Che cos'è l'analisi dell'impatto aziendale e perché è importante?

Le aziende passano molto. I manager devono essere sempre consapevoli dei fattori interni ed esterni che possono influenzare la crescita del loro business come fluttuazioni economiche, nuovi concorrenti, nuove tendenze di mercato e altro ancora. Una delle minacce più comuni per qualsiasi azienda è chiamata interruzione dell'attività.

L'interruzione dell'attività si verifica ogni volta che si verifica un cambiamento radicale e influisce sul modo in cui le aziende competono in un determinato settore. Un esempio di interruzione del business potrebbe essere lo sviluppo di una nuova tecnologia che rende inutili i metodi attuali. In questo caso, cosa possono fare i manager aziendali? Eseguire un'analisi dell'impatto aziendale (BIA).

L'analisi dell'impatto aziendale è uno strumento importante per aiutare a pianificare l'inevitabilità delle conseguenze e il loro costo. BIA è un processo versatile utilizzato per la valutazione del rischio, la pianificazione della continuità aziendale e la pianificazione del ripristino di emergenza. Il rischio è sempre all'orizzonte e le aziende meglio attrezzate devono prepararsi per la gestione del rischio, più è probabile che saranno in grado di continuare a fare affari in futuro.

Che cos'è l'analisi dell'impatto aziendale (BIA)?

L'analisi dell'impatto aziendale (BIA) è un metodo per prevedere le conseguenze delle interruzioni per un'azienda, i suoi processi e sistemi raccogliendo dati rilevanti. Questi dati possono essere utilizzati per sviluppare strategie di ripresa dell'azienda in caso di emergenza.

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Vengono identificati gli scenari che potrebbero causare perdite per l'azienda. Questi possono includere fornitori che non effettuano consegne, ritardi nel servizio, ecc. L'elenco delle possibilità è lungo, ma è fondamentale esplorarle a fondo per valutare al meglio il rischio. È identificando e valutando questi potenziali scenari di rischio che un'azienda può determinare un piano di investimento per strategie di recupero e mitigazione, insieme alla prevenzione assoluta.

A cosa si rivolge BIA?

L'analisi dell'impatto aziendale analizza gli impatti operativi e finanziari di un'interruzione dell'attività. Questi impatti includono vendite e entrate mancate, vendite o entrate ritardate, aumento delle spese, sanzioni normative, penali contrattuali, perdita di clienti e ritardo di nuovi piani aziendali.

Un altro fattore da tenere in considerazione è il tempismo. La tempistica di un evento dirompente può avere un impatto importante sulla perdita subita da un'azienda. Se il tuo negozio è danneggiato da un disastro naturale prima di una grande svendita o di una grande vacanza stagionale, l'impatto è maggiore rispetto a un periodo più lento.

L'analisi di impatto aziendale opera in base a due presupposti:

1. Ogni parte dell'azienda dipende dalle operazioni continue delle altre parti dell'azienda.
2. Alcune parti dell'attività sono più importanti di altre e richiedono più allocazioni quando si verificano interruzioni.

BIA vs. Valutazione del rischio

La BIA e una valutazione del rischio aziendale sono simili, ma la differenza principale è che una BIA è più specifica in quanto si concentra sui requisiti di continuità aziendale, sulla disponibilità delle risorse e sull'impatto di un'interruzione dell'attività.

D'altra parte, la valutazione del rischio si concentra sulla gravità e sulla probabilità di potenziali rischi aziendali. Questo viene fatto per dare priorità ai rischi e creare strategie di mitigazione per risolverli.

BIA vs. Pianificazione della continuità operativa

L'analisi dell'impatto aziendale è una componente della pianificazione della continuità aziendale perché una BIA ha lo scopo di fornire dati importanti per un piano di continuità aziendale. Come funziona?

Viene condotta una BIA per determinare i processi aziendali più critici, l'impatto dell'interruzione dell'attività in tali processi e le risorse necessarie per ripristinarli.

Queste sono tutte variabili fondamentali da tenere in considerazione quando si crea un piano di continuità aziendale, che fungerà da linea d'azione intrapresa per garantire che un'azienda sia in grado di riprendersi da un'interruzione dell'attività.

BIA e pianificazione del ripristino di emergenza

Simile alla relazione tra BIA e pianificazione della continuità aziendale, BIA è anche uno strumento utile durante la creazione di un piano di ripristino di emergenza. La BIA identifica le modalità di guasto ei costi ad esse associati. Le informazioni ottenute dal rapporto BIA vengono quindi utilizzate come input per creare un piano di ripristino di emergenza completo.

Come condurre una BIA in 4 passaggi

Sebbene non esista un modo prestabilito per condurre un'analisi dell'impatto aziendale, il processo segue il percorso generale delineato di seguito.

1. Ottieni l'approvazione

Il primo passo è avviare il processo ottenendo l'approvazione dal senior management per il progetto. Per iniziare, definire gli obiettivi, gli obiettivi e l'ambito dell'analisi dell'impatto aziendale. Dovrebbe essere chiaro ciò che l'azienda sta cercando di ottenere.

Quindi, è importante formare un team di progetto per eseguire l'analisi dell'impatto aziendale. Questo può essere personale esistente purché sappia come condurre un'analisi dell'impatto aziendale, ma questo team può essere affidato a un team esperto in questo processo se l'azienda non ha persone per questo compito.

2. Raccogliere informazioni

Il passo successivo è la raccolta delle informazioni necessarie per effettuare l'analisi. Questi dati possono essere raccolti in diversi modi, dalle interviste a un questionario di analisi dell'impatto aziendale, che è lo strumento più comune.

Il questionario è un sondaggio dettagliato sviluppato dal team di analisi dell'impatto aziendale e contiene domande mirate progettate per ottenere risposte che valutano il potenziale effetto di un'interruzione per l'azienda.

Le persone che dovrebbero essere intervistate o sottoposte al questionario includono manager, membri del team, supervisori e altri che sono a conoscenza dei processi aziendali. Può anche includere partner commerciali e coloro che lavorano al di fuori dell'organizzazione, purché dispongano di informazioni sufficienti. In altre parole, considera chi sono i tuoi stakeholder.

Le informazioni che raccogli per il tuo rapporto BIA dovrebbero includere quanto segue:

• Il nome del processo
• Una descrizione dettagliata di dove viene eseguito il processo
• Tutti gli ingressi e le uscite nel processo
• Risorse e strumenti utilizzati nel processo
• Gli utenti del processo
• Il tempismo
• Gli impatti finanziari e operativi
• Qualsiasi impatto normativo, legale o di conformità
• Dati storici

3. Rivedere le informazioni

Tutti questi dati raccolti devono essere documentati e riesaminati prima che le informazioni vengano analizzate. Questo può essere automatizzato dal computer o eseguito manualmente, a seconda di quale sia più facile, più affidabile e pratico in termini di formulazione di una conclusione.

Questa revisione raggiunge molteplici obiettivi: crea un elenco prioritario di funzioni o processi aziendali, identifica le risorse umane e tecnologiche necessarie per mantenere un livello ottimale di operazioni e stabilisce un lasso di tempo di ripristino in cui ripristinare il processo o la funzione e restituirlo a normale.

4. Creare il rapporto BIA

Dopo questo, vorrai documentare i risultati. Questo è il momento in cui viene preparato il rapporto di analisi dell'impatto aziendale. Sebbene il formato non sia regolamentato, spesso segue la seguente struttura:

• Sintesi
• Obiettivi e portata
• Metodologie utilizzate per la raccolta dei dati e la valutazione
• Riepilogo dei risultati
• Una scoperta dettagliata su ciascun dipartimento dell'azienda (compresi i processi più cruciali, l'impatto dell'interruzione, la durata accettabile dell'interruzione, il livello tollerabile delle perdite, il costo del ripristino, ecc.)
• Documenti giustificativi e
• Raccomandazioni per il recupero

Questo documento viene quindi presentato alla direzione. La decisione su come procedere è nelle mani dell'alta dirigenza, quindi sono loro a ricevere la segnalazione. Si noti che l'analisi dell'impatto aziendale non è scolpita nella pietra. Tecnologia, strumenti e processi cambiano e l'analisi dell'impatto aziendale deve evolversi con essi.

Perché l'analisi dell'impatto aziendale è importante

Il motivo per cui ogni azienda dovrebbe includere un'analisi dell'impatto aziendale è che fa parte di qualsiasi piano completo per ridurre al minimo i rischi. Tutte le attività possono essere interrotte da incidenti ed emergenze, inclusi guasti ai fornitori, controversie di lavoro, guasti alle utenze, attacchi informatici e per non parlare di disastri naturali o causati dall'uomo.

Pianificare in anticipo

Non è l'ideale produrre una risposta quando si è nel mezzo di una crisi; un'azienda intelligente si è già preparata a questi rischi. Una risposta creata in gravi difficoltà sarà probabilmente arbitraria o casuale e quasi sicuramente sarà meno efficace.

Con la due diligence di un'analisi dell'impatto aziendale in mano, un'azienda ha un piano d'azione ben congegnato per riprendersi dalle avversità. Dà al management maggiore fiducia nelle proprie decisioni e giudizi quando risponde a questi eventi.

Priorità di conseguenza

L'analisi dell'impatto aziendale con le istruzioni di allocazione assegna la priorità a quali operazioni necessitano di un ripristino immediato e quali possono attendere. Fornisce inoltre una serie di criteri per testare i piani di risanamento. Inoltre, dovrebbe identificare il mancato guadagno dovuto all'interruzione, i costi più elevati che l'azienda potrebbe accumulare in caso di spese per multe e sanzioni e l'erosione della reputazione dell'azienda e della base di clienti.

Tutte queste informazioni sono fondamentali per il successo di un'azienda. I problemi fanno parte del panorama aziendale e ignorare la possibilità di qualche interruzione del processo minaccia la solvibilità e la sopravvivenza a lungo termine.

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Trasforma la BIA in azione con ProjectManager

Ora che hai fatto l'analisi dell'impatto, cosa succede dopo? Il piano è alla base di qualsiasi progetto di successo, ma un piano ha bisogno di strumenti per organizzare tutte le sue diverse parti in un insieme di lavoro. ProjectManager è un software di gestione del lavoro online creato esattamente per questo scopo.

Una volta ottenuta l'approvazione, è necessario suddividere il progetto in attività. Ciascuno di questi compiti avrà bisogno di una scadenza e dovrebbero essere assegnati a un membro del team per eseguirli. ProjectManager ti offre diversi modi per avviare il tuo piano di progetto, dal diagramma di Gantt più strutturato per la pianificazione a lungo termine allo strumento di flusso di lavoro visivo di una lavagna kanban.

Ma come si fa a inserire il foglio di calcolo in un progetto? Con ProjectManager, è facile. Puoi caricare le tue attività e si apre come un nuovo progetto. Dalla visualizzazione Gantt, le tue attività vengono tracciate su una sequenza temporale del progetto per darti un quadro generale e consentirti di collegare le attività dipendenti suddividendo il progetto in fasi o pietre miliari.

Puoi assegnare attività da qualsiasi vista progetto e i team possono lavorare come vogliono lavorare. Ai membri del team piacciono le bacheche kanban perché hanno il contesto e le risorse necessarie per lavorare su ciò che conta. Ai gestori piacciono le bacheche kanban per la trasparenza, che mostrano loro chi sta lavorando su cosa.

L'analisi dell'impatto aziendale dà vita al progetto, ma ProjectManager fornisce a quella vita un mezzo per il successo. Pratici e facili da usare, i progetti sono produttivi, ripagando il lavoro che metti nell'analisi.

Un'analisi dell'impatto aziendale è un ottimo strumento per valutare il rischio e impostare un piano di ripristino se e quando si verifica. Sembra un progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare l'analisi dell'impatto aziendale e a monitorarla e segnalarla quando è necessario eseguirla. Non c'è alcun rischio nell'accettare questa prova gratuita di 30 giorni.