Come parlare con gli sviluppatori: un manuale per project manager

Il ruolo di un Project Manager nel campo dello sviluppo software varia da un'azienda all'altra. A seconda della struttura di gestione, può includere diversi compiti o responsabilità. Inoltre, ogni progetto e ogni cliente è diverso e il Project Manager deve adattarsi all'ambiente. Tuttavia, una cosa è certa, come PM, dovrai fare molto affidamento sulle tue capacità comunicative per essere in grado di pianificare e coordinare con successo il processo di lavoro.

Cosa significa comunicazione efficace?

L'obiettivo principale di qualsiasi tipo di comunicazione è trasmettere un messaggio da una parte all'altra. Ma la semplice consegna di un messaggio non conta come comunicazione efficace se non vengono soddisfatti altri criteri. Ad esempio, il messaggio era chiaro? Il messaggio è stato compreso? Ha completato il suo scopo?

Una comunicazione efficace è uno scambio di informazioni in cui vi è comprensione reciproca e interazione condivisa. Si tratta più di ascoltare e coinvolgere piuttosto che parlare. Riguarda l'intenzione e gli obiettivi dietro la comunicazione.

Perché la comunicazione produttiva è importante per la crescita aziendale

Nell'ambiente aziendale, la comunicazione mira principalmente a trasmettere i valori e gli obiettivi dell'azienda e ad organizzare il processo di lavoro. In questo contesto, tuttavia, una comunicazione efficace contribuisce a molti altri livelli. Promuove la crescita organizzativa, il team building, un ambiente di fiducia , nonché la creatività e l'innovazione. Aumenta anche il morale.

Una comunicazione efficace è alla base di una solida struttura aziendale e di una gestione efficiente. Costruisce relazioni durature tra i dipendenti, garantisce un migliore processo decisionale e, in definitiva, porta a un ambiente di lavoro più produttivo e stimolante.

Il ruolo del PM nel mondo dello sviluppo IT

In qualità di Project Manager di un team di sviluppo IT, sei il collegamento tra tutti i soggetti coinvolti: il team, il team leader, l'alta dirigenza, il cliente e qualsiasi terza parte coinvolta. Devi essere flessibile e adattabile ed essere in grado di elaborare molte informazioni. Dovrai assumere ruoli diversi e ricordare che tutte le persone con cui lavori sono uniche, hanno un background, abilità ed esperienze diverse.

Durante la comunicazione con il tuo team, non dovresti solo mirare a organizzare il processo di lavoro e raggiungere determinati obiettivi, ma anche essere consapevole delle dinamiche del team, motivare, comprendere e promuovere la crescita. Dovresti mirare a diventare un comunicatore efficiente tanto quanto qualcuno che insegna alla tua squadra a comunicare in modo efficiente. La consegna del progetto è un lavoro di squadra e dovresti assicurarti che tutti lo capiscano. Una comunicazione efficace è lo strumento che ti aiuta a fare in modo che tutti conoscano il proprio ruolo, si assumano la responsabilità del proprio lavoro e si assumano la responsabilità.

I 5 principi di una comunicazione efficace con gli sviluppatori

Ognuno ha il proprio modo di comunicare, ma ci sono alcuni principi fondamentali che ti aiuteranno a ottenere risultati migliori in un ambiente di lavoro:

1. Mantieni la semplicità : secondo la famosa citazione di Einstein, "Se non riesci a spiegarlo a un bambino di sei anni, non lo capisci da solo". Non dimenticare che il tuo primo obiettivo è trasmettere un messaggio chiaro. Lascia da parte il linguaggio aziendale e parla in modo semplice e diretto. Dopotutto, tu e il tuo team dovreste essere sulla stessa pagina per raggiungere i vostri obiettivi.
2. Dì quello che intendi e intendi quello che dici : questo è forse il principio più importante per comunicare in modo efficace. Le parole, non importa quanto belle o stimolanti, da sole non significano nulla se non sono supportate da azioni. Dovresti rimanere fedele a ciò che dici e servire da esempio alla tua squadra.
3. Dai consigli, ma non limitarti : come PM il tuo ruolo include guida e supporto. Sei il punto focale della tua squadra e spesso ti chiederanno consiglio. Questa è la tua occasione non solo per dare una direzione, ma anche per promuovere il pensiero indipendente e la fiducia in se stessi. Cogli l'occasione per discutere la questione, ascoltare opinioni diverse, dare consigli, ma lasciare che sia il team a prendere l'iniziativa.
4. Non lasciare che le emozioni vengano coinvolte : il lavoro di sviluppo IT è molto dinamico e tutte le cose accadono contemporaneamente, sia il successo che i fallimenti. È facile lasciarsi trasportare e lasciare che le emozioni prendano il sopravvento. Non permettere mai alle tue emozioni di offuscare il tuo giudizio e cerca di non trasferire i sentimenti da una situazione all'altra. Non affrettare la comunicazione quando sei arrabbiato, sconvolto, deluso o quando sei eccitato o felicissimo.
5. Documentare tutto – Molto spesso diamo per scontato che lo scambio di informazioni significhi comprensione reciproca. Tuttavia, non sappiamo mai come sia stato accolto ciò che abbiamo detto, né possiamo essere sicuri di aver compreso completamente l'altra parte. Per evitare problemi di comunicazione, documenta sempre le interazioni importanti : condividi i minuti di riunioni importanti, invia e-mail di follow-up per confermare le decisioni chiave, pubblica obiettivi, piani e risultati e, soprattutto, insisti affinché il tuo team faccia lo stesso. Promuovere la visibilità crea fiducia all'interno del team.

3 Errori di comunicazione da evitare

Ci sono molti fattori che possono influenzare e ostacolare il processo di comunicazione. A volte questi potrebbero essere fattori esterni come barriere linguistiche, mancanza di esperienza comune o prospettive diverse. Altre volte, però, potrebbero essere cose che facciamo inconsciamente a minare i nostri migliori sforzi per comunicare in modo efficace.

Questi sono tre errori da evitare per comunicare meglio:

Quando tutti sono responsabili, nessuno è responsabile

Quando comunichi, assicurati che tutti i membri del tuo team comprendano il loro ruolo e le loro funzioni. Molti Project Manager sono tentati di usare pronomi personali plurali come "noi" e "nostro" per rafforzare lo spirito di squadra, ma questo può essere complicato.

Immagina che il tuo team abbia completato un'attività importante e quindi invii loro il seguente messaggio:

“Buon lavoro, squadra. Ora dobbiamo aggiornare il cliente sull'ultimo sviluppo qui " ,

o

“Buon lavoro, squadra. Aggiorniamo il cliente sull'ultimo sviluppo qui."

In entrambi i casi, non è chiaro chi eseguirà il compito. Sia nella comunicazione verbale che scritta, dovresti essere consapevole del modo in cui esprimi le richieste.

Non prestare attenzione agli aspetti non verbali della comunicazione

Sebbene i gesti, le espressioni e il linguaggio del corpo siano parti importanti della comunicazione, molte persone commettono l'errore di ignorarli o addirittura di notarli. Quando parli faccia a faccia con il tuo team, dovresti stare attento a tutti i messaggi non verbali che il team potrebbe inviarti. Sono distratti o forse stanchi, sono d'accordo con quello che dici? Se lavori a distanza, dovresti insistere sulla chat video per riunioni importanti. E, nella comunicazione scritta, l'uso di punteggiatura, emoji o determinate parole ed espressioni può segnalare il tono del messaggio.

Evitare conversazioni difficili

Non sempre la comunicazione con il tuo team scorrerà facilmente. Le persone a volte non sono d'accordo e discutono. È importante non lasciare mai una situazione irrisolta. Anche se le emozioni si sono calmate e tutto sembra a posto, trova il tempo per una discussione retrospettiva aperta e onesta per assicurarti che tutti si sentano ascoltati e a proprio agio.

In conclusione

La comunicazione è il fulcro di ogni processo aziendale. In qualità di Project Manager, dovresti sempre sforzarti di migliorare le tue capacità di comunicazione e guidare gli altri a fare lo stesso. Investire tempo e fatica in questo ripagherà con team più forti, processi più efficaci e crescita aziendale.