Preparare il back office per la stagione delle vendite natalizie

Con i clienti che acquistano online più che mai, le festività natalizie del 2021 si preannunciano come un grande anno per l'e-commerce. Si prevede che le vendite online negli Stati Uniti aumenteranno dell'11,3% dai numeri del 2020 a $ 207 miliardi, rappresentando un record del 18,9% delle vendite al dettaglio totali delle festività natalizie.

Ottenere un picco negli ordini è entusiasmante, ma tenere il passo con la domanda può essere difficile. Cosa succede se esaurisci l'inventario o non riesci a spedire i tuoi prodotti abbastanza velocemente? Un'esperienza negativa durante le vacanze può danneggiare la reputazione del tuo marchio e potenzialmente farti perdere clienti. È importante che la tua strategia di back-office e di evasione ordini sia pronta per l'afflusso di ordini, così puoi massimizzare la crescita offrendo al contempo un'esperienza cliente eccezionale.

C'è ancora tempo per assicurarti che le tue operazioni e i processi di adempimento siano in ottima forma. Per aiutarti a prepararti, ecco alcuni suggerimenti per garantire una stagione festiva di successo.

1. Assumi personale stagionale

Prendi in considerazione l'assunzione di personale stagionale che possa aiutarti a stare al passo con la domanda e aumentare l'efficienza del tuo back-office. Puoi adattare le dimensioni della tua forza lavoro per soddisfare le tue esigenze specifiche per le vacanze e risparmiare denaro, invece di continuare a pagare i dipendenti a tempo pieno dopo le vacanze. Per Devin Montgomery, uno dei proprietari di Skiis & Biikes, ampliare la propria forza lavoro durante le vacanze è essenziale per la propria attività.

Aggiungiamo circa il 35% in più di personale ogni stagione delle vacanze. Quest'anno, in particolare, è stato molto difficile trovare nuovi membri del team. Sento che ogni azienda sta sperimentando questo. I ruoli principali che stiamo assumendo sono l'adempimento (spedizione, prelievo, autisti per i trasferimenti tra negozi e ricezione), il servizio clienti e il merchandising online.

Non dimenticare di integrare la tua nuova squadra in modo che si comporti allo stesso livello del tuo personale a tempo pieno. Prepara un piano di allenamento per metterli al passo il più rapidamente possibile. Crea una lista di controllo che possono seguire durante l'orientamento, con dettagli sui tuoi prodotti e marchio, inventario e processi di evasione, politica di restituzione e cosa ci si aspetta da loro.

2. Ottimizza i processi di adempimento

È importante pianificare come, quando e di cosa avrai bisogno per evadere gli ordini.

Dai priorità agli ordini

Innanzitutto, determina il modo migliore per dare la priorità agli ordini, in modo da non perdere tempo a capire da dove iniziare quando si verifica un picco nelle vendite. Ad esempio, puoi dare la priorità agli ordini in base all'ordine di arrivo, in base all'ordine di arrivo e ordinare gli ordini per data in modo da poter trovare rapidamente quelli più recenti. Un'altra alternativa popolare è la priorità in base allo stato del cliente. Potresti voler impostare i tag ordine o cliente per identificare gli ordini dei tuoi clienti VIP ed evaderli prima. Oppure puoi basarlo sul metodo di consegna (spedizione, consegna locale o ritiro locale) o sulla destinazione (internazionale o nazionale), in modo da sapere esattamente cosa fare con quegli ordini una volta imballati. Una volta che sai come organizzare e dare priorità ai tuoi ordini, salva questa visualizzazione per la stagione delle vendite natalizie.

Fai scorta della tua stazione di evasione ordini

Prepara le tue stazioni di prelievo e confezionamento con tutto il materiale necessario per imballare i tuoi prodotti.

• Assicurati che la tua stampante abbia abbastanza inchiostro e carta per stampare i documenti di trasporto e le etichette di spedizione. Tieni pronte le ricariche in caso di esaurimento.
• Fai scorta di confezioni regalo a tema natalizio, adesivi e altro materiale promozionale per offrire un'esperienza di unboxing memorabile.
• Per un tocco personale, scrivi in ​​anticipo note di ringraziamento da includere nei tuoi pacchetti.
• Fornire istruzioni di imballaggio che il personale deve seguire, soprattutto se si dispone di una varietà di prodotti che richiedono imballaggio e cura diversi.

Assicurati che i dettagli dell'ordine siano accurati

Assicurati di avere le informazioni necessarie per evadere gli ordini non appena arrivano. Una buona pratica è aggiungere il peso e le dimensioni ai tuoi prodotti in anticipo. In questo modo, quando si tratta di evadere un ordine, puoi facilmente scegliere l'imballaggio giusto per i prodotti in quell'ordine.

Potresti anche voler ricontrollare i dettagli del prodotto, del cliente e del pagamento. Questa è una buona opportunità per contattare il cliente e apportare le modifiche necessarie all'ordine se qualcosa sembra errato. Una volta confermati tutti i dettagli, aggiungi le informazioni di spedizione e tracciabilità per ogni ordine.

Scegli e imballa gli ordini in modo più efficiente

Ottimizza il tuo spazio per l'efficienza quando si tratta di prelievo e imballaggio.

• Mantieni la tua stazione pulita e organizzata, con i prodotti più venduti più vicini alla tua stazione di confezionamento e posizionali all'altezza degli occhi per un facile accesso.
• Se sai che alcuni prodotti vengono spesso venduti insieme, tienili vicini l'uno all'altro.
• Dovresti etichettare il tuo inventario con il nome del prodotto, lo SKU e i dettagli della variante come taglia e colore.
• Conserva i tuoi prodotti in scaffali o contenitori separati in modo da poter trovare facilmente i prodotti che devi prelevare e imballare.

Prendi in considerazione la possibilità di prelevare e imballare più ordini contemporaneamente anziché uno alla volta. Un ottimo modo per farlo è selezionare in blocco il gruppo di ordini che desideri evadere, in base al processo di definizione delle priorità, e stampare i documenti di trasporto. È quindi possibile utilizzare queste distinte di imballaggio per passeggiare nel magazzino e raccogliere l'inventario necessario per l'imballaggio. In alternativa, puoi utilizzare l'app mobile Shopify per visualizzare i dettagli del prodotto dall'ordine. Con lo stesso gruppo di ordini selezionato, acquista e stampa le etichette di spedizione.

Dopo aver prelevato il tuo inventario e stampato le etichette, crea una catena di montaggio dei tuoi documenti di trasporto, prodotti, extra (materiali di marca, note di ringraziamento, promozioni) ed etichette di spedizione e inizia a imballare i tuoi ordini.

Da lì, puoi programmare un ritiro o una riconsegna con il tuo corriere per mettere i pacchi in consegna. Se il tuo corriere è USPS, utilizza l' app Shipping manifests , in modo che USPS possa scansionare un documento e ricevere i dettagli di spedizione per un ampio gruppo di ordini.

Se offri la consegna locale, metti da parte quegli ordini e sfrutta la nostra app di consegna locale per consegnare i prodotti nella tua comunità.

Per gli ordini di ritiro locali e sul marciapiede, Montgomery afferma che Skiis e Biikes ottimizzano il loro spazio per questo tipo di ordini durante le vacanze.

Dedicare più spazio nello showroom al ritiro in negozio consente al personale di trovare i prodotti più velocemente.

3. Prepara il tuo inventario

Il tuo inventario deve essere sufficiente e accurato. Ma non tutto il tuo inventario funziona allo stesso modo. Per prendere decisioni informate quando ordini l'inventario per le festività natalizie, utilizza un rapporto di analisi ABC per capire meglio quali prodotti generano maggiori entrate. Questo rapporto classifica il valore delle tue azioni in base a una percentuale delle tue entrate:

A = % di azioni che rappresenta l'80% delle tue entrate
B = % di azioni che rappresenta il 15% delle tue entrate
C = % di azioni che rappresenta il 5% delle tue entrate

Il tuo stock A rappresenta i tuoi prodotti più redditizi e di valore. Assicurati di avere questi prodotti a portata di mano durante l'alta stagione in modo da non perdere le vendite. Il tuo stock C è il tuo stock lento o morto. BFCM è una grande opportunità per vendere questi prodotti a uno sconto per ridurre le scorte in eccesso. Ti consigliamo inoltre di ordinare il tuo inventario con largo anticipo, per anticipare eventuali ritardi o interruzioni nella catena di approvvigionamento.

Dovrai anche assicurarti di avere un conteggio accurato dell'inventario prima della stagione delle vendite natalizie. Prendi in considerazione la possibilità di eseguire un controllo o un conteggio delle scorte del tuo inventario esistente e assicurati di aggiornare le quantità di inventario non appena arriva il nuovo inventario. Un ottimo modo per farlo è con la funzione di scansione sull'app mobile di Shopify.

4. Espandi la tua capacità di adempimento con un 3PL

Avere un back office collegato al tuo inventario e al monitoraggio degli ordini è fondamentale per una strategia di evasione degli ordini di successo. Se sei preoccupato di non avere abbastanza spazio di archiviazione o il tuo team non sarà in grado di gestire l'aumento della domanda, potrebbe essere il momento di affidarti a un fornitore di servizi logistici (3PL) di terze parti, come Shopify Fulfillment Network. Esternalizzando la tua realizzazione, puoi assumere esperti che preleveranno, imballeranno e spediranno gli ordini ai tuoi clienti in modo facile e veloce. Mentre esplori l'adozione di un 3PL, cerca un partner che disponga di una vasta rete di centri logistici strategicamente posizionati in modo da poter risparmiare tempo e costi per spedire i tuoi ordini più velocemente.

Scopri di più sui 3PL e su come determinare se la tua azienda è pronta per l'esternalizzazione dell'adempimento.

5. Usa i resi per creare un'esperienza cliente memorabile

I resi sono una parte essenziale dell'esperienza di acquisto online. Il 68% degli acquirenti controlla la pagina dei resi prima di effettuare un acquisto e il 52% ha lasciato il carrello per paura di un processo di reso difficile. Con l'aumento delle vendite durante le festività natalizie, aumenta anche il volume dei resi. Secondo la National Retail Federation (NRF), i commercianti possono aspettarsi il più alto volume di resi a dicembre, gennaio e febbraio.

Innanzitutto, metti insieme una politica di restituzione specifica per le festività che può aiutare ad attirare e convertire i clienti. Probabilmente ne hai già uno che esamina quali prodotti sono idonei per i resi, quanto tempo devono essere effettuati i resi e le condizioni in cui devono essere i prodotti. Modificare la tua politica di restituzione ed estendere la finestra di reso fino a dopo il nuovo anno è un ottimo modo per incentivare le vendite. Ad esempio, se un cliente acquista un regalo in ottobre, vorrà essere sicuro che la persona che riceverà il regalo sarà in grado di restituire il prodotto dopo le festività natalizie. Questa estensione temporanea è un modo semplice per migliorare l'esperienza del cliente e portarli oltre la linea.

Assicurati inoltre che la tua politica di reso sia chiara e facile da trovare. Ciò potrebbe significare la creazione di un banner sul tuo negozio online che porta alla pagina della politica di spedizione e restituzione o alla pagina delle domande frequenti. Puoi anche includere un collegamento alla tua politica di reso nelle e-mail di notifica dell'ordine e persino nelle pagine dei tuoi prodotti utilizzando il tema Dawn.

Successivamente, acquisisci familiarità con la gestione dei resi in Shopify e metti in atto un piano per ricevere ed elaborare i resi in modo efficiente. Con i resi in Shopify, puoi creare etichette di spedizione per i resi, tenere traccia dei motivi del reso, rifornire l'inventario ed emettere rimborsi, tutto in un unico posto.

Infine, vorrai riservare un'area nel tuo magazzino per archiviare gli ordini restituiti e dedicare un'ora del giorno o della settimana per evaderli tutti allo stesso tempo. È una buona idea formare personale specifico per gestire i tuoi resi in modo da evitare potenziali errori. Potresti visualizzare linee guida utili nella tua area resi che spiegano come verificare la presenza di danni e come classificare ogni ordine con un motivo di reso, in modo da poter continuare a migliorare i tuoi processi di evasione nel tempo.

Gestisci la corsa alle vacanze in modo efficace

Hai ancora tempo per ottimizzare la tua strategia di evasione ordini per velocità e precisione. Pianifica in anticipo e monitora continuamente i processi che sono sotto il tuo controllo in modo da poter continuare a offrire un'esperienza cliente eccezionale, nonostante le sfide derivanti da un periodo dell'anno potenzialmente stressante. Rivedi i flussi di lavoro di evasione ordini, la disponibilità dell'inventario, le strategie di reso e prepara il tuo personale per garantire che la tua massima realizzazione e la stagione delle spedizioni procedano senza intoppi.