Nozioni di base sulla gestione dei costi

Che cos'è la gestione dei costi?

La gestione dei costi è il processo di pianificazione e gestione del budget di un'azienda o di un progetto. Nel caso di un progetto, aiuta il project manager a stimare quanto costerà il progetto e a impostare i controlli per ridurre le possibilità che il progetto superi il budget.

La gestione dei costi è una delle responsabilità più importanti di un project manager; i progetti necessitano sempre di risorse come materiali, manodopera e attrezzature, che generano costi. Tali costi devono essere stimati e controllati durante tutto il ciclo di vita del progetto per completare il progetto.

Una gestione efficace dei costi richiede il software giusto. ProjectManager è lo strumento perfetto per tenere traccia dei costi, delle risorse e del carico di lavoro del progetto. I nostri diagrammi di Gantt, calendari di progetto e schede attività ti consentono di gestire costi, tempo e attività in un unico posto. Inizia gratuitamente.

Come gestire i costi del progetto in 4 passaggi

I quattro passaggi seguenti descrivono come funziona il processo di gestione dei costi nella gestione dei progetti.

1. Pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse è il processo di previsione dei futuri requisiti di risorse per un'azienda, un progetto o un ambito di lavoro. Per creare un piano delle risorse, è necessario iniziare definendo l'ambito del progetto, un documento che dettaglia le attività del progetto che verranno svolte.

Una volta che le attività del progetto sono state definite, i project manager di solito fanno affidamento su dati storici, opinioni di esperti e strumenti di pianificazione delle risorse come una struttura di ripartizione delle risorse (RBS) per stimare le risorse che saranno necessarie.

2. Stima dei costi

La stima dei costi consiste nell'assegnazione dei costi alle risorse necessarie per eseguire i progetti, come manodopera, materiali e attrezzature. La stima dei costi è uno dei passaggi più importanti nel processo di gestione dei costi perché costituisce la base per il budget del tuo progetto. Esistono diverse tecniche di stima dei costi che puoi utilizzare a seconda delle caratteristiche del tuo progetto.

3. Budget dei costi

Sulla base delle tue stime dei costi, ora puoi creare un budget di progetto, che è semplicemente la somma di tutti i costi del tuo progetto. Assicurati di includere tutti i tipi di costi del progetto, inclusi i costi diretti, indiretti, fissi e variabili. Un budget di progetto dovrebbe includere anche riserve di emergenza nel caso in cui ci sia del lavoro da rifare o un rischio abbia colpito il progetto e sia necessario adottare strategie di mitigazione del rischio.

Una volta avviato il progetto, il budget del progetto è una linea di base utilizzata per confrontare i costi effettivi rispetto ai costi stimati. Pertanto, i budget di progetto consentono ai project manager di capire rapidamente se i loro costi sono troppo elevati e se esiste il rischio di superamento dei costi.

4. Controllo dei costi

Il controllo dei costi si riferisce a tutte le attività, linee guida e procedure adottate per ridurre al minimo e tenere traccia dei costi del progetto. Uno scarso controllo dei costi può influire sulla redditività di un progetto, ma fortunatamente il software di gestione dei progetti può aiutarti a tenere facilmente traccia dei costi con strumenti come schede attività, pianificatori del carico di lavoro e dashboard di progetto.

I risultati di queste 4 fasi possono essere documentati in un piano di gestione dei costi, una componente critica del piano di progetto.

Che cos'è un piano di gestione dei costi?

Un piano di gestione dei costi sembra semplice. È uno schema della stima dei costi per il progetto, ma include tutte le allocazioni e il modo in cui il project manager controllerà quei costi per portare il progetto come previsto.

Un piano di gestione dei costi deve tenere conto delle risorse che incidono sul budget del progetto, siano esse materiali o persone. Ci sono anche costi fissi, variabili e generali. Tutti questi devono essere calcolati per sapere quale sarà il tuo impegno finanziario per il progetto.

Ultimo ma non meno importante è lo stakeholder, che ha un interesse acquisito nel contenere i costi. Il superamento dei costi è un problema riscontrato da molti progetti, ma non che le parti interessate tollereranno bene. Tieni a mente le parti interessate quando formuli il tuo piano di gestione dei costi. Devono rimanere aggiornati e ottenere rapporti durante tutto il progetto.

Schema del piano di gestione dei costi

Ecco alcuni elementi chiave che devono essere inclusi in un piano di gestione dei costi:

• Metodi di stima: spiegare quale metodo di stima dei costi è stato utilizzato, ad esempio parametrico, bottom-up, a tre punti, ecc.
• Unità di misura: per misurare i costi in modo accurato, è importante stabilire unità di misura per la manodopera, i materiali e le attrezzature. Alcuni esempi di unità di misura possono essere ore del personale, piedi quadrati, tonnellate, chilogrammi, ecc.
• Base dei costi: in base alle stime dei costi, è necessario definire una linea di base dei costi che contrassegni il limite di spesa per il progetto.
• Soglie di controllo dei costi: è importante stabilire soglie per monitorare l'andamento dei costi. Ciò significa semplicemente che quando la variazione dei costi raggiunge una determinata percentuale, il team di progetto intraprenderà azioni di gestione dei costi.
• Metodi di misurazione delle prestazioni: stabilisci come verrà misurata la prestazione in termini di costi per vedere se stai soddisfacendo gli obiettivi e le aspettative del progetto. Per fare ciò, avrai bisogno di un sistema di monitoraggio dei costi e di tecniche di gestione del valore guadagnato (EVM).
• Linee guida per la rendicontazione: è necessario disporre di un formato e di canali di comunicazione per riportare i risultati mentre si monitora l'avanzamento del progetto e si presentano questi dati alle parti interessate.

Perché è importante la gestione dei costi?

Il motivo principale per cui la gestione dei costi è così importante nella gestione dei progetti è che il piano di gestione dei costi include le linee guida e le procedure necessarie per rispettare il budget. Questo è fondamentale perché altrimenti l'organizzazione potrebbe perdere denaro poiché i costi superano i profitti.

Il processo di gestione dei costi inizia nella fase di pianificazione del progetto, dove vengono stimati i costi e quindi viene definito un budget di progetto. Quindi, quando il progetto viene eseguito, le spese vengono attentamente monitorate e registrate per assicurarsi che siano in linea con il budget.

Quando si dispone di un budget di progetto, viene impostata una linea di base per i costi del progetto. Ciò significa che governa le decisioni e le direzioni che prendi quando gestisci i costi del tuo progetto. Questo ti aiuta a mantenere il progetto in carreggiata senza spendere troppo.

Suggerimenti per la gestione dei costi

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti da tenere a mente mentre stai lavorando per gestire i costi del tuo progetto.

• Piano per l'inflazione: il prezzo non è scolpito nella pietra e qualsiasi buon budget ne terrà conto tenendo conto di una serie di costi.
• Conto per disastri naturali o potenziali eventi: aspettati che l'imprevisto possa sembrare sciocco, ma devi avere spazio nel tuo budget per un evento meteorologico, un problema personale o un altro sconosciuto che ritarderà il progetto.
• Altri costi imprevisti: non tutti i costi imprevisti sono casuali. Possono esserci problemi legali, sanzioni associate al progetto o costi di manodopera imprevisti, tutti elementi per i quali non puoi preventivare, ma possono informare il tuo budget.
• Traccia in tempo reale: disporre di un software per monitorare il budget durante l'esecuzione del progetto è fondamentale per la gestione dei costi. Tuttavia, se stai guardando dati che non sono aggiornati, non sarai in grado di agire abbastanza rapidamente per risolvere i problemi. Pertanto, desideri disporre di un software con tracciamento dei dati in tempo reale.
• Rispondi prontamente: indipendentemente da come scopri una discrepanza nel costo del tuo progetto, devi agire immediatamente. Più aspetti, più soldi vengono sprecati.
• Dimensioni di conseguenza: alcune persone pensano che i progetti più piccoli non richiedano la gestione dei costi del progetto. Ma piccolo o grande, vorrai gestire i costi.

Per gestire al meglio i costi del progetto, devi conoscere il tuo progetto dentro e fuori. Il modo migliore per farlo è all'inizio del progetto creando una carta del progetto completa.

ProjectManager è il tuo software di gestione dei costi

ProjectManager è un software online con gli strumenti necessari per la pianificazione della gestione dei costi in tutte le fasi del progetto. Poiché il nostro software è basato su cloud, i dati del progetto vengono forniti in tempo reale in modo da poter valutare immediatamente l'accuratezza delle stime dei costi rispetto alla spesa effettiva.

La nostra funzione di gestione delle risorse ti aiuta a mantenere bilanciato il tuo carico di lavoro, che regna nei costi. Abbiamo anche schede attività di facile utilizzo, in cui i membri del team possono inviare con un clic e i project manager possono approvare con un clic. Ma la nostra funzionalità più potente per la gestione dei costi è il nostro dashboard del progetto, che tiene traccia dei costi del progetto in tempo reale in modo da poter tenere d'occhio il tuo budget.

Modelli di gestione dei costi gratuiti

Offriamo dozzine di modelli di gestione dei progetti per aiutarti a gestire i tuoi progetti. Ecco alcuni modelli per assisterti durante il processo di gestione dei costi.

Modello di budget del progetto

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Modello di piano delle risorse

Non è possibile gestire i costi senza una solida pianificazione delle risorse. Il nostro modello di piano delle risorse è lo strumento perfetto per tenere traccia di tutte le diverse risorse di cui avrai bisogno per eseguire i tuoi progetti.

Modello di analisi costi benefici

I progetti devono essere redditizi, altrimenti non è una buona idea eseguirli. Prima di iniziare un progetto, assicurati di fare un'analisi costi-benefici in anticipo. Il nostro modello di analisi costi-benefici è un ottimo punto di partenza.

Contenuto relativo

• Analisi costi benefici
• Come tenere traccia delle spese del progetto
• Come calcolare la varianza dei costi
• Suggerimenti per un migliore controllo dei costi

Ulteriori informazioni sulla gestione dei costi del progetto

Quando lavori sulla gestione dei costi, stabilisci politiche e procedure per gestire e controllare i costi del tuo progetto. Jennifer Bridges, PMP, parla delle conoscenze di base che devi conoscere per comprendere la gestione dei costi su qualsiasi progetto in questo breve video tutorial.

Ecco una miniatura per riferimento.