7 consigli per un migliore controllo dei costi e delle spese

Per comprendere il controllo dei costi, devi prima capire perché viene utilizzato: monitorare le spese e identificare i rischi per aumentare i profitti. Da non confondere con la gestione dei costi, il controllo dei costi ha una propria serie di obiettivi che possono far risparmiare denaro alle aziende.

Che cos'è il controllo dei costi?

Il controllo dei costi è il processo di stima dei costi al fine di pianificare e adeguare un budget. Per effettuare stime dei costi accurate, tutte le spese devono essere monitorate e le spese controllate per adattarsi a eventuali modifiche.

La previsione dei rischi è un altro fattore chiave nel controllo dei costi. Quando si analizzano accuratamente i rischi prima che si verifichino, è possibile modificare il budget del progetto prima che avvenga qualsiasi modifica. Ciò riduce la probabilità di superare il budget. I progetti di costruzione sono particolarmente inclini a superare il budget, ma un adeguato controllo dei costi impedisce che ciò accada e fornisce informazioni per fare previsioni future.

Il controllo dei costi del progetto inizia con il monitoraggio e il monitoraggio delle modifiche alle spese. Queste modifiche sono chiamate variazioni e possono essere "favorevoli" o "sfavorevoli". Queste variazioni possono essere utilizzate per fare previsioni più accurate in futuro.

Che cos'è il controllo delle spese?

Il controllo delle spese è il processo di modifica diretta della spesa. Idealmente, queste modifiche sono informate dai dati di controllo dei costi. Laddove il controllo dei costi si concentra sia sul quadro generale che sui dettagli più piccoli, il controllo delle spese apporta modifiche immediate alle abitudini di spesa per mantenere i progetti in carreggiata.

Per tracciare e controllare le spese, devono essere identificate e classificate in una delle due categorie: spese dirette e spese indirette.

Spese dirette

Le spese dirette vanno direttamente ai bisogni tangibili di un progetto. Tre degli esempi più comuni di spesa diretta sono materiali, manodopera e attrezzature. Queste spese saranno specifiche del progetto e "creeranno" qualcosa di tangibile. Il nostro modello di preventivo gratuito può aiutarti a prevedere e gestire le tue spese dirette.

Spese indirette

Le spese indirette sono costi che si accumulano costantemente in background. Alcuni esempi comuni di spese indirette sono gli stipendi dei dipendenti, i benefici per i dipendenti e l'affitto di uffici/strutture. Il controllo delle spese indirette può fare la differenza tra il successo e il fallimento del progetto.

Sette consigli per un migliore controllo dei costi

Tutti i progetti presentano dei rischi e, molto probabilmente, subiscono cambiamenti. Ciò non significa che debbano superare il budget. Queste best practice per il controllo dei costi preparano il tuo processo al successo:

1. Definire KPI importanti

Per ogni attività o processo, un project manager dovrebbe decidere gli indicatori chiave di prestazione. Questi KPI sono parametri predeterminati che un team stabilisce prima di iniziare un progetto e sono indicati durante tutto il progetto per verificare l'avanzamento.

2. Anticipare l'inflazione

Il costo di beni e servizi varia in base a fattori di mercato. Ciò può comportare un aumento delle spese. Queste variazioni di prezzo richiedono adeguamenti dei budget e delle spese. In termini di controllo dei costi, è necessario tenere conto di queste modifiche quando ci si prepara per i rischi e le variazioni.

3. Crea piani di emergenza

Non importa quanto bene un progetto sia pianificato, c'è ancora la possibilità che qualcosa vada storto. È necessario anticipare questi rischi finanziari e creare strategie per adattarsi ad essi senza incorrere in variazioni sfavorevoli. Pensa a queste contingenze come piani di backup. Più puoi immaginare l'imprevisto, più sei preparato per lo scenario peggiore.

4. Tieni traccia delle spese in tempo reale

Un aspetto cruciale del controllo dei costi è il monitoraggio e la documentazione delle spese. Questo è l'unico modo per individuare le varianze e correggerle in futuro. Quando tieni traccia delle spese in tempo reale, puoi individuare le variazioni e apportare le modifiche appropriate. In questo modo, anche variazioni sfavorevoli possono informare su come controllare i costi per il resto del progetto.

5. Raccogliere dati su base regolare

La coerenza è il nome del gioco. Quando il progetto sembra funzionare senza intoppi, la raccolta dei dati può sembrare una priorità bassa. Ma quando permettiamo che ciò accada, i dati diventano distorti e meno utili in futuro. Dopotutto, il controllo dei costi dovrebbe consistere nell'individuare le varianze favorevoli tanto quanto quelle sfavorevoli.

La frequenza con cui raccogli i dati varia a seconda delle dimensioni e dell'ambito del progetto, ma è necessario impostare un programma per eseguire la raccolta, sia settimanale, bisettimanale, mensile, ecc.

6. Documenta tutte le variazioni

Anche le più piccole variazioni dovrebbero essere documentate. Possono sembrare insignificanti al momento, ma è probabile che torneranno utili in seguito. Se i dipendenti orari hanno bisogno di qualche ora di straordinario per completare un'attività, si tratta di una spesa indiretta imprevista. Piccole variazioni come queste possono sembrare un colpo di fortuna, ma possono essere utilizzate per creare budget più accurati in futuro.

7. Comunicare con il Team

Il controllo dei costi non è un one-man show. Per creare budget più intelligenti, devi trasmettere le variazioni e le loro cause all'intero team. Ciò mantiene tutti sulla stessa pagina e consapevoli di battute d'arresto e successi. Non commettere mai l'errore di pensare che i dati non siano rilevanti per i membri del team. Il controllo dei costi riguarda principalmente la raccolta dei dati, ma se nessuno li utilizza i dati diventano inutili.

Cose da evitare quando si controllano costi e spese

Il controllo dei costi è un processo sfumato, ma ci sono modi per renderlo un po' meno complicato. Ecco tre errori comuni nella gestione dei costi commessi anche dai migliori project manager. Fortunatamente, sono evitabili quando sai a cosa prestare attenzione:

Trascurando di considerare le spese indirette

Le spese indirette sono spesso trascurate. Queste spese si nascondono sullo sfondo di qualsiasi progetto, ma i costi si sommano. Inoltre, quando non monitori costantemente le spese indirette, non noterai costi come un aumento dell'affitto, benefici per i dipendenti e altre forme di inflazione. In un mondo perfetto, queste spese sarebbero statiche, ma non tenere conto dei loro continui cambiamenti può facilmente farti superare il budget.

Svalutare i rapporti tra appaltatori e fornitori

Un buon rapporto con un appaltatore o un fornitore può rendere molto più semplice il controllo delle spese dirette. Quando hai una forte relazione con un fornitore, è più probabile che ti informi degli aumenti di prezzo in anticipo. Mantenere sane queste relazioni può semplificare la rinegoziazione dei contratti, se necessario.

Variazioni favorevoli possono significare che puoi acquistare più forniture o contrarre più aiuto. Variazioni sfavorevoli possono significare che è necessario ridurre. Ad ogni modo, una buona relazione rende il processo indolore.

Non utilizzare strumenti automatizzati

Il segreto per un controllo dei costi efficace è tenere sotto controllo le spese, i rischi e altri fattori che influiscono sul budget. Per fare ciò, è necessario utilizzare strumenti per gestire i dati, tenere traccia delle spese e delle risorse, creare report e apportare modifiche al budget in tempo reale.

Quando l'esecuzione di queste attività è un processo lungo, i dati potrebbero essere già modificati e non è possibile documentare ogni variazione. Utilizza invece soluzioni automatizzate che ti consentono di vedere tutte le informazioni di cui hai bisogno in una volta e di apportare le modifiche e i rapporti necessari.

Come ProjectManager aiuta con il controllo dei costi

ProjectManager è una soluzione di gestione dei progetti basata su cloud che ti consente di gestire ogni aspetto del tuo progetto da qualsiasi luogo in cui lavori. Il controllo dei costi richiede dati aggiornati e reportistica rapida per effettuare le stime più accurate. Quando non è possibile accedere e aggiornare queste informazioni in movimento, il processo di controllo dei costi è bloccato.

Gestione delle risorse

Il nostro software di gestione delle risorse ti consente di monitorare esattamente come vengono utilizzate le risorse, quindi ti consente di creare report e individuare esattamente dove queste risorse potrebbero essere utilizzate in modo più efficiente al fine di ridurre le spese.

Monitoraggio dei costi in tempo reale

ProjectManager ti dà la possibilità di visualizzare tutte le informazioni di cui hai bisogno su un dashboard in tempo reale che riflette le modifiche al progetto. Ciò significa individuare le variazioni prima che abbiano un impatto negativo sul budget.

Il controllo dei costi e delle spese è un processo basato sui dati che richiede un robusto software di gestione dei progetti per digerire e distribuire le informazioni. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud con strumenti, come un dashboard in tempo reale, in grado di raccogliere, filtrare e condividere i risultati in grafici e diagrammi scansionabili. Provalo oggi con questa prova gratuita di 30 giorni.