Preparati alle imminenti scadenze per la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti

Un nuovo anno significa nuove risoluzioni, nuovi inizi e la fine dell'anno finanziario precedente. Significa anche che ci sono alcune considerazioni fiscali per le affiliate con sede negli Stati Uniti su cui potresti dover agire.

Con il 2017 nel nostro specchietto retrovisore, speriamo che tu possa guardare indietro e scoprire che è stato un anno di successo sia per te che per i tuoi affiliati. Il tuo rapporto con i tuoi affiliati è una cosa meravigliosa. Più lavorano duramente, più soldi guadagnate entrambi. È come avere un team di vendita senza il sovraccarico di assumerli effettivamente.

Se gestisci un programma di affiliazione negli Stati Uniti o hai affiliati che risiedono negli Stati Uniti, tale relazione può generare per te alcuni requisiti di dichiarazione dei redditi.

In genere, i pagamenti agli affiliati sono classificati come compensi non dipendenti . Gli affiliati non sono dipendenti, quindi non pagano le tasse sui salari sulle commissioni pagate loro. Tuttavia, sei responsabile di segnalare all'IRS gli importi pagati loro se superano i $ 600 durante l'anno.

Cosa significa questo per i gestori del programma di affiliazione?

In qualità di manager del programma di affiliazione, ci sono alcune cose di cui potresti essere responsabile oltre a pagare i tuoi affiliati in tempo. Se hai effettuato pagamenti per un totale di $ 600 o più durante l'anno a qualsiasi affiliato con sede negli Stati Uniti, dovrai segnalare tali pagamenti ai tuoi affiliati sul modulo IRS 1099-MISC.

Per compilare un 1099-MISC, avrai bisogno di alcune informazioni di base.

• Modulo IRS W-9. Un W-9 dovrebbe essere ottenuto dai tuoi affiliati prima di averli pagati $ 600. Generalmente questa è una buona pratica per evitare di affrettarsi a ottenere le informazioni al momento delle tasse. Il W-9 consente agli affiliati di fornire informazioni come nome, tipo di entità (persona fisica, LLC, società, ecc.), indirizzo e numero di identificazione fiscale.
• Verificare le informazioni W-9. L'IRS è molto precisa sul fatto che le informazioni che includi sul 1099-MISC corrispondano ai loro record. Verificano che il nome del contribuente e il numero di identificazione fiscale corrispondano. La mancata corrispondenza di questi può comportare sanzioni. Il tuo commercialista può aiutarti a verificare queste informazioni. Oppure puoi verificare direttamente tramite l'IRS o tramite una serie di servizi di terze parti.
• Informazioni sulla tua attività. Dovresti già avere queste informazioni a portata di mano. Avrai bisogno della ragione sociale, dell'indirizzo, del numero di telefono e del codice fiscale federale.
• Pagamenti totali a ciascun affiliato. Dovrai totalizzare i pagamenti di ogni affiliato durante l'anno e questo può essere un compito che richiede tempo se eseguito manualmente. Qualsiasi affiliato che abbia guadagnato $ 600 o più dovrà ricevere un 1099-MISC. WP1099 è un plugin per WordPress che si collega al tuo negozio e ti fornisce un'esportazione di tutte le informazioni di pagamento necessarie per l'anno.

Scadenze di deposito

Devi presentare qualsiasi modulo 1099-MISC con compenso non dipendente, comprese le commissioni di affiliazione, entro il 31 gennaio 2018. Anche i tuoi affiliati dovrebbero ricevere le loro copie del modulo entro tale data. Gli affiliati avranno bisogno di quei moduli per presentare le proprie imposte sul reddito ad aprile. Consegnare loro il modulo a gennaio fornirà loro il tempo sufficiente per preparare le proprie tasse.

Se non si presenta entro la scadenza del 31 gennaio, ci possono essere sanzioni pecuniarie significative dall'IRS.

File cartaceo contro file elettronico

Archivio cartaceo
Sì, le persone possono ancora presentare in formato cartaceo i loro moduli fiscali!

Se stai archiviando cartaceo, devi compilare meno di 250 moduli all'anno. Qualcosa in più e dovrai inviare un file elettronico.

Per poter archiviare in formato cartaceo, è necessario richiedere copie speciali del modulo 1099-MISC all'IRS. Queste speciali versioni cartacee consentono all'IRS di eseguire la scansione del modulo nel proprio sistema. Quella copia utilizza anche una carta carbone sottile, quindi una tipica stampante a getto d'inchiostro o laser potrebbe strappare la carta durante la stampa. L'archiviazione di una versione cartacea in genere richiede una macchina da scrivere vecchio stile o una stampante speciale.

Se si sceglie di archiviare cartaceo è necessario anche un modulo IRS riepilogativo 1096.

E-file
Il deposito elettronico è solitamente il metodo preferito per la compilazione del modulo 1099-MISC. Riduce i tempi di elaborazione e gli errori, quindi è probabilmente l'alternativa migliore.

L'IRS non richiede un modulo di riepilogo 1096 durante il deposito elettronico. Ciò significa meno scartoffie per te!

Inoltre, puoi caricare un file collettivo con tutte le informazioni 1099-MISC del tuo affiliato anziché preparare manualmente ogni modulo individualmente. Questo può far risparmiare un sacco di tempo di elaborazione da parte tua. Quando si e-file, l'IRS invierà una conferma quando il modulo viene ricevuto ed elaborato. Con un deposito cartaceo, non vengono inviate conferme, quindi potresti non essere certo che sia stato ricevuto dall'IRS.

Infine, la maggior parte degli stati partecipa al programma di deposito combinato federale/statale. Questo programma riduce i tempi di elaborazione consentendo all'IRS di presentare automaticamente la domanda presso l'agenzia fiscale del tuo stato. Tuttavia, non tutti gli stati partecipano al programma, quindi potrebbe essere comunque necessario presentare una domanda separatamente.

Ottenere moduli 1099-MISC agli affiliati

Indipendentemente da come lo archivi, dovrai comunque inviare i moduli 1099-MISC ai tuoi affiliati. Molte aziende preferiscono inviare una copia cartacea ai propri affiliati. Questo va benissimo, anche se hai compilato il modulo con l'IRS. L'invio di copie cartacee elimina la possibilità che venga contrassegnato come spam nella casella di posta degli affiliati.

Se scegli di inviare ai tuoi affiliati una versione elettronica, devono essere in grado di acconsentire a riceverla. Se non prestano tale consenso, devono comunque poterne ricevere una copia cartacea.

Altre cose da considerare

La tua azienda potrebbe avere considerazioni fiscali uniche che potrebbero non essere state trattate in modo approfondito qui. È sempre consigliabile consultare un contabile locale specializzato in tasse per vedere se c'è qualcos'altro che devi considerare.

Ad esempio, le scadenze di deposito del tuo stato potrebbero essere diverse da quelle richieste dall'IRS. Potrebbero anche avere metodi di archiviazione diversi. Il tuo commercialista sarà in grado di chiarire qualunque cosa si applichi alla tua situazione fiscale.

Prossimi passi?

Quella corsa dell'ultimo minuto per mettere insieme le informazioni è una ricetta per gli errori. Ecco alcune cose da tenere a mente per assicurarti di essere preparato.

• Ottieni un modulo W-9 compilato da tutte le affiliate con sede negli Stati Uniti. Se sei una società con sede negli Stati Uniti con affiliate estere, dovrai invece chiedere loro di compilare un modulo W-8BEN. Queste informazioni sono importanti da conservare perché l'IRS potrebbe controllare le informazioni a un certo punto in futuro.
• Total up pagamenti ai tuoi affiliati . Qualsiasi affiliato che abbia guadagnato $ 600 o più in commissioni dovrà ricevere un 1099-MISC. WP1099 è un plugin per WordPress che farà questo calcolo per te. Con pochi clic esporterà tutti gli affiliati e l'importo pagato durante l'anno in un formato e-file friendly.
• Presentare una domanda all'IRS, all'agenzia delle entrate statale (se richiesta) e alle proprie affiliate . Il tuo commercialista locale può archiviare i moduli per te con l'ulteriore vantaggio di ricontrollare tutto prima di archiviare. In alternativa, puoi utilizzare una serie di servizi di file elettronici di terze parti o presentare direttamente all'IRS.

Se ti senti impreparato per le tasse, usa questi suggerimenti per rimetterti in carreggiata. Ti ringrazierai in questo periodo anche l'anno prossimo!