Come pulire la tua lista e-mail (e perché hai bisogno di una pulizia regolare)

Dopo tutto il tempo e gli sforzi che hai dedicato alla creazione e alla crescita di una base di iscritti, può essere scoraggiante sentire che ora devi pulire la tua lista di e-mail. Pulindo la tua lista, eliminerai le persone che pensavi avrebbero voluto acquistare da te, entrare a far parte della tua comunità e condividere la tua attività con gli altri.

Ma è proprio vero? A che servono i vecchi lead se, dopo il tempo, il loro coinvolgimento diminuisce? Inoltre, accumulando vecchi lead, stai effettivamente influenzando la reputazione del tuo mittente di posta elettronica, un punteggio che influisce su tutte le altre metriche di posta elettronica. Vale la pena tenere solo alcuni "forse?"

Costruire e-mail per il bene dei numeri non è una pratica che vuoi continuare se vuoi avere una sana lista di e-mail. Quindi, discutiamo di alcune cose chiave che vorresti sapere quando la tua lista di posta elettronica contiene alcune ragnatele. In questo post, analizzeremo perché pulire la tua lista è importante, quando saprai che è il momento di pulire e, infine, i passaggi da compiere per farlo.

Motivi per lottare per una lista di posta elettronica pulita

A questo punto, probabilmente hai sentito tutto sul perché dovresti ampliare la tua lista di email. In effetti, potresti essere orgoglioso della base di iscritti che sei stato in grado di raccogliere. Ora, il modo migliore per mantenere viva quella motivazione e crescita è mantenerla ottimizzata per il coinvolgimento.

Un elenco e-mail stagnante o infestato da bot è peggio che non avere alcun elenco. Sì, avete letto bene. Quindi, una volta che hai un buon sistema per attirare visitatori e registrarli come abbonati, dovresti programmare pulizie frequenti della tua lista. Ecco perché la manutenzione dell'e-mail andrà a beneficio del tuo elenco:

Mantenimento della reputazione del mittente

La reputazione del mittente, nota anche come reputazione IP o punteggio IP, è ciò che i provider di posta elettronica come Gmail valutano quando filtrano la posta per inviarla allo spam o alla posta in arrivo principale. Se non sei sicuro di quale sia la reputazione del tuo mittente, puoi controllare su siti Web come senderscore.org. Dovresti cercare di ottenere un punteggio pari o superiore a 90.

Per evitare che la tua reputazione IP diventi il ​​cattivo che si frappone tra te e le tue vendite, dovrai evitare alcuni errori come aumentare indiscriminatamente la tua lista. Altri errori comuni che i marketer commettono quando fanno crescere e alimentano elenchi di e-mail sono:

• Consenti errori di ortografia durante la raccolta di e-mail
• Acquisto di email
• Invio di contenuti di cattiva qualità
• Non essere coerente

Per evitare problemi con il tuo punteggio IP, dovresti trattare la tua lista come faresti con un bene prezioso. Puliscilo e mantienilo in modo che mantenga il suo valore per gli anni a venire.

Miglioramento della frequenza di rimbalzo

Quando invii un'e-mail, puoi vedere una stima approssimativa dello stato di salute della tua lista osservando la frequenza di rimbalzo. Questa è una metrica che mostra quante delle tue e-mail non hanno mai trovato l'indirizzo a cui sono state inviate, perché non esiste più, perché l'utente l'ha abbandonato o perché è stato digitato in modo errato quando è stato raccolto. Prova a pulire l'elenco e-mail per pulire tutti i contatti che causano rimbalzi. Ciò migliorerà immediatamente la tua frequenza di rimbalzo per mantenere il punteggio IP della tua lista al sicuro.

Consegnabilità crescente

La deliverability è la metrica che misura la capacità delle tue e-mail di andare nelle caselle di posta dei tuoi iscritti. Puoi controllare la deliverability di ogni singola campagna osservando quante sono state consegnate rispetto a quante sono state rimbalzate. Ci sono alcune cose che influiscono negativamente sulla consegna delle e-mail, ad esempio:

• Invio di e-mail da un indirizzo e-mail di dominio gratuito
• Impedire agli utenti di annullare l'iscrizione non rendendolo accessibile
• Invio di email che non ottengono coinvolgimento
• Utilizzo di abbreviatori di URL come bitly

Pulindo la tua lista, probabilmente aumenterai il coinvolgimento complessivo delle tue campagne e-mail ed eviterai di compromettere la tua consegna.

Ottimizzazione dei costi di gestione della posta elettronica

La maggior parte degli strumenti di gestione della posta elettronica ti addebita in base alle dimensioni della tua lista. Se stai pagando per quella lista più grande, dovrebbe essere così che tu possa trarne il massimo. Quando è pieno di vecchi lead, i tuoi costi aumentano, ma i tuoi tassi di conversione diminuiscono. Se mai ci fosse il momento di suonare un allarme nel tuo team di marketing, sarebbe questo.

Man mano che lavori per una lista di e-mail pulita, inizierai a vedere come il costo della loro gestione diventa più adatto al tuo budget e più efficiente per i tuoi obiettivi di vendita.

Segni che devi pulire la tua lista di e-mail‌

La reputazione del mittente è un modo per vedere come sta andando la tua lista e-mail, ma come accennato in precedenza, questo punteggio può rivelare più problemi delle semplici e-mail. Può anche essere una mancanza di coerenza o un segno di contenuto di bassa qualità. Le pulizie regolari sono importanti indipendentemente dal fatto che tu veda o meno segni di pericolo nella tua lista di posta elettronica, ma un numero maggiore di cancellazioni di iscrizioni e segnalazioni di spam sono due bandiere rosse tracciabili a cui prestare attenzione. Quindi, come fai a sapere se è necessario o meno pulire la tua lista e-mail? Ecco alcuni segnali che indicano che il tuo elenco necessita di manutenzione:

La tua frequenza di rimbalzo è aumentata

Con ogni campagna che invii, dovresti analizzare il rendimento non solo di quante persone l'hanno aperta (il tuo tasso di apertura), ma anche di quanti rimbalzi ha ottenuto. Se stai ricevendo più rimbalzi, potrebbe essere il momento di dare un'occhiata agli indirizzi che mostrano problemi e scoprire perché.

Potresti chiederti se dovresti eliminarli tutti immediatamente ed eliminare del tutto il problema, ma c'è un motivo per aspettare. Il problema della frequenza di rimbalzo è che ci sono due diversi tipi di rimbalzo, duro e morbido.

Tipi di email respinte

Non tutti i rimbalzi di posta elettronica si verificano per gli stessi motivi. I rimbalzi duri sono quelli di cui devi sbarazzarti. Questi sono rimbalzi che non verranno risolti. Forse l'indirizzo email non esiste o è stato eliminato definitivamente. I rimbalzi morbidi sono quelli che hanno problemi temporanei. Forse il destinatario ha esaurito lo spazio di archiviazione o ha problemi a ottenere un file allegato. Quando i server di posta elettronica vedono un rimbalzo, di solito tentano di inviare nuovamente l'e-mail alcuni giorni dopo.

Quindi, come fai a sapere cos'è un rimbalzo rompicapo e quale dovresti dare una seconda possibilità? Tu no. Ecco perché la cosa più comune da fare non è eliminare tutti gli indirizzi email che rimbalzano ma tenerli sotto controllo. Se continuano a rimbalzare settimana dopo settimana, eliminali.

Frequenza di rimbalzo buona contro cattiva

Se non elimini immediatamente i rimbalzi, come mantieni una buona frequenza di rimbalzo? Tutto dipende da cos'è una "buona" frequenza di rimbalzo, giusto? Proprio come la percentuale di clic, ciò che è accettabile e ciò che non lo è dipende principalmente dal tuo settore e dal numero di lead che porti ogni giorno.

Nel complesso, dovresti cercare di mantenere il tuo tasso al di sotto del 3%, quindi se vedi un aumento dei rimbalzi ma sei ancora sotto quel segno, tienilo d'occhio ed elimina i recidivi in ​​seguito. Se ti trovi in ​​uno stato urgente in cui la tua frequenza di rimbalzo ha raggiunto l'8% o più, entra in modalità crisi e passa allo scrubbing.

Le tue percentuali di apertura e di clic sono diminuite

Se il tuo coinvolgimento, in gran parte misurato dalle percentuali di apertura e di clic, è in calo, la tua lista potrebbe vedere i risultati di problemi con la tua lista. Il modo migliore per tornare in carreggiata è passare il tempo cercando di capire esattamente cosa sta causando il calo del coinvolgimento. Ma se hai poco tempo, inizia a risolvere il problema della perdita di coinvolgimento conducendo una pulizia completa e affronta le altre metriche allo stesso tempo.

Quando si considera il quadro generale, poiché qualsiasi calo delle prestazioni della posta elettronica può tradursi direttamente in un calo delle entrate, ha senso mantenere il tuo elenco il più privo di problemi possibile.

Hai iscritti a bot

Ci sono alcuni modi in cui saprai che la tua lista è stata invasa da uno spambot, che può aggiungere e-mail da altri luoghi su Internet. Alcuni possono persino far sembrare che la tua lista stia andando bene, ma a uno sguardo più attento, rivela che qualcosa non va. Ecco alcune cose a cui prestare attenzione:

• Aumento delle iscrizioni (soprattutto quelle che arrivano in batch, a pochi secondi di distanza)
• Diminuzione del tasso di apertura (significativo calo in un breve periodo di tempo)
• Indirizzi e-mail di spam (e-mail con nomi di dominio strani)
• Indirizzi email aggiunti di recente che differiscono dal tuo pubblico (aziendale se sei un marchio business to consumer (B2C) o personale se sei un'azienda business to business (B2B))
• Un aumento delle iscrizioni con domini stranieri
• Aumento delle cancellazioni
• Aumento delle denunce di spam

Se ti rendi conto di avere indirizzi aggiunti da bot o registrazioni false, non farti prendere dal panico. Puoi recuperare la tua lista strofinandola con i passaggi che spiegheremo nella prossima sezione.

Come ottenere una lista di e-mail pulita passo dopo passo

I vantaggi di una lista di posta elettronica pulita sono quasi altrettanto vari e vasti quanto quelli di averne una in primo luogo. Quindi, una volta che sei convinto che vorresti iniziare a inserire gli scrub programmati nel calendario del tuo team di marketing, ecco cosa farai per ottenere una pulizia efficiente. Inizia con un riordino calcolato, quindi passa a misure di pulizia più drastiche e infine riattiva il tuo elenco per mantenere il maggior numero possibile di contatti.

1‌. Fai una pulizia preliminare

Come con una casa, prima di fare una pulizia profonda, vuoi riordinare. Sbarazzati delle cose più ovvie in giro che in realtà non dovrebbero esserci. Cosa significa questo quando si tratta dei tuoi iscritti? Trova segmenti inutilizzati e cose che non sono più necessarie.

Controlla i contatti che hai in più elenchi attivi, controlla la data dell'ultimo invio in tutti gli elenchi ed eliminali se sono troppo vecchi. Questo inizierà per assicurarsi che tutto sia in linea con la tua attuale organizzazione per l'email marketing e non sia troppo obsoleto.

Inoltre, rimuovi gli indirizzi di ruolo come [email protected] o [email protected]. Se possibile, trova un punto di contatto personale per i clienti.

2. Segmenta la tua lista

Per una lista e-mail pulita, segmenta i tuoi abbonati e-mail in tre gruppi principali: quelli che ti amano e aprono le tue e-mail quasi ogni volta, quelli che a volte aprono e quelli che non si impegnano quasi mai. Quindi, avvicinati a ciascun gruppo in modo diverso.

Il tuo gruppo impegnato

Per questo pulito, ti consigliamo di lasciare questo segmento da solo. Stanno già mostrando un buon coinvolgimento e sembrano soddisfatti. Puoi sicuramente tornare su questo più tardi e provare a migliorare ancora di più le loro prestazioni, ma per ora lascia che questo segmento stabilisca lo standard per come vuoi che sia il resto.

Il tuo gruppo di mezzo

Quindi, rivolgiti a coloro che a volte aprono le tue e-mail. Cosa significa se solo alcune email provocano coinvolgimento? Qualcosa nei tuoi contenuti non corrisponde esattamente a ciò che stanno cercando. Quando provi a risolverlo, puoi apportare lievi modifiche ed eseguire test A/B, inviando diverse varianti della stessa campagna a due gruppi all'interno di questo segmento e vedendo quale ha il rendimento migliore. Puoi anche testare l'ora del giorno, la frequenza delle e-mail o semplicemente chiedere loro le loro preferenze con un sondaggio.

Se stai cercando qualcosa di veloce che possa fare una grande differenza, chiedi agli iscritti in questo elenco di aggiungerti ai loro contatti. Eviterà che le e-mail finiscano nello spam e consentirà maggiori opportunità di coinvolgimento andando direttamente alla casella di posta che aprono ogni mattina.

Il tuo gruppo disimpegnato

Quindi, hai un elenco di persone a cui non interessa davvero il tuo contenuto, o almeno è quello che sembra, da come interagiscono con esso. Non essere così veloce nel metterli da parte ed eliminarli per concentrarti su quelli più coinvolti. Potrebbe esserci ancora qualcosa che puoi fare. Se non stanno guardando le tue email, potrebbe essere perché non sono mai arrivate nella loro casella di posta. Quindi, come si eliminano quelli che li vedono e scelgono di ignorarli?

Torna a questo segmento dopo aver terminato la pulizia. Se invii alcune campagne e vedi delle modifiche, scegli quelle che stanno tornando e spostale nel primo o nel secondo segmento. Per quanto riguarda quelli che rimangono disinteressati, hai fatto il possibile, quindi sei libero di eliminarli. Prima di farlo, però, dai loro un'ultima possibilità inviando un'e-mail di addio che dice qualcosa del tipo:

“Abbiamo notato che non sei più interessato alle nostre e-mail. In tal caso, cancelleremo la tua email dalla nostra lista. Se ci siamo sbagliati e vorresti rimanere iscritto, faccelo sapere! Rispondi a questa email e rimarremo in contatto. In caso contrario, addio e grazie per i bei momenti".

Infine, rimani fedele alla tua parola ed eliminali dall'elenco dopo una o due settimane se non rispondono.

3‌. Implementa un promemoria di autorizzazione

Per mantenere un elenco di e-mail pulito, per tutte le e-mail in futuro, aggiungi una riga in alto per ricordare agli abbonati che hanno aderito a queste e-mail e perché. Questo può dare ai lettori la possibilità di valutare il motivo per cui ricevono questa email e impedire loro di segnalarti come spam. Può anche aiutarli a decidere se vogliono continuare a ricevere questo tipo di email.

Questo è fantastico perché aiuta le persone ad annullare l'iscrizione quando pensano di non aver più bisogno di questo contenuto. Le cancellazioni in buona misura sono effettivamente utili per la tua lista. È come un Roomba, pulisci mentre ti occupi degli affari.

I promemoria del motivo per cui sei iscritto a un elenco fanno miracoli per impedire agli utenti di annullare l'iscrizione. Il più delle volte, i lettori vogliono solo sapere che non sono stati aggiunti da qualche bot. Se ricevono un'e-mail, vorrebbero che tu sapessi che l'hanno trovata utile a un certo punto e che potrebbero farlo di nuovo in seguito.

4. Affronta i tuoi rimbalzi

Usa i tag per iniziare a monitorare i tuoi rimbalzi. Crea un tag per tutti gli indirizzi che rimbalzano quando invii un'email e identifica quelli che causano costantemente problemi. Se possibile, salva quelli che rimbalzano a causa di evidenti errori di ortografia. Se hai altre forme di contatto per questi lead, contattali e chiedi loro se hanno informazioni aggiornate e vorrebbero comunque ricevere contenuti da te. Infine, elimina quelli consigliati dal tuo provider di posta elettronica per la rimozione.

5‌. Coinvolgi nuovamente il tuo pubblico con una campagna

Torna ai tuoi segmenti e avvicinati al secondo gruppo, quello che è tiepido riguardo ai tuoi contenuti. Coinvolgili nuovamente con una campagna attiva. Puoi provare anche con il terzo gruppo, se non hai finito di ripulirli. Ci sono alcuni modi per invogliare le persone nella tua lista a ricordare perché si sono iscritte in primo luogo, come l'e-mail di addio che abbiamo visto prima, ma puoi anche provare a offrire uno sconto esclusivo e misurare l'interesse di quel segmento.

6. Offri la possibilità di rifiutare o rifiutare

E se potessi ottenere un ultimo "sì" prima che un abbonato fosse totalmente convinto che se ne sarebbero andati? Offrire opzioni può essere la tua grazia salvifica. Nella tua ultima email a un abbonato che non interagisce con le tue email, offri loro la possibilità di ricevere solo alcune email. Dopotutto, probabilmente si sono registrati per un motivo e, a volte, se offri loro e-mail meno frequenti o ricevi solo determinati tipi di contenuti, riaccenderai la scintilla.

Che tipo di opzioni puoi offrire ai lettori? Tutto dipende da cosa invii. Se disponi di newsletter o e-mail separate, una per le notizie, una per i contenuti di terze parti, una per i coupon e così via, consenti loro di controllare quali di queste e-mail desiderano ricevere.

Cosa viene dopo che la tua mailing list è pulita?

Dopo aver esaminato come pulire la tua lista e-mail e averla applicata, puoi apportare modifiche sottili al modo in cui fai il tuo marketing via e-mail in futuro per mantenere quella lista pulita più a lungo. Concediti un po' di tempo per la pianificazione dopo lo scrub, quindi puoi iniziare a lavorare per definire aspettative e coerenza per il tuo nuovo elenco pulito. Ecco alcuni modi in cui puoi iniziare.

Migliora i tuoi contenuti

Controlla la pianificazione dei tuoi contenuti per assicurarti che ciò che stai inviando offra valore ai tuoi lettori. Se tutto ciò che stai facendo è inviare sconti, vendite e contenuti sulla tua attività, questo può stancare i tuoi abbonati. Stai rispondendo alle loro domande? Divertirli? Scopri cosa vogliono davvero leggere i tuoi lettori. Puoi anche farlo chiedendo loro. Conduci un sondaggio con i tuoi iscritti e chiedi loro cosa vorrebbero da te.

Invia tutte le volte che vogliono i tuoi lettori

Nello stesso sondaggio, chiedi loro se vogliono un'e-mail settimanale o bisettimanale. Alcune persone vogliono persino aggiornamenti quotidiani. Scopri cosa vuole la maggior parte dei tuoi lettori e inizia ad applicarlo. Se ritieni che le tue risorse non siano sufficienti per inviare e-mail quotidiane, offri solo ciò che ritieni realistico.

Pianifica pulizie regolari

Infine, continua il grande lavoro di pulizia! Ora comprendi i vantaggi di un elenco di e-mail pulito e i segnali a cui prestare attenzione per sapere che è ora di strofinare di nuovo. Ora che sai come pulire da solo, rimani vigile per eventuali segni ed esegui regolarmente scrub programmati, circa ogni tre mesi. Man mano che continui a fare una manutenzione regolare del tuo email marketing, scoprirai che diventa più facile. Sarai in grado di rilevare qualsiasi comportamento sospetto, possibile spam o account falsi ed estrarli senza perdere un colpo.

Pronto a sfruttare al meglio la tua strategia di email marketing con un buon scrub? Puoi iniziare oggi con un rapido riordino preliminare della tua lista. Questo farà spazio a tutti quei contatti futuri. Se desideri ulteriori suggerimenti per il marketing online, Constant Contact ti copre con la loro guida gratuita The Download .