Guida definitiva alla gestione dei processi aziendali (BPM)

Le aziende sono preoccupate per i profitti. Potrebbero avere una visione, ma è sempre supportata dalla redditività. Se le aziende possono migliorare il modo in cui lavorano, sono più competitive e guadagnano di più. Ecco in cosa consiste la gestione dei processi aziendali.

La gestione dei processi aziendali esamina i processi utilizzati da un'azienda per fornire i propri beni o servizi ai propri clienti. L'azienda trova quindi il modo di ottenere prestazioni migliori in modo da poter in definitiva avvantaggiare i propri clienti.

Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?

La gestione dei processi aziendali (BPM) è un approccio che le aziende utilizzano per indirizzare i miglioramenti ai processi aziendali per portare a termine il proprio lavoro, servire la propria base di clienti e creare valore aziendale. BPM progetta, automatizza, esegue, controlla, misura e ottimizza i processi aziendali. I processi aziendali si riferiscono a qualsiasi attività o insieme di attività utilizzato per aiutare a raggiungere gli obiettivi aziendali di un'organizzazione, attraverso sistemi, dipendenti, clienti e partner.

Per ottenere il massimo dalla gestione dei processi aziendali, dovrai utilizzare un software di gestione dei processi aziendali per analizzare i processi aziendali, modellare il modo in cui funzionano in vari scenari, implementare modifiche, monitorare il nuovo processo e apportare miglioramenti continui. Ciò migliora sia i processi di lavoro che i processi aziendali.

La gestione dei processi aziendali è ampia e dinamica. Deve essere. Ruoli organizzativi, regole, tattiche, obiettivi aziendali e altri aspetti aziendali sono in continua evoluzione. Per ottimizzare lo sforzo, sono state utilizzate diverse metodologie per essere più efficaci, dal Six Sigma al lean management e al project management agile.

Che tu gestisca una grande, piccola o media impresa, il software di gestione dei progetti può aiutarti a gestire i processi aziendali. ProjectManager è un software online in grado di automatizzare i flussi di lavoro per ottimizzare i processi e migliorare l'efficienza. Non preoccuparti della scarsa qualità poiché le nostre impostazioni di approvazione delle attività consentono solo al personale autorizzato di modificare lo stato di lavoro di un'attività. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Vantaggi di BPM

Il miglioramento delle funzioni aziendali è fondamentale per qualsiasi attività di successo. Vuoi che siano chiari, efficienti e affidabili. L'utilizzo della gestione dei processi aziendali consente di misurare e adattare i processi operativi e di migliorare la produttività del personale. Naturalmente, questo porta a un migliore servizio clienti e una maggiore redditività. Ma questo è solo l'inizio dei vantaggi di BPM.

La flessibilità è essenziale per un'azienda per manovrare gli alti e bassi del mercato, i cambiamenti tecnologici o le normative. BPM migliora l'agilità aziendale e aiuta le aziende a rimanere competitive sospendendo i processi e apportando rapide modifiche per rimetterle in carreggiata.

Gestire un'impresa senza perdere tempo e denaro è il modo in cui si rimane in attività. La gestione dei processi aziendali ti aiuta a gestire un'attività snella ottimizzando i processi e riducendo gli sprechi. Può farlo sviluppando processi, automazione e altri mezzi migliori.

Tutti i vantaggi che stiamo elencando derivano dalla gestione dei processi aziendali che fornisce maggiore visibilità sui processi aziendali. Ciò ti consente di vedere cosa funziona e cosa no e rispondere di conseguenza. Ti aiuta anche a rimanere conforme e sicuro, evitando complicazioni che potrebbero portare a sanzioni o violazioni della sicurezza.

Infine, troverai più facile trasferire le conoscenze aziendali man mano che la tua attività cresce e la tua forza lavoro matura, va in pensione o passa ad altre opportunità. Questo, e il fatto che BPM sia incentrato sul miglioramento continuo, significa che le aziende portano avanti i vantaggi senza essere compiacenti, il che è dannoso per qualsiasi azienda.

Le fasi del ciclo di vita del BPM

Per sfruttare questi vantaggi e migliorare i processi aziendali, è necessario iniziare a utilizzare la gestione dei processi aziendali. Ciò richiede la conoscenza delle cinque fasi del ciclo di vita di BPM: progettazione, modellazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione. Standardizza questi passaggi e svilupperai una strategia per migliorare sistematicamente e continuamente i tuoi processi aziendali.

1. Progettazione

In questa fase iniziale, vorrai analizzare i tuoi processi aziendali per comprendere appieno come vengono eseguiti. La ricerca viene condotta intervistando tutti coloro che sono coinvolti nei processi aziendali, studiando la documentazione e conoscendo le regole aziendali applicabili. Se riesci a osservare i processi in azione, tanto meglio. Questa fase include sapere come inizia il processo oltre al flusso del processo e al risultato finale. Identificherai anche ogni attività, altre integrazioni di sistema, la durata del processo e i vari tipi di attività coinvolte.

2. Mappa

Ora sei pronto per la mappatura dei processi aziendali, che sta creando una rappresentazione visiva, ad esempio un diagramma di flusso, delle fasi del processo che hai esaminato nel primo passaggio. Questo ti aiuta a capire come stanno le cose ora, delinea come vuoi che siano in futuro e mappa i cambiamenti necessari per arrivarci.

3. Modello

Quindi puoi creare un modello di processo aziendale, che delinea i passaggi per portare i processi aziendali attuali allo stato futuro desiderato. La modellazione dei processi aziendali differisce dalla mappatura perché è lungimirante e si concentra sul miglioramento dei processi aziendali. Questo modello dovrebbe essere condiviso con le parti interessate per ottenere la loro valutazione e approvazione. Poiché è necessario il consenso degli stakeholder affinché funzioni, dovresti essere aperto al loro feedback che può migliorare il modello.

4. Esegui

In questa fase, testerai il modello ed eseguirai i nuovi processi per vederli in azione. Quando possibile, automatizza i processi per aumentare l'efficienza. Questo non è sempre possibile, ovviamente, poiché potrebbero esserci processi manuali che non possono essere automatizzati. Indipendentemente da ciò, questa fase consiste nel testare il modello su più cicli in gruppi più piccoli prima di espandere l'ambito. Ciò ti consente di smussare eventuali spigoli e sviluppare fiducia nei nuovi processi con i tuoi stakeholder.

5. Monitorare

Ora che sei operativo e stai raccogliendo dati, vuoi monitorare questi processi in azione. In questo modo si cattura il loro rendimento e si identifica qualsiasi anomalia che richiederà l'adeguamento dei processi aziendali per mantenerli in carreggiata. La raccolta dei dati dovrebbe essere eseguita in tempo reale, se possibile, per assicurarti di rispondere rapidamente e ripristinare i processi aziendali dove dovrebbero essere senza indugio. I dati fungono anche da indicatori chiave di prestazione (KPI) per tracciare i vantaggi che BPM ha fornito alla tua azienda.

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6. Ottimizza

Puoi pensare a questi cinque passaggi come a un cerchio mentre si ripetono per creare un ciclo di miglioramento continuo. A questo punto, esamini le informazioni acquisite durante il monitoraggio del processo e cerchi modi per migliorare ulteriormente il flusso del tuo lavoro. Ciò potrebbe significare eliminare i colli di bottiglia che hai scoperto o altre cose che stanno bloccando i tuoi processi. Ciò porta a una migliore efficienza e qualità riducendo gli sprechi.

Tipi di BPM

Mentre abbiamo parlato in generale di gestione dei processi aziendali, diamo un'occhiata più da vicino ai diversi tipi di gestione dei processi aziendali. Comprendendo questi tipi puoi applicarli meglio alla tua attività.

Incentrato sui documenti

Questo è orientato alla documentazione e viene spesso utilizzato nella contrattazione di documenti legali o documenti creati dopo diversi round di approvazione. L'utilizzo di BPM sostituisce la necessità di modelli e qualsiasi preoccupazione relativa all'aggiunta delle informazioni corrette al documento. Lo troverai nelle aziende che utilizzano la gestione degli appalti, della contabilità, della legge e dei contratti.

Incentrato sull'integrazione

Utilizzeresti questo tipo di gestione dei processi aziendali per integrare il software aziendale a livello aziendale con altri dipartimenti per creare un flusso regolare di dati. La connessione dei sistemi software semplifica i processi e aumenta l'efficienza per favorire la collaborazione e aumentare la produttività. È probabile che venga utilizzato dai dipartimenti IT in quanto hanno il compito di integrare i sistemi informatici.

Umano-centrico

Quando le persone lavorano per te, l'automazione totale è fuori questione. È qui che torna utile questo tipo di gestione dei processi aziendali. Ti aiuta a gestire le attività e creare flussi di lavoro in modo che le persone possano collaborare. Questo è il tipo più popolare di BPM per la maggior parte delle aziende, poiché di solito hanno dipendenti che hanno il compito di varie attività, come la revisione dei dati, la gestione dei processi creativi, l'esecuzione di operazioni e altro ancora.

Strumenti BPM

Il software aiuta con l'applicazione della gestione dei processi aziendali. Hai bisogno di strumenti che ti aiutino a modellare, implementare e automatizzare il business o fornire ai team strumenti per collaborare. Questi strumenti consentono di realizzare i vantaggi del BPM.

La maggior parte delle aziende desidera strumenti che non richiedano una codifica pesante per apportare miglioramenti ai propri processi aziendali. Dovrebbero consentire l'ottimizzazione, l'automazione e la standardizzazione dei processi.

Avrai voglia di trovare un software che fornisca dati in tempo reale, sia facile da usare e si integri con il tuo attuale ecosistema. Dovrebbe esserci un controllo dell'accesso basato sui ruoli per la sicurezza in modo che solo coloro che dispongono dell'autorizzazione possano accedere ai dati, il che impedisce la perdita di accesso.

ProjectManager aiuta con BPM

ProjectManager è uno strumento di gestione dei processi aziendali online che dispone di dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito, una piattaforma collaborativa che aumenta la produttività e la sicurezza per mantenere i tuoi dati al sicuro. Imposta flussi di lavoro automatizzati con approvazioni delle attività per semplificare i processi e garantire la qualità. Esistono anche strumenti per il BPM incentrato sull'uomo.

Crea e monitora flussi di lavoro visivi per i team

Puoi creare flussi di lavoro più efficienti con lo strumento kanban visivo, che fornisce trasparenza nel processo. Il tuo ciclo di produzione viene mostrato come colonne sulla bacheca kanban, con le attività rappresentate come schede che si spostano da una colonna all'altra. Ciò conferisce al tuo team l'autonomia di gestire il proprio backlog e pianificare sulla nostra piattaforma collaborativa che condivide file e dispone di commenti a livello di attività. Nel frattempo, i manager possono visualizzare il lavoro e riallocare le risorse secondo necessità per evitare colli di bottiglia.

Monitora le prestazioni e ottieni rapporti sui progressi in tempo reale

Per migliorare continuamente i processi aziendali, è necessario raccogliere continuamente dati. La nostra dashboard in tempo reale ti offre una visione di alto livello dei tuoi processi, prestazioni e progressi. A differenza del software BPM leggero, non è richiesta alcuna configurazione. Acquisisce e calcola automaticamente sei parametri per tenerti in carreggiata. Per uno sguardo più approfondito ai dati, sono disponibili rapporti come rapporti sullo stato, rapporti sul portafoglio e molti altri. Tutti possono essere filtrati per vedere solo ciò che vuoi rivedere e sono facilmente condivisi con le parti interessate per tenerli aggiornati.

Il nostro software è sufficientemente flessibile per eseguire metodologie tradizionali, agili o ibride. Abbiamo più viste del progetto poiché sappiamo che diversi dipartimenti utilizzano strumenti diversi, ma tutti hanno bisogno di un'unica fonte di verità per collaborare. Connetti tutta la tua azienda con uno strumento BPM.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a semplificare i processi e lavorare in modo più efficiente. I nostri dati online raccolgono dati in tempo reale per aiutarti a ruotare velocemente e rimanere in pista. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che utilizzano il nostro strumento per lavorare meglio. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.