Comitato di controllo del cambiamento: ruoli, responsabilità e processi

È un dato di fatto che ci saranno modifiche al piano di progetto durante la fase di esecuzione del progetto. È impossibile tenere conto di tutto , dalle condizioni meteorologiche alle catene di approvvigionamento, alle richieste di modifica , qualcosa cospirerà contro il tuo programma e il tuo budget. Questo è il motivo per cui i progetti hanno un pannello di controllo del cambiamento.

La gestione del progetto è metodica, ma il cambiamento no. Se vengono richieste modifiche, la scheda di controllo delle modifiche mostra come tali modifiche vengono gestite con la minima interruzione del piano del progetto. L'importanza di un comitato di controllo del cambiamento per un progetto di successo e di alta qualità non può essere sopravvalutata.

Che cos'è una scheda di controllo delle modifiche?

Una scheda di controllo delle modifiche viene talvolta definita una scheda di revisione delle modifiche. È un gruppo di persone del team di progetto che si riunisce regolarmente per valutare le modifiche al progetto. Attraverso questo processo di esame dettagliato, il comitato di controllo delle modifiche decide sulla fattibilità della richiesta di modifica o formula raccomandazioni di conseguenza. Un comitato di controllo delle modifiche include rappresentanti delle aree funzionali pertinenti del progetto oltre al project manager. Probabilmente ci sono anche esperti, clienti e sponsor inclusi. Naturalmente, a seconda del progetto e dell'organizzazione, potrebbero essere coinvolti altri.

I progetti più grandi che includono molti team che lavorano insieme in genere dispongono di una scheda di controllo delle modifiche centrale oltre a varie schede di modifica specifiche per l'area di progetto. Queste squadre riferiscono al comitato centrale del cambiamento che ha l'ultima parola sulla questione. Potrebbe anche essere presente una scheda di modifica del sito per modifiche minori che influiscono solo sui siti remoti.

Una volta che il comitato di controllo delle modifiche ha approvato una modifica, la modifica deve essere gestita. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con più viste del progetto che ti consentono di lavorare come desideri. Qualunque sia la visualizzazione che utilizzi, puoi creare uno o più tag e filtrare di conseguenza per tenere traccia delle modifiche al progetto. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Cosa fa una scheda di controllo delle modifiche?

Una scheda di controllo delle modifiche esamina le richieste di modifica che vengono quindi esaminate in dettaglio. Le modifiche differiscono dai requisiti di base fissati al momento dell'approvazione del piano di progetto. La scheda di controllo delle modifiche discute quindi i pro ei contro di una modifica, motivo per cui è importante disporre di una scheda di controllo delle modifiche che rifletta tutti gli aspetti del progetto, dal team all'utente finale.

Valutando il cambiamento dal proprio punto di vista, il comitato di controllo del cambiamento determina se il cambiamento vale l'impatto che potrebbe avere sulla pianificazione e sul budget del progetto. Una volta presa una decisione, viene consegnata al team di progetto e al cliente. Tuttavia, la scheda di controllo delle modifiche non è sempre l'ultima parola sull'argomento. Sebbene il comitato di controllo del cambiamento di solito abbia l'autorità, la sua decisione non è sempre definitiva e vincolante.

Ruoli e responsabilità della scheda di controllo del cambiamento

I ruoli in un comitato di controllo delle modifiche differiscono in base al progetto, all'organizzazione e al settore. In generale, ci sono ruoli fondamentali che sono comuni a tutti i pannelli di controllo del cambiamento.

Gestore

Il manager guida il gruppo, coordina le attività e supervisiona tutti gli aspetti del cambiamento. Cioè, danno la priorità alle richieste di modifica e guidano la valutazione dell'impatto di come la modifica influisca sul progetto. Il responsabile del cambiamento è responsabile della documentazione del processo di gestione del cambiamento e dei piani necessari per implementare il cambiamento. Conducono anche le riunioni del consiglio di controllo del cambiamento.

Approvatori

Come suggerisce il titolo, un responsabile dell'approvazione o un'autorità di modifica decide se la modifica è autorizzata o rifiutata. Può essere un individuo, spesso un manager o un dirigente, ma la risposta può anche basarsi sul comitato di controllo del cambiamento in modo che possano prendere la decisione insieme. Gli approvatori lavorano a stretto contatto con i manager per approvare e dirigere il cambiamento nell'organizzazione e/o nel progetto. Nelle organizzazioni più piccole, invece, il responsabile dell'approvazione e il responsabile del cambiamento sono le stesse persone.

Stakeholder aziendali

È comune che le parti interessate aziendali siano coinvolte nella gestione del cambiamento e partecipino al comitato di controllo del cambiamento. Ciò significa che è possibile coinvolgere vari dipartimenti per comprendere meglio l'impatto del cambiamento. Questi possono, ad esempio, essere rappresentanti dei dipartimenti vendite o finanza se questi team sono interessati dal cambiamento.

Membri della squadra

I team che lavorano al progetto sono spesso quelli che inviano le modifiche alla scheda di controllo delle modifiche. Documenteranno perché ritengono che il cambiamento sia importante e aiuteranno il progetto. Non solo stanno suggerendo il cambiamento, ma saranno loro a implementare, monitorare e rispondere a qualsiasi problema relativo al cambiamento. Questi team possono essere sviluppatori di software, tester, uffici di assicurazione della qualità, team di marketing, ecc.

Servizio clienti/Supporto tecnico/Agenti di help desk

Chiunque sia responsabile dell'interazione con i clienti deve avere un posto nel pannello di controllo delle modifiche. Sono in prima linea nel business, hanno a che fare con coloro che utilizzano effettivamente il prodotto o servizio e hanno una profonda comprensione del fatto che un cambiamento avrà un impatto positivo o negativo.

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Sviluppo di un processo per il Change Control Board

Parte del controllo del cambiamento è avere un processo. La scheda di controllo delle modifiche fa parte della pianificazione della gestione delle modifiche per un progetto o un'organizzazione. È un modo per catturare il cambiamento, esaminarlo e accettarlo o rifiutarlo.

Il primo passo è identificare la necessità di un cambiamento. Questi cambiamenti possono provenire dal team, dal produttore o da altre parti interessate. Ovunque abbia origine il cambiamento, catturarlo è importante per iniziare il processo.

Successivamente, viene assemblata una scheda di controllo delle modifiche o la richiesta di modifica viene consegnata alla scheda per la revisione. Come notato, il comitato di controllo del cambiamento è composto da persone provenienti da ogni fase del ciclo di vita del progetto per facilitare una discussione a tutto tondo e collocare il cambiamento in un contesto più ampio.

È a questo punto che il comitato di controllo del cambiamento definisce il risultato e l'obiettivo del processo di controllo del cambiamento. Viene impostata una sequenza temporale per garantire che la modifica e la documentazione vengano create per allineare la modifica agli obiettivi del progetto.

Invece di essere reattivo, il comitato di controllo delle modifiche deve rimanere proattivo quando si occupa di costi e programmi per evitare qualsiasi impatto dannoso. Se la modifica viene approvata, la scheda di controllo delle modifiche fornirà una sequenza temporale seguita da una fase di test e iterazione. Continueranno a incontrarsi e discutere potenziali problemi e assicurarsi che il cambiamento rimanga nei tempi previsti.

Migliori Pratiche per le BCC

L'importanza di un comitato di controllo delle modifiche è chiara: senza un processo in atto per gestire le modifiche al progetto, potresti avere un impatto negativo sulla tempistica e sui costi associati al progetto. Abbiamo già discusso la prima best practice; rendere il consiglio una rappresentazione diversificata dei rappresentanti del progetto, comprese tutte le parti interessate, membri del team selezionati, clienti, fornitori, ecc.

Una volta che hai una sezione trasversale delle parti interessate del progetto a bordo, vuoi definire chiaramente le loro responsabilità. Affinché la scheda di controllo delle modifiche sia efficace, dovrebbe essere della dimensione giusta per rispondere rapidamente alle modifiche e con sufficiente acume tecnico e commerciale.

Proprio come crei una carta per un progetto, dovresti farlo con la tua scheda di controllo delle modifiche. Ciò consente di definire lo scopo del consiglio, l'ambito della sua autorità, i criteri di appartenenza e le responsabilità, le procedure operative e il processo decisionale. Quando è condiviso, questo chiarisce cosa fa e cosa non fa il consiglio, consentendogli di agire in modo più efficace. Ti consigliamo inoltre di annotare la frequenza con cui ti incontri e ciò che richiede riunioni speciali e non pianificate.

La cosa più importante è concordare un processo decisionale per mantenere tutti allineati. Determina come definire un quorum, quali regole regolano le tue attività nel comitato di controllo delle modifiche, il potere che il manager del consiglio ha e se le decisioni prese dal consiglio devono essere ratificate da un'autorità superiore.

Come ci si aspetterebbe, la comunicazione è fondamentale, quindi i canali e la frequenza con cui gli stakeholder vengono aggiornati devono essere ben definiti. Ci dovrebbe essere un membro la cui responsabilità è aggiornare quelle parti interessate. Idealmente, dovrebbe esserci un unico deposito di informazioni per garantire che tutti lavorino con i dati più aggiornati.

Non dimenticare lo scope creep. Dovrebbe essere al primo posto tra tutti i membri del controllo delle modifiche e le parti interessate spingeranno per modifiche che influiscano sull'ambito del progetto. È compito del comitato di controllo delle modifiche prendere sul serio tali richieste e bilanciarle rispetto alla tempistica e ai costi del progetto.

In che modo ProjectManager aiuta a gestire il cambiamento e i progetti

Per avere una scheda di controllo delle modifiche efficace che fornisca progetti di successo, nei tempi e nei limiti del budget, è necessario uno strumento che acquisisca dati in tempo reale. ProjectManager è un software basato su cloud che fornisce al team di progetto e alla scheda di controllo delle modifiche dati in tempo reale per consentire loro di prendere decisioni più approfondite.

Tieni traccia delle modifiche con dashboard in tempo reale

Abbiamo già menzionato come le nostre viste multiple del progetto abbiano tag per aiutarti a tenere traccia delle modifiche mentre si spostano nel progetto. La dashboard in tempo reale fa ancora di più. Fornisce una visione di alto livello dello stato di avanzamento e delle prestazioni di tali modifiche, calcolando automaticamente i dati e visualizzandoli in grafici colorati che tengono traccia di sei metriche. A differenza di un software meno potente, non è richiesta alcuna configurazione ed è pronto per l'uso quando lo sei tu.

Tieni aggiornati gli stakeholder con i report con un clic

Le schede di controllo delle modifiche necessitano di dati. La dashboard è utile per una panoramica generale, ma quando vogliono concentrarsi su qualcosa e dare un'occhiata più da vicino, è possibile generare rapporti con un clic per rapporti sullo stato o sul portafoglio, tempo, costi e altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati in modo che i membri del consiglio possano concentrarsi sui dati più rilevanti. I report sono anche facilmente condivisibili e sono disponibili in più formati per mantenere gli stakeholder aggiornati.

Poiché esiste un'unica fonte di verità del progetto, sia il team di progetto che la scheda di controllo delle modifiche possono lavorare con gli stessi dati. La nostra piattaforma collaborativa collega i team ibridi ovunque e in qualsiasi momento. Condividi file, aggiungi attività e commenta in tempo reale. Che tu sia in ufficio, sul campo o lavorando da casa, ti diamo gli strumenti per collaborare e rimanere produttivo.

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