Comunicazione di successo sul lavoro: consigli sinceri da Loryn Cole del copyblogger

Dato che ultimamente mi sono interessato a piccoli ritocchi che tutti possiamo apportare per migliorare le nostre capacità di comunicazione (anche se ne siamo già orgogliosi), volevo parlare con il mio collega Loryn Cole dell'argomento.

Loryn è Data Analyst di Copyblogger e condividiamo uno stile simile quando si tratta di comunicazione.

Alcuni potrebbero chiamarlo eccesso di comunicazione.

Lo chiamiamo evitare problemi di comunicazione.

Ecco la mia conversazione con Loryn sulla comunicazione di successo sul posto di lavoro.

Se desideri ottenere di più "You rock!" risposte e-mail dai tuoi colleghi, clienti o capi, dai un'occhiata.

D: Quali elementi compongono il tipo di email o note di progetto che ti piace leggere?

Loryn: Tendo ad apprezzare le e-mail e le note di progetto che hanno due qualità apparentemente contraddittorie: sono chiare e concise, ma anche complete e di ampio respiro.

Una buona comunicazione di progetto utilizza il minor numero di parole possibile per comunicare ciò che è importante, ma si assicura anche di coprire tutti i dettagli importanti.

La scrittura è breve, ma il contenuto è completo.

Apprezzo anche quando le persone si prendono il tempo per scrivere obiettivi e traguardi per il progetto. Troppo spesso, diamo per scontato che questi siano ovvi per le persone coinvolte - e forse questo è vero qualche volta, ma sicuramente non è sempre vero.

Se non scrivi nient'altro su un progetto, scrivi i tuoi obiettivi, strategia o obiettivi, perché, se ti sei perso qualcos'altro, questi aiuteranno i tuoi compagni di squadra a colmare le lacune e ad assumersi la responsabilità del progetto.

D: Puoi descrivere i dettagli che scrivi per assicurarti che ai destinatari piacerà leggere le tue e-mail o le note del progetto?

Loryn: Non posso dire con certezza se ad altre persone piace o meno leggere le mie e-mail ... Ma posso dire che faccio del mio meglio per renderle facili da leggere. Ciò significa utilizzare molta punteggiatura e formattazione invece di frasi complete e suddividere sempre i paragrafi quando diventano più lunghi di due o tre righe.

Scrivere e-mail mi ricorda sempre quella citazione di Mark Twain: "Non ho avuto il tempo di scrivere una breve lettera, quindi ne ho scritta una lunga".

Dimentichiamo che scrivere un'e-mail concisa e utile o una descrizione del progetto richiede lavoro.

Non puoi aspettarti che la tua prima bozza disordinata di note abbia senso per la persona che deve eseguire il progetto.

Rallenta, prenditi il ​​tuo tempo ed entra in empatia con la persona che dovrà agire sulle tue parole.

D: Esiste una procedura per rivedere la comunicazione scritta prima di inviarla o pubblicarla?

Loryn: Non particolarmente, ma cerco di limitare il lavoro che dovrà fare la prossima persona assicurandomi di collegare risorse e documenti importanti.

Ad esempio, se faccio riferimento a un documento, ci metto un collegamento o almeno dico loro dove trovarlo.

E, naturalmente, rivedo ciò che ho scritto per chiarezza, grammatica, leggibilità e completezza.

D: Come gestisci tutti i diversi modi in cui comunichi al lavoro (email, Skype, Slack, Trello, ecc.)?

Loryn: Ogni piattaforma serve una diversa nicchia di comunicazione, il che significa che a volte devi raddoppiare.

Ad esempio, quando finisco un rapporto su uno dei nostri progetti completati, aggiungo il rapporto alla scheda Trello, quindi invio anche il rapporto al team su Slack con un breve riepilogo.

Lo faccio perché Slack è generalmente un mezzo migliore per ottenere interazioni più rapide - idealmente, voglio che le persone leggano il rapporto (o almeno il riepilogo) e mi pongano domande al riguardo. Ho scoperto che questo accade raramente con strumenti di gestione dei progetti come Trello.

Ma il rapporto deve anche essere pubblicato su Trello perché è una parte importante della documentazione del nostro progetto. In futuro, se qualcuno torna a vedere cosa abbiamo fatto nel progetto, voglio che abbia il rapporto su come sono stati eseguiti i nostri sforzi.

Quindi, per gestire le tue piattaforme di comunicazione, devi essere consapevole di come viene utilizzata ciascuna piattaforma e che tipo di informazioni i tuoi compagni di squadra si aspettano di trovare in ciascuna di esse.

Anche se questo significa che occasionalmente condividi informazioni duplicate su piattaforme, è meglio farlo piuttosto che non avere le informazioni dove sono necessarie.

D: Perché i problemi di comunicazione al lavoro sono così frustranti?

Loryn: La comunicazione è la linfa vitale del posto di lavoro moderno, e questo è ancora più vero per le aziende remote come la nostra.

Senza la comunicazione (che include la documentazione), il lavoro a distanza diventa un gioco circolare di "Dov'è quel file?" e "Qualcuno sa come farlo?" e "Quando lanceremo di nuovo il nuovo ebook?"

Tendiamo a pensare ai problemi di comunicazione sul lavoro come a un caso di incomprensione, in cui due parti pensano in modo diverso a un compito e finiscono per creare obiettivi finali completamente disparati.

E questo potrebbe accadere a volte. Ma più spesso, quello che ho visto è che la cattiva comunicazione cronica (e la sottocomunicazione) spesso assume la forma di confusione e disorganizzazione. E nel tempo, quella disorganizzazione minerà il senso di agentività dei tuoi colleghi.

All'inizio, le persone chiederanno cose che non possono trovare o capire da sole. Ma col tempo, diventa estenuante chiedersi continuamente dove sono le cose o come svolgere compiti di base, soprattutto quando le cose cambiano, e lascia i team disarticolati e alienati.

Con una cattiva comunicazione, la tua azienda funziona come amici che cercano di preparare la cena in una casa sul lago in affitto. Alla fine, una o due persone finiscono per fare tutto, mentre le altre iniziano una partita a Cards Against Humanity.

Affinché i tuoi dipendenti lavorino al meglio, il tuo ufficio dovrebbe funzionare più come una cucina professionale, dove tutti sanno qual è il loro ruolo e dove trovare tutto ciò di cui hanno bisogno.

D: A che punto, se del caso, la comunicazione eccessiva diventa un peso per tutte le persone coinvolte?

Loryn: La comunicazione eccessiva può diventare un peso quando i compagni di squadra non sono sulla stessa pagina su come utilizzare i loro strumenti di comunicazione.

Ad esempio, se un membro del team comunica solo informazioni importanti in Slack e utilizza "@channel" in ogni messaggio, diventa rapidamente fastidioso e non è utile, quindi qualcun altro deve tradurlo nello strumento di gestione del progetto.

I team devono disporre di linee guida chiare su come utilizzare i propri strumenti e quali informazioni appartengono a dove.

Ma anche la comunicazione eccessiva sul tipo sbagliato di informazioni può diventare una seccatura.

Troppa comunicazione sui fatti ("Quando lo lanciamo?" "Quale pagina di destinazione stiamo utilizzando?") Crea confusione e frustrazione per tutti. Questo tipo di comunicazione eccessiva dovrebbe essere risolto con processi e documentazione migliori, piuttosto che domande avanti e indietro.

D: In che modo una migliore comunicazione è correlata all'aumento della produttività?

Loryn: La risposta facile a questa domanda è che buoni processi e documentazione fanno risparmiare tempo: se tutti sanno dove sono le cose, le persone possono svolgere il proprio lavoro più velocemente, come l'analogia della cucina professionale di cui ho parlato prima.

Ma ancora più importante, quando tutti sanno dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno e come comunicare, i compagni di squadra si sentono più responsabili del loro lavoro e la conversazione si sposta da "Dove trovo le cose?" a "Come possiamo fare di meglio?"

La produttività non consiste solo nel portare a termine le cose; si tratta di fare le cose giuste e fare progressi sui tuoi obiettivi.

Se la tua azienda ha una scarsa comunicazione, tu ei tuoi compagni di squadra probabilmente vi sentirete sopraffatti e occupati. Con una migliore comunicazione, potresti effettivamente sentirti meno impegnato e sarai in grado di concentrarti su progetti, iniziative e domande che migliorano il tuo lavoro e la tua azienda.

D: C'è un trucco per evitare un numero eccessivo di messaggi avanti e indietro?

Loryn: Nella mia esperienza, i tipi di messaggi che sono più irritanti e che fanno perdere tempo riguardano i fatti ("Dove lo trovo?") O le approvazioni ("Va bene se lo faccio?" ).

Per ridurre questi problemi, devi fare due cose:

1. Documenta chiaramente le informazioni importanti e assicurati che tutti sappiano dove trovarle.
2. Consenti ai tuoi compagni di squadra di assumersi la responsabilità delle proprie responsabilità all'interno dei progetti.

Un dipendente che si sente insicuro riguardo al proprio ruolo nell'azienda cercherà l'approvazione di un "superiore" per ogni piccolo compito, il che è una perdita di tempo per entrambe le parti.

Creare una cultura della buona comunicazione può aiutare, come ho già detto. Ma devi anche assicurarti che i dipendenti sappiano che ti fidi di loro per fare il loro lavoro.

D: Qual è una cosa che le persone possono fare, a partire da oggi, per comunicare in modo più efficace con i loro colleghi, clienti o capi?

Loryn: La prossima volta che scrivi un'email o lo scopo del progetto, mettiti nei panni del tuo lettore.

• Cosa devono sapere per agire?
• Cosa puoi fare per rendere le informazioni il più chiare e facili da leggere possibile?
• Quali ipotesi stai facendo che dovrebbero essere dichiarate esplicitamente?

In questo modo, non solo scriverai email, proposte, documentazione o richieste migliori, ma creerai anche relazioni migliori e più solide con le persone con cui lavori.

A voi …

Quali sono i tuoi migliori consigli per comunicare in modo più efficace con i tuoi colleghi, clienti o capi?

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