere trovati in settori diversi, i tipi di audit trail sono meno vari. Esistono tre tipi principali di audit trail, ciascuno utilizzato per settori diversi e per scopi diversi. Tuttavia, per comprendere la portata di ciò che può essere una pista di controllo, è importante comprendere la differenza tra gli audit esterni, interni e quelli dell'Internal Revenue Service (IRS).

Audit esterni

Un audit esterno viene eseguito da un'agenzia indipendente, di solito un contabile pubblico certificato (CPA), che viene assunto da un'organizzazione per acquisire un quadro imparziale e chiaro delle finanze dell'azienda. Ciò offre un punto di vista esterno sulla situazione finanziaria della tua attività e ti aiuterà a confermare i tuoi risultati interni.

Audit interni

Gli audit interni vengono effettuati all'interno dell'azienda. Esistono diversi tipi di audit interni, inclusi audit di conformità, operativi, finanziari e informatici. Ai dipendenti è richiesta una formazione per controllare i diversi dipartimenti e assicurarsi che i processi, i protocolli e le attività manageriali siano eseguiti correttamente.

Verifica dell'Agenzia delle Entrate

Questo è l'audit con cui la maggior parte delle persone probabilmente ha familiarità (e temuto) poiché può essere effettuato sia per le istituzioni che per gli individui. L'IRS di solito prende di mira un'azienda o un individuo con un audit se sospettano di non pagare la loro giusta quota di tasse. L'IRS sta verificando se esiste effettivamente una discrepanza tra i documenti finanziari e gli importi registrati nei documenti fiscali o meno.

Come fare un audit trail: cosa includere

Nella gestione dei progetti, è essenziale tenere un registro di tutte le modifiche al progetto, al piano di lavoro e alle attività. Qualunque sia il tipo di audit e il tipo di azienda che esegue l'audit, ci sono alcuni elementi che devono essere inclusi.

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È importante includere tutto ciò che è necessario per mostrare quali eventi si sono verificati, chi era la persona o quale sistema li ha causati. Tali record mostrano cosa è successo con l'ID utente ad esso associato, il programma o il comando che ha creato l'evento e quale è stato il risultato.

Ciascuno di questi elementi deve essere timbrato con la data e l'ora in cui si è verificato. Fondamentalmente, un audit trail è costituito dalle azioni intraprese e dai comandi eseguiti da ciascun utente, dai file e dalle risorse a cui si accede con la data e l'ora di queste azioni.

Esempi di audit trail

Gli audit trail possono essere molto semplici o complessi. Un audit trail potrebbe essere semplice come una ricevuta per l'acquisto di un articolo. La ricevuta avrebbe la data della transazione, il prezzo, il luogo in cui è stata acquistata e chi è stato coinvolto nella transazione.

Un altro esempio è quando un'azienda acquista attrezzature per ufficio. In primo luogo dovrebbero creare un ordine di acquisto per autorizzare tale acquisto. Ovunque l'attrezzatura venga venduta fornirà una fattura con i dettagli della data di vendita, importo e descrizione dell'oggetto acquistato. Questa è la pista di controllo.

Come si mantiene un audit trail?

Per mantenere un audit trail è necessario raccogliere i dati, inclusi gli input in corso e il lavoro di gestione dei dati. Questo è lo stesso sia che tu stia creando una nuova policy, un flusso di lavoro o adattando i flussi di lavoro esistenti.

Tutti gli input e le azioni sono gestiti e registrati in modo che siano facilmente accessibili per riferimenti futuri. La creazione di un audit trail per questi flussi di lavoro comporta il mantenimento di un hub di documentazione per la tracciabilità dei moduli. I file di audit dovrebbero essere conservati per tutta la vita dei record.

Settori che necessitano di audit trail

Come accennato in precedenza, gli audit trail sono necessari in molti settori. Certamente, qualsiasi organizzazione che deve rimanere conforme e sicura avrà bisogno di audit trail. I record elettronici necessitano in particolare di audit trail per difendersi dalle violazioni della sicurezza e mantenere i rapporti di conformità. Questo vale sia per gli audit esterni che interni.

Organizzazioni come agenzie governative e università trattano dati riservati e qualsiasi altro settore che gestisca tali informazioni avrà bisogno di audit trail. È necessario per tenere traccia dei record o delle transazioni nei dipartimenti finanziari, contabili e di fatturazione, nonché nei controlli di progettazione della produzione e nell'assistenza sanitaria.

Troverai anche la necessità di audit trail nei dati della ricerca clinica, nella gestione dei contenuti, nei registri degli studenti, nell'e-commerce, nelle indagini legali e di ricerca, nelle cartelle cliniche e persino nei registri delle votazioni e delle schede elettorali. Gli audit trail possono essere trovati in ogni settore, dal governo all'istruzione o qualsiasi organizzazione che gestisce archivi protetti.

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