Come creare un modulo di assunzione del cliente che ottenga risultati

Pop quiz (ed è solo 1 domanda) – di quali delle seguenti cose può vivere la tua azienda?

R. Clienti
B. Riferimenti
C. Entrate
D. Reputazione
E. Relazioni
F. Tutto quanto sopra
G. Nessuno dei precedenti

La risposta è probabilmente un gioco da ragazzi, ma te lo diremo comunque – G. Nessuno dei precedenti.

Hai bisogno di tutte queste cose per far crescere la tua attività. E li fai superare un sacco di duro lavoro da parte tua, ma hai bisogno di una cosa fondamentale per iniziare - e viene dal cliente.

Nessun quiz questa volta, te lo diremo e basta. Hai bisogno di informazioni . E più è dettagliato, meglio è.

Il modo migliore per ottenere ciò di cui hai bisogno dai potenziali clienti è attraverso un modulo di assunzione dei clienti . In effetti, è la parte più importante dell'intera relazione con il cliente.

Senza un modulo di assunzione del cliente, potresti sperimentare...

• Scope creep: i clienti realizzano ciò che vogliono davvero troppo tardi, quindi chiedono più lavoro
• Ci sono troppi cicli di revisione, perché il cliente cambia idea OPPURE non hai iniziato con informazioni sufficienti
• Il lavoro richiede molto più tempo del previsto, spesso perché non avevi tutte le informazioni sul cliente di cui avevi bisogno per pianificare accuratamente
• È difficile ottenere materiali dai clienti: cose come risorse di progettazione, linee guida del marchio e informazioni contabili

Che tu sia un'agenzia digitale o un'altra piccola impresa, un modulo di assunzione dei clienti può aiutarti a evitare tutti questi problemi.

Questo post ti mostrerà come creare un modulo di assunzione del cliente: tutto da includere, dove usarlo e gli strumenti per crearlo.

Qual è il processo di assunzione del cliente?

Il processo di assunzione del cliente è il passaggio all'inizio di una relazione con il cliente in cui raccogli le informazioni di cui hai bisogno dal tuo cliente. Questa è la tua opportunità per porre domande ai tuoi clienti e ottenere ciò di cui hai bisogno per fare il lavoro per cui sei stato assunto.

Molte aziende non dispongono di un processo strutturato di assunzione dei clienti e si affidano invece a e-mail e processi manuali per portare a termine il lavoro. Questo può portare a frustrazione sia per te che per i tuoi clienti.

Il processo di assunzione del cliente segna l'inizio di una relazione approfondita con il cliente. Sebbene il processo di ogni azienda possa essere diverso, di solito inizia con questi tre passaggi:

1. Connetti chiamata : questa è la stretta di mano. Il punto in cui vengono fatte le presentazioni e si ha un'idea di chi è il cliente e cosa stanno cercando.
2. Modulo di assunzione del cliente : questo modulo diventa più specifico, con domande sui punti deboli, il tipo di attività e gli obiettivi di un cliente.
3. Chiamata esplorativa : la chiamata per saperne di più su ciò che i tuoi clienti si aspettano dalla tua relazione. Quindi insieme puoi esplorare le opzioni del cliente con loro in base alle informazioni del modulo di assunzione del cliente.

Il cliente in genere compila il modulo di assunzione dopo la prima chiamata di connessione. Quindi l'azienda esamina tutte le informazioni del modulo e le utilizza per prepararsi alla chiamata esplorativa.

Chi utilizza i moduli di assunzione dei clienti? Aziende come:

• Agenzie digitali
• Studi legali
• psichiatri
• Cliniche del benessere (come massaggiatori e fisioterapisti)
• Medici
• Ragionieri
• Praticamente qualsiasi attività che lavora con i clienti

Una delle tre cose può accadere durante il processo di assunzione del cliente:

1. Tu e il cliente concordate reciprocamente che è una buona scelta.
2. La tua azienda decide che il cliente non è adatto.
3. Il cliente decide che la tua attività non è adatta.

Per decidere tutto ciò, tuttavia, è necessario il modulo di assunzione del cliente.

Come creare un modulo di assunzione del cliente

Per creare il modulo di assunzione del cliente perfetto, devi pensare oltre le informazioni che desideri raccogliere da un cliente. Devi pensare a cosa renderà il modulo più utile per il cliente.

Preparati: questa sezione copre molto .

1. Come scegliere le domande giuste per il modulo di assunzione dei clienti, oltre a esempi
2. Cos'altro devi includere nel modulo: sì, c'è molto di più delle tue domande
3. Dove dovresti mettere il modulo di assunzione del tuo cliente
4. Alcuni strumenti per aiutarti a creare il modulo

"Un modulo di assunzione del cliente è un ottimo modo per creare potere e creare un'ottima relazione con il cliente". – Elizabeth Bailey, Account Manager del canale di ActiveCampaign

1. Come scegliere le domande giuste del modulo di assunzione del cliente

Ammettiamolo: le forme possono essere noiose. Chiunque sia mai stato seduto nella sala d'attesa di un dottore con un blocco per appunti o abbia dovuto fare qualcosa al DMV lo sa. Ma i moduli di assunzione del cliente sono la chiave per un'interazione di successo con il cliente.

Per rendere più piacevole la compilazione di un modulo di assunzione di un cliente e ottenere le informazioni necessarie per salire a bordo con successo di un cliente, è necessario porre le domande giuste. Le domande specifiche che poni variano in base al tipo di attività, ma esistono due tipi importanti di domande:

1. Le basi : nomi, metodi di contatto, budget, un ruolo lavorativo – essenzialmente le domande su carta per conoscerti
2. L'approfondimento : le domande che poni per entrare nella mente e negli affari di un cliente per apprenderne i punti deboli e gli obiettivi

Tieni presente che qualunque domanda tu chieda, questo modulo non dovrebbe richiedere un'eternità per essere completato. I moduli che richiedono molto lavoro da completare... non verranno completati. Mantieni i moduli di assunzione il più breve possibile pur continuando a ricevere le informazioni di cui hai bisogno.

Ecco le categorie di domande che dovresti porre su un modulo di assunzione di un cliente aziendale:

1. Budget : il cliente ha il budget per assumerti? Se lo fanno, c'è la possibilità che il tuo contratto si espanda in futuro? Potrebbe non valere la pena accettare progetti che non hanno un potenziale a lungo termine.

2. Ambito : quanto lavoro deve svolgere il tuo cliente? Quali risorse interne ha già il cliente e come sarà suddiviso il lavoro tra te e il team dei clienti?

3. Settore : in quale settore si trova il tuo cliente? I clienti spesso si confrontano con gli altri nel loro settore e potresti essere in grado di aumentare la vendita di altri servizi se hai casi di studio del loro settore.

(Fonte: Formstack)

4. Obiettivi: In che modo il cliente misurerà il tuo lavoro? Quali sono le loro aspettative su di te?

5. Cronologia: quando il tuo cliente ha bisogno di lavoro? Il lavoro è ricorrente o i progetti una tantum?

6. Chi sarà coinvolto nell'azienda del tuo cliente? Conosci il tuo punto di contatto: lavorerai con un fondatore, CEO, vicepresidente o middle management?

7. Domande per noi: questo modulo dovrebbe essere progettato per aiutarti a pianificare la tua chiamata esplorativa con un cliente. Includere uno spazio in cui il cliente può porre domande ti dà la possibilità di prepararti meglio per ciò che potrebbe emergere durante una chiamata.

Il tuo tipo di attività determina quali domande devi affrontare e quando le poni. Sara Stein di Miss Efficiency utilizza uno strumento di modulistica e un'automazione per chiedere le informazioni sul cliente di cui ha bisogno, quando ne ha bisogno.

Sarah Stein gestisce un'attività di contabilità chiamata Miss Efficiency. Aiuta le piccole imprese con le difficoltà della contabilità e il loro inserimento è il primo passo.

Sara Stein di Miss Efficienza.

Sarah integra anche ActiveCampaign con Typeform, un servizio che ti consente di creare moduli e sondaggi per raccogliere informazioni dai tuoi contatti. Includere Typeform nella sua automazione di benvenuto le consente di:

• Acquisisci informazioni importanti sull'assunzione dei clienti
• Chiedi perché i nuovi clienti hanno scelto Miss Efficiency
• Richiedi feedback e invia un sondaggio per i promotori di rete
• Chiedi referenze ad altre attività
• Fornisci un luogo per dare suggerimenti

Sarah usa Typeform e l'automazione per inviare una serie di email. Ecco come ottiene e fornisce informazioni importanti sul cliente. I suoi primi tre sono:

1. Benvenuto. Nella sua prima e-mail, Sarah dà il benvenuto al nuovo cliente nell'azienda. Per i clienti, questo viene supportato da un biglietto di ringraziamento scritto a mano
2. Come lavoriamo. L'introduzione di nuovi contatti nel team li aiuta a vedere con chi lavoreranno e a creare fiducia.
3. Cosa aspettarsi da noi . Molte piccole imprese non capiscono davvero la contabilità. È un argomento che provoca ansia, quindi dire loro esattamente cosa aspettarsi è di grande aiuto.

Per integrare completamente i suoi clienti, ha bisogno di molte informazioni sui clienti. Nella sua ultima e-mail, richiede tutte le informazioni di cui ha bisogno per un processo completo di assunzione dei clienti:

4. Di cosa abbiamo bisogno da te. Ci sono alcuni documenti a cui i contabili hanno bisogno di accedere. Mettendo tutto questo in una lista di controllo, Sarah rende più facile il processo per i clienti per darle le informazioni di cui ha bisogno.

2. Dove mettere il modulo di assunzione del cliente

Hai due opzioni per vedere il tuo modulo.

1. Mostralo pubblicamente sul tuo sito web
2. Invialo in privato direttamente a un cliente

Molte aziende mettono un modulo di assunzione dei clienti direttamente sul loro sito web . Il modulo si trova in genere in una scheda Contattaci o collegato a un invito all'azione sulla pagina di destinazione, ad esempio "Ottieni maggiori informazioni" o "Avvia una prova gratuita".

• Il vantaggio: ottieni un volume maggiore di potenziali clienti potenziali da un modulo pubblico di assunzione di clienti perché chiunque può accedervi.
• Il rovescio della medaglia: passi molto tempo a capire quali valgono la pena. Se qualcuno può compilare il modulo, è molto probabile che molti di loro non siano il tipo di cliente specifico che si desidera perseguire. Potrebbe anche risultare meno sicuro per un client.

L'invio privato di un modulo di assunzione del cliente tramite e-mail ha due vantaggi cruciali.

• Il vantaggio: se puoi inviare questo modulo a un potenziale cliente, hai già le sue informazioni di contatto, quindi hai maggiori possibilità di concludere l'affare.
• Lo svantaggio: hai un pool di clienti potenzialmente più piccolo

Heather Read, una fotografa di famiglia e cliente di ActiveCampaign, utilizza l'automazione insieme al suo modulo di contatto per qualificare meglio i lead dal suo modulo di contatto.

Heather Read, fotografa e cliente di ActiveCampaign.

Vuoi che i lead arrivino a riversarsi in modo da poterli trasformare in clienti, ma qualificare ogni lead uno per uno non ti lascerebbe il tempo di svolgere effettivamente alcun lavoro. Con una famiglia tutta sua e un lavoro a tempo pieno, Heather sapeva che non avrebbe funzionato per lei.

Ora, l'automazione di ActiveCampaign fa funzionare l'assunzione del cliente per lei.

Heather ha avuto molti contatti all'inizio. Ma un'analisi della sua giornata lavorativa ha rivelato che la maggior parte del suo tempo veniva divorato da quelli che lei chiama "conduttori di zombi", contatti che sembrano come gli altri, ma non finiranno mai per convertirsi.

Heather aveva bisogno di un modo per recuperare il suo tempo, in modo da poter smettere di perdere tempo con lead senza uscita e concentrarsi su lead che potrebbero diventare clienti.

Heather ha messo a riposo gli zombi e ha recuperato un sacco di tempo con un'automazione per qualificare i futuri clienti.

Per risolvere la sua crisi di tempo, Heather aveva bisogno di:

• Un modo automatizzato per raccogliere lead
• Un modo automatizzato per seguire i lead
• Un modo automatizzato per identificare i lead dal suo modulo di contatto che verrebbero convertiti

Con quei tre processi automatizzati in atto, Heather potrebbe eliminare quasi il 30% del suo lavoro, liberando un'enorme quantità di tempo ed eliminando la frustrazione e la delusione del tempo perso.

3. Cos'altro ti serve su un modulo di assunzione del cliente oltre alle domande?

Pensavi di aver finito dopo aver deciso i campi del modulo, vero?

Non proprio. Ma sei così vicino

Ci sono alcune altre cose da considerare, incluse nel modulo di assunzione del cliente.

1. Le informazioni di contatto della tua azienda : questo è un gioco da ragazzi. Dovresti sempre rendere le tue informazioni di contatto prontamente disponibili e facili da trovare, specialmente per un potenziale cliente.
2. Logo aziendale : può sembrare piccolo, ma un logo rende la tua attività memorabile. Ti dà la sensazione di essere un'azienda consolidata e affidabile.
3. Istruzioni : che ci crediate o no, le istruzioni su come compilare il modulo sono utili a molte persone. Includi informazioni come le risorse necessarie per completare il modulo, i collegamenti a una pagina delle domande frequenti e i passaggi successivi.

4. Strumenti per creare un modulo di assunzione del cliente

Senza un modulo di assunzione del cliente, molte aziende si perdono in una scia di e-mail e ciò rende molto più difficile l'inserimento di un cliente in un cliente. Fortunatamente, gli strumenti esistono al solo scopo di creare moduli come questi.

Wufoo , un generatore di moduli gratuito, ti consente di creare moduli semplici che puoi caricare sul tuo sito Web o condividere privatamente. Se desideri più delle funzionalità gratuite di base, puoi eseguire l'aggiornamento a una versione a pagamento. Bonus: puoi ottenere alcune analisi sui tuoi moduli.

Un esempio di modello di modulo Wufoo. (Fonte: Wufoo)

Lexicata è uno strumento di progettazione di moduli di assunzione dei clienti rivolto agli studi legali (ma puoi comunque utilizzarlo per altri tipi di attività). Uno dei pacchetti software di assunzione più dettagliati sul mercato, offre una varietà di funzionalità, come firme elettroniche e modelli con etichetta bianca. Si integra anche con altri programmi.

Decidi quale tipo di modulo desideri dalla scelta multipla al menu a discesa. (Fonte: Lexicata)

Formstack è uno dei modi più semplici per creare moduli personalizzati che ti consentono di raccogliere dati a modo tuo.
Puoi progettare moduli online con una semplice interfaccia drag and drop: non sono richieste competenze tecniche.

Crea il tuo modulo di assunzione del cliente ideale con pochi rapidi clic. (Fonte: Formstack)

Il tuo provider di servizi di posta elettronica (o ESP) potrebbe essere dotato di funzionalità come un generatore di moduli. ActiveCampaign ti consente di creare facilmente moduli con un generatore di moduli drag-and-drop. Puoi aggiungere campi personalizzati e aggiungere moduli al tuo sito Web o e-mail.

Aggiungi tutti i campi personalizzati a un modulo di cui hai bisogno.

Per ulteriore assistenza sulla creazione di moduli in ActiveCampaign, consulta queste utili guide:

• Come creare un modulo
• Come aggiungo un modulo a un'e-mail?
• Una guida ai moduli

Hai un modulo di assunzione del cliente compilato. Cosa fai dopo?

Dopo che il modulo di assunzione del cliente è stato completato, rivedilo e seguilo rapidamente! Crea una dichiarazione di lavoro basata sulle informazioni che hai raccolto.

Le dichiarazioni di lavoro (SOW) hanno un aspetto diverso a seconda dei servizi forniti. Possono variare da una semplice data di appuntamento (come negli studi medici) o un documento più dettagliato riga per riga che include tempi, costi e risultati.

Tutto inizia con un modulo di assunzione del cliente.