Come calcolare la percentuale di completamento in Project Management

Quando gestisci un progetto, devi tenere traccia dei progressi del tuo team mentre eseguono il loro lavoro per rispettare il tuo programma. Questo viene fatto con la gestione delle attività e uno dei capisaldi della gestione delle attività è conoscere la percentuale di completamento dell'attività.

Calcolando la percentuale di completamento di un'attività, puoi vedere quanto è stato completato e quanto lavoro è rimasto. È un modo semplice e veloce per determinare se sei sul bersaglio o se sei in ritardo, il che è essenziale per realizzare un progetto di successo.

Che cos'è la percentuale di completamento?

La percentuale di completamento è un modo per tenere traccia dei progressi che il tuo team sta facendo durante l'esecuzione delle proprie attività. Tiene traccia di quanto sei stato avanti nel completare quel lavoro. Chiamato anche percentuale di completamento del progetto, mostra quanto lavoro è stato svolto e quanto lavoro c'è da fare. Ciò fornisce ai project manager i dati di cui hanno bisogno per vedere se il loro team è allineato con la pianificazione del progetto.

Perché la percentuale di completamento è importante nella gestione dei progetti?

Conoscere la percentuale di completamento è importante per molte ragioni. Serve il piano di gestione delle attività, che è un processo per monitorare le attività del tuo team dall'inizio alla fine. Sapere quanto ha fatto il team in un dato momento del progetto aiuta i project manager a vedere se il lavoro è nei tempi previsti.

La percentuale di completamento è un modo in cui un project manager può tenere traccia dei progressi, che è uno degli aspetti più importanti di un progetto da monitorare. È la base del software di gestione dei progetti, che fornisce strumenti digitali per tenere traccia dei progressi del team nel completare i propri compiti. Molti di questi strumenti forniscono dati in tempo reale, che forniscono un rendering più accurato della percentuale di completamento.

Anche la gestione delle risorse è legata alla percentuale di completamento. Sapere se il team è in ritardo o in anticipo rispetto alla scadenza influenza il modo in cui allochi le tue risorse. Ad esempio, se la percentuale di completamento mostra che le attività sono in ritardo, il project manager può riallocare le risorse per tornare nei tempi previsti e mantenere il progetto in carreggiata.

Approfondiremo come calcolare la percentuale di completamento in un momento, ma sappi che il software di gestione dei progetti può farlo per te. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che calcola automaticamente la tua percentuale di completamento e tiene traccia dell'avanzamento delle attività del tuo team in tempo reale. Puoi filtrare il percorso critico sul nostro diagramma di Gantt interattivo e collegare le attività dipendenti per evitare colli di bottiglia. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente!

Come calcolare la percentuale di completamento

Abbiamo discusso di cos'è la percentuale di completamento e perché è importante nella gestione dei progetti. Il prossimo passo è capire come calcolare la percentuale di completamento. È una formula semplice.

Percentuale di completamento = durata/durata effettiva (PC = AD/D)

Ad esempio, se hai un'attività che ha una durata di 10 giorni e cinque giorni sono stati completati, o la durata effettiva, la percentuale di completamento è del 50 percento. Tuttavia, ciò che manca a questa equazione è il monitoraggio. Il monitoraggio è dove si trova il valore reale in percentuale di completamento.

Come tenere traccia della percentuale di completamento

La percentuale di completamento è come monitorare i progressi. Uno degli strumenti di gestione del progetto per aiutarti a raggiungere questo obiettivo è un diagramma di Gantt. I diagrammi di Gantt sono linee temporali visive che mappano le tue attività in un grafico a barre. Il lato sinistro sembra un normale foglio di calcolo, ma i dati vengono quindi riflessi visivamente sul lato destro.

Quando guardi un diagramma di Gantt con la pianificazione del tuo progetto, la durata dell'attività è la barra che si estende dalla data di inizio alla data di fine. La percentuale di completamento è quanto la barra viene riempita o ombreggiata, a seconda dello strumento che stai utilizzando.

Prendendo il nostro esempio dall'alto, una durata dell'attività di 10 giorni apparirà come una barra che va dalla data di inizio a 10 giorni nell'inizio del progetto. La percentuale di completamento, sempre riferendosi al nostro esempio sopra, è del 50 percento. Pertanto, la barra sul Gantt sarà semiombreggiata.

Esistono tre modi per tenere traccia della percentuale di completamento, il primo è utilizzare il tuo giudizio professionale. Questo potrebbe sembrare arbitrario, tuttavia, è più di un'ipotesi. Puoi incontrare il team e utilizzare la tua esperienza con i progetti passati per prevedere la percentuale di completamento.

Un metodo più complicato sono le attività ponderate. È meglio per compiti lunghi con diverse attività. Se puoi dividere facilmente queste attività, puoi impostare una percentuale di completamento in base a ciascuna. Questo metodo richiede molto lavoro sul front-end e non è l'ideale per tutti i progetti.

Infine, c'è il metodo degli importi arbitrari o della cifra fissa. Questo è quando crei pietre miliari per l'attività. Prima che inizi, è completo allo 0 percento. Quando inizi, è completo al 20 percento e quindi raggiunge il completamento al 100 percento al termine. Hai solo quei tre punti fissi. Non è super preciso ma fornisce ampiamente dati di tracciamento utilizzabili.

Come tenere traccia della percentuale completa con ProjectManager

Invece di utilizzare i tre metodi descritti sopra, utili ma non del tutto accurati, ProjectManager dispone di solidi diagrammi di Gantt che calcolano automaticamente la percentuale di completamento di ciascuna delle attività. Poiché il nostro strumento è online, la percentuale di completamento viene mostrata in tempo reale. Stai guardando dati accurati e non un'istantanea del progetto in passato.

Puoi tenere traccia della percentuale di completamento dopo aver creato un piano di progetto sul nostro Gantt e impostato la linea di base. Questo acquisisce la pianificazione, i costi e altro in modo da poter ottenere la varianza del tuo sforzo effettivo rispetto allo sforzo pianificato. Questi dati vengono forniti in tempo reale in tutto il software per aiutarti a mantenere il tuo progetto nei tempi previsti.

Diversi modi per tenere traccia della percentuale di completamento

Naturalmente, non tutti vogliono lavorare sui diagrammi di Gantt. Ecco perché il diagramma di Gantt è solo una delle nostre viste multiple del progetto in cui puoi tenere traccia della percentuale di completamento delle attività del tuo team. Se stai lavorando sulla visualizzazione foglio, vedrai la percentuale di completamento nella colonna corrispondente, che viene aggiornata dal membro del team assegnato a quell'attività mentre si sposta attraverso l'assegnazione.

Tieni traccia della percentuale di completamento in tempo reale con i dashboard

La percentuale di completamento è solo una parte del monitoraggio dell'avanzamento. Abbiamo funzionalità che forniscono una vista di alto livello e altre per approfondire i dati. La nostra dashboard in tempo reale monitora sei metriche di progetto, incluso lo stato di avanzamento, che mostra la percentuale di completamento per ciascuna attività di progetto. A differenza degli strumenti leggeri, la nostra dashboard non richiede alcuna configurazione. È plug-and-play.

Perché quando desideri più contesto attorno alla percentuale di completamento, sfrutta i nostri rapporti che possono essere generati con un solo tasto. Ci sono rapporti sullo stato e persino rapporti sullo stato del portfolio se stai gestendo un programma o un portfolio di progetti. Puoi anche ottenere rapporti su attività, schede attività, carico di lavoro e altro ancora. Tutti i report possono essere filtrati e condivisi facilmente per mantenere aggiornati i tuoi stakeholder.

ProjectManager è un software pluripremiato che connette i team per lavorare in modo più produttivo. Che tu stia lavorando fianco a fianco, in diversi dipartimenti o in tutto il paese, i nostri dati in tempo reale tengono tutti sulla stessa pagina. Pianificare, monitorare e riferire sui progressi e lavorare in modo più efficiente. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che stanno già ottenendo successo con il nostro software. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.