I migliori strumenti di pianificazione del progetto: app, software e modelli

I progetti non si completano da soli. Hanno bisogno di piani per indirizzarli verso il successo. Un solido piano di progetto ti consente di organizzare le attività e assegnare risorse per eseguirle, il tutto entro un budget prestabilito e una scadenza. Non è realistico pensare di poterlo fare semplicemente al volo, motivo per cui si consiglia di utilizzare un pianificatore di progetto di qualche tipo.

Che cos'è un pianificatore di progetto?

Un pianificatore di progetto è qualsiasi strumento che ti aiuta a tenere traccia di tempo, costi e attività durante l'esecuzione di un progetto. Nel corso degli anni sono stati creati molti tipi di pianificatori di progetti come notebook, software di gestione dei progetti e, più recentemente, app mobili. Esamineremo diversi strumenti di pianificazione del progetto in modo che tu possa decidere cosa è giusto per te.

ProjectManager ti consente di creare un piano di progetto avanzato. Ciò significa creare e monitorare il tuo piano con funzionalità avanzate di monitoraggio di attività, costi e tempi. ProjectManager non è solo un eccellente pianificatore di progetti, ma anche un software di gestione dei progetti completo.

Strumenti di pianificazione del progetto indispensabili

Ci sono molti pianificatori di progetto disponibili online. Dai notebook alle app di gestione dei progetti, troverai molte scelte. Tutti hanno i loro pro e contro a seconda delle tue esigenze. Qui abbiamo raccolto le caratteristiche più importanti che dovresti cercare quando scegli un pianificatore di progetto.

Diagrammi di Gantt

Se stai pianificando un progetto più ampio e complesso, lo strumento di riferimento è il diagramma di Gantt. Questo strumento di pianificazione del progetto sembra un foglio di calcolo da un lato e una sequenza temporale del progetto dall'altro. Le attività sono elencate a sinistra e quindi popolano la sequenza temporale del progetto a destra. Questo ti dà una visione completa dell'intero piano del progetto attraverso il suo ciclo di vita.

I vantaggi dell'utilizzo di un diagramma di Gantt sono che visualizza progetti grandi e piccoli, semplici o complessi, in modo tale da poter vedere il quadro generale. È un ottimo modo per organizzare molte attività, attività secondarie e pietre miliari in modo da poter gestire il tuo piano giornalmente, settimanalmente, mensilmente, trimestralmente o persino annualmente. Tutto questo ti aiuta a controllare meglio il team, il tempo e la gestione delle risorse.

I diagrammi di Gantt sono il pianificatore di progetto gold standard e uno con cui dovresti avere familiarità anche se non scegli di usarlo. Ecco alcuni creatori di Gantt per iniziare.

• Ganttpro: Poiché è incentrato sui diagrammi di Gantt, lo fanno bene, con tempistiche, carico di lavoro e programmi tutti facilmente definiti. Tuttavia, non ci sono funzionalità di segnalazione.
• Celoxis: supporta progetti grandi e complicati, consentendo anche di collegare attività da progetti diversi. Ma è un software aziendale e difficile da imparare a usarlo bene.
• Trello: Trello non offre diagrammi di Gantt, ma è possibile trasformare il tuo progetto Trello in un diagramma di Gantt utilizzando ProjectManager

Elenchi di attività

Questo è anche chiamato un elenco di cose da fare. È un modo per raccogliere tutto il lavoro che devi fare in un unico posto. Sono un ottimo modo per gestire le tue attività, siano esse quotidiane, settimanali o anche mensili. È facile ed efficiente. Puoi anche suddividere le tue attività in sottoattività per organizzarle meglio.

Il pianificatore di progetti in stile elenco potrebbe essere offline come un taccuino, ma ci sono molti strumenti software che aggiungono efficienza mettendo online l'elenco delle attività. Puoi facilmente modificare, filtrare e aggiungere tag per dare priorità al tuo lavoro. Alcuni elenchi ti consentono persino di condividere con altri per lavorare meglio insieme. Ma soprattutto, un elenco di attività si assicura che nulla cada attraverso le crepe.

Tuttavia, un elenco di attività è il migliore quando non hai a che fare con il lavoro di un intero progetto. Immagina di aprire il tuo elenco di attività e di vedere uno scorrimento infinito? Mentre alcuni elenchi di attività ti offrono funzionalità a cui dare la priorità, la maggior parte è limitata in quanto puoi strutturarli. Questo può renderli confusi. Poi c'è il fatto che vuoi integrarti con il tuo calendario o altri strumenti, cosa che potrebbe non essere possibile, lasciandoti saltare avanti e indietro da un'app all'altra.

Ecco alcuni programmi di elenchi di attività che possono aiutarti a pianificare il tuo progetto includono:

• Todoist: software di gestione delle attività basato su finestre, che viene utilizzato per piccoli elenchi di attività personali e attività più grandi orientate al business.
• Google Keep: più un servizio per prendere appunti, ma un ottimo posto per raccogliere le tue attività ed è Google, quindi funziona con le sue altre app.

Calendari di progetto

La maggior parte di noi ha utilizzato un calendario ad un certo punto della nostra vita, sappiamo che è uno strumento di monitoraggio del tempo. Ma solo pochi sanno che i calendari di progetto sono anche un efficace strumento di pianificazione del progetto. Ti consentono di tenere traccia di tutte le scadenze del tuo progetto in un unico posto, fissare obiettivi e promuovere la trasparenza.

Fortunatamente non è più necessario acquistare un calendario fisico poiché ci sono molte app di pianificazione di progetti dotate di calendari di progetto. Tuttavia, la maggior parte di essi è limitata se hai bisogno di un robusto software di pianificazione di progetti per progetti complessi.

Fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono utili per molte discipline. Quando si tratta di pianificazione del progetto, è possibile utilizzare Excel e altri strumenti per fogli di calcolo per creare grafici di base ed elenchi di attività. Ciò ti consente di utilizzarli come un semplice pianificatore di progetto.

Tuttavia, ci sono molti problemi durante la condivisione di file, la collaborazione con il tuo team e la semplice comunicazione con loro se stai solo utilizzando Excel come pianificatore di progetto. Ecco perché nel tempo sono state sviluppate alternative come i fogli di Google, ma non sono così potenti come un software o un'app di pianificazione di progetti dedicati.

Tavole Kanban

Le bacheche Kanban sono uno strumento di pianificazione che aiuta i project manager a visualizzare il flusso di lavoro sotto forma di schede e colonne. Le schede kanban rappresentano le attività e sono impilate sotto colonne che rappresentano le diverse fasi del ciclo produttivo. Ad esempio, una scheda potrebbe assegnare un'attività come la correzione di un bug in un progetto software. Le colonne sarebbero da fare, fare, testare, fatto. La carta si sposta dall'una all'altra mentre il membro del team assegnato completa il lavoro.

Il vantaggio dell'utilizzo di kanban è che aiuta i team a sapere cosa deve essere fatto e quando, offrendo ai manager una visione del processo in modo che possano tenere traccia e riallocare le risorse secondo necessità per mantenere il lavoro senza intoppi. Equilibra le risorse alla capacità, migliorando al contempo tale processo regolarmente. Ciò riduce gli sprechi e il tempo perso, aumenta l'efficienza e migliora la produttività.

Le bacheche Kanban sono uno strumento ingegnoso e possono essere una caratteristica preziosa nella pianificazione del tuo progetto. Ecco alcune opzioni del software kanban da provare.

• Microsoft Planner: Microsoft Planner funge da app per l'elenco delle cose da fare. Fa uso di schede attività in un'interfaccia della scheda kanban.
• Trello: creato per i team collaborativi, fornendo loro bacheche, elenchi e altro per mantenere il loro lavoro ben organizzato e flessibile, dando priorità alle attività.
• Kanbanery: uno strumento kanban che offre modelli per iniziare o una bacheca personalizzata. Le carte hanno diversi modi per annotare i tuoi progressi e spazio per i commenti.

Taccuino del pianificatore di progetto

Potrebbe sembrare un po' antiquato, al giorno d'oggi, utilizzare uno strumento di pianificazione del progetto che non è online. Ma raccogliere il tuo piano in un taccuino è un metodo collaudato per gestire un progetto. Possono essere eseguiti da semplici a molto complessi, ma in realtà, cos'altro ti serve se non un blocco e una penna per organizzarti?

Certamente, un taccuino per pianificatore di progetti funzionerà meglio con progetti più piccoli che non richiedono molta partecipazione del team. Possono essere ideali per tenere traccia del proprio lavoro; diciamo, le attività che ti vengono assegnate in un progetto più ampio. Un taccuino è il migliore come strumento per una persona, per l'ovvia ragione che le informazioni all'interno sono solo tra quelle copertine e quindi non facilmente condivisibili.

Se stai cercando di organizzarti e utilizzare un pianificatore di progetto per mettere in ordine il tuo lavoro personale o gestire le attività che ti sono state assegnate sul lavoro, prova uno di questi:

• Quaderno con copertina rigida Ink + Volt: taccuino classico con nastro per segnare la tua posizione e un semplice formato di pagina a righe.
• Poketo Pocket Planner: con colori audaci e funzionalità che ti aiutano a mappare, organizzare e completare i progetti, questo pianificatore di progetti è annuale, mensile e settimanale con data aperta.

Pianificatori di progetti in stile ibrido

Se hai visto aspetti di elenchi di attività, kanban e diagrammi di Gantt che ti attraggono, non sei il solo. Non esiste un unico modo per pianificare un progetto e la maggior parte dei progetti non viene eseguita da una sola persona. Pertanto, avere più pianificatori di progetto è un gioco da ragazzi. Ecco perché troverai molte opzioni software che offrono due o più di questi strumenti nel loro set di funzionalità.

Modello gratuito per pianificatore di progetti

Se non sei ancora pronto per provare un software di pianificazione di progetti o un'app di pianificazione di progetti, abbiamo un'altra alternativa per te. Puoi utilizzare il nostro modello di piano di progetto gratuito per aiutarti a pianificare tutti i tuoi progetti. Basta riempire gli spazi vuoti e personalizzarlo di cui hai bisogno. Inoltre, puoi utilizzare il nostro modello di diagramma di Gantt gratuito per Excel per tenere traccia della pianificazione del tuo progetto.

App per pianificatore di progetti gratuita

Hai bisogno di un pianificatore di progetto in movimento? Scarica la nostra app gratuita per la pianificazione dei progetti per Android e iOS. Controlla il tuo piano di progetto utilizzando i tuoi dispositivi mobili sempre e ovunque.

Non perdere mai gli aggiornamenti importanti, ottieni visibilità sui flussi di lavoro e comunica con il tuo team in tempo reale. Visualizza e gestisci i dettagli delle attività, inclusi assegnatari, data di scadenza, priorità, attività secondarie e altro dall'app mobile.

Cosa rende ProjectManager il miglior pianificatore di progetti?

ProjectManager è un pianificatore di progetti pluripremiato che offre più viste per gestire il tuo piano attraverso una serie di funzionalità tutte dedicate a farti lavorare in modo più intelligente. È collaborativo fino al midollo e ha un'unica fonte di verità, quindi tutti sono sulla stessa pagina durante l'esecuzione del piano del progetto. Personalizza i flussi di lavoro e imposta le approvazioni delle attività per assicurarti che i tuoi piani vengano eseguiti correttamente, lasciando i team liberi di concentrarsi su ciò che conta. Entriamo nelle funzionalità che rendono ProjectManager il miglior strumento di pianificazione dei progetti per progetti di tutte le dimensioni.

Elenchi di attività

Non solo puoi creare facilmente un progetto aggiungendo attività o importando l'elenco delle attività da un foglio di calcolo, ma puoi anche assegnare priorità, tag per rendere più rapida la ricerca, filtrare per assegnatario e altro ancora. Le colonne possono essere ordinate come vuoi e trascinate dove vuoi. Dopo aver creato il tuo progetto nel pianificatore dell'elenco delle attività, viene visualizzato anche in tutte le altre viste del progetto.

Tavole Kanban

Una di queste visualizzazioni è la scheda kanban drag-and-drop. Ciò significa che puoi spostare le carte con il cursore mentre avanzi nel ciclo del progetto. La bacheca visualizza questi passaggi nel carico di lavoro o ti consente di organizzare per categoria. Le schede vengono compilate automaticamente con le colonne da fare, da fare e da fare, ma puoi personalizzarle come desideri.

Facendo clic sulla scheda vengono visualizzati i dettagli dell'attività, come descrizioni, date di scadenza e file, inoltre è possibile aggiungere commenti per aiutare i team a collaborare. I team possono anche aggiungere i propri progressi per tenere tutti aggiornati. Filtra la bacheca in base allo stato di avanzamento o alla data di scadenza per rimanere aggiornato sul tuo piano.

Diagrammi di Gantt

Il creatore interattivo di diagrammi di Gantt elimina tutto il dolore della tradizionale creazione di Gantt e aggiunge funzionalità per darti un maggiore controllo sul piano del tuo progetto. Il Gantt mostra le tue attività in una sequenza temporale a cascata, consentendoti di assegnare a tali attività i costi, le risorse e quindi i membri del team per completarle.

Le attività possono essere dipendenti, il che significa che una può iniziare o terminare fino a quando un'altra inizia o finisce. La mancata identificazione di queste attività può portare a colli di bottiglia più avanti nel progetto. Il Gantt ti consente di collegare queste dipendenze delle attività per assicurarti che non vengano mai dimenticate. Le pietre miliari possono anche essere aggiunte per segnare la fine di una fase e l'inizio di un'altra o semplicemente per annotare le scadenze.

Guarda il video incorporato per avere una panoramica del prodotto e di come può aiutarti a pianificare il tuo progetto.

Se stai cercando un pianificatore di progetti basato su cloud che ti permetta di lavorare come vuoi, allora vuoi ProjectManager. Ha più viste del progetto che funzionano tutte insieme, monitorando e monitorando i tuoi progressi in modo da poter rimanere nei tempi previsti. Scopri come è lo strumento di gestione dei progetti preferito da decine di migliaia di team che lavorano per la NASA, la Bank of America, Ralph Lauren e altri ancora effettuando questa prova gratuita di 30 giorni oggi.