Cos'è la gestione del cambiamento? Processo e modelli spiegati

Una cosa è certa: il cambiamento avverrà nella tua organizzazione o nel tuo progetto. Per pianificare e rispondere al meglio al cambiamento, in primo luogo, è necessario comprendere una chiara definizione di gestione del cambiamento.

Cos'è la gestione del cambiamento?

Il termine gestione del cambiamento si riferisce alle azioni, agli strumenti e ai modelli implementati per gestire diversi tipi di cambiamento a livello di progetto o organizzativo.

Esistono diverse strategie di gestione del cambiamento organizzativo che possono essere applicate per gestire il lavoro, le risorse, i processi aziendali e le allocazioni di budget, nonché diversi tipi di cambiamenti organizzativi.

A livello di progetto, dovrai impostare un framework di gestione delle modifiche che garantisca che tutte le modifiche al piano di progetto siano adeguatamente approvate, implementate e monitorate in modo che la tempistica, il budget o le risorse del progetto non siano influenzati da eventuali modifiche improvvise apportate a l'ambito iniziale, la pianificazione o la linea di base del budget.

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Modelli di gestione del cambiamento

L'utilizzo di modelli di gestione del cambiamento aiuta a guidare i team attraverso le transizioni necessarie a livello di progetto o organizzativo. Può essere difficile adattarsi ai nuovi processi, ma quando crei un piano di gestione del cambiamento, puoi ottenere vantaggi per la tua organizzazione. Questi modelli di gestione del cambiamento possono aiutare a pianificare e gestire il cambiamento organizzativo.

Il modello di gestione del cambiamento di Lewin

Kurt Lewin, uno psicologo tedesco-americano, ha sviluppato un modello di gestione del cambiamento che scompone il cambiamento in tre fasi: sblocco, cambiamento e ricongelamento. La prima fase ti prepara al cambiamento, poi viene attuata e, infine, quel cambiamento si consolida.

Il modello di gestione del cambiamento 7-S di McKinsey

Un modello più complesso di quello di Lewin, che coinvolge sette elementi. Sono le sette S, che sono strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, stile, personale e abilità. A differenza di Lewin non esiste un ordine specifico. Sono utilizzati per affrontare il modo in cui ciascuno influisce sull'altro al fine di identificare i punti deboli.

Il modello di gestione del cambiamento di Kotter

Il dottor John P. Kotter è un professore di leadership, emerito, presso la Harvard Business School. È conosciuto come l'inventore di un processo in otto fasi per guidare il cambiamento che è diventato fondamentale nella strategia di gestione del cambiamento.

1. Crea urgenza
2. Forma una potente coalizione
3. Creare una visione per il cambiamento
4. Comunicare la visione
5. Rimuovere gli ostacoli
6. Crea vittorie a breve termine
7. Costruisci sul cambiamento
8. Ancorare il cambiamento

Questa teoria della gestione del cambiamento è un'espansione di quello che è il fondamento della gestione del cambiamento. La gestione del cambiamento poggia su quattro pilastri. Sono la determinazione che c'è bisogno di cambiamento, la preparazione e la pianificazione di quel cambiamento, l'implementazione di quel cambiamento e, infine, il sostegno al cambiamento.

Modello di gestione del cambiamento ADKAR

Questo metodo dal basso verso l'alto si concentra sulle persone dietro il cambiamento. ADKAR è un acronimo che sta per consapevolezza, desiderio, conoscenza, capacità e rinforzo. Questi non sono in alcun ordine, ma affrontano la necessità di cambiare, partecipare e sostenere il cambiamento, sapere come fare il cambiamento, avere le capacità e il comportamento necessari per il cambiamento e quindi sostenerlo.

Modello di transizione dei ponti

Con questo modello, ti stai concentrando sulle reazioni emotive al cambiamento mentre viene implementato. Piuttosto che affrontare il cambiamento in sé, questo modello osserva come le persone rispondono alla fine, alla perdita o all'abbandono di qualcosa, al punto neutrale dopo che il cambiamento è avvenuto e quindi all'apertura a un nuovo inizio.

Quadro di gestione del cambiamento di Kubler-Ross

Basato sulle cinque fasi del dolore, questo metodo riconosce la reazione emotiva che le persone devono cambiare. Proprio come il processo di lutto ha cinque fasi, così fa il processo di cambiamento. Questi sono negazione, rabbia, contrattazione, depressione e accettazione.

Modello di gestione del cambiamento Satir

Questo modello riguarda la misurazione dello stato emotivo dei dipendenti monitorando le prestazioni attraverso queste cinque fasi di cambiamento: status quo in ritardo, resistenza, caos, integrazione e nuovo status quo. Pertanto, questo modello riguarda la preparazione e l'accettazione del cambiamento, non il capire cosa deve cambiare.

Modello di gestione del cambiamento PDCA

Chiamato anche il ciclo di Deming, questo modello, PDCA sta per pianificare, fare, controllare e agire. Queste quattro fasi aiutano a migliorare il processo identificando il problema, apportando modifiche per risolverlo, monitorando e agendo.

Teoria della spinta

Come suggerisce il nome, questa teoria riguarda l'utilizzo di suggerimenti sottili e indiretti basati su prove per convincere i dipendenti ad apportare le modifiche richieste. Affinché ciò abbia successo, devi definire il cambiamento, tenere conto del punto di vista del dipendente, offrire la prova che il cambiamento è valido ed è una scelta, ascoltare il feedback, limitare le opzioni e offrire vittorie a breve termine per consolidare il cambiamento.

Processo di gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento può assumere molte forme. Dai piccoli progetti alle grandi organizzazioni, tutti dobbiamo affrontare il cambiamento e non esiste un unico approccio quando si tratta di esso. Tuttavia, ecco alcuni passaggi che puoi seguire per guidarti attraverso il processo di gestione del cambiamento.

1. Definire il cambiamento

Innanzitutto, è importante definire qual è il cambiamento e le informazioni generali su di esso in modo che tu e il tuo team sappiate come procedere. Porsi domande sul cambiamento, ad esempio se è pianificato o non pianificato. Avrà un lancio incrementale o avrà bisogno di un'implementazione più rapida? Queste domande ti aiuteranno a raccogliere informazioni sul cambiamento in modo da poter creare un piano di gestione del cambiamento efficace. Assicurati di utilizzare gli ordini di modifica per controllare il cambiamento nei tuoi progetti, programmi e portafogli.

2. Creare una visione del cambiamento

La tua visione del cambiamento è una descrizione di come sarà la tua organizzazione dopo che un cambiamento è stato implementato con successo. Simile a un'analisi del divario, descrive la differenza tra lo stato attuale e lo stato futuro desiderato e i benefici attesi per il progetto o l'organizzazione.

3. Selezionare un modello di gestione del cambiamento

Esistono diversi modelli di gestione del cambiamento tra cui scegliere, ciascuno con i propri pro e contro a seconda delle caratteristiche specifiche del progetto o dell'organizzazione.

4. Creare un piano di gestione del cambiamento

Un piano di gestione del cambiamento spiega come verrà gestito il cambiamento, a livello di progetto o organizzativo. Descrive quali sono i ruoli e le responsabilità della gestione del cambiamento, chi fa parte della scheda di controllo del cambiamento, come funzionerà il processo di richiesta di modifica e qualsiasi altro dettaglio correlato alla gestione del cambiamento.

5. Assemblare un team di gestione del cambiamento

Il tuo piano di gestione del cambiamento contiene tutte le strategie, le linee guida e le procedure che utilizzerai per gestire il cambiamento. Ora avrai bisogno di una squadra per eseguirli. Assembla un team interfunzionale, in modo da avere diverse prospettive per analizzare il cambiamento.

6. Implementa e tieni traccia delle modifiche

Il lavoro non è finito una volta che hai implementato un cambiamento nel tuo progetto o organizzazione. È importante seguire e tenere traccia dell'impatto delle modifiche utilizzando dati e indicatori chiave di prestazione (KPI).

Modelli di gestione del cambiamento

Ecco alcuni modelli gratuiti che possono aiutarti con la gestione delle modifiche a livello di progetto. Abbiamo anche dozzine di modelli di gestione dei progetti per aiutarti con la pianificazione, la programmazione e il monitoraggio.

Modello di richiesta di modifica

Questo modello gratuito è ideale per semplificare il processo di approvazione delle richieste di modifica. Può essere facilmente personalizzato e condiviso con il tuo team.

Modello di ordine di modifica

Gli ordini di modifica sono un documento fondamentale per la gestione delle modifiche del progetto. Questo modello gratuito è l'ideale per iniziare.

Modifica modello registro

Questo modello di registro delle modifiche è ideale per tenere traccia di ogni modifica che avviene durante il ciclo di vita del progetto.

ProjectManager aiuta con la gestione del cambiamento

Una volta definito il processo, è necessario decidere quali strumenti utilizzare per gestire il processo di controllo delle modifiche. Molti team si rivolgono a semplici modelli di Excel per elencare le richieste di modifica e tenere traccia dei progressi. In genere ci sono diversi punti dati che si desidera tenere traccia quando si gestisce un processo di controllo delle modifiche:

• Descrizione della richiesta di modifica
• Chi lo ha richiesto
• Priorità dell'articolo
• Assegnatario incaricato di implementare il cambiamento
• La modifica della data è stata implementata
• Appunti

Questo è un modo semplice per tenere traccia dell'intero processo. Alcuni strumenti software per la gestione dei progetti, tuttavia, ti aiutano a gestire il cambiamento come parte della gestione del progetto. Ad esempio, in ProjectManager è possibile tenere traccia delle modifiche, insieme a rischi e problemi, direttamente nel software.

Il vantaggio di incorporare la gestione delle modifiche nel tuo strumento PM è:

• Tieni traccia delle modifiche con il progetto
• Allega le richieste di modifica ad attività specifiche
• Ricevi avvisi e-mail quando le modifiche vengono aggiornate
• Tieni traccia delle modifiche su una dashboard.

Quando le modifiche sono collegate a progetti particolari, o anche quando apporti modifiche organizzative al proprio progetto, può essere utile utilizzare strumenti che mantengano il tuo processo in movimento attraverso funzionalità di automazione e tracciamento. Qualunque sia lo strumento che utilizzi, assicurati di ricordare che il cambiamento deve essere guidato. Mentre il cambiamento avviene, la gestione del cambiamento richiede leadership.

Il cambiamento avviene, ma senza gli strumenti giusti per gestirlo, è il cambiamento e non tu a dirigere il progetto. Per avere un forte processo di gestione del cambiamento, è necessario disporre di uno strumento di gestione del cambiamento capace. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti fornisce dati in tempo reale in modo da poter identificare il cambiamento mentre sta avvenendo. Quindi hai le funzionalità necessarie a te e al tuo team per risolvere tali modifiche. Inizia gratuitamente con ProjectManager e gestisci il cambiamento con questa prova gratuita di 30 giorni.