Gestione del flusso di cassa: perché il flusso di cassa può essere ancora più importante del profitto

Migliorare il flusso di cassa è una mossa intelligente per qualsiasi azienda. Non importa quanto sia eccezionale il tuo modello di business, quanto sei redditizio o quanti investitori hai schierato. Se stai cercando un'area su cui concentrarti che avrà un impatto drammatico sulla tua attività, è proprio questo.

Le aziende nuove e in crescita spesso non hanno una riserva di denaro extra per far fronte alle carenze, perché reinvestino sempre. Anche gli anni con la crescita più significativa, compresi i primi anni di vita di un'azienda, sono impegnativi in ​​termini di flusso di cassa.

La gestione del flusso di cassa è uno dei tanti motivi per cui è così difficile far decollare una nuova attività.

Che cos'è la gestione del flusso di cassa?

Quindi, cos'è esattamente la gestione del flusso di cassa? Il flusso di cassa è la quantità di denaro, contanti e non, che viaggia in entrata e in uscita da un'azienda. Un flusso di cassa positivo è più denaro in entrata che in uscita, e un flusso di cassa negativo è meno denaro in entrata di quello di cui l'azienda ha bisogno per coprire le uscite.

Per calcolare il flusso di cassa, un'azienda prende nota della liquidità disponibile all'inizio e alla fine di un periodo specifico. Questo periodo di tempo può essere una settimana o un mese. L'attività avrà un flusso di cassa positivo se c'è più nel conto alla fine del periodo rispetto a quando il periodo è iniziato; avrà un flusso di cassa negativo se alla fine ci sono meno contanti.

Diventare bravi nella gestione del flusso di cassa è una delle cose migliori che puoi fare per la tua attività. Non solo, è un'abilità che puoi trasferire in altre iniziative, così come nelle tue finanze personali.

La differenza tra flusso di cassa e redditività

Il flusso di cassa non è lo stesso della redditività. Un'attività redditizia può ancora non essere in grado di pagare le bollette. Allo stesso modo, solo perché un'azienda sta rispettando tutti i suoi obblighi finanziari non significa che sia redditizia.

Il profitto è un termine contabile di base per le piccole imprese, che in realtà esiste solo sulla carta. Misurare il profitto è un modo particolare di considerare un business. Non ti dice molto su come stanno andando gli affari giorno per giorno.

Come calcolare il profitto

Il primo passo per calcolare il profitto è prendere le tue entrate totali e quindi sottrarre il costo dei beni venduti. La differenza è il tuo profitto lordo.

Entrate – Costo della merce venduta = Utile lordo

Ad esempio, se vendessi $ 100.000 in sedie a dondolo e le sedie stesse ti costassero $ 50.000 all'ingrosso, il tuo profitto lordo sarebbe di $ 50.000.

Entrate: $ 100.000
Costo delle merci vendute - $ 50.000
Utile lordo: $ 50.000

Ovviamente, probabilmente avresti altre spese oltre all'acquisto delle sedie. Ad esempio, avresti bisogno di un posto dove riporre le sedie e potresti voler pubblicare alcuni annunci per ottenere più vendite. Queste spese sono chiamate spese operative e vengono sottratte dal tuo profitto lordo.

Le spese operative includono la maggior parte dei costi che non si collegano direttamente a ciò che vendi, cose come affitto, attrezzature, buste paga e marketing.

Il secondo passaggio consiste nel sottrarre le spese operative dall'utile lordo. La differenza è l'utile netto.

Utile lordo – Costi operativi = Utile netto

Entrate: $ 100.000
Costo della merce venduta: -$ 50.000
Utile lordo: $ 50.000
Spese operative: -$ 35.000
Utile netto: $ 15.000

Se il tuo profitto netto è un numero positivo, hai fatto soldi. Se è un numero negativo, hai perso soldi. Questo report nel suo insieme è chiamato conto economico o profitti e perdite (P&L).

Il “problema” con il profitto

In relazione alla gestione del flusso di cassa delle piccole imprese, il problema con i rendiconti economici è che non mostrano l'intera attività. Mancano alcune informazioni essenziali.

1. Rimborso del debito

Se hai prestiti aziendali o altro capitale di avvio da rimborsare, non verrà visualizzato qui. Solo gli interessi su quei prestiti sono inclusi in un conto economico, anche se il rimborso del debito può consumare molti soldi.

2. Pagamenti dell'attrezzatura

Allo stesso modo, se acquisti un'attrezzatura significativa, l'intero costo non verrà visualizzato in questa sezione. Invece, quel costo verrà distribuito per tutta la vita dell'attrezzatura. Se spendi $ 100.000 su una linea di conserve e pensi che durerà 10 anni, il tuo conto economico mostrerà una spesa di $ 10.000 all'anno per 10 anni, anche se dovessi pagare tutto in anticipo.

3. Tasse

Nota che il tuo profitto netto non è tassato a questo punto, il che significa che si ridurrà ancora di più. Anche se tutto il tuo profitto è disponibile in contanti, non sarai in grado di esaurirlo e spenderlo tutto in un unico posto.

4. Contanti ricevuti

Infine, molte aziende utilizzano la contabilità per competenza, che registra le entrate anche se non hai ancora ricevuto il denaro. Sulla carta, potresti avere $ 200.000 di vendite, ma se nessuno ti ha ancora pagato, avrai comunque difficoltà a pagare le bollette.

Inoltre, se porti inventario, tutto quel prodotto ha valore e viene incluso anche nel tuo conto economico. Ovviamente, per estrarre denaro dal tuo inventario, devi prima venderlo.

Come gestisci il flusso di cassa e il profitto?

In definitiva, la gestione del flusso di cassa si riduce ai tempi. Potresti essere redditizio nel corso di un mese o un anno, ma non in un giorno o una settimana specifici. Se le tue bollette sono in scadenza all'inizio del mese ma non avrai soldi in banca fino alla fine del mese, hai un problema di flusso di cassa, anche se a fine mese hai guadagnato più di hai speso.

Ecco l'affare con il profitto: se non sei redditizio sulla carta, sei in cattive condizioni. Devi aumentare le tue entrate o diminuire le tue spese se vuoi rimanere in affari.

Ma solo perché sei redditizio non significa che la tua attività possa funzionare con il pilota automatico. Devi ancora esercitarti nel controllo del flusso di cassa, soprattutto se stai crescendo.

Perché è importante la gestione del flusso di cassa?

Anche se può sembrare intimidatorio, ci sono chiari vantaggi nel controllo del flusso di cassa e nel dare priorità a un'efficace gestione del flusso di cassa.

1. Prevedere le carenze

Il primo e più ovvio vantaggio della gestione del flusso di cassa e del capitale circolante è sapere in anticipo quando si avranno delle carenze. Non scoprire che non puoi fare l'affitto dopo che l'assegno è rimbalzato. Con un buon sistema in atto, puoi prevedere le carenze settimane, a volte anche mesi, in anticipo, il che ti dà il tempo di elaborare un piano.

Per esempio:

• Chiama il tuo padrone di casa e chiedi loro di incassare il tuo assegno qualche giorno dopo
• Ritardare una spedizione di un paio di settimane per rimandare il pagamento dei dazi doganali
• Esegui una promozione per aumentare rapidamente le vendite
• Vai a fare una raccolta per sfrecciare per risarcire le bollette in sospeso

2. Riduci lo stress

Che ci crediate o no, la gestione del flusso di cassa allevierà un sacco di stress. Gran parte dell'ansia che gli imprenditori provano riguardo al pagamento delle bollette deriva dal non sapere cosa sta succedendo e dal preoccuparsi se le cose funzioneranno o meno.

È molto meglio sapere cosa sta arrivando, anche se le prospettive non sono buone. Quando saprai dove ti trovi, ti sentirai preparato. Ancora più importante, sarai attrezzato per affrontarlo.

3. Sapere quando crescere

Quando gestisci il flusso di cassa, sai esattamente quanti soldi devi spendere per la crescita. Ricorda, solo perché i tuoi profitti e perdite ti dicono che ci sono soldi extra in giro, non significa che si materializzeranno nella vita reale.

Allo stesso modo, solo perché hai $ 20.000 in banca non significa che puoi spenderli. Potrebbe essere necessario per pagare le spese imminenti. Quando guardi il tuo flusso di cassa nel corso di settimane e mesi, saprai quanto tenere a portata di mano e quanto puoi mettere da parte o spendere per la crescita.

4. Guadagnare leva

Una buona gestione del flusso di cassa ti dà leva. Se hai bisogno di una linea di credito dalla banca per superare un deficit o se vuoi che un fornitore ti conceda una pausa per alcune settimane senza interrompere il servizio, un buon sistema di gestione del flusso di cassa ti supporterà e stabilirà la fiducia.

Alle banche in genere piace vedere questo tipo di pianificazione, soprattutto se puoi mostrare chiaramente quando sarai in grado di rimborsare i fondi. È molto più probabile che i fornitori siano flessibili se puoi dire loro esattamente come pagherai e quando, piuttosto che interrompere la comunicazione come fa la maggior parte delle aziende durante i periodi difficili. Queste persone vogliono la tua attività e saranno più disposte a lavorare con te attraverso gli alti e bassi se possono fidarsi di te.

5. Più accurato

Il flusso di cassa è significativamente più accurato di un budget. I budget ti dicono cosa vuoi che accada. Sono un pio desiderio e gli imprenditori sono ottimisti per natura. Le proiezioni del flusso di cassa ti dicono cosa sta effettivamente accadendo in modo che tu possa affrontarlo, anche se non è quello che avevi pianificato all'inizio dell'anno.

La maggior parte di noi (me compreso) spesso preferirebbe non pensare alla gestione del flusso di cassa e sperare che tutto si risolva. Ma non vale il rischio. Ti sentirai davvero meglio rimanendo al passo con i tuoi soldi.

Come gestire il flusso di cassa

Esistono molti strumenti a pagamento per aiutare a gestire il flusso di cassa. Personalmente, penso che quello gratuito sia il migliore: Fogli Google. Chiunque può utilizzare un foglio di calcolo di Google per creare un rendiconto finanziario. Sebbene sia un processo manuale, la configurazione non richiede molto tempo ed è facile da monitorare.

Ancora più importante, è facile da personalizzare al volo e adattarsi alle tue esigenze o situazioni specifiche. Puoi essere ampio o specifico quanto vuoi. E il tempo che dedichi alla creazione e all'aggiornamento del foglio di calcolo è prezioso per ottenere un quadro più chiaro della tua situazione.

Il foglio di calcolo del flusso di cassa è uno schema di dove stanno andando i tuoi soldi. Ti mostra quando entreranno contanti e quando usciranno, ed è un ottimo modo per visualizzare la gestione del flusso di cassa e modificare il tuo approccio.

Come mantieni il controllo del tuo flusso di cassa?

Il modo migliore per mantenere il controllo dei tuoi soldi è con un rendiconto finanziario. Nella gestione della liquidità delle piccole imprese, un rendiconto finanziario è un resoconto del flusso di cassa in entrata e in uscita da un'azienda in un periodo contabile, ad esempio un mese, un trimestre o un anno, sebbene sia possibile tenere traccia del flusso di cassa per qualsiasi periodo di tempo utile vedi dove stanno andando i tuoi soldi. Provalo nel Calcolatore del flusso di cassa di Shopify.

La maggior parte delle aziende lavora al meglio pianificando di settimana in settimana; tuttavia, alcuni potrebbero dover pianificare quotidianamente, altri solo mensilmente. Spetta anche a te includere ogni singola spesa o solo categorie di spese. Queste decisioni dipenderanno dalla scala e dalla complessità della tua attività.

Allo stesso modo, alcune aziende saranno in grado di proiettare accuratamente il proprio flusso di cassa per sei mesi, altre solo per due settimane. In generale, cerca di proiettare da quattro a sei settimane con ragionevole precisione. Una buona regola pratica per la gestione del flusso di cassa delle piccole imprese è che più lontano sei nel futuro, meno accurate saranno le tue previsioni.

Passaggio 1: prevedere le spese

Il primo passo è definire tutti i tuoi obblighi finanziari in corso. Inizia facendo un elenco di tutto ciò per cui devi pagare: affitto, stipendio, pubblicità, costi del software, rimborsi del prestito, tutto ciò che esce dai tuoi profitti.

Scrivi a cosa serve la spesa, quanto è e quando è dovuta. Probabilmente dimenticherai alcune cose, quindi controlla gli estratti conto della tua banca e della carta di credito per vedere quali altre spese trovi.

Passaggio 2: previsione delle entrate

Successivamente, è il momento di prevedere le tue entrate settimanali. Molte aziende subiscono fluttuazioni nelle vendite, quindi può essere un po' un'arte. Cerca di essere il più preciso possibile. Più la tua attività diventa consolidata, più facile sarà.

Inizia annotando le entrate garantite. Se vendi abbonamenti o hai contratti a lungo termine, avrai una buona idea di cosa accadrà. Puoi stimare se quei numeri aumenteranno, diminuiranno o rimarranno gli stessi. Se gran parte delle tue vendite proviene da clienti per la prima volta, sarà più difficile stimare. Tuttavia, dovresti avere una buona idea di cosa aspettarti nelle prossime settimane e mesi. Più ti avvicini alla realtà, meglio è.

Una delle migliori pratiche nella gestione della liquidità delle piccole imprese è guardare i dati passati per aiutare le proiezioni. In molti casi, le vendite di questa settimana di un anno fa saranno più accurate delle vendite della scorsa settimana, perché i dati storici tengono conto dei cicli annuali e della stagionalità. Se ritieni che le tue vendite aumenteranno rispetto allo scorso anno, puoi aumentare l'importo, ma è importante essere prudenti per evitare di finire in una brutta situazione.

Quando prevedi le entrate ogni settimana, tieni presente qualsiasi calo delle vendite dovuto alle festività o al periodo del mese o dell'anno, nonché eventuali promozioni o affari importanti che avranno un impatto positivo sulle tue entrate.

Passaggio 3: collega i tuoi dati

Ora arriva la parte divertente: inserire i dati. Innanzitutto, prendi la tua copia gratuita del modello di proiezione del flusso di cassa. Puoi personalizzare una riga per ogni spesa e ogni fonte di entrate. Puoi essere dettagliato o ampio.

Dai un'occhiata a questo esempio di gestione del flusso di cassa aziendale di seguito.

Se vendi un sacco di prodotti su un sito Web, potresti avere solo una fonte di entrate. Se utilizzi più canali, come web, vendita al dettaglio e fiere, potresti voler avere una linea per ciascuno, perché sarà più facile da prevedere.

Assicurati di aggiungere entrate alla settimana in cui sarà disponibile per te. Tieni presente che potrebbero essere necessari alcuni giorni per finire nel tuo conto bancario.

Allo stesso modo, compila le tue spese. Alcuni saranno settimanali, altri bisettimanali, alcuni mensili, altri variabili. Avrai anche molte spese varie che saltano fuori. Utilizza la riga denominata "Altro" per inserirli nel foglio di calcolo.

Aggiungi il tuo saldo bancario di apertura per la prima settimana. Le settimane successive verranno previste automaticamente in base alle proiezioni di entrate e spese.

Passaggio 4: aggiorna il foglio di calcolo della proiezione

Il tuo foglio di calcolo del flusso di cassa è un documento vivente. Se lo mantieni come Foglio Google, sarà disponibile sempre e ovunque. Potrai anche condividerlo facilmente con qualcun altro, come il tuo commercialista o un altro dipendente.

Un buon foglio di calcolo del flusso di cassa viene aggiornato regolarmente. Una volta alla settimana, accedi e aggiorna il tuo saldo bancario di chiusura. Se non corrisponde ai tuoi calcoli precedenti, è una buona idea capire perché. A volte le spese di cui ti sei dimenticato si aprono o ti rendi conto che potresti essere stato troppo ottimista nelle proiezioni delle entrate.

Quindi, nascondi la colonna del mese scorso. Non ne avrai più bisogno poiché è nel passato.

Infine, aggiungi una nuova settimana di proiezioni nell'ultima colonna. Vuoi sempre avere un minimo di quattro o sei settimane in modo da poter pianificare in anticipo.

Ogni volta che stai proiettando un deficit, il saldo bancario di chiusura ti avviserà diventando rosso, il che ti chiederà di apportare alcune modifiche. Nel modello fornito, puoi vedere che è previsto un deficit nel secondo mese.

Sei semplici modi per migliorare il flusso di cassa

Se la tua azienda soffre di una cattiva gestione della liquidità, ecco sette modi per migliorare il flusso di cassa oggi.

1. Concentrarsi sul controllo dell'inventario

Tenendo presente la gestione del flusso di cassa, prendi in considerazione l'aggiornamento dell'inventario per riflettere gli attuali livelli di domanda e offerta nella tua azienda. Fai una frequente analisi ABC dei tuoi prodotti per determinare cosa sta vendendo e cosa no. Quindi, puoi tenere più inventario a portata di mano che è probabile che si muova rapidamente e ti sbarazzi delle scorte morte con uno sconto.

2. Affittare, non comprare

Il finanziamento delle piccole imprese è sempre complicato, soprattutto durante i periodi difficili. Non vuoi indebitarti troppo, ma a volte devi investire in attrezzature o inventario che ti ripagheranno a lungo termine. Le buone pratiche di gestione del contante sarebbero affittare piuttosto che acquistare. Quando noleggi, puoi effettuare piccoli pagamenti nel tempo e mantenere il flusso di cassa per le tue operazioni quotidiane. È anche una spesa aziendale, quindi puoi cancellarla dalle tue tasse.

3. Invia subito le fatture

Una parte fondamentale della gestione del flusso di cassa delle piccole imprese è ricevere i pagamenti il ​​prima possibile. Se invii le fatture immediatamente, i crediti arriveranno più velocemente. Se in genere operi con un ciclo di fatturazione mensile, parla con i tuoi fornitori per far loro sapere che passerai a un modello di fattura su richiesta. Punti bonus se offri loro uno sconto sul pagamento anticipato.

4. Cerca flussi di entrate alternativi

Se il tuo scenario sta cambiando e sta mettendo sotto pressione i tuoi attuali flussi di entrate, cerca modi alternativi per fare soldi online. Potresti essere in grado di sostituire temporaneamente, o anche permanentemente, flussi di entrate meno redditizi con altri più facili ed efficaci.

Ad esempio, la diffusione del COVID-19 ha chiuso molte attività commerciali fisiche a causa di chiusure obbligatorie. Una delle principali fonti di flusso di cassa per queste attività è il traffico pedonale. Per combattere il calo delle entrate, stanno spostando la propria attività online e offrendo diverse esperienze di acquisto, come "Acquista online, ritiro a bordo strada" e opzioni di consegna locale.

Questo può aiutare a semplificare la gestione del flusso di cassa e ad alleviare la pressione sulla linea superiore.

5. Verifica se i fornitori offrono sconti sui pagamenti anticipati

Un modo per preservare il capitale circolante e la gestione del flusso di cassa è pagare meno i fornitori. Alcuni fornitori potrebbero avere sconti sui pagamenti anticipati di cui non sei a conoscenza. Pagare anticipatamente i tuoi fornitori può aiutarti a risparmiare denaro e persino a migliorare l'integrità dei tuoi rapporti di fornitura, soprattutto se altri fornitori stanno ritardando i pagamenti in condizioni commerciali anomale.

6. Utilizzare un conto di risparmio ad alto interesse

Per massimizzare il tuo flusso di cassa, metti i soldi in un conto di risparmio aziendale ad alto interesse. Trova un conto che ti dia più dell'1% per aver lasciato i tuoi contanti, con un deposito minimo basso. Questo può migliorare la tua posizione di cassa mese dopo mese e aiutarti a prepararti per eventuali impatti imprevisti sui tuoi clienti o fornitori.

Ulteriori informazioni: come utilizzare i rendiconti finanziari per la tua attività di e-commerce

Ottieni un modello di proiezione del flusso di cassa gratuito

La maggior parte delle aziende non può sopravvivere senza un'adeguata gestione del flusso di cassa. Ma chiunque può farlo. Prenditi il ​​​​tempo per organizzarti ora e sarà facile tenerti al passo.

Se non l'hai già fatto, non dimenticare di prendere il tuo modello di flusso di cassa gratuito. Puoi accedere al foglio di lavoro in Google Drive. Dovrai accedere al tuo account Google per fare una copia.

Ottieni il modello gratuito

Illustrazione di Till Lauer