Il processo di budgeting in Business & Project Management

C'è una cosa che tutte le aziende hanno in comune con la gestione dei progetti: il denaro. Senza finanziamenti e senza un adeguato processo di definizione del budget, i progetti in qualsiasi settore si bloccano. Il budgeting è come vengono spesi quei fondi.

Ma prima, definiamo cos'è un budget ed esploriamo i tipi di budget e i metodi per fare un budget. Comprendendo il processo di definizione del budget per la gestione aziendale e dei progetti, è più facile capire come creare un budget per la tua azienda o progetto.

Cos'è un bilancio?

Un budget è una stima delle entrate e delle spese che si verificano in un periodo di tempo. È un documento vivo che viene rivisto e rivisto periodicamente. Qualsiasi impresa che spende denaro utilizzerà un budget per gestire i propri costi, sia che si tratti di un'azienda, di un progetto, di un'agenzia governativa o persino di una famiglia personale.

Un altro modo di considerare un budget è come un piano finanziario. Pianifica la tua spesa in un periodo di tempo specifico. L'utilizzo di un budget è essenziale per intraprendere con successo qualsiasi sforzo finanziario. Questo è il motivo per cui esistono budget aziendali, budget di progetto e budget creati dal governo per supportare vari servizi.

Un processo di budget delinea le risorse necessarie per gestire un'attività o un progetto, ma non è tutto ciò che un budget può fare. È uno strumento per fissare obiettivi nel trimestre o nell'anno, misurare i risultati e pianificare gli imprevisti. Che tu gestisca un'impresa o gestisca un progetto, il software di gestione dei progetti può aiutarti a pianificare, gestire e tenere traccia del tuo budget.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con robusti diagrammi di Gantt che ti aiutano a gestire risorse e costi in tempo reale. Puoi organizzare le tue attività e allegare risorse e costi a ciascuna. Collega le dipendenze per evitare costosi ritardi e persino filtrare il percorso critico per sapere quali attività sono essenziali per il successo del progetto. Dopo aver impostato una linea di base, puoi monitorare i costi pianificati rispetto ai costi effettivi in ​​tempo reale. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di budget

Considerando che i budget possono essere applicati a così tante entità diverse, non sorprende che esistano molti tipi diversi di budget. Ciascuno di questi budget aiuta a guidare la spesa nel corso dell'anno in modo da non spendere troppo. Sono cruciali per prendere importanti decisioni finanziarie, ma differiscono in base alle diverse esigenze aziendali e di progetto.

Budget del progetto

Un budget di progetto viene utilizzato per stimare i costi di un progetto. Viene creato dal project manager e utilizzato per tenere traccia dei costi durante tutta la fase di esecuzione del progetto e apportare eventuali modifiche che manterranno il progetto in linea finanziariamente. Il budget del progetto suddivide i costi in singole attività e le risorse necessarie per completarle.

Bilancio principale

Come suggerisce il nome, il budget principale è composto da tutti i singoli budget, come vendite, produzione, ecc., utilizzati in un'azienda. Questo viene fatto per fornire un quadro finanziario completo dell'azienda e mostrare come entrate e spese particolari si adattano all'attività. Un budget principale si trova più comunemente nelle aziende più grandi, sebbene un'azienda più piccola possa utilizzarli per esaminare le finanze per categoria o dipartimento.

Bilancio operativo

Un budget operativo elenca tutte le spese e le entrate che un'azienda stima per le sue operazioni mensili o annuali. Questo è un modo per capire di quanti soldi hai bisogno per gestire bene la tua attività. Il budget operativo è composto da costi fissi e costi variabili, entrate e spese impreviste. Sono una combinazione di budget di vendita e produzione, materiali diretti e manodopera, spese generali e amministrative.

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Bilancio di vendita

Il budget delle vendite si occupa di stimare le entrate che ci si aspetta di generare dalle vendite e dalle spese in un periodo di tempo. Creando un budget di vendita, puoi pianificare le tue spese e adattarle secondo necessità. Quanto più accurato è il tuo budget di vendita, tanto meglio puoi assicurarti di avere i materiali e l'inventario a portata di mano per soddisfare la domanda dei clienti.

Bilancio finanziario

Un budget finanziario viene utilizzato per determinare la quantità di denaro necessaria per raggiungere i tuoi obiettivi a breve e lungo termine. Lo fa guardando le tue attività, passività e patrimonio netto. Quando questo è fatto, hai un'istantanea della salute della tua azienda e se è stabile. Un budget finanziario viene spesso utilizzato quando un'azienda è alla ricerca di finanziamenti o si posiziona per un'offerta pubblica iniziale (IPO).

Bilancio del flusso di cassa

Conoscere i soldi che entrano ed escono dalla tua attività per un periodo di tempo è importante e un budget del flusso di cassa aiuta a prevedere tale flusso di cassa. Conoscere il flusso di cassa è fondamentale per prendere importanti decisioni finanziarie, ma aiuta anche a trovare problemi e prevenire spese eccessive. Idealmente, vuoi assicurarti che ci siano abbastanza soldi in entrata per coprire i soldi che escono dalla tua attività. Il flusso di cassa negativo è quando non hai abbastanza soldi per coprire le spese di compensazione.

Metodi di budget

I metodi di budgeting sono il modo in cui implementi un processo di budgeting. Così come ci sono molti tipi di budget, ci sono molti metodi di budgeting. E, come per i tipi di budget, non c'è una scelta giusta. Devi prendere quella decisione in base alle abitudini di spesa e alla pianificazione strategica. Ecco quattro metodi di budget per aiutarti a iniziare.

Budget a base zero

Il budget a base zero è semplicemente reddito meno spese uguale a zero. È uno dei metodi di budget più comuni e parte dal presupposto che tutti i budget siano pari a zero e vengano ricostruiti da zero. Ciò crea un budget molto limitato ed evita qualsiasi spesa non necessaria per il successo di un'azienda. È un metodo di budget dal basso verso l'alto utilizzato per il contenimento dei costi, ma richiede molto tempo.

Bilancio incrementale

Un budget incrementale funziona utilizzando le cifre effettive dell'anno precedente e aggiungendo o sottraendo una percentuale per determinare il budget dell'anno in corso. È un metodo di budgeting molto comune in quanto è semplice e utilizzato al meglio quando i fattori di costo primari rimangono invariati di anno in anno. Ma può perpetuare le inefficienze, provocare un rallentamento del bilancio e ignorare i driver esterni di attività e prestazioni.

Budget basato sulle attività

Il budget basato sulle attività è un approccio dall'alto verso il basso. Determina la quantità di input necessari per supportare gli output impostati dall'azienda. Le attività che comportano costi vengono registrate, analizzate e ricercate. È un rigoroso metodo di definizione del budget che aiuta a ridurre i costi di produzione, aumentando al contempo l'efficienza della produzione e determina come rendere i prodotti più convenienti.

Bilancio della proposta di valore

Quando si utilizza il budget della proposta di valore, ti chiederai perché è incluso nel budget, crea valore per il cliente, il personale o le parti interessate e il valore di quell'elemento è maggiore del suo costo? Se non lo è, qual è la tua giustificazione per il costo? Porsi queste domande garantisce che tutto ciò che rientra nel tuo budget offra valore ai tuoi clienti.

Come fare un budget per un progetto o un'attività in 6 semplici passaggi

Un processo di budgeting inizia con la creazione del budget. Che tu stia gestendo un'attività o un progetto, questi sono i sei passaggi da seguire per creare un budget.

1. Scegli un approccio al budget

Come illustrato sopra, ci sono molti approcci per fare un bilancio. Il processo di definizione del budget adatto a te è il primo passo per definire il budget della tua attività o del tuo progetto. Guarda la tua attuale situazione finanziaria e quali sono le tue priorità e scegli un approccio al budget che corrisponda ai tuoi obiettivi finanziari.

2. Definisci lo scopo del tuo budget

Ancora una volta, ci sono vari motivi per un budget come budget di vendita, budget operativo, ecc. Prima di poter iniziare, devi sapere che tipo di budget stai facendo. Questo ti guiderà attraverso il processo di definizione del budget.

3. Fare un piano d'azione

Ora che hai un metodo e uno scopo, è il momento di creare un piano d'azione, ovvero i passaggi che ti porteranno a un budget completato. Ti consigliamo di definire l'ambito, come gli obiettivi e i risultati pianificati. Quindi ti consigliamo di inserirlo in una sequenza temporale per tenere traccia del tuo budget in un periodo specifico.

4. Stimare i costi fissi e variabili

In primo luogo, i costi fissi sono quelli che non vengono modificati come l'affitto, le bollette, la busta paga, l'assicurazione, gli interessi sui prestiti, le tasse sulla proprietà, ecc. I costi variabili sono quelli che possono cambiare, come le materie prime, il lavoro, le commissioni di vendita , spedizione, ecc. Insieme, questi costituiranno una grande quantità del tuo budget.

5. Stimare le entrate previste

Le entrate previste sono la quantità di denaro che un'azienda stima di generare dalle vendite. Può essere semplice come il numero di unità vendute moltiplicato per quanto sono state vendute. Ma le entrate non tengono conto dei costi e delle spese. Utilizza i dati storici e le ricerche di mercato per stimare quanto ti aspetti di guadagnare nel periodo di budget.

6. Creare un fondo di emergenza

Come puoi vedere, tutte queste cifre sono stime. Dovrebbero essere il più accurati possibile e basati su ricerche e dati, ma non sono scontati. Ecco perché è così importante disporre di un fondo di emergenza quando si crea un budget. È una somma di denaro messa da parte per compensare l'imprecisione insita nella stima dei costi e delle entrate in un budget, nonché nella copertura del rischio.

In che modo ProjectManager aiuta con il processo di definizione del budget

ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta con il processo di definizione del budget. Quando inizi un progetto importando un file Excel o Microsoft Project o utilizzando uno dei nostri modelli specifici del settore, puoi impostare il budget del progetto. Abbiamo mostrato come puoi pianificare il tuo budget sui diagrammi di Gantt che organizzano le tue attività e le risorse e i costi associati. Ma c'è molto di più che puoi fare per gestire e tenere traccia dei tuoi costi durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Monitora i costi con dashboard in tempo reale

Il processo di definizione del budget non si limita alla pianificazione, ma deve anche essere monitorato e modificato per evitare spese eccessive. Con i nostri dashboard in tempo reale, puoi avere una panoramica di alto livello dei tuoi costi e altre metriche che possono avvisarti dei problemi in modo da poterli risolvere rapidamente. La nostra dashboard live raccoglie automaticamente i dati in tempo reale e li visualizza in grafici e diagrammi di facile lettura. A differenza del software leggero, non è necessaria una lunga configurazione per impostare la nostra dashboard. È pronto quando lo sei tu.

Usa le schede attività e il diagramma del carico di lavoro per tenere traccia delle risorse

Le risorse sono tutto ciò che usi per portare a termine il tuo lavoro, dalla manodopera ai materiali e tutto il resto. È importante tenere traccia delle tue risorse per rispettare il tuo budget e il nostro strumento ha funzionalità di gestione delle risorse che lo rendono facile. Quando entri a far parte del team, puoi aggiungere la loro disponibilità, inclusi PTO, ferie e festività globali, il che semplifica l'assegnazione del lavoro. Le nostre schede attività sicure semplificano il libro paga e ti consentono di vedere dove si trova ogni membro del team in termini di completamento delle proprie attività in modo da poter vedere se sono nei tempi previsti. C'è anche un grafico del carico di lavoro con codice colore che mostra se qualcuno è sovrassegnato. Puoi bilanciare i carichi di lavoro direttamente dal grafico per mantenerli a pieno regime senza la spesa per gli straordinari.

Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano a rispettare il budget, così come i nostri strumenti di gestione delle attività e dei rischi. Se il tuo team rimane indietro, ciò significa che denaro extra e problemi possono deviare il tuo progetto e avere un impatto negativo sul budget. L'utilizzo delle nostre funzionalità di reporting ti consente di approfondire i dati rispetto alla dashboard e tenere traccia dello stato del progetto, della varianza e altro ancora. Tutti i report sono personalizzabili per filtrare solo le informazioni che desideri visualizzare e possono essere facilmente condivisi con le parti interessate, che hanno un interesse acquisito nel tuo progetto.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia dei budget in tempo reale. La nostra piattaforma collaborativa ti consente di condividere file, commentare e altro, connettendo tutti, indipendentemente dal fatto che si trovino nell'ufficio accanto o in un luogo diverso. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.