Richiesta di modifica: come inviare, gestire ed eseguire

Lo diciamo sempre: il cambiamento è inevitabile. Questo adagio vale per i progetti e le organizzazioni come lo è per tutto il resto. Il cambiamento può sembrare un inconveniente o una risposta a problemi imprevisti. E mentre ciò accade, una richiesta di cambiamento può anche essere del tutto naturale, e persino positiva, nel grande schema delle cose. Perché, in definitiva, il cambiamento è evoluzione.

Quindi, come possono essere utilizzate le modifiche a tuo vantaggio? Creiamo un sistema per guidare questi cambiamenti. Questo sistema evita confusione e disorganizzazione che possono affondare e funzionare, e tutto inizia con una richiesta di modifica.

Che cos'è una richiesta di modifica?

Le richieste di modifica agiscono come questi documenti formali e sono una componente fondamentale del processo di gestione delle modifiche. Questi documenti delineano le modifiche ad alcuni aspetti del progetto o dell'organizzazione, di solito ad alto livello, come il risultato finale del progetto o le operazioni organizzative.

Le richieste di modifica possono provenire dall'interno o dall'esterno dell'organizzazione e, sebbene le modifiche richieste possano variare notevolmente, il processo per crearle è lo stesso. Questa continuità semplifica il processo di creazione, presentazione, monitoraggio e approvazione (o negazione).

Tipi di richieste di modifica

Le richieste di modifica possono essere ordinate in diverse categorie, a seconda dell'obiettivo della modifica. Ecco i quattro tipi chiave di richieste di modifica di cui essere a conoscenza. Ciascuno di questi quattro può applicarsi sia ai progetti che alle organizzazioni nel loro insieme.

• Modifica normale: una normale richiesta di modifica risolve un'alterazione significativa alle operazioni, ai sistemi esistenti, all'infrastruttura e così via. Questo tipo non è raro, ma implica la necessità di apportare modifiche sostanziali e di vasta portata. E, come puoi immaginare, le normali richieste di modifica spesso si traducono in richieste aggiuntive.
• Modifica standard: una richiesta di modifica standard propone una modifica a basso rischio che si verifica spesso. Come abbiamo discusso, molti cambiamenti sono perfettamente naturali nel corso di un progetto o in un'organizzazione. Questi cambiamenti possono essere pensati come evoluzione. Sono proposte che delineano cosa deve essere modificato, ma la modifica stessa seguirà un sistema preesistente.
• Cambiamento importante: una richiesta di cambiamento importante propone un cambiamento significativo che richiederà un finanziamento sostanziale. I cambiamenti importanti rappresentano un rischio elevato, ma possono anche raccogliere grandi frutti. Questi cambiamenti non si verificano spesso e, se gestiti male, possono causare seri danni. Detto questo, sono necessari per apportare modifiche estreme.
• Modifica di emergenza: una richiesta di modifica di emergenza è una proposta ad alta priorità per una modifica immediata. Questo tipo è generalmente il risultato di un errore o qualcosa che non va come previsto e può essere utilizzato per evitare che queste circostanze impreviste causino il caos.

Qual è lo scopo di una richiesta di modifica?

In qualsiasi progetto o organizzazione, esiste la possibilità che i processi o le attività debbano essere modificati. Esistono richieste di modifica per documentare ufficialmente i dettagli su quegli aspetti che devono essere modificati. Il loro scopo è richiedere una modifica e controllare questa modifica.

Queste modifiche possono essere necessarie quando gli obiettivi e gli obiettivi di alto livello e/o i risultati del progetto cambiano o vengono aggiunti. Ad esempio, un cliente potrebbe voler modificare i risultati finali di un progetto, un'azienda potrebbe voler espandere la propria missione, un'organizzazione potrebbe voler migliorare la comunicazione o le operazioni interne. L'elenco continua. Indipendentemente da quale sia la modifica, le richieste di modifica documentano la modifica proposta.

Queste richieste formali elencano tutte le informazioni pertinenti e vengono quindi trasmesse a un singolo stakeholder (o un consiglio o un comitato di individui) per l'approvazione. Le richieste di modifica riepilogano tutto ciò che devono sapere e semplificano l'andamento del processo di gestione delle modifiche.

Cosa dovrebbe includere una richiesta di modifica?

Indipendentemente dal tipo di richiesta di modifica, ci sono alcune basi che dovresti assicurarti di coprire. Inizia con questi componenti principali e costruisci il resto delle tue richieste di modifica attorno ad essi.

• Titolo
• Numero ID
• Tipo di richiesta
• Fonte: richiesta interna o esterna
• breve descrizione

A seconda del tipo di cambiamento, dell'organizzazione o del progetto, potresti voler includere ulteriori dettagli. Questo va benissimo, ma ti consigliamo di mantenere queste sezioni aggiuntive brevi e dolci e assicurarti che il formato di ogni richiesta sia il più coerente possibile.

Come stabilire un processo di cambiamento

È importante disporre di un sistema concreto di elaborazione delle richieste. Questo crea una serie di passaggi che chiunque può seguire e riduce gli errori. Sembrerà diverso a seconda del settore, dell'organizzazione o del progetto, ma ci sono alcuni punti universali che devono essere raggiunti. Eccone alcuni su cui concentrarsi:

1. Decidi cosa includeranno le richieste di modifica

Le richieste di modifica possono influire su molti aspetti del progetto, persino sull'intera organizzazione. Ma, indipendentemente dal tipo di richieste inviate, dovrebbero contenere tutte le stesse componenti e rispondere alle stesse domande. Questa coerenza nella formattazione consente di ottenere record migliori e rapporti più completi.

Poiché la coerenza è così importante, molte organizzazioni scelgono di utilizzare i modelli durante la creazione di uno. Questi modelli semplificano la ricerca delle informazioni che stai cercando perché conosci già la formattazione. Un modello garantisce inoltre che nessun dettaglio venga tralasciato.

2. Determinare il tipo e l'ambito della richiesta di modifica

Come abbiamo mostrato, esistono diversi tipi di richieste di modifica, ognuna con le proprie caratteristiche distintive. Per inviarne ed elaborarne uno in modo appropriato, devi sapere di che tipo si tratta. Un cambiamento importante, ad esempio, verrà gestito in modo diverso rispetto a un cambiamento normale.

Tutti dovrebbero includere le stesse informazioni di base, ma a seconda del tipo di richiesta, ci saranno alcune differenze. Un modo infallibile per decidere come appariranno queste differenze è determinare l'ambito della richiesta. In altre parole, che effetto avrà esattamente la modifica che stai richiedendo? Quanto sarà di vasta portata il cambiamento che stai apportando?

3. Stabilire una catena di comunicazione

L'invio di una richiesta non è la fine del processo. In effetti, l'invio spesso avvia solo una conversazione più lunga. Indipendentemente dal fatto che una richiesta di modifica venga approvata o rifiutata, è probabile che ci saranno dei salti mortali tra la persona che invia la richiesta e la persona responsabile della sua revisione.

Poiché le richieste di modifica spesso avviano queste conversazioni, è importante stabilire esattamente come verranno discusse queste "modifiche" o verranno poste domande. Ciascuna parte deve sapere con chi parlare e come esprimere le proprie domande, preoccupazioni, critiche, ecc. Quando esiste un sistema prestabilito, questo riduce i conflitti e migliora l'efficienza.

4. Definisci i passaggi successivi

Una volta approvato, è il momento di eseguire le modifiche risultanti. Questo di solito ricade su molti individui diversi e può anche coinvolgere diversi dipartimenti. Forse la parte più importante per stabilire un processo di controllo delle modifiche è decidere cosa accadrà dopo l'approvazione di una richiesta.

Sebbene le modifiche approvate possano variare notevolmente, i passaggi successivi all'approvazione dovrebbero avere lo stesso aspetto. Ciò include lo svolgimento di una riunione e la compilazione dei moduli necessari. La chiave è avere un sistema in atto per prendere le richieste approvate dai documenti e trasformarle in realtà.

Come ProjectManager aiuta a gestire i cambiamenti nel tuo progetto

Quando si creano e si inviano richieste di modifica, è importante disporre degli strumenti di documentazione adeguati. Nel corso di un progetto, dovrai organizzare e archiviare una serie di documenti in modo che tutto sia facile da trovare per chiunque e nulla vada perso. ProjectManager ti consente di caricare tutti i documenti di cui hai bisogno per il tuo progetto, con uno spazio file illimitato.

E se hai bisogno di indicare un dettaglio specifico su una richiesta di modifica, lascia semplicemente un commento nel documento e tagga i membri del team che vuoi mostrare. Ciò elimina la necessità di inviare tramite e-mail i PDF. avanti e indietro e mette tutte le tue corrispondenze in un unico spazio.

Mantenere tutte le richieste di modifica in un'unica posizione semplifica anche l'esecuzione delle modifiche stesse. Poiché queste richieste risiedono nello stesso spazio del tuo piano di progetto, pianificazione, dashboard, strumenti di gestione delle attività e altro, puoi apportare modifiche con pochi clic e metterti subito al lavoro.

ProjectManager è un software basato su cloud che gestisce le modifiche al tuo progetto con funzionalità che ti guidano attraverso ogni passaggio. Identifica ciò che deve cambiare, pianifica il cambiamento e poi monitora i suoi progressi con lo stesso strumento. Assumi il controllo totale delle modifiche al progetto provando ProjectManager gratuitamente oggi.