Proposte commerciali: come scriverne una e dove trovare modelli ed esempi

Scrivere una proposta commerciale è qualcosa che pochi nuovi imprenditori sanno come fare. Nelle prime fasi, sei concentrato sul tuo prodotto, sul tuo piano aziendale e sulla configurazione di tutto⁠. Considerare di proporre la tua attività per progetti potrebbe non sembrare il problema più urgente.

Ma in realtà è più importante di quanto si rendano conto le nuove imprese. Anche se non hai un utilizzo immediato per la tua proposta commerciale, può aiutarti a creare un piano d'azione per la tua attività, aiutare a garantire finanziamenti, aiutare a identificare i punti di forza e di debolezza del tuo marchio e fungere da punto di riferimento per il direzione della tua attività.

Se stai cercando di fare affari con un'altra azienda o semplicemente vuoi creare una proposta per potenziali clienti, ecco la nostra guida su come scrivere una proposta commerciale.

Cos'è una proposta commerciale?

Una proposta commerciale è un documento inviato a potenziali clienti nella speranza di lavorare con loro su un progetto⁠, che si tratti di una partnership o di voler essere l'azienda che aiuta con un progetto specifico.

Le proposte commerciali possono variare negli argomenti trattati, a seconda della natura delle attività coinvolte e del progetto proposto dalla tua attività.

Le proposte commerciali riguardano l'affrontare le esigenze dei potenziali clienti e mostrare loro perché la tua azienda è la migliore per soddisfare tali esigenze. Per le aziende focalizzate sui servizi B2B, sapere come scrivere una proposta commerciale efficace è fondamentale per la crescita.

Quali sono le tipologie di proposte commerciali?

Le proposte commerciali possono variare a seconda del servizio e della natura della proposta progettuale, ma in genere rientrano in tre categorie distinte:

• Proposte formalmente sollecitate. Questo descrive le proposte in cui l'azienda con cui speri di lavorare ti ha chiesto formalmente di presentare una proposta. Di solito sono scritti in risposta ai requisiti pubblicati dall'azienda in cerca di proposte. In genere, questo è il risultato di una richiesta di proposte pubblicata pubblicamente, in cui un potenziale cliente esamina molte proposte e trova quella migliore.
• Proposte sollecitate informalmente. Le proposte sollecitate in modo informale in genere si verificano a seguito di conversazioni tra un potenziale cliente e un fornitore. Solitamente il cliente in questo caso non richiede proposte concorrenti e tende ad avere meno requisiti formali.
• Proposte non richieste. Queste proposte tendono ad essere di natura più generica, agendo come una sorta di opuscolo di marketing. Le proposte non richieste vengono in genere utilizzate in occasione di fiere o altri luoghi pubblici, dove un'azienda cerca potenziali clienti.

Non tutte le proposte si adatteranno perfettamente a queste categorie. Ci sono proposte che potrebbero iniziare formalmente sollecitate ma poi essere adattate in proposte non richieste.

Quali sono le diverse sezioni di una proposta commerciale?

Le proposte commerciali possono variare leggermente nel modo in cui sono formattate, ma ci sono un paio di elementi cruciali che tutte le proposte commerciali dovrebbero avere.

1. Pagina del titolo

Il frontespizio funge da "copertina" della tua proposta, quindi è particolarmente importante in termini di estetica. Il frontespizio dovrebbe fornire un paio di informazioni di base sulla tua attività e sulla proposta, come il titolo della proposta, il nome della tua attività, le informazioni di contatto e la data in cui invii la proposta (o la data in cui la proposta è artigianale, nel caso di proposte non richieste).

Il tuo frontespizio dovrebbe essere professionale, ma dovrebbe comunque cercare di attirare l'attenzione del lettore e attirarlo. È fondamentale per definire il tono della tua proposta, quindi, come qualsiasi pubblicità, dovrebbe trasmettere l'estetica e il carattere del tuo marchio. Di solito è una buona idea includere anche il logo della tua azienda da qualche parte.

Questa è la prima cosa che il tuo cliente vedrà, quindi è importante trasmettere il tuo marchio e la tua proposta in modo conciso, ma specifico. Pensalo come qualsiasi contenuto visivo: gli spettatori lo guarderanno solo per un breve momento, quindi deve trasmettere molte informazioni molto rapidamente.

Evita grafiche complicate che potrebbero distrarre dal messaggio centrale della proposta. Stilisticamente, dovrebbe essere pulito e ordinato. Ecco un esempio di come potrebbe apparire una pagina del titolo ben progettata:

2. Indice dei contenuti

Un sommario semplificherà la navigazione nel contenuto del documento. Non deve essere necessariamente la prima pagina (occasionalmente segue la lettera di accompagnamento), ma sicuramente dovrebbe essere una delle prime pagine.

La tua pagina dei contenuti dovrebbe essere cronologica. Evita di diventare troppo granulare con gli elementi dell'elenco, perché risulterà rumoroso e opprimente.

Una buona strategia è fare in modo che gli elementi della tua lista riflettano punti deboli o domande specifiche che il lettore potrebbe avere in modo che sia facile per loro utilizzare il sommario come punto di riferimento per tutte le loro domande.

3. Lettera di presentazione

La tua lettera di presentazione serve come presentazione di te stesso. Alcune proposte potrebbero anche includere la lettera di accompagnamento prima del sommario come modo per impostare la proposta.

La tua lettera di presentazione dovrebbe essere breve e non più di una pagina. In alcuni paragrafi, descrivi brevemente il background, la missione e la proposta di vendita unica della tua azienda.

La tua lettera di presentazione dovrebbe essere amichevole ed educata⁠: non dimenticare i tuoi piaceri e ringraziamenti. Lascia le tue informazioni di contatto e incoraggia i tuoi lettori a contattarti per qualsiasi domanda.

A differenza di una lettera di presentazione del curriculum, la grafica visiva è incoraggiata, soprattutto se illustra un aspetto importante dei risultati o della missione del tuo marchio.

4. Sintesi esecutiva

Il sommario esecutivo potrebbe essere la parte più importante della tua proposta. Un riepilogo esecutivo fornisce dettagli sul motivo per cui stai inviando la proposta e la tua metodologia per spiegare perché sei l'opzione migliore per il cliente tra cui scegliere.

Il tuo sommario esecutivo agisce in modo simile a una proposta di valore. Dovrebbe delineare cosa rende diversa la tua azienda e in che modo il tuo potenziale cliente trarrà vantaggio dalla collaborazione con te.

I riepiloghi esecutivi riassumono, ma dovrebbero comunque essere specifici. Identifica i problemi esatti del cliente, spiega cosa fa la tua azienda e delinea le soluzioni proposte ai problemi del cliente.

Informazioni più dettagliate seguiranno nel resto della proposta, quindi anche se non dovrebbe essere troppo dettagliata, dovrebbe comunque essere specifica. Non c'è bisogno di coprire la logistica o le strategie qui, ma dovrebbe comunque offrire una soluzione specifica a un problema specifico.

Il tuo riepilogo esecutivo dovrebbe essere accuratamente sintonizzato sulle esigenze del cliente. Anche se stai trasmettendo il documento di proposta a molti potenziali clienti, dovrebbe risultare come se fosse stato scritto per un cliente specifico . Se i potenziali clienti hanno problemi diversi, ti consigliamo di apportare modifiche al tuo riepilogo esecutivo per ciascuno di essi.

Sii consapevole del tuo tono anche qui. Un'azienda che noleggia autobus per feste per studenti universitari si aspetterà un tono molto diverso da un'azienda che offre consulenza finanziaria agli anziani.

Il tuo sommario esecutivo dovrebbe dare al lettore un'idea chiara di come la tua azienda può aiutarlo e invitarlo a continuare a leggere per maggiori dettagli. Il riepilogo dovrebbe essere sufficientemente specifico da fungere da documento autonomo, ma sufficientemente breve da ispirare ulteriori domande.

Il tuo riepilogo esecutivo dovrebbe essere di circa due o quattro pagine, ma cerca di mantenerlo breve se la tua proposta generale non è molto lunga. Ricorda che i dettagli verranno dopo.

5. Pagine di proposta: problemi e soluzioni

Le pagine delle proposte costituiranno la maggior parte della tua proposta commerciale. In questa sezione, vorrai approfondire le soluzioni che hai offerto nel tuo riepilogo esecutivo. Il tuo riepilogo ha spiegato cosa puoi fare e perché sei il cliente ideale per farlo. Nelle pagine delle proposte, tratterai come intendi farlo e quando può essere fatto (un lasso di tempo).

Quando scrivi le pagine delle tue proposte, è utile considerare quali domande avrà il tuo cliente e fornire loro risposte dettagliate.

Molti autori di proposte commerciali considerano le loro pagine di proposte in termini di problemi e soluzioni . Con ogni proposta, inizia delineando i potenziali problemi che il cliente potrebbe incontrare. In questo modo, dimostrerai ai tuoi potenziali clienti di avere una profonda comprensione delle loro esigenze.

Le pagine di problemi e soluzioni richiedono molte ricerche. Vuoi mostrare ai potenziali clienti che hai fatto i compiti: capisci le esigenze del cliente e sai esattamente cosa si prefiggono di fare.

Il modo in cui scegli di analizzare i problemi e le soluzioni del cliente dipende da te. Alcuni autori di documenti di proposta elencheranno una serie di affermazioni di problemi insieme a risultati dettagliati. Altre proposte potrebbero concentrarsi su uno o due problemi più grandi e fornire un elenco di soluzioni ad essi.

Anche gli orari sono importanti qui. I potenziali clienti vorranno sapere quanto velocemente sarai in grado di mettere in atto la tua soluzione e quando possono aspettarsi di vedere i risultati. Gli orari rispondono a queste domande e, come bonus, sono anche un pratico strumento visivo che scompone il testo mentre trasmette informazioni importanti.

La tua proposta dovrà analizzare i problemi e le soluzioni in un modo che attiri il tuo potenziale cliente e abbia senso per il tuo settore, quindi non esiste un approccio unico per questa sezione.

Detto questo, è generalmente una buona idea suddividere il contenuto della proposta in sezioni che identificano specificamente ogni problema e propongono una soluzione. Ecco alcuni punti chiave da affrontare per ciascuna sezione:

• Il problema. Utilizza i dati per eseguire il backup delle tue affermazioni e sii specifico su dove il tuo cliente potrebbe non essere all'altezza dei suoi obiettivi.
• Implementazione. Spiega in dettaglio quali modifiche intendi apportare, quanto tempo ci vorrà per apportare queste modifiche e lo scopo di tali modifiche.
• Obiettivi. Spiega come valuterai il successo della tua soluzione e quando il tuo cliente può aspettarsi di vedere i risultati delle modifiche che hai implementato.
• Benefici. Attingere alla valutazione del problema e spiegare la natura dell'impatto che questi cambiamenti avranno.

Le pagine delle tue proposte dovrebbero coprire tutti i dettagli dei piani che implementerai. È meglio scomporre il testo in piccoli frammenti in modo che sia più facile da leggere. La grafica decorativa dovrebbe essere evitata qui, ma strumenti visivi come grafici e grafici sono ottimi per illustrare i tuoi punti.

6. Tabella dei prezzi

La tabella dei prezzi dovrebbe seguire le pagine del problema e della soluzione. Includerà tutti i tuoi prodotti e servizi, insieme alle loro informazioni sui prezzi.

Il modo in cui strutturi la tua strategia di prezzo dipende in gran parte dal tipo di servizio che offri. Detto questo, di solito è una buona idea fornire opzioni ai potenziali clienti . Una singola tariffa fissa rende la tua proposta una domanda sì o no, facile da rifiutare. L'aggiunta di opzioni di prezzo offre ai clienti un punto di partenza più negoziabile, aprendo la conversazione sulle loro esigenze particolari, piuttosto che fungere da punto finale.

La struttura dei prezzi dovrebbe essere formattata in una tabella di facile lettura. Offri opzioni di pagamento ricorrenti, sia mensili che annuali. Offri tariffe scontate per impegni a lungo termine. Offri componenti aggiuntivi, aggiornamenti e opzioni. La trasparenza è fondamentale in questa sezione. Assicurati che sia facile per i tuoi clienti capire per cosa stanno pagando e quali opzioni hanno per personalizzare il tuo servizio. A nessuno piacciono le tasse nascoste o le clausole scritte in piccolo. Includi tutti i dettagli delle tue opzioni di prezzo in modo chiaro e conciso.

Ulteriori informazioni: Prezzi psicologici: cosa dicono davvero i tuoi prezzi ai clienti

7. Chi siamo

Come una pagina Chi siamo sul tuo sito web, la pagina Chi siamo della tua proposta commerciale dovrebbe condividere la storia della tua attività, con te, il fondatore, come personaggio principale di quella storia. Una buona pagina su di noi dovrebbe essere breve, ma contenere comunque tutti gli elementi di una narrativa avvincente:

• Collocamento. Prepara la scena: presenta i protagonisti della storia, te stesso e i tuoi co-fondatori e descrivi come vi siete uniti per formare la vostra attività.
• Conflitto. Quale problema ti ha spinto ad avviare la tua attività? Descrivi il problema che la tua azienda ha identificato e si propone di risolvere.
• Complotto. In che modo tu e il tuo team avete deciso di trovare la soluzione al vostro problema? Quali sfide hai affrontato e come le hai superate?
• Risoluzione. Qual è stata la tua soluzione? Come ha cambiato il tuo settore? Quali pietre miliari hai raggiunto e in che modo la tua azienda ha deciso di risolvere il problema?
• Personaggi. Presenta il resto della tua squadra. Offri una breve biografia dei membri del tuo team e presenta ai tuoi clienti le persone con cui lavoreranno al tuo progetto.
• Conclusione. Quello che viene dopo? Descrivi cosa vedi nel futuro della tua azienda. Parla di come intendi continuare a perseguire i tuoi obiettivi. Assicurati di prepararti per un buon seguito.

8. Riepilogo titoli

Nella tua lettera di presentazione, hai toccato ciò che rende la tua azienda qualificata in modo univoco per risolvere i problemi dei tuoi clienti. Nel riepilogo delle qualifiche, entrerai nel dettaglio del motivo per cui la tua attività è più qualificata per aiutare i potenziali clienti a raggiungere i loro obiettivi.

I migliori riepiloghi delle qualifiche si basano sulla prova sociale per sostenere la loro tesi. Includi casi di studio di clienti precedenti, testimonianze di clienti, elogi sui social media, conferme di esperti fidati nel tuo campo e qualsiasi altra cosa che possa mostrare il valore che offri ai tuoi clienti.

9. Termini del contratto

Alla fine della tua proposta di marketing, vorrai chiarire l'offerta che stai facendo ai tuoi clienti delineando i termini e le condizioni della tua proposta. Le proposte possono essere considerate contratti legalmente vincolanti in alcune giurisdizioni, quindi è meglio collaborare con un esperto legale nella realizzazione di questa sezione.

Non tutte le proposte commerciali includono un contratto legalmente vincolante, quindi se la tua proposta ha lo scopo di coinvolgere il tuo cliente in ulteriori negoziazioni, potresti semplicemente includere un semplice invito all'azione che fornisce istruzioni su come seguirti per ulteriori negoziazioni.

Se includi un contratto legalmente vincolante, assicurati di fornire ai clienti uno spazio per firmare l'accordo o per indicare il loro metodo preferito per andare avanti.

Dopo l'invio: suggerimenti su come seguire

Può essere un po' snervante aspettare di ricevere risposta dai clienti durante il processo di vendita, ma è importante rimanere pazienti. Concedi un po' di tempo ai potenziali decisori⁠: ricorda che devono comunque occuparsi delle funzioni quotidiane della loro attività.

Se non hai ricevuto risposta e vuoi dare una piccola spinta ai potenziali clienti, ecco alcuni suggerimenti per dare seguito alla tua proposta:

• Dai loro tempo. Attendi almeno una settimana prima di inviare un follow-up. Se hanno confermato la ricezione della tua proposta, concedi loro una settimana dalla data di conferma. Tieni presente che potrebbero voler discuterne con il proprio team prima di ricontattarti.
• Attira la loro attenzione con un buon soggetto. Come con altri tipi di email marketing, una riga dell'oggetto convincente aumenterà la probabilità che aprano la tua email.
• Sii breve. Non c'è bisogno di entrare nei dettagli più fini qui⁠: lascia che la tua proposta faccia la maggior parte del discorso. Usa il tuo follow-up per sottolineare che sei disponibile per qualsiasi domanda e permetti loro di contattarti facilmente.
• Evita un linguaggio ad alta pressione e commerciale. Il tuo obiettivo qui è assicurarti un partner , non un cliente. Hacky cliché pubblicitari come "Non perdere questa entusiasmante opportunità!" risulterà alienante per i potenziali clienti.
• Sii amichevole, accessibile e autentico. Il tuo follow-up è una buona opportunità per vedere in anteprima come sarà lavorare con te. Sii educato, ma informale⁠, come se stessi contattando il tuo collega di lavoro preferito.
• Sapere quando smettere. È facile trascurare una o due email, ma molto più difficile trascurarne tre o quattro. Se il tuo cliente non ha risposto ai tre follow-up, è ora di andare avanti.

Dove trovare modelli di proposte commerciali

Se stai appena avviando un'attività e non hai mai scritto una proposta commerciale prima, è una buona idea dare un'occhiata ad alcune di esse per avere un'idea di come sono composte per i diversi tipi di attività. Ecco alcuni buoni posti per trovare esempi di modelli e layout per aiutarti nella stesura di proposte commerciali.

1. PandaDoc. PandaDoc vanta un'ampia libreria di oltre 167 modelli di proposte commerciali gratuiti. Altre caratteristiche includono pagine di preventivo interattive, modelli di contratto e funzionalità di firma elettronica.
2. Tela. Tra l'ampia varietà di modelli di design gratuiti di Canva ci sono un sacco di esempi di proposte commerciali gratuite. Canva ti consente di filtrare diversi modelli di proposta per stile e tema, facilitando la ricerca di un modello che corrisponda al tuo marchio.
3. Proponi. Proposify offre un sacco di modelli per proposte commerciali e contratti commerciali che includono funzionalità come firme elettroniche, anteprime interattive dei clienti, traduzione linguistica e metriche dei dati che ti aiutano a tenere traccia dei tassi di apertura⁠, il che è particolarmente utile se invii la tua proposta a più clienti.
4. Jotform. Jotform include un'ampia raccolta di modelli PDF gratuiti ea pagamento per proposte in tutti i tipi di settori, per tutti i tipi di progetti. I modelli vengono convertiti in PDF per una facile stampa e includono anche una funzione di firma digitale che consente ai tuoi clienti di firmare il tuo contratto digitalmente.
5. Proposte migliori. Better Proposals ha un sacco di risorse gratuite per gli imprenditori che desiderano saperne di più su come scrivere proposte. Oltre ai modelli di proposte commerciali, offrono anche modelli per preventivi, contratti e brochure online.

Per saperne di più:

• Modello di piano aziendale: un quadro pratico per la creazione del piano aziendale
• La strada per il successo: esempi di business plan per ispirare il tuo

Non perdere l'occasione di far crescere la tua piccola impresa

Lavorare con i clienti è un'incredibile opportunità per far crescere il tuo business. Non solo per i guadagni finanziari, ma perché la costruzione di solide relazioni di lavoro nel tuo settore aprirà nuove strade per la crescita e ti aiuterà a costruire la tua reputazione tra i tuoi colleghi.

Molto lavoro è necessario per creare una proposta commerciale, ma imparare a comporre una proposta commerciale efficace ti preparerà per anni di successo. Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, probabilmente arriverà il momento in cui dovrai scrivere una proposta commerciale.

Più clienti soddisfatti hai, più facile sarà attirare nuovi clienti. Ogni nuova opportunità in una partnership è un trampolino di lancio verso il successo continuo.