Come calcolare la varianza dei costi per un progetto (formula inclusa)

Per tutta la durata di un progetto, i project manager controllano lo stato di avanzamento e lo confrontano con il piano del progetto, confrontando le loro previsioni con la realtà. Se non lo fanno regolarmente, è probabile che il budget ne risentirà e il loro progetto fallirà completamente. Fortunatamente, queste deviazioni dal piano, come la varianza dei costi, non devono far fallire un progetto.

In effetti, possono effettivamente rafforzarlo. La chiave è individuarli e apportare modifiche per rimanere sulla strada giusta. Uno dei modi migliori per evitare il superamento dei costi è calcolare la varianza dei costi.

Comprendere i costi del progetto

Tutti i progetti costano denaro, indipendentemente dalle loro dimensioni, portata o risultati. Abbiamo tutti sentito dire “non esiste un pranzo gratis”. Lo stesso vale per i progetti: non esiste un progetto senza costi. Questi costi si presentano in molte forme diverse, dal costo dei materiali al semplice costo di fare affari (affitto, stipendi, ecc.). È compito del project manager tenere conto di tutti questi costi e creare un budget flessibile.

Diversi tipi di costi di progetto

Per comprendere appieno la varianza dei costi del progetto, è utile conoscere i principali tipi di costi del progetto. Dai un'occhiata ai quattro che è più probabile che vedrai. La maggior parte dei progetti li ha tutti e quattro e ciascuno può contribuire alla varianza complessiva dei costi:

• Costi diretti: pensa ai costi diretti come ai costi che vanno direttamente al progetto per ottenere i risultati finali. Un utile esempio di costo diretto è il costo del materiale necessario per costruire qualcosa. Il costo di questi materiali sta andando verso la creazione di un prodotto finale.
• Costi indiretti: i costi indiretti, d'altra parte, vanno a finanziare le spese "dietro le quinte" sostenute durante l'intera vita di un progetto. Sono anche conosciuti come costi generali. Ad esempio, il costo dell'affitto di uno spazio ufficio è una spesa comune fissa. Questa spesa deve essere pagata per completare il progetto, ma serve anche a sostenere altri progetti.
• Costi fissi: I costi fissi sono spese con prezzi fissi che non sono soggetti a nessun tipo di modifica. Questi sono costi affidabili che non oscilleranno e potenzialmente elimineranno un budget. Sia i costi diretti che quelli indiretti possono essere anche costi fissi (o costi variabili). Un costo fisso, ad esempio, potrebbe assomigliare alla tariffa fissa che un appaltatore addebita per i propri servizi.
• Costi variabili: i costi variabili, d'altra parte, non sono così prevedibili. Ad esempio, il costo del noleggio dell'attrezzatura può aumentare o diminuire a seconda del fornitore, della domanda o della durata dell'attrezzatura.

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Che cos'è la varianza dei costi nella gestione dei progetti?

La varianza dei costi (denominata anche CV) è la differenza tra i costi del progetto stimati durante la fase di pianificazione ei costi effettivi. In altre parole, è quanto i costi effettivi variano dai costi preventivati. Il calcolo della varianza dei costi è il modo in cui i project manager tengono traccia delle spese per vedere se un progetto è al di sotto o al di sopra del budget.

Questi calcoli fanno parte di una tecnica chiamata EVM (Earned Value Management). In un sistema EVM, l'obiettivo della gestione dei costi è stabilire se una varianza è positiva, negativa o zero.

Quando i project manager hanno queste informazioni sull'analisi del valore guadagnato, possono apportare le modifiche necessarie per rimanere in pista. Se una varianza è estremamente elevata (negativa), è necessario apportare modifiche. Se c'è una varianza di costo estremamente bassa (positiva) o una varianza zero, possono considerarla un segno di un'efficace gestione dei costi.

I quattro tipi di formule di varianza dei costi in EVM

Esistono quattro varianti della formula della varianza dei costi utilizzata nell'Earned Value Management (EVM). Ognuna di queste equazioni di varianza risolve valori diversi, quindi è molto importante comprenderle tutte e cosa mostrano esattamente.

Variazione dei costi

Variazione dei costi (CV) = Valore realizzato (EV) – Costo effettivo (AC)

La varianza dei costi è esattamente quanto un progetto è fuori o sotto budget. Un'equazione della varianza dei costi sottrae il costo effettivo dal valore guadagnato per risolvere questo numero.

Percentuale di scostamento dei costi

Percentuale di scostamento dei costi (CV%) = Variazione dei costi (CV) / Valore realizzato (EV)

Una percentuale di scostamento dei costi è la percentuale in eccesso o in difetto del budget per un progetto. Questo viene calcolato dividendo la varianza dei costi dal valore guadagnato.

Indice di rendimento dei costi

Cost Performance Index (CPI) = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

Un indice di prestazione dei costi (CPI) è una metrica utilizzata per giudicare quanto bene le risorse vengono utilizzate in un progetto. Quando si risolve un CPI, il valore sarà una delle due cose:

• Minore o uguale a 1 (le risorse non vengono utilizzate in modo efficiente)
• Maggiore o uguale a 1 (le risorse vengono utilizzate in modo efficiente)

Per risolvere il CPI, devi dividere il valore guadagnato per i costi effettivi.

Indice di rendimento dei costi completo

Per completare l'indice di rendimento dei costi (TCPI) = (budget totale – EV) / (budget totale – AC)

Risolvere un indice di prestazione di costo completo (TCPI) è estremamente utile, soprattutto se si verifica una varianza di progetto elevata (negativa). Un TCPI è un indice che mostra come le risorse devono essere utilizzate per il resto di un progetto per rientrare o rientrare nel budget.

Per trovare il tuo TCPI, inizia sottraendo il tuo valore guadagnato dal tuo budget totale. Quindi, sottrai il tuo costo effettivo dal budget totale. Infine, dividi il primo quoziente per il secondo quoziente.

Utilizzo degli strumenti per calcolare automaticamente la varianza del progetto

Per tutta la durata di un progetto, vorrai avere a disposizione ciascuna di queste formule di varianza dei costi. Per fortuna, ci sono strumenti di gestione dei costi che rendono facile tenere d'occhio le varianze in modo da non dover sgranocchiare manualmente i numeri.

ProjectManager compila automaticamente le formule con i valori corretti e previene qualsiasi errore umano che può portare a gravi errori di budgeting. Fattori come il budget totale, i costi effettivi, i valori guadagnati e altro ancora vengono aggiornati in tempo reale in modo da visualizzare sempre i dati più aggiornati.

Crea e gestisci i budget di progetto, oltre a confrontare i costi effettivi con i costi pianificati nella dashboard del progetto. La dashboard del progetto ProjectManager si aggiorna automaticamente, quindi guardi sempre le cifre più aggiornate e prendi le decisioni di budget più intelligenti. Questo fa la differenza tra l'individuazione delle variazioni di costo e la mancanza di dettagli cruciali. Tieni d'occhio le linee di base dei costi, nonché le spese e dove si trovano i progetti in termini di budget.

Hai bisogno di condividere queste informazioni con le parti interessate? Crea un rapporto sul budget in pochi clic per mantenere il team aggiornato e prendere insieme le decisioni migliori. Avere queste informazioni a portata di mano ed essere in grado di condividerle è la differenza tra progetti che rimangono nel budget e superano il budget, il che può comportare un superamento dei costi e un fallimento totale.

Il calcolo della varianza dei costi richiede un software di gestione dei progetti sufficientemente robusto da calcolare e organizzare i dati in tempo reale. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che mantiene i costi del tuo progetto entro il budget. Provalo oggi con questa prova gratuita di 30 giorni.