Costruire un'esperienza comunitaria e culturale per mantenere coinvolti i dipendenti remoti

Molti esperti lo hanno già detto: per alcuni settori, il lavoro a distanza è destinato a durare. Secondo un recente sondaggio Gallup, quasi i due terzi dei dipendenti statunitensi che hanno lavorato a distanza durante la pandemia affermano che vorrebbero continuare a farlo. PwC ha inoltre rilevato che l'83% dei datori di lavoro ritiene che il passaggio al lavoro a distanza sia stato un successo per la propria azienda.

Ma nonostante un crescente interesse per una situazione di lavoro da casa più permanente, le persone riconoscono ancora il valore di un ambiente d'ufficio. Nel sondaggio di PwC, il 65% degli intervistati ritiene inoltre che l'ufficio sia "molto importante" per aumentare la produttività dei dipendenti, mentre oltre la metà considera l'ufficio "molto importante" per la collaborazione dei dipendenti.

Per colmare il divario tra il desiderio di continuare a lavorare in remoto e i vantaggi di un ambiente d'ufficio, le organizzazioni di oggi devono riconoscere ciò che mantiene i dipendenti coinvolti virtualmente e capire come promuovere la comunità e la cultura tra le loro persone, indipendentemente da dove si trovino.

Una parte fondamentale dell'integrazione del lavoro a distanza con i vantaggi di persona sarà l'uso efficace delle intranet, meglio pensate come "esperienze di comunità e cultura". Queste esperienze forniscono una maggiore personalizzazione, dando vita alla cultura aziendale in un momento in cui i dipendenti ne hanno più bisogno e offrendo loro nuovi modi per connettersi con il proprio lavoro e tra di loro.

Le sfide nel costruire comunità e cultura oggi

Ci sono una serie di fattori che rendono più difficile che mai costruire una comunità e una cultura organizzative. Molte di queste sfide esistevano prima della pandemia, ma sono state esacerbate dai suoi effetti.

In primo luogo, il sovraccarico di informazioni all'interno degli affari è ora una lotta universale. Indipendentemente dal fatto che tu sia un team più piccolo o un'azienda più grande, molte informazioni vengono condivise digitalmente attraverso un numero crescente di canali: sistemi di chat dei dipendenti, unità condivise, e-mail, videochiamate e altro ancora.

Ironia della sorte, la proliferazione di tutti questi meravigliosi strumenti digitali a volte ci ha fatto sentire meno "informati" dal momento che non riusciamo a tenere il passo con tutto. A complicare le cose, i cambiamenti interni all'azienda stanno avvenendo più rapidamente che mai.

Aggiornamenti aziendali critici, ad esempio in relazione a una nuova politica COVID-19, cambiamenti organizzativi o obiettivi di fatturato durante la pandemia, vengono forniti con la stessa rapidità con cui cambia il mondo che ci circonda, rendendo queste notizie e informazioni ancora più tempestive e importanti.

In secondo luogo, l'onboarding di nuovi dipendenti e membri del team è più difficile in un ambiente remoto. I nuovi assunti stanno ora iniziando a lavorare con l'ulteriore sfida di non essere in grado di incontrare nessuno faccia a faccia.

Anche qualcosa di semplice come sporgersi dalla scrivania per porre una domanda alla persona seduta accanto a loro è impossibile quando si inizia da remoto. Ciò significa che i dipendenti nuovi e veterani si sentono meno connessi ai loro colleghi.

Questa ridotta sensazione di connettività è aggravata dall'incertezza di non sapere quando i dipendenti saranno in grado di collaborare di persona e dalla difficoltà di conoscere i colleghi a livello personale al di fuori delle riunioni virtuali.

Infine, con più riunioni virtuali è diminuito il tempo per trovare e leggere le informazioni critiche. Non sorprende che gli studi dimostrino che le persone hanno più incontri durante la pandemia rispetto a prima.

Anche se il tempo trascorso in ciascuna di queste riunioni è diminuito, la necessità di preparare e partecipare a una chiamata rappresenta ancora un'interruzione nella giornata o nel flusso di lavoro dei lavoratori. Questo dà alle persone meno spazio di testa e tempo per recuperare il lavoro. Dover passare da una chiamata all'altra può anche portare a annunci persi all'inizio delle riunioni, lasciando i dipendenti fuori dal giro.

Questi esempi indicano il fatto che la pandemia ha accresciuto le sfide per la costruzione di comunità e cultura nell'ambiente di lavoro odierno, ma queste difficoltà possono essere facilmente mitigate attraverso il giusto contenuto e la tecnologia.

Reinventare l'intranet come esperienza di comunità e cultura

Le persone spesso vedono le intranet come sistemi antiquati, ma le sfide di cui sopra sottolineano il motivo per cui il lavoro a distanza ha portato a una rinascita della loro necessità. Se fatte bene, le intranet hanno il potere di fungere da esperienze comunitarie e culturali.

Oggi, ci sono tre cose che le organizzazioni dovrebbero dare la priorità nelle loro intranet per creare ambienti remoti efficaci per i propri dipendenti.

1. Gestione delle attività e integrazioni : per mitigare il sovraccarico di informazioni, i dipendenti hanno bisogno di uno sportello unico su cui poter fare affidamento per tutti gli aggiornamenti aziendali, che si tratti di informazioni critiche sulle modifiche alle politiche interne o sui compleanni dei dipendenti. Anche se le informazioni vengono condivise anche su altri canali, avere una fonte centralizzata a cui fare riferimento semplificherà le comunicazioni e aiuterà a mantenere tutti sulla stessa pagina. La capacità di integrare una intranet con altri sistemi significa che le aziende possono ridurre il cambio di contesto collegandosi agli strumenti che i dipendenti già utilizzano.
2. La capacità di raccontare storie : le storie ci uniscono e sono gli elementi costitutivi della cultura aziendale. Soprattutto negli ambienti remoti, le persone cercano modi per connettersi con gli altri, condividere feedback e fare il check-in con i colleghi più spesso. Citando un rapporto Globoforce che ha rilevato che l'89% dei leader delle risorse umane concorda sul fatto che il feedback continuo tra pari e i check-in siano la chiave per risultati di successo, Forbes afferma che questo è un buon promemoria sul fatto che il coinvolgimento dei dipendenti dovrebbe "essere considerato una parte centrale della strategia aziendale complessiva". Pertanto, le esperienze della comunità e della cultura dovrebbero fornire una varietà di diversi tipi di contenuto per la narrazione, da articoli e blog dal vivo a gallerie e video. Le funzionalità relative ai contenuti generati dagli utenti consentono inoltre di ascoltare più voci dei dipendenti attraverso i contenuti che possono creare e condividere direttamente.
3. Funzionalità di comunicazione per promuovere la comunità : la moderna intranet colma le lacune tra ogni parte dell'organizzazione, il che significa che dipendenti e dirigenti di livello senior possono collaborare e comunicare facilmente. Ciò include funzionalità come i profili dei dipendenti che aiutano a dare un volto ai nomi e strumenti più strategici come moduli definiti che consentono alle organizzazioni di fornire contenuti a gruppi specifici in base alla loro posizione geografica o al team, ad esempio.

La collaborazione a distanza sta rapidamente diventando la nuova normalità. Mentre il sovraccarico di informazioni, l'onboarding remoto e le riunioni eccessive si stanno rivelando impegnative per le aziende di oggi, stanno anche sostenendo soluzioni che possono aiutare a riportare la comunità e la cultura in prima linea nell'esperienza dei dipendenti.

La gestione semplificata delle attività, le capacità di narrazione e la comunicazione senza interruzioni contribuiscono a trasformare le intranet odierne negli ambienti di supporto degli uffici remoti che i dipendenti cercano.

David Gang sta guidando Brightspot per diventare una delle aziende di sviluppo prodotti più innovative e in più rapida crescita in circolazione. Prima di Brightspot, David ha ricoperto il ruolo di Executive Vice President, Products and Programming e Chief Technology Officer per WebMD. Prima di WebMD Health, David ha ricoperto la carica di Executive Vice President, AOL Products. David ha anche ricoperto il ruolo di Executive Vice President, Product Marketing, responsabile della strategia di prodotto per il servizio AOL, i marchi AOL e AOL Web Properties. Prima di entrare in AOL, David ha guidato i gruppi di prodotti presso Aldus Consumer Division dal 1992 al 1994. È stato anche Presidente di After Hours Software dal 1990 al 1992. David si è laureato all'Università del Connecticut.