Come controllare, classificare e scegliere i migliori strumenti dell'agenzia

Ti sei mai sentito sopraffatto dal numero di strumenti utilizzati dalla tua agenzia?

Il marketer digitale medio utilizza 12,4 strumenti per supportare la consegna di campagne di marketing basate sui dati.

E questa è solo una media... Alcuni usano più di 30 strumenti per ottenere gli stessi risultati!

Per le agenzie, questo può sfuggire rapidamente al controllo. Non solo hai il tuo set di strumenti di scelta, ma devi lavorare con le app e il software che i tuoi clienti scelgono e intrecciarli tutti insieme in un'unica strategia coesa.

Certo, non puoi buttare via il bambino con l'acqua sporca. Gli strumenti dell'agenzia sono un male necessario: portano maggiore efficienza, migliori risultati per i clienti e processi scalabili.

Come si trova una via di mezzo? Come si mette insieme un set di strumenti dell'agenzia che attinge a questi vantaggi senza sovraccaricare il software?

Inizia organizzandoti

Il primo passo per demistificare la complessità è raccogliere tutti i tuoi input e organizzarli in una struttura digeribile.

Quando si tratta degli strumenti software della tua agenzia, prenditi il ​​tempo necessario per elencare tutte le app su cui tu, il tuo team e i tuoi clienti fate affidamento per portare a termine le cose.

Il processo di acquisizione di un elenco di tutti i tuoi strumenti può essere di per sé un'esperienza illuminante. Sarai sorpreso di quante app hai nel mix.

Una volta che hai il tuo elenco principale, categorizzali in aree di attività e funzioni del cliente. Ecco alcune categorie generali che potresti utilizzare:

• Vendite e marketing : le app e gli strumenti interni che utilizzi per far crescere l'agenzia e concludere affari.
• Gestione dei progetti e comunicazione : il software su cui ti affidi per fare le cose e collaborare con colleghi e clienti.
• Campagne : gli strumenti che ti aiutano a eseguire e gestire le campagne per i clienti.
• Reporting : ciò che usi per creare e fornire aggiornamenti sui progressi ai clienti.
• Specialità : qualsiasi strumento specialistico di cui la tua agenzia ha bisogno, in base alla tua area di competenza.

Classificando gli strumenti che stai attualmente utilizzando, potresti trovare inefficienze o lacune nel tuo set di strumenti. Ad esempio, diversi strumenti potrebbero fare la stessa cosa, permettendoti di eliminare quelli che non ti servono. Oppure potresti scoprire che ti manca qualcosa.

Per aiutarti ulteriormente con questo processo, analizziamo ciascuna delle categorie sopra e esaminiamo alcuni strumenti di agenzia di best practice per ciascuna.

Vendite e marketing

Come ben sai, gestire un'agenzia è molto più che fornire risultati ai clienti. La prospezione e la generazione di lead sono fondamentali per il successo a lungo termine di un'azienda di servizi.

Potrebbero esserci delle sovrapposizioni negli strumenti che usi internamente per le vendite e il marketing con quelli che scegli per la consegna al cliente, ma ci sono alcune sottigliezze.

Ecco alcuni esempi degli strumenti necessari per commercializzare la tua agenzia e concludere affari regolarmente.

• CRM e software di gestione dei lead : esistono una miriade di app di monitoraggio delle vendite che potrebbero avvantaggiare il processo di vendita della tua agenzia. Da CRM in piena regola che automatizzano i follow-up e-mail e tengono traccia delle chiamate di vendita, come HubSpot o Salesforce, a strumenti che si concentrano su un componente ristretto dell'ecosistema di vendita, come io.

• Software di proposta : la maggior parte delle agenzie avvia il processo di proposta con mazzi PowerPoint, catene di e-mail non tracciate e metodi di follow-up incoerenti. Questo approccio va bene all'inizio, ma se vuoi scalare, avrai bisogno di un solido software di creazione e monitoraggio di proposte come Proposify.

• Set di strumenti di marketing : i tuoi strumenti saranno diversi a seconda della tua strategia di marketing. Molto probabilmente avrai una qualche forma di automazione della posta elettronica, gestione di siti Web, creazione di documenti, progettazione e strumenti di gestione dei social media. Tratterò questi in modo più dettagliato nelle sezioni di consegna del cliente di seguito.

È facile farsi coinvolgere nella consegna del cliente e avere una trapunta patchwork di strumenti di vendita e marketing, ma non è scalabile.

Gestione del progetto e comunicazione

La vita dell'agenzia ha un numero enorme di parti in movimento. Forse più di qualsiasi altra attività perché stai destreggiando contemporaneamente le esigenze e le personalità di numerosi clienti, personale, liberi professionisti e fornitori.

Ciò rende la gestione del progetto e gli strumenti di comunicazione fondamentali per garantire che attività importanti non sfuggano alle crepe.

Ecco alcuni esempi degli strumenti di cui potresti aver bisogno nel tuo arsenale:

• Gestione dei documenti : creerai e condividerai tutti i tipi di documenti con il tuo team e i clienti che richiedono spazio di archiviazione su cloud, vari livelli di accesso e integrazione intelligente. È difficile superare Google Workspace per questo.

• Gestione delle attività : l'impostazione di progetti, la creazione di scadenze e l'assegnazione di attività è un evento quotidiano nella relazione agenzia-cliente. Uno strumento di gestione dei progetti come Asana ti offre visibilità a livello di account e la tranquillità che tutto venga svolto in tempo.

• Comunicazione : una parte della comunicazione tra le parti interessate verrà effettuata tramite e-mail, ma evitare il sovraccarico della posta in arrivo con strumenti come Slack può migliorare significativamente la produttività dell'agenzia. Avrai anche bisogno di un'app di videoconferenza, come Zoom, per riunioni virtuali.

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Sebbene queste app costituiscano il nucleo di ciò di cui avrai bisogno per la gestione dei progetti e la comunicazione nella tua agenzia, ci sono tantissime alternative che ottengono un risultato simile.

Campagne

L'esecuzione delle campagne per i tuoi clienti deve essere il più agevole ed efficiente possibile. Non solo vuoi ottenere grandi risultati, ma devi anche tenere informati i clienti, rispettare le scadenze e altre aspettative o risultati.

Ogni campagna di marketing sarà diversa e gli strumenti che utilizzerai dipenderanno dalla tua offerta principale a un cliente. Tuttavia, ecco alcuni strumenti generali necessari per eseguire campagne di marketing.

• Piattaforma di email marketing : quasi ogni campagna di marketing prevede una qualche forma di acquisizione, follow-up o sequenza di e-mail. E l'ecosistema del software di email marketing è vasto. Lo strumento giusto per te dipenderà dalla complessità delle campagne dei tuoi clienti. Alla fine, un'app come Mailchimp potrebbe essere sufficiente, o per piattaforme di automazione più intensive, controlla Ontraport.

• Generatore di pagine di destinazione: le campagne non vengono eseguite senza pagine di destinazione e devi essere in grado di creare rapidamente pagine ben progettate che possono essere rapidamente ripetute e testate. Se la tua agenzia si concentra sull'acquisizione di e-mail e sulle campagne sui social media, il generatore di landing page di ShortStack è uno strumento eccellente su cui puoi fare affidamento.

• Strumento di progettazione grafica : ogni campagna che lanci avrà una serie di elementi che necessitano di progettazione, come banner pubblicitari, post sui social media, grafica della pagina di destinazione e altro ancora. Molte agenzie avranno designer interni che utilizzano Adobe Creative Suite, ma in caso contrario, Canva è un'alternativa conveniente e facile da usare.

• Strumenti di ottimizzazione delle conversioni : sebbene il tuo software di email marketing e landing page disponga di alcune funzionalità per analizzare e ottimizzare le tue campagne, potresti voler portare l'ottimizzazione delle conversioni a un nuovo livello con l'analisi dei dati, i test A/B o gli strumenti di mappatura del calore. Un esempio è VWO.

Il modo in cui consegni e ottimizzi le campagne per i tuoi clienti determinerà per quanto tempo rimarranno, quindi è fondamentale avere il giusto set di strumenti.

Segnalazione

Molti degli strumenti che ho discusso finora hanno un elemento di reporting che puoi utilizzare per trasmettere gli aggiornamenti sui progressi ai tuoi clienti. Tuttavia, l'analisi che ottieni da queste piattaforme è specifica per lo scopo dello strumento.

Ad esempio, ShortStack fornisce approfondite landing page e analisi delle e-mail per le tue campagne, che possono aiutare a identificare i principali indicatori per risultati positivi e migliorare le prestazioni delle campagne. Ma ci sono una serie di altri punti dati e approfondimenti a cui i tuoi clienti potrebbero essere interessati, come il coinvolgimento sui social media, i miglioramenti del ranking SEO o i tassi di conversione PPC che costituiscono una visione olistica del tuo lavoro insieme.

Avere uno strumento affidabile in cui è possibile generare report significativi di informazioni sui dati per i clienti, può farti risparmiare ore mettendo insieme le cose in un foglio di calcolo o in un mazzo di diapositive.

Alcuni strumenti principali nello spazio di reporting delle agenzie includono DashThis, AgencyAnalytics, Swydo e ReportGarden.

Rapporti coerenti che puoi replicare su tutti i tuoi clienti in pochi minuti ogni mese miglioreranno notevolmente il tuo tasso di fidelizzazione.

Riunire tutto insieme

Questo articolo si concentra sugli strumenti essenziali per qualsiasi agenzia di marketing. L'altro software che scegli dipenderà dalle aree in cui sei specializzato. Ad esempio, se offri esclusivamente servizi SEO, dovrai aggiungere all'elenco un potente strumento di analisi dei dati SEO come ahrefs o SEMrush. Oppure, se esegui campagne pubblicitarie di Facebook scalabili per i clienti, AdEspresso potrebbe essere nella tua cintura degli strumenti.

Un articolo sugli strumenti delle agenzie potrebbe durare all'infinito... Esistono migliaia e migliaia di app di marketing che aiutano le agenzie a lavorare in modo più efficace e produttivo. Alla fine, la cosa più importante per te è identificare come il tuo set di strumenti otterrà il meglio dal tuo team.

Potresti essere alla ricerca di alcune soluzioni all-in-one o integratori di reporting che creino efficienze nei tuoi processi. Tuttavia, meno non è sempre meglio. Non vuoi sacrificare la qualità per la facilità d'uso se ciò significa diminuire i risultati del cliente.

Cerca di trovare il giusto equilibrio tra strumenti specializzati, integratori e processi di comunicazione a livello di agenzia che facciano lavorare il tuo team all'unisono per fornire risultati ai clienti.