Contabilità 101: come conservare i registri per la tua piccola impresa

È vero che fare la tua contabilità può essere un incubo completo.

Che tu stia avviando una nuova attività o gestisci un negozio online da anni, imparare a monitorare le tue spese e le tue entrate può sembrare una sfida enorme.

Non sei solo. Quasi i tre quarti dei proprietari di piccole imprese ritengono di non essere molto informati quando si tratta di contabilità e contabilità.

Oltre a gestire la tua attività, devi anche gestire un conto patrimoniale, dichiarazioni dei redditi, storno di addebito su carta di credito e altro ancora. Può essere fonte di confusione e travolgente se ti immergi per la prima volta. Ma non deve essere.

Vuoi diventare un professionista nella tua contabilità? In questo articolo imparerai tutto su come iniziare a tenere i libri contabili per una piccola impresa e su come puoi diventare più redditizio oggi.

Che cos'è la contabilità?

La contabilità è il processo di registrazione e gestione di tutte le transazioni finanziarie per la tua azienda, incluse vendite, acquisti e pagamenti. I contabili tengono traccia di tutti i costi e delle entrate, per aiutare un'azienda a prendere decisioni finanziarie informate.

L'obiettivo della contabilità è mostrarti il ​​quadro finanziario più ampio della tua attività, bilanciare i tuoi conti e migliorare la gestione del flusso di cassa in un modo più strategico.

Le basi della contabilità

Nella contabilità aziendale, un conto è un record di tutte le voci di debito e di credito di un certo tipo, come conti da pagare o buste paga.

Esistono cinque tipi fondamentali di account:

• Risorse. Risorse o cose di valore possedute da una società come risultato delle sue transazioni (ad esempio, inventario, crediti).
• Passività. Gli obblighi ei debiti dovuti da un'azienda a fornitori, banche, prestatori o altri fornitori di beni e servizi (ad es. prestiti, debiti).
• Entrate o entrate. Soldi guadagnati dall'azienda attraverso le vendite o la fornitura di un servizio.
• Spese. Denaro che esce dall'azienda per pagare beni o servizi (ad es. utenze, stipendi).
• Equità. , Il valore residuo della partecipazione di un proprietario in una società, dopo che tutte le passività sono state sottratte (ad es. azioni, utili non distribuiti).

La contabilità delle piccole imprese inizia con l'impostazione di ciascun account in modo da poter registrare le transazioni nella categoria appropriata. Questo costituisce il tuo libro mastro generale. Probabilmente non avrai gli stessi esatti processi di contabilità del prossimo negozio di e-commerce, ma molti metodi di contabilità diversi sono comuni a seconda delle esigenze della tua attività.

Come tenere i tuoi libri

1. Mantenere e aggiornare i record finanziari

La contabilità implica lavorare con i numeri. La maggior parte del lavoro riguarda matematica e contabilità di base. I dettagli dipendono dal tipo di attività che possiedi, ma possono includere attività come il regolamento di conti attivi e estratti conto bancari, la registrazione di transazioni finanziarie, la fatturazione, la fatturazione e il monitoraggio delle buste paga.

Ti occuperai anche di altre questioni relative alla finanza, tra cui:

• Contabilità fiscale per buste paga, reddito, occupazione e persino detrazioni fiscali per le piccole imprese.
• Pianificazione del budget per aiutare l'azienda a rimanere in carreggiata e crescere.
• Preparare i rendiconti finanziari (bilanci, conto economico, flusso di cassa e variazioni del patrimonio netto) per le parti interessate.

La contabilità richiede un'analisi attenta e un po' di conoscenza legale. Nel caso in cui la tua attività venga verificata, devi assicurarti che i tuoi record siano in ordine e che le detrazioni siano legittime.

2. Tieni traccia di ciò che tutti fanno (e spendono)

La contabilità finanziaria può richiedere molto tempo. Devi garantire l'accuratezza per ogni transazione finanziaria, inoltre, devi bilanciare i libri ogni giorno e tenere traccia dei pagamenti in entrata e in uscita dai dipendenti.

Ciò significa che, per padroneggiare la contabilità e la contabilità, dovresti avere eccellenti capacità comunicative e organizzative. In un dato giorno, potrebbe essere necessario raccogliere le ricevute dai dipendenti, gestire le spese di viaggio o rimborsare le persone per i costi. La creazione di un sistema per invii e rimborsi aiuta a non perdere una transazione e che i record rimangano aggiornati e accurati.

3. Utilizzare i servizi di contabilità per migliorare i processi

Un buon software di contabilità o contabilità dovrebbe essere nel tuo kit di strumenti di contabilità per piccole imprese. Con l'aumento della contabilità virtuale e di altri tipi di servizi di contabilità online, i proprietari di piccole imprese devono stare al passo con le ultime tecnologie.

Con buoni servizi o software di contabilità, puoi semplificare l'immissione dei dati, creare report finanziari dettagliati, consolidare i dati e automatizzare la tenuta dei registri. È anche un modo semplice per migliorare la precisione in tutta la tua azienda ed eliminare il tempo speso a svolgere attività ripetitive.

Contabilità in partita doppia rispetto a partita singola

Nel metodo di contabilità a partita singola, le transazioni commerciali vengono registrate quando si effettuano depositi e si pagano le bollette sul conto aziendale, come tenere un registro degli assegni. Questo metodo funziona meglio per le piccole imprese con una piccola quantità di transazioni.

La contabilità in partita doppia è per aziende di qualsiasi dimensione e complessità. In questo metodo, quando viene effettuata una registrazione su un conto, viene effettuata una registrazione corrispondente e opposta su un altro. Ad esempio, se si registra un ricavo di $ 100, è necessario inserire due voci: una voce di debito di $ 100 per aumentare il vostro bilancio di cassa e una voce di credito di $ 100 per aumentare le "ricavi" del conto economico.

Come padroneggiare la contabilità delle piccole imprese

Comprendere e tenere traccia dei dati finanziari è una parte essenziale della finanza delle piccole imprese. Ecco perché, quando gestisci un'impresa, è qualcosa che devi imparare dai corsi di contabilità o esternalizzare.

Fortunatamente, non solo è possibile imparare a gestire i propri libri, ma ci sono alcuni vantaggi notevoli nell'affrontarlo da soli.

Abbiamo parlato con due esperti per aiutarti a gestire le tue finanze da solo: Charlie Ashbourne, un contabile interno qui a Shopify, e Sheena Brady, un manager di successo commerciale per Shopify Plus che gestisce anche un'attività di successo, Tease Tea, e ha costruito un sistema per gestire i libri contabili della sua attività.

Se sei nuovo nel tenere traccia dei tuoi conti e non puoi permetterti di pagare una società di contabilità o un contabile autonomo, puoi comunque imparare le basi e gestire le cose da solo. Ecco uno sguardo in particolare alla contabilità dell'e-commerce da una prospettiva giornaliera, mensile, trimestrale e annuale.

Cosa fare ogni giorno

Quotidianamente, l'unico aspetto generale della contabilità che deve essere presente nella tua mente sono le ricevute.

Tieni una traccia cartacea di tutto ciò che accade nella tua attività, il che potrebbe significare conservare la ricevuta del tuo incontro con un nuovo fornitore o aggiungere ai preferiti la ricevuta e-mail per il tuo ultimo round di annunci digitali.

Il motivo per cui è così importante conservare questi record è semplice. Per ottenere il pieno vantaggio fiscale della richiesta di spese aziendali legittime, è necessario essere in grado di sostenerle.

"Se non hai un sostegno adeguato, ti possono essere negati sia i crediti d'imposta che le spese deducibili, che, se ne hai effettivamente diritto, possono essere un grosso colpo al momento delle tasse", dice Charlie.

Quindi il tuo compito di contabilità quotidiana è assicurarti di avere un piano per tenere traccia di ricevute, fatture ed e-mail pertinenti. Vuoi che questi documenti siano facilmente accessibili in modo che lavorare con loro non richieda tempo o sforzi significativi.

Le ricevute e le fatture possono essere conservate in una cartella specifica. Se tendi a ricevere e-mail da mittenti specifici (fornitori di software, annunci digitali e simili), puoi impostare una semplice regola nella tua casella di posta per incanalarli in una cartella chiamata "Ricevute e fatture".

Potresti anche creare un semplice elenco di cose da fare per gestire questo processo, che è ciò che Sheena ha fatto per Tease Teas.

"Ogni volta che una fattura o una ricevuta ci viene inviata via email (il 95% lo è in questi giorni), carico l'allegato su Google Drive, in una cartella delle fatture suddivisa per mese. Ciò significa che raramente devo stampare, archiviare o archiviare una di queste informazioni, il che di per sé fa risparmiare molto tempo".

Cosa fare settimanalmente

La contabilità non dovrebbe trasformarsi in un'enorme attività settimanale nella tua lista di cose da fare. Ci sono due cose fondamentali da tenere d'occhio ogni settimana: il rendiconto finanziario e le spese variabili, soprattutto quando sono nuove di zecca.

Presta attenzione al tuo flusso di cassa

Hai soldi in banca, quanto e cosa devono coprire quei soldi? Questo è ciò che stai guardando quando si tratta di flusso di cassa.

“Oltre alle entrate e alle spese, la cosa fondamentale è gestire il tuo denaro e il tuo flusso di cassa. Di solito c'è un malinteso sul fatto che se hai un fatturato di X importo, allora hai contanti di quell'importo solo lì, ma non è necessariamente così", dice Charlie.

Quotidianamente, potresti dover prendere decisioni su quando acquistare qualcosa o quanto spendere per la tua attività. Capire quanti contanti hai a disposizione e cos'altro devono coprire i contanti è una parte fondamentale della gestione dei tuoi libri e della tua attività.

Vuoi un semplice sistema di contabilità per pianificare e analizzare il tuo flusso di cassa? Questo articolo sul perché il flusso di cassa può essere ancora più importante del profitto include un pratico foglio di calcolo che puoi utilizzare.

Tieni d'occhio le spese nuove o variabili

Il più delle volte, guardare e rivedere le tue spese può essere un'attività mensile. Ma se hai nuove spese o spese variabili, ti consigliamo di tenerle d'occhio più da vicino per assicurarti che siano in linea con le aspettative.

"Prendi ad esempio le spese di marketing: se hai recentemente stanziato un budget per pubblicare annunci a pagamento e oscilla giorno dopo giorno, dovresti tenerlo d'occhio finché non ti senti a tuo agio con il comportamento", afferma Charlie.

Dopotutto, se ci sono modi per valutare nuove iniziative e spese prima della fine del mese, puoi prendere decisioni più veloci ma comunque informate.

Cosa fare mensilmente

Se stavi lavorando con un contabile interno o remoto, probabilmente saresti in contatto con loro per controllare i tuoi libri su base mensile. Come fai-da-te, dovresti fare un piano per sederti e dedicare un po' di tempo su base mensile a tenere in ordine i tuoi libri.

Ottieni uno snapshot aziendale

Su base mensile, dovresti esaminare la tua attività nel suo insieme per capire come stanno andando le cose e avere un'idea del quadro più ampio.

"Alla fine del mese, vuoi assicurarti di avere tutte le tue spese e poi guardare le tue vendite, le tue spese, le tue entrate e la tua posizione di cassa nel suo insieme", dice Charlie. "Vuoi anche assicurarti di esaminare tutte le aree chiave dell'attività che ti interessano."

Utilizza servizi o software di contabilità per tenere traccia delle tendenze che vedi di mese in mese e pensa a come gestirai il prossimo mese dal punto di vista finanziario. Puoi anche prestare particolare attenzione a eventuali nuovi progetti, campagne o modifiche operative per vedere se hanno un impatto sulle tue vendite, sulle tue spese o su entrambi.

Tieni d'occhio le spese

La tua revisione mensile è un buon momento per pensare in modo più strategico a come le spese si adattano alla tua attività.

"Penso sempre alle spese in modo approfondito, anche quando stiamo ottenendo buoni risultati nelle vendite", afferma Sheena. “Un grande indicatore di successo negli affari è la redditività e spesso puoi creare profitti inaspettati analizzando le tue spese e trovando in modo creativo modi per ridurle.

Puoi trovare diversi modi per ridurre i costi esaminando gli sconti dei fornitori in base alla cronologia dei pagamenti, agli ordini all'ingrosso o al preordine di determinati prodotti.

"L'anno scorso, ho esaminato un popolare accessorio per il tè che vendiamo e ho fatto alcune ricerche. Ho chiesto al nostro fornitore se c'era spazio per uno sconto in base alla nostra storia e alla mia conoscenza del produttore. È stato in grado di ridurre il nostro costo per unità e solo l'anno scorso abbiamo risparmiato oltre $ 5.000 su questa richiesta".

Rimani organizzato

Se c'è un cliché fiscale e contabile in cui ogni imprenditore può identificarsi, è la "scatola da scarpe piena di ricevute". Il sogno, ovviamente, è consegnare quella scatola da scarpe a un CPA o uno dei tanti servizi di contabilità che possono dare un senso a tutto, ma ci sono modi in cui puoi affrontare la scatola da scarpe da solo.

Durante la revisione mensile, esamina tutte le ricevute memorizzate nella tua e-mail, nel file di Google Drive o, sì, nella tua scatola da scarpe. Ordinali in categorie di spesa, sia per tenerti organizzato per la stagione fiscale, sia per dare un'occhiata a quanto stai realmente spendendo per gli ordini di inventario rispetto alla pubblicità.

Regola in base a ciò che devi sapere

Non ci sono due aziende uguali e, sebbene ci siano fondamentali che valgono per ogni azienda, il tuo mix unico di entrate e spese può portare a una serie di esigenze contabili leggermente diverse da quelle delle altre.

“Ero abituato a recensire i miei libri in base agli ordini. Ogni ordine che è arrivato, mi assicurerei che fosse registrato e tracciato con un software di contabilità", afferma Sheena. “Si scopre che non era necessario. Per la nostra attività, tutto ciò che contava per le nostre recensioni erano le vendite complessive per mese".

Se stai registrando tutto ciò di cui hai bisogno per scopi fiscali e contabili e stai ottenendo le informazioni finanziarie necessarie per prendere decisioni strategiche sulla tua attività, puoi scegliere di semplificare i processi che non sono critici per nessuna di queste cose.

Il miglior software di contabilità per le piccole imprese

Se stai cercando modi per semplificare la contabilità online, ci sono una serie di strumenti da considerare, a seconda delle esigenze della tua attività:

1. A2X. Questa app pubblica automaticamente le vendite del negozio Shopify su Xero o QuickBooks e riconcilia i tuoi pagamenti in modo da poter vedere che tutto è stato contabilizzato correttamente. A2X è considerato affidabile da centinaia di importanti società di contabilità e-commerce.
2. Integrazioni OneSaaS. OneSaas collega le app aziendali a contabilità, e-commerce, evasione ordini, CRM, fatturazione e e-mail marketing. Puoi creare facilmente flussi di lavoro personalizzati e creare un sistema di contabilità che cresce con la tua attività.
3. libri freschi. Questo software di contabilità cloud ti aiuta a gestire gli ordini Shopify in FreshBooks in base a tre oggetti: articoli, fatture e pagamenti. Utilizza anche il tuo inventario Shopify come fonte di verità per tutta la gestione dell'inventario, aggiornando automaticamente le informazioni.
4. QuickBooks. Quando integri Shopfiy con QuickBooks, i tuoi ordini, inventario, clienti e spedizioni vengono aggiornati e accurati automaticamente. Puoi utilizzare QuickBooks per pubblicare informazioni sugli ordini di e-commerce come voci di giornale batch o registrazione granulare a livello di ordine e sincronizzare con altri mercati di e-commerce, come Etsy e Amazon.
5. Panca. Bench offre servizi di contabilità in outsourcing a prezzi accessibili per il tuo negozio Shopify. L'app si sincronizza direttamente con il tuo commerciante e conti bancari. Quindi, un team di contabilità virtuale bilancia i tuoi libri mensili e prepara i rapporti finanziari.

"Quando scegli il miglior sistema di contabilità, prendi in considerazione uno dei principali sistemi di contabilità cloud, come QuickBooks o Zero", afferma Ellen Main di A2X Accounting.

“Quando fai la contabilità fiscale per la tua attività Shopify, non è sufficiente registrare solo le vendite. Devi riscuotere tutte le tasse e le tasse", aggiunge Ellen. “Non è un compito da poco senza l'aiuto di un'app, un connettore o un'integrazione.

Scegli un software di contabilità che pubblichi estratti conto riepilogati e attribuisca tutte le tue vendite e commissioni al tuo sistema di contabilità. Ciò garantirà che, man mano che la tua attività cresce, i tuoi libri saranno sempre ordinati e accurati.

Comprendere la contabilità delle piccole imprese è la chiave per la crescita

Sia che tu svolga la contabilità da solo o decida che è meglio assumere un contabile certificato, capire come il denaro scorre attraverso la tua attività è un buon affare.

"Avere dati corretti e sapere dove ti trovi, cosa sembra aumentare le tue entrate e dove potresti essere in grado di tagliare alcuni costi è fondamentale", afferma Charlie. "Avere dati solidi quando si tratta di contabilità per le startup ti mette in una posizione migliore per avere successo in futuro".

Anche se hai poca esperienza di contabilità, ora hai una conoscenza diretta e l'accesso a tutti i tuoi dati finanziari, il che ti mette in un posto potente per prendere decisioni informate sul futuro della tua attività. E mentre è utile ricevere aiuto e consigli da esperti contabili, assicurati di non perdere mai la solida comprensione dei tuoi numeri, indipendentemente da chi gestisci la giornata.