7 suggerimenti per una migliore pianificazione delle risorse

Cosa sono le risorse? Sono tutto ciò di cui hai bisogno per un progetto. Ciò include persone, luoghi e cose.

In altre parole, le risorse sono essenziali. Trattare con loro e coordinare il loro utilizzo è uno dei principali ostacoli che i project manager devono superare se intendono tagliare il traguardo del progetto.

Le risorse si collegheranno a ogni fase del tuo progetto. Fanno parte della pianificazione, programmazione ed esecuzione del progetto. È necessaria una solida metodologia per avere le risorse di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Sai dove sta andando. Sì, pianificazione delle risorse.

È difficile individuare l'aspetto più importante della gestione dei progetti. Tutto sembra essenziale. Ma ci sono sicuramente alcuni pilastri che reggono il progetto e portano più peso di altri. La pianificazione delle risorse è una. Abbiamo alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a gestire meglio le tue risorse.

Che cos'è la pianificazione delle risorse?

Prima di andare avanti, assicuriamoci di essere tutti sulla stessa pagina e definiamo la pianificazione delle risorse. La pianificazione delle risorse è l'identificazione e il coordinamento delle risorse ed è forse l'aspetto più importante della pianificazione delle risorse.

Correlati: modello di pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse prevede la pianificazione delle date di inizio e fine per ciascuna attività del progetto in base alle risorse necessarie e alla loro disponibilità. Bilanciare la disponibilità di risorse con la capacità di lavoro dei team è come mantenere un progetto nei tempi previsti. La pianificazione delle risorse offre ai project manager uno strumento per impostare la durata delle attività del proprio team.

Assegnando e programmando le risorse in base alla capacità, alla disponibilità, all'impegno e all'ambito delle risorse, i progetti possono evitare la sotto e la sovra allocazione. Ciò porta non solo a portare a termine i progetti in tempo e nel rispetto del budget, ma aumenta anche il morale, promuove relazioni migliori, aiuta con la redditività e aumenta la soddisfazione degli stakeholder.

Se vuoi vedere l'efficienza della pianificazione di ProjectManager, guarda questo breve video tutorial.

Vantaggi della pianificazione delle risorse

Con la pianificazione delle risorse, arriva un'organizzazione superiore per progetti, team, siti, attrezzature e qualsiasi altra risorsa associata al progetto. Tutto ciò pone le basi per la distribuzione intelligente delle risorse tra le attività del progetto.

Ciò include l'identificazione delle risorse per ogni attività, la loro disponibilità e quindi l'abbinamento di tali risorse con le capacità. Cioè, chi nella tua squadra è più adatto per eseguire l'attività.

Con queste informazioni, la pianificazione delle risorse consente anche migliori stime dei tempi, poiché fornisce un'altra metrica in base alla quale misurare la pianificazione del progetto. Si basa su rapporti e analisi della pianificazione delle risorse del progetto passato e altri progetti simili per informazioni.

La pianificazione trae vantaggio anche dalla pianificazione delle risorse, che aiuta a pianificare per il futuro calcolando la capacità e la domanda. Meglio lo fai, meglio si sentirà il tuo team quando lavorerà al progetto. Questo perché la pianificazione intelligente della capacità preverrà la sovraallocazione. Si fideranno dei project manager, il che porta a una maggiore fidelizzazione e produttività dei dipendenti.

7 suggerimenti per una pianificazione ottimale delle risorse

1. Utilizzare un software di gestione delle risorse

Usa il software di gestione delle risorse per aiutarti a tenere traccia delle tue risorse e della pianificazione del tuo progetto. Un software di gestione delle risorse memorizza tutte le informazioni sul progetto per aiutarti a gestire le risorse umane, i materiali e le attrezzature.

2. Utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)

Non puoi iniziare a programmare le tue risorse finché non sai quante ne avrai bisogno e quando le utilizzerai. Ciò comporta la raccolta di tutte le attività che portano al risultato finale. Potrebbe sembrare un compito arduo, ma l'utilizzo di una WBS ti assicura di non trascurare alcun passaggio. È un diagramma ad albero con il risultato finale in cima e sotto, i vari rami che conducono ad esso. Più completo è l'elenco, più accurata è la pianificazione delle risorse.

3. Prova il miglioramento delle risorse

Una volta che hai tutti i passaggi, ci sono molti modi per pianificare le risorse. Una tecnica è il livellamento delle risorse, che si concentra sul vincolo di tempo rispetto a tutte le altre. Qui, la scadenza è re. Questa pratica è meglio applicata quando le cose devono essere fatte in tempo, anche se ciò significa ritardare alcuni lavori. Sebbene rimuova una certa flessibilità nella pianificazione, tende a rendere la pianificazione più efficiente ed economica.

4. Pratica il livellamento delle risorse

Un'altra tecnica di ottimizzazione delle risorse da utilizzare è chiamata livellamento delle risorse. Viene utilizzato quando si dispone di risorse sufficienti per completare il progetto. Quindi distribuisce le risorse sul lavoro in modo uniforme.

Questo aiuta a migliorare il morale e rende il programma realistico e realizzabile. Ciò potrebbe accadere abbreviando o allentando il programma, la scadenza potrebbe persino cambiare, ma va bene perché non stai aggiungendo capacità.

5. Sii consapevole dei vincoli

Ci sono vincoli su qualsiasi progetto, come il triplo vincolo di tempo, costi e portata. Tutte queste forze stanno lavorando sulle tue risorse, quindi meglio puoi definire come influiranno sulle attività nel suggerimento precedente, più stretto sarà il tuo programma delle risorse.

6. Scopri quante risorse hai bisogno

Ancora una volta, tornando all'elenco delle attività, determina quante risorse richiederà ciascuna attività.

Che tipo di risorsa è? Quanti di ciascuno saranno necessari per completare l'attività? Questa cifra può essere numerica, come nella quantità necessaria, ma può anche essere espressa nel tempo. Potresti aver bisogno della risorsa per un'ora o settimane. Tutto questo va notato.

7. Controllare la disponibilità delle risorse

Vuoi controllare la disponibilità futura delle risorse. Per fare ciò è necessario conoscere quanta capacità hai e il tuo attuale utilizzo delle risorse. Cioè, ad esempio, quanto lavoro può svolgere il tuo team in un periodo di tempo specifico.

I membri del team hanno delle ferie programmate in quel periodo? Ci sono vacanze? Più dati sulla disponibilità delle tue risorse, più puoi gestire la pianificazione per le tue risorse.

8. Assegna le tue risorse con saggezza

Il suggerimento finale si applica all'assegnazione delle risorse dopo aver elencato le attività, identificato i vincoli, sapere quante risorse saranno necessarie e la loro disponibilità. A questo punto, hai le informazioni necessarie per costruire una pianificazione delle risorse che può evitare costosi colli di bottiglia.

Pertanto, assegnare con cura. A seconda delle risorse, della domanda e della capacità, le date di scadenza potrebbero dover cambiare o addirittura essere ritardate. Un programma delle risorse può funzionare meglio delle foglie di tè per indovinare il futuro del tuo progetto.

ProjectManager può pianificare le tue risorse

ProjectManager ha una vasta gamma di funzionalità per aiutarti a gestire e controllare meglio la pianificazione delle risorse. Dopo aver creato un elenco di attività, puoi facilmente importare il foglio di calcolo nel nostro software e creare un nuovo progetto.

Questo apre un diagramma di Gantt con le attività elencate a sinistra. Aggiungi una data di inizio e di fine per creare la durata dell'attività e una sequenza temporale apparirà sulla destra.

Assegna compiti e risorse con Gantt

Le assegnazioni possono essere effettuate direttamente dal diagramma di Gantt e le dipendenze delle attività possono essere collegate per ridurre la scarsità di risorse. Quando crei i compiti, la disponibilità dei membri del team viene aggiornata in tempo reale, così sai sempre quali risorse sono disponibili.

Puoi anche tenere traccia delle risorse classificandole come team o attrezzature. Aggiungendo tariffe orarie a queste risorse puoi anche monitorare i loro costi. Man mano che le ore vengono registrate sulle attività, tali costi vengono aggiornati automaticamente e confrontati con il tuo piano, così puoi vedere immediatamente se stai andando fuori strada.

La pagina del carico di lavoro tiene traccia della disponibilità e degli orari

In termini di disponibilità, ProjectManager ti consente di bloccare giorni lavorativi, festivi e orari pianificati. Ciò è particolarmente utile quando gestisci team distribuiti in paesi diversi, con fusi orari e festività diversi.

Per bilanciare ulteriormente le attività del tuo team, abbiamo una pagina del carico di lavoro che ti dà visibilità su quanto viene assegnato a ciascun membro del team. Il loro carico di lavoro è codificato a colori, quindi puoi vedere rapidamente se ci sono squilibri. Se ci sono, riassegna semplicemente le attività dalla pagina del carico di lavoro.

Monitoraggio in tempo reale con dashboard

Poiché il nostro software è basato su cloud, si aggiorna in tempo reale. Ciò rende la nostra funzione Team particolarmente utile, che ti consente di tenere traccia di ciò che il tuo team sta facendo su base giornaliera o settimanale. Tieni traccia facilmente dell'avanzamento delle attività, chi è assegnato a cosa e su cosa sta lavorando ogni team. Se qualcosa deve essere riassegnato, bastano pochi clic.

ProjectManager è un software basato su cloud che pianifica le risorse e le tiene sotto controllo. La dashboard in tempo reale segue sei metriche di progetto per monitorare lo stato di avanzamento e il reporting con un clic approfondisce la varianza, le attività e altro ancora. Abbiamo anche schede attività che si aggiornano automaticamente quando i tuoi team completano le loro attività. Controlla le tue risorse e mantienile nei tempi previsti con questa prova gratuita di 30 giorni di ProjectManager.