Come evitare la microgestione: 9 strategie

Abbiamo tutti avuto quel manager che semplicemente non può resistere a controllare l'avanzamento del tuo lavoro cinque volte al giorno. A nessuno piace avere l'ombra del proprio capo che si insinua costantemente su di loro. Aumenta lo stress e può essere abbastanza controproducente.

Sei quel tipo di persona?

Rilassati, non è troppo tardi per abbracciare il cambiamento e cercare di diventare un manager migliore, uno che guida l'esempio e aiuta i dipendenti a superare gli ostacoli, adattarsi ed evolversi.

Cominciamo dall'inizio.

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Che cos'è la microgestione?

Micromanaging significa letteralmente " controllare e supervisionare da vicino il lavoro dei subordinati e prestare eccessiva attenzione ai dettagli nella gestione ".

In pratica, un capo di microgestione è colui che esamina sempre la condotta del proprio lavoratore e ogni dettaglio del suo lavoro. Questo tipo di persone è molto spesso etichettato come "maniaco del controllo", che è una brutta caratteristica non solo negli affari, ma anche nelle questioni personali.

Va benissimo lasciare che gli altri facciano il loro lavoro, poiché si presume che tu ti fidi di loro, dato che sono tuoi dipendenti.

Esaminiamo alcune buone strategie su come non essere un micromanager.

Come evitare la microgestione: 9 migliori pratiche

1. Sviluppare buone capacità di comunicazione.
2. Delega responsabilità.
3. Incoraggiare il processo decisionale.
4. Assumi le persone giuste.
5. Stabilisci aspettative chiare.
6. Lascia che i dipendenti finiscano il loro lavoro.
7. Costruisci fiducia.
8. Stabilisci delle scadenze.
9. Dimentica la perfezione.

1. Sviluppare buone capacità di comunicazione

Comunicare bene è un'abilità essenziale. Che si tratti di parlare con i clienti, di discutere di progetti sul posto di lavoro o di comunicare con la famiglia e gli amici.

Quando si pianificano progetti, attività o carico di lavoro, è fondamentale essere in grado di comunicare in modo efficace con i propri colleghi. Ciò include essere brevi, ma esaurienti, senza lasciare dubbi su quali siano le aspettative, ecc.

L'arte della comunicazione non è qualcosa che viene naturale a tutti. Tuttavia, puoi fare dei passi e dedicare del tempo nel tentativo di migliorare le tue capacità comunicative.

2. Delegare responsabilità

Non sei una squadra composta da un solo uomo, quindi non aver paura di delegare compiti e responsabilità ai membri del tuo team. Questo dimostra che credi in loro e nelle loro capacità mentre dai loro la possibilità di mettersi alla prova.

Tuttavia, dovresti assegnare i compiti in base ai punti di forza e di debolezza di ciascun dipendente, in modo che siano in grado di crescere e imparare nel proprio ruolo, invece di affidare loro un compito difficile, al di fuori delle loro competenze, che li farà solo sentire incompetenti.

3. Incoraggiare il processo decisionale

Consenti ai tuoi dipendenti di esercitare le capacità decisionali e la responsabilità. Naturalmente, è consigliabile controllare ciò che hanno deciso prima della fase finale, solo per prevenire potenziali disastri.

Ancora una volta, è importante conoscere i propri dipendenti e comprendere i loro punti di forza personali. Questo ti aiuterà ad assegnare compiti adatti a tutti e ti fornirà informazioni su come migliorare i loro punti deboli.

Ad esempio, se hai un dipendente che ha paura o non è così bravo a prendere decisioni, puoi assegnargli gradualmente piccoli compiti decisionali che lo aiuteranno ad acquisire fiducia e raggiungere un punto in cui si sentiranno più a loro agio e decisi.

4. Assumi le persone giuste

Il primo e più importante passo che dovresti intraprendere mentre impari come evitare la microgestione dei dipendenti è in primo luogo assumere le persone giuste.

Dopotutto, se assumi una persona poco qualificata o priva delle competenze di cui hai bisogno, è probabile che dovrai supervisionarla costantemente. Certo, nessuno è perfetto, ma il candidato giusto dovrebbe essere uno degno di fiducia, di talento e autosufficiente.

A volte devi solo fidarti del tuo istinto e restare con un candidato che ritieni risuoni con i valori fondamentali della tua azienda e si adatterebbe bene al team esistente.

5. Imposta aspettative chiare

Non riuscire a stabilire aspettative adeguate dall'inizio molto probabilmente porterà al fallimento. I tuoi dipendenti avranno prestazioni migliori se sanno fin dall'inizio cosa ti aspetti da loro: gli obiettivi di un progetto, i criteri per misurare il successo, i tempi di esecuzione e così via.

Inoltre, puoi scegliere di intraprendere il percorso trasparente al 100% e spiegare direttamente ai tuoi dipendenti che non sei un capo di microgestione, e quindi non li terrai per mano e ti occuperai del loro lavoro ininterrottamente.

Questo metodo può alleviare il potenziale stress e aumentare il morale dei dipendenti, poiché sentiranno che ciò che fanno in azienda è davvero importante.

6. Lascia che i dipendenti finiscano il loro lavoro

Ti piace quando qualcuno giudica il tuo lavoro prima che tu lo abbia finito? È molto meglio mantenere la tua recensione dopo che l'attività è stata completata. Non lasciare che un dipendente finisca il suo lavoro, e iniziare a criticarlo o dare ulteriori istruzioni, è un chiaro segno che:

a.) non ti fidi di loro
b.) ti piace microgestire
c.) non credi nelle loro capacità

Quando assegni un lavoro ai tuoi dipendenti, è molto meglio spiegare a fondo cosa ci si aspetta da loro e spiegare che sei sempre aperto, se hanno bisogno di aiuto. In questo modo, dai loro la possibilità di assumersi la responsabilità e di prendere decisioni per loro conto.

7. Costruisci fiducia

Costruire la fiducia reciproca è al centro di ogni organizzazione di successo. E quando ti fidi del tuo team e loro si fidano di te, è molto più facile delegare e lasciarli lavorare sui dettagli.

È importante costruire un rapporto di lavoro in cui i dipendenti sappiano che possono contattarti in qualsiasi momento, sentendosi allo stesso tempo abbastanza sicuri e indipendenti da prendere le proprie decisioni.

La fiducia rende anche più facile accettare il feedback, poiché tutti sanno che è costruttivo. D'altra parte, un capo di microgestione, che in genere manca della fiducia dei propri dipendenti, molto probabilmente perderà un feedback prezioso.

8. Stabilisci le scadenze

Le scadenze sono sempre utili sul posto di lavoro, poiché ti aiutano a organizzare meglio il tuo lavoro e a stabilire quali compiti sono più importanti di altri. Inoltre, le scadenze sono un ottimo modo per evitare la microgestione, soprattutto se lasci che i tuoi dipendenti stabiliscano le proprie scadenze.

Dopotutto, non avranno scuse per non aver finito un compito poiché hanno giudicato loro stessi il giorno in cui sarà finito. E se il dipendente tiene traccia dei suoi progressi di lavoro e delle scadenze, sarà un buon segno per te che merita la tua fiducia.

Tieni presente che la microgestione delle scadenze di solito sopprime il pensiero critico e la risoluzione dei problemi. Al contrario, induce più stress e insicurezza. È molto meglio lasciare che le persone facciano il loro lavoro e giudicare i risultati una volta fatto.

9. Dimentica la perfezione

Non esiste la perfezione. Ogni persona ha i suoi punti di forza e di debolezza, ed è sbagliato caricare qualcuno con il proprio concetto di come dovrebbe essere la perfezione.

Ci sono molti approcci alla gestione di un'attività. Solo perché qualcuno ha un flusso di lavoro diverso o soluzioni alternative che differiscono dal tuo, non significa che non stia facendo bene il proprio lavoro.

In generale, pensa al quadro più ampio e non punire i tuoi dipendenti per alcune delle loro imperfezioni. Un grande leader, al contrario, vede la possibilità di insegnare ai dipendenti e incoraggiarli a migliorarsi costantemente.

Naturalmente, se noti che qualcuno ripete lo stesso errore, potresti dover intervenire, ma fai attenzione a come affronti la situazione. Anche in questo caso, l'obiettivo è incoraggiare i dipendenti, non demotivarli.

Segni di microgestione

Tutto sommato, spesso i manager si affidano a una microgestione pesante del proprio team, senza necessariamente rendersene conto. Quindi, come si differenzia microgestione e leadership?

Ecco alcuni dei segni più comuni di microgestione:

• I dipendenti hanno paura di condividere idee . Il tuo desiderio di controllare tutti i processi potrebbe sfuggirti di mano. Un modo molto rapido per testarlo è guardarsi intorno e chiedersi se i tuoi dipendenti stanno condividendo feedback e idee con te. In caso contrario, è molto probabile che tu li stia stressando e loro pensano che sia meglio tenere i propri pensieri per sé, invece di rischiare la tua reazione negativa. Inoltre, probabilmente ti sei affermato come qualcuno che ha sempre bisogno di prendere tutte le decisioni. Di conseguenza, i tuoi dipendenti sono molto probabilmente resistenti a prendere decisioni senza consultarti.
• Non vedi l'immagine più grande . Sei troppo concentrato su ogni singolo dettaglio? Ti dimentichi del quadro più ampio? Forse sei troppo coinvolto in piccoli frammenti che non sono così importanti nel grande schema delle cose? Se le risposte sono "sì", allora sei quasi sicuramente un capo di microgestione. Dovresti rilassarti di più. Va benissimo lasciare che il tuo team faccia il proprio lavoro e si prenda cura dei dettagli. Nel ruolo di leader, devi essere più consapevole dei risultati finali e, naturalmente, fidarti del tuo team per fornire tali risultati.
• Devi supervisionare tutto . Sei coinvolto in ogni singolo processo dell'organizzazione. Inoltre, pensi sinceramente che nessun singolo compito possa progredire senza la tua supervisione. Forse a volte pensi anche che sarebbe più facile per te gestire tutto il lavoro, invece di dover monitorare e supervisionare tutto. Verifica della realtà: non sei né il più grande essere umano vivente, né sei insostituibile. Va benissimo. È meglio imparare a essere d'accordo con la delega dei compiti, la fiducia che i tuoi colleghi facciano il loro lavoro e concentrandoti sul tuo lavoro.

La microgestione può essere una buona cosa?

Come per la maggior parte delle cose nella vita, la risposta è che dipende. Certo, la microgestione non è un ottimo approccio per il 90% delle situazioni, tuttavia, ci sono alcuni casi in cui potrebbe essere utile.

Ad esempio, hai appena assunto un nuovo dipendente, molto inesperto, che all'inizio deve solo essere tenuto per mano. In una situazione del genere, è bello avere una bella esperienza di onboarding in atto. Tuttavia, a volte, soprattutto nei team più piccoli, è necessario essere a disposizione della nuova persona praticamente durante l'intera giornata lavorativa.

Naturalmente, se si adotta un tale approccio, è importante riconoscere che a un certo punto dovresti smettere di farlo per evitare che il tuo dipendente diventi troppo dipendente da te. Naturalmente, tutto dipende dal tipo di persona con cui hai a che fare e da come preferisce adattarsi alle nuove esperienze.

Ricorda che più di due terzi dei dipendenti prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare un lavoro, perché sono microgestiti. Quindi, il più delle volte, il micromanaging non è la strada su cui vuoi essere.

Conclusione

La microgestione è controproducente, stressante e, generalmente, non va bene per le persone coinvolte.

Seguendo le nostre strategie su come evitare la microgestione, puoi aumentare la produttività e la felicità dei tuoi dipendenti. In questo modo, dai loro l'opportunità di sviluppare le loro abilità.

Ricorda che un buon leader gestisce le situazioni tenendo a mente i pro e i contro dei propri dipendenti, quindi non fare affidamento solo sui consigli generali. Invece, conosci i tuoi dipendenti e cerca di intraprendere le azioni più appropriate a seconda delle loro caratteristiche.