Gestione dei vantaggi per i progetti: come creare un piano di gestione dei vantaggi

Un progetto è un veicolo per fornire vantaggi ai suoi stakeholder. Questi vantaggi includono una migliore qualità, costi di produzione ridotti, un migliore servizio clienti, una maggiore fidelizzazione dei clienti e così via.

Identificare, descrivere e misurare questi benefici si chiama gestione dei benefici. Avere un piano di gestione dei benefici consente ai project manager di massimizzare questi risultati per l'organizzazione e le parti interessate e fa parte di qualsiasi piano di gestione del progetto di successo.

Che cos'è la gestione dei vantaggi?

La gestione dei benefici è il metodo per investire tempo e risorse al fine di guidare un cambiamento positivo in un progetto. Questo viene fatto identificando, pianificando, misurando e monitorando i benefici dall'inizio del progetto fino alla fine, quando tutti i benefici sono stati raggiunti.

La gestione dei benefici implica benefici specifici, misurabili, concordati, realistici e con scadenze temporali. Questi vantaggi possono essere applicati al cambiamento organizzativo, al processo, ai vantaggi del progetto o alla pianificazione della strategia. Tutte queste definizioni rispondono a un'esigenza di allineamento dei risultati del progetto e delle strategie aziendali.

Sebbene la gestione dei benefici possa portare a risultati più grandi di un singolo progetto, mira sempre ad aumentare il successo di qualsiasi progetto. Secondo il Project Management Institute (PMI), molte organizzazioni non misurano (e quindi non gestiscono) i benefici, il che significa che solo un piccolo numero di organizzazioni sta raggiungendo i benefici previsti. Soddisfare le aspettative su un progetto dovrebbe essere il minimo indispensabile e occorre concentrare maggiore attenzione sulla gestione dei benefici.

Qual è lo scopo della gestione dei benefici?

Pensa alla gestione dei benefici come al collegamento che collega la consegna di un progetto di successo con la gestione del cambiamento. Cioè, lo scopo della gestione dei benefici è garantire che la gestione del cambiamento sia guidata dai benefici. Ecco come ottenere il massimo dal tuo investimento nel progetto.

Tieni a mente i vantaggi

La gestione dei vantaggi viene utilizzata per gestire gli investimenti di un'organizzazione, assicurando che tutti si concentrino sui vantaggi durante l'esecuzione dei processi aziendali. La gestione dei vantaggi identifica se i progetti possono produrre i risultati di business per cui sono stati progettati. Quindi riduce al minimo i rischi connessi al raggiungimento di tali benefici e massimizza l'opportunità di ottenere maggiori benefici. In altre parole, la gestione dei benefit assicura che il progetto continui a creare valore.

Concentrarsi sui vantaggi porta a un migliore processo decisionale durante la gestione dei progetti e l'allocazione delle risorse relative a tali progetti. La gestione dei vantaggi va oltre la semplice misurazione dei progetti in base all'efficienza con cui includono il ritorno sull'investimento nel tempo.

Quando un programma dovrebbe concentrarsi sui vantaggi?

I benefici dovrebbero essere contabilizzati all'inizio di un progetto e seguiti fino alla fine. Come ogni piano, il piano di gestione dei benefici imposta il corso in anticipo e continua ad adeguarlo man mano che si verificano cambiamenti durante il progetto.

I vantaggi, tuttavia, vengono generalmente realizzati durante la fase di consegna del progetto. Prima di allora, la gestione dei benefici può aggiungere costi al progetto. Man mano che il progetto si avvicina alla chiusura, tali costi diminuiranno e aumenteranno i benefici, che continueranno anche dopo il completamento del progetto. Tuttavia, a quel punto, di solito sono gestiti da un'altra organizzazione.

Che cos'è un piano di gestione dei benefici?

Un piano di gestione dei benefici spiega quali sono i vantaggi dell'area del progetto e come e quando verranno erogati. Il piano lo fa includendo quanto segue.

• Descrivere qual è il vantaggio
• Creazione di un programma per quando verrà erogato il vantaggio
• Identificare chi possiede i vantaggi
• Definire la metrica utilizzata per misurare il beneficio e quale sarà la linea di base
• Elencare i presupposti e i rischi associati al raggiungimento del beneficio

Diversi tipi di vantaggi

Il piano di gestione dei benefici tratterà due tipi di benefici: materiali e immateriali. I vantaggi tangibili possono essere misurati, come la riduzione dei costi, mentre quelli immateriali non possono essere misurati con precisione, come la consapevolezza del marchio.

Il business case informerà il tuo piano di gestione dei benefici, che descrive in dettaglio i vantaggi del progetto. Il piano includerà una linea di base in modo che i benefici possano essere misurati durante l'esecuzione del progetto.

Una volta che un piano di gestione dei benefici è stato elaborato, sarà rivisto durante tutto il ciclo di vita del progetto. Questo aiuta ad assicurarsi che siano in linea con il piano. Alcuni vantaggi non verranno erogati fino al completamento del progetto. In questo caso, il titolare dei vantaggi è responsabile di tenerne traccia.

Come creare un piano di gestione dei benefici

Il piano di gestione dei benefici identificherà, monitorerà e terrà traccia dei benefici durante il ciclo di vita del progetto e spesso dopo che il progetto è terminato. Questo viene utilizzato per assicurarsi che l'organizzazione e i proprietari dei vantaggi (coloro che sono i principali beneficiari) rimangano concentrati sui vantaggi durante questo processo.

I seguenti passaggi sono comuni alla creazione della maggior parte dei piani di gestione dei vantaggi:

• Identifica i vantaggi. Quali sono i risultati benefici per le parti interessate del progetto e per l'organizzazione più ampia? Questo deve essere fatto prima di iniziare il progetto.
• Creare un piano che realizzerà i vantaggi; includere eventuali presupposti, rischi e compiti necessari per raggiungere quei potenziali benefici.
• Ciascun beneficio dovrà avere una metrica per misurare il risultato al fine di monitorarlo e assicurarsi che durante l'esecuzione del progetto sia allineato al piano.
• Definire i ruoli e le responsabilità di coloro che gestiranno i benefici.
• Aggiungi un piano per prendersi cura dei benefici che continuerà dopo la chiusura del progetto.
• Sviluppare un piano di rendicontazione per comunicare lo stato del progetto alle parti interessate, attraverso relazioni periodiche, riunioni o conferenze faccia a faccia.
• Implementa il piano.
• Valutare le prestazioni del progetto dopo la sua chiusura per sostenere i benefici dopo l'attuazione del progetto.

Creare una mappa delle dipendenze dei vantaggi

È utile creare una mappa delle dipendenze dei vantaggi, che collegherà i vantaggi agli obiettivi aziendali strategici dell'organizzazione. Questo è suddiviso in cinque parti:

1. Un obiettivo misurabile che si allinea con la visione dell'organizzazione
2. Il beneficio finale che motiva gli stakeholder a investire nel progetto
3. I vantaggi intermedi si aggiungono al vantaggio finale
4. I cambiamenti necessari per raggiungere gli obiettivi di business
5. Qualsiasi processo o sistema che supporta le modifiche di cui sopra

Esiste anche una rete di dipendenza dai vantaggi che definisce gli obiettivi di investimento, i vantaggi, i cambiamenti aziendali, i cambiamenti abilitanti e la tecnologia necessaria.

In che modo ProjectManager aiuta a pianificare i tuoi vantaggi

I piani di gestione dei vantaggi richiedono la stessa pianificazione, assegnazione e reporting di qualsiasi piano di progetto, motivo per cui è necessario ProjectManager per gestire i piani in modo più efficiente. Il nostro software basato su cloud ti fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni migliori sui tuoi progetti.

Una volta che hai un elenco di attività, inseriscilo nel nostro strumento e apri la vista del progetto del diagramma di Gantt. Per popolare queste attività su una sequenza temporale, aggiungi una data di inizio e di fine a ciascuna attività. Ora hai una panoramica dell'intero progetto. Puoi suddividere questa visione più ampia impostando traguardi, che sono date importanti, come l'inizio di una fase del progetto e la fine di un'altra.

Ci sono più modi per monitorare il progetto e tenere tutti aggiornati sui suoi progressi. Per una visualizzazione di alto livello, sono disponibili dashboard in tempo reale che tengono traccia di tempi, costi e altro, acquisendo automaticamente dati in tempo reale e calcolandoli in grafici e grafici di facile lettura.

Quando incontri le parti interessate, hai bisogno di rapporti con un clic a portata di mano che possono essere facilmente condivisi come PDF o stampati. Le informazioni aggiornate sono il quadro più accurato delle prestazioni e dell'avanzamento del progetto, dal tempo rimasto alle attività ai rapporti sullo stato del portfolio se gestisci più di un progetto.

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