Che cos'è un rapporto di bilancio? Scopo, componenti e vantaggi

Che tu gestisca un'azienda o un progetto, dovrai gestire un budget. Un budget è il piano di spesa che prevedi utilizzando le stime di entrate e uscite. Per assicurarti di rispettare quel budget operativo sempre importante, eseguirai un regolare rapporto sul budget e farai riferimento ai rendiconti finanziari.

Un rapporto sul budget è uno strumento necessario per gestire le tue finanze e mantenere fattibile la tua attività o il tuo progetto. Per evitare un potenziale pozzo di denaro, scopri cos'è un rapporto sul budget, a cosa serve e di cosa è composto. Spiegheremo i numerosi vantaggi dell'utilizzo di un rapporto sul budget e dimostreremo come crearne uno con il software di gestione dei progetti.

Che cos'è un rapporto di bilancio?

Un rapporto sul budget è un quadro finanziario di un'azienda o di un progetto in un periodo di tempo specifico. Raccoglie i dati relativi alla spesa effettiva e li confronta con quanto previsto per quel periodo in termini di budget.

Ciò significa che un rapporto sul budget aiuta a determinare se stai spendendo in base al tuo budget o andando al di sopra o al di sotto di esso. Il report sul budget ha almeno due colonne: una per la spesa pianificata che è stata preventivata per il periodo riportato e una per la spesa effettiva per quel periodo.

Quando si genera un rapporto sul budget, è importante utilizzare uno strumento che raccolga dati in tempo reale per darti la visione più accurata della tua spesa effettiva durante quel periodo. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con report in tempo reale. Spiegheremo più avanti come creare un rapporto sul budget, ma se vuoi avere una visione di alto livello della tua spesa in qualsiasi momento, utilizza la nostra dashboard live. A differenza degli strumenti leggeri, la nostra dashboard non richiede alcuna configurazione dispendiosa in termini di tempo. È pronto a mostrarti i costi effettivi quando vuoi vederli. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Qual è lo scopo di una relazione di bilancio?

Lo scopo principale di un rapporto sul budget è raccogliere dati su quanto stai spendendo per la tua attività o progetto in un periodo specifico. Queste informazioni sono fondamentali per gestire un'azienda o un progetto di successo; non puoi spendere alla cieca e aspettarti di rimanere in affari o realizzare un progetto di successo.

Essere in grado di avere un adeguato controllo della spesa è ciò che tiene a galla un'azienda. È particolarmente vero quando le economie attraversano periodi buoni e cattivi. Un'azienda non può ignorare il panorama economico e aspettarsi di sopravvivere, piuttosto, regolari rapporti sul budget ti aiutano a smuovere la tua attività attraverso le acque agitate del settore.

Un altro scopo dell'esecuzione di un rapporto sul budget è stabilire aspettative e parametri chiari per i tuoi team. È più probabile che spendano in base al budget se capiscono cos'è quel budget e in che modo la loro spesa influisce su di esso. Questo tipo di competenza finanziaria porta a una spesa più efficace.

Un budget è anche la migliore ipotesi di quanto spenderà un'azienda o un progetto. L'accuratezza si basa su ricerche e dati storici. I tuoi report di budget possono quindi essere archiviati e accessibili durante la pianificazione di budget futuri per fare una stima migliore di quali saranno i tuoi costi e le tue spese.

Componenti di un rapporto di bilancio

Un report sul budget può includere colonne diverse a seconda dell'attività o del progetto. Spesso il rapporto sul budget fa parte di un rapporto sullo stato più ampio che acquisisce un insieme più ampio di punti dati. Ciò può aiutare a contestualizzare i costi e fornire un quadro migliore non solo di quanto è stato speso, ma anche del perché.

Ma se dovessi ridurre un rapporto di budget ai suoi elementi essenziali, rivelerebbe queste quattro componenti: costi effettivi, costi pianificati, budget e budget rimanente. Qualsiasi rapporto sul budget che crei dovrebbe includere questi quattro componenti. Diamo un'occhiata più da vicino a queste quattro parti di un rapporto di bilancio di base.

Costi effettivi

I costi effettivi in ​​un report di budget sono le spese totali sostenute dall'azienda o dal progetto nel corso del tempo riflesse nel report. È importante capire che una previsione o un budget cerca di essere accurato ma non è mai completamente corretto. Ci sono quasi sempre spese impreviste, costi, ecc., che avranno un impatto sul tuo budget. I costi effettivi, quindi, ti forniscono dati precisi su quanto hai speso in modo da poterlo confrontare con quanto pensavi di spendere in questo periodo.

Costi pianificati

I costi pianificati sono quelli che prevedi per l'azienda in un periodo di tempo specifico o per un periodo di un progetto più lungo. Si tratta di costi stimati basati su un budget e una tempistica predeterminati. Alcuni di questi costi includono materie prime, costi di manodopera e costi generali, come le utenze.

Bilancio

Il budget è un piano finanziario utilizzato da un'azienda o da un progetto per illustrare il denaro necessario per operare in un periodo o affinché un progetto fornisca con successo il proprio prodotto o servizio. Mostra quanti soldi sono necessari e il tempo in cui quei soldi devono essere spesi per portare avanti le operazioni di un'impresa o realizzare l'obiettivo di un progetto.

Bilancio rimanente

Infine, il budget rimanente è ciò che rimane in termini di budget complessivo dopo la spesa del periodo riportato. Mostra quanti soldi ti sono rimasti per continuare a gestire la tua attività o realizzare il tuo progetto. Dovrebbe essere sufficiente, ma se hai speso troppo durante il periodo di tempo riportato, dovrai affrontare il tempo, l'ambito o i costi della tua attività o del tuo progetto per tornare in pista.

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5 vantaggi dei rapporti di bilancio

Abbiamo già discusso lo scopo di una relazione sul budget, ma ci sono anche dei vantaggi. Naturalmente, lo scopo fa parte dei vantaggi, ma un rapporto di bilancio è così importante che vale la pena ribadire l'importanza di utilizzarne uno nella gestione di un'impresa o di un progetto.

1. Identifica le minacce

Un vantaggio è che il rapporto sul budget è in grado di mostrarti possibili minacce che possono avere un impatto negativo sulla tua azienda o progetto. Pertanto, hai tempo per rispondere prima che possano far deragliare il tuo lavoro. Se vedi che ci sono problemi, puoi modificare il tuo programma o l'ambito del lavoro per mantenere il budget e rimanere in pista.

2. Informa le stime future

L'archiviazione dei rapporti sul budget, come indicato sopra, può essere utile quando pianifichi il tuo prossimo budget o progetto in quanto forniscono un record storico che può informare le tue stime future. Questo può aiutare le aziende a identificare la crescita o determinare la fattibilità o la debolezza di un progetto futuro.

3. Monitora le prestazioni

In termini di ambiente aziendale attuale o progetto in corso che stai gestendo, un rapporto sul budget ti aiuta a monitorare le prestazioni. È anche utile per distribuire meglio i fondi e identificare dove ci sono sprechi che possono poi essere ridotti per far andare oltre i tuoi soldi.

4. Stabilisce la responsabilità

Un altro vantaggio dell'utilizzo di un rapporto di bilancio è la responsabilità. Il budget potrebbe essere creato dalla direzione, ma i lavoratori di un'azienda e i team che eseguono i progetti che stanno spendendo quei soldi. Che si tratti della loro manodopera o delle risorse che impiegano per svolgere il proprio lavoro, avere regolari rapporti sul budget consente loro di sapere se stanno lavorando in modo efficiente o se devono essere più attenti.

5. Delinea la posizione di liquidità

Ci sono anche informazioni che una relazione di bilancio fornisce sulla posizione di liquidità di un'azienda. Cioè, quanti soldi sono a portata di mano. Questo informa il budget di cassa, che consente a un'azienda di sapere se dispone di liquidità sufficiente per far fronte all'afflusso e al deflusso richiesti dalle sue esigenze operative. Interviene nel più ampio processo decisionale di un'azienda, offrendo informazioni sulla sua posizione debitrice e sul futuro recupero, identificando se un'azienda può far fronte ai propri debiti e offrendo informazioni utili agli investitori.

Come fare un rapporto sul budget con ProjectManager

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti consente di creare report in tempo reale personalizzabili in modo che mostrino solo ciò che vuoi vedere. Una volta generato un report, puoi condividerlo in più formati e distribuirlo ai tuoi stakeholder per tenerli aggiornati sul budget. Ecco una procedura dettagliata su come creare un rapporto sullo stato, che include informazioni sul tuo budget.

Inizia impostando una linea di base

Utilizza i nostri robusti diagrammi di Gantt per pianificare e programmare il tuo lavoro. Puoi organizzare le tue attività, risorse e costi. Mappa il tuo lavoro su una sequenza temporale per vedere tutto ciò che devi fare in un unico posto, quindi imposta la linea di base. Questo cattura il tuo impegno pianificato in modo che tu possa confrontarlo con il tuo impegno effettivo quando generi un rapporto sullo stato.

Fare clic sull'icona del rapporto

Ora, quando sei pronto per generare un rapporto, individua e fai clic sull'icona dei rapporti, che assomiglia a un blocco appunti con carta a righe sopra. Da lì, verrai indirizzato alla pagina del rapporto. Sul lato sinistro c'è un elenco di tutti i rapporti che puoi creare. C'è un rapporto sul portfolio, un rapporto sullo stato, un piano di progetto, attività, schede attività, disponibilità, carico di lavoro e varianza.

Seleziona il rapporto sullo stato del progetto

Quando scegli il rapporto sullo stato del progetto, ci sarà un filtro sul lato destro. Da lì, seleziona il titolo, lo stato del progetto e le colonne che desideri includere nel report. Spunta semplicemente quelli su cui desideri essere riportato. Ad esempio, è possibile selezionare un'opzione di budget. Se scegli la salute, vedrai i costi e il carico di lavoro.

Quindi puoi visualizzare il rapporto nel tuo browser Web o fare clic su PDF o Excel per scaricarlo e condividerlo con le parti interessate. Il report mostrerà quindi il costo pianificato, il costo pianificato delle risorse, la percentuale di completamento e molto altro.

I report personalizzabili sono solo una parte di ciò che offre il nostro software. Abbiamo gli strumenti necessari per lavorare con team interfunzionali. Le nostre molteplici visualizzazioni di progetto significano che ciò che è pianificato sul diagramma di Gantt può essere condiviso su bacheche kanban, elenchi e visualizzazioni di calendario. Tutti gli aggiornamenti dei dati in tempo reale in modo che tutti lavorino sulla stessa pagina. Sono inoltre disponibili funzionalità di gestione delle attività, gestione dei rischi e gestione delle risorse per mantenerti produttivo e nel rispetto del budget.

ProjectManager è un software pluripremiato che consente ai team di pianificare, gestire e monitorare il proprio lavoro in tempo reale. I nostri potenti strumenti di reporting ti aiutano a rispettare i tempi e il budget. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per avere successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.