Ecco perché una riunione aziendale probabilmente ostacola la tua produttività
Pubblicato: 2023-07-15Molte riunioni aziendali sono perdite di tempo. È probabile che tu abbia partecipato a uno o più incontri che ti hanno lasciato con tante domande quante ne avevi iniziato.
Ma non devono essere tutti così. Rimanere concentrati e rispettare l'agenda sono entrambi componenti cruciali per gestire e partecipare a riunioni produttive.
In questo post discuteremo dell'importanza di rimanere concentrati e intenzionali durante le riunioni fornendo strategie pratiche per ottimizzare la produttività durante una riunione aziendale.
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Il valore di organizzare riunioni di marketing efficaci
Gestire una riunione aziendale produttiva gioca un ruolo fondamentale nel massimizzare le prestazioni del team. Ma c’è sicuramente un punto in cui puoi raggiungere la massa critica e allora il tempo trascorso in una riunione produrrà rendimenti decrescenti.
Per i team di marketing, promuovere la collaborazione e lo scambio di idee è particolarmente fondamentale. Ma ogni riunione a cui partecipi dovrebbe avere obiettivi molto chiari e lasciare a te e a tutti i soggetti coinvolti azioni esplicite che riguardano i contenuti della riunione.
A meno che non si tratti di una sessione di brainstorming a mano libera, le riunioni dovrebbero sforzarsi di essere brevi e pertinenti.
Entra. Contribuisci saggiamente. E uscire. Tu e i tuoi compagni di squadra dovete tornare a portare a termine effettivamente la discussione che avete esposto durante la riunione.
Una riunione aziendale che avrebbe dovuto essere un'e-mail
Non approfondiremo tutti i dati in questo post, ma puoi vedere una serie di osservazioni valide su come le riunioni possono farti perdere tempo qui:
Una delle domande che ti puoi porre più in termini di risparmio di costi e di tempo è se è necessario o meno un incontro proposto per cominciare.
Chiediti: "Ciò che stiamo cercando di comunicare e risolvere può essere sufficientemente gestito tramite una catena di posta elettronica?"
Se riesci a riassumere lo scopo di un'intera riunione in poche centinaia di parole in un'e-mail, potresti essere in grado di risparmiare a te e al tuo team grandi quantità di tempo che avreste dedicato a una riunione.
Dai un'occhiata a questo pratico diagramma di flusso per guidarti nel processo decisionale sull'opportunità o meno di tenere il tuo prossimo incontro:
Preparazione per una riunione di marketing produttivo
Prepararsi per un incontro di marketing produttivo richiede una preparazione attenta e approfondita. Non è sufficiente riunire semplicemente un gruppo di individui in una stanza e sperare per il meglio.
Per sfruttare davvero al massimo queste sessioni collaborative, è necessario stabilire un rigido anello di confini. Ciò significa condividere con tutti i partecipanti con largo anticipo:
- gli obiettivi dell'incontro
- dati importanti
- problemi da risolvere
- potenziali soluzioni
Quando i partecipanti hanno l'opportunità di approfondire i materiali forniti, possono presentarsi alla riunione armati di preziose intuizioni e nuove prospettive. Questa preparazione avanzata elimina la necessità di lunghe spiegazioni e consente alla riunione di entrare direttamente nel vivo della questione.
Incoraggiare i partecipanti a riflettere sugli approcci migliori e a considerare i potenziali ostacoli prima della riunione favorisce anche un senso di proprietà e responsabilità. Ogni persona diventa un partecipante attivo nel dare forma alla discussione e nel contribuire al processo collettivo di risoluzione dei problemi. I loro pensieri e le loro idee hanno peso e significato, poiché hanno avuto il tempo di riflettere attentamente sulle questioni in questione.
Quando le persone hanno il tempo di riflettere sui materiali e sulle potenziali soluzioni, le loro menti possono creare connessioni inaspettate e generare idee innovative.
Strutturare riunioni per il successo
La struttura delle tue riunioni gioca un ruolo fondamentale nel loro successo.
Se provi ad applicare le seguenti linee guida, avrai maggiori probabilità di creare un ambiente mirato e produttivo:
- Sinossi di una pagina: richiedere ai partecipanti di documentare le loro idee, problemi e soluzioni proposte in un formato conciso di una pagina. Questo approccio aiuta a semplificare le discussioni garantendo che tutti gli aspetti rilevanti siano trattati in modo conciso. Consente inoltre a tutti di familiarizzare in anticipo con i punti chiave, facilitando una conversazione più efficiente e costruttiva durante la riunione.
- Obiettivi chiari: definire un obiettivo specifico per ogni incontro per evitare discussioni senza scopo. Senza uno scopo chiaro, le riunioni possono facilmente andare fuori strada, facendo perdere tempo prezioso. Obiettivi chiaramente definiti fungono da fari guida, consentendo ai partecipanti di allineare i propri contributi e lavorare in modo collaborativo verso un obiettivo comune.
- Identificazione e risoluzione dei problemi: incoraggiare un dialogo aperto sulle sfide e sui problemi affrontati dal team. Creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano a proprio agio nell’esprimere le proprie preoccupazioni e nel fornire preziosi spunti. L’obiettivo è identificare collettivamente potenziali soluzioni e sviluppare un piano d’azione. Ricorda, lo scopo finale di questi incontri è generare risultati tangibili e promuovere il progresso.
Strumenti per soddisfare l'efficienza
Affrontiamolo. Le persone sono esseri sociali e spesso possono lasciare che le riunioni diventino più un mezzo sociale che un modo effettivo per trovare risposte e stabilire cosa fare dopo. Detto questo, ci sono molti ottimi strumenti che possono migliorare significativamente l’efficienza e l’efficacia delle tue riunioni di marketing.
Prendi in considerazione l'utilizzo di piattaforme di registrazione e feedback delle riunioni come Gong o Chorus:
Questi strumenti consentono ai membri del team assenti di restare aggiornati sulle discussioni e fornire input preziosi, anche se non possono partecipare alla riunione di persona.
Strumenti come Rev possono trascrivere il dialogo registrato della riunione e presentarlo in formato scritto, rendendo semplice la revisione della riunione per le persone che preferiscono leggere:
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Controllo dei costi e dei tempi delle riunioni
Sebbene le riunioni siano indubbiamente preziose, è essenziale gestirne i costi e la durata in modo efficace. Riunioni eccessive e improduttive possono consumare tempo e risorse preziosi, lasciando poco spazio per il lavoro effettivo da svolgere.
È importante analizzare il tempo impiegato nelle riunioni e calcolare i costi associati. Cercare di ridurre al minimo le riunioni non necessarie e garantire che ciascuna sia orientata agli obiettivi e orientata ai risultati.
Sii severo con la partecipazione, invitando solo coloro che hanno veramente bisogno di essere presenti. Questo approccio garantisce che le riunioni diventino incontri propositivi che guidano il progresso piuttosto che un ostacolo alla produttività.
Esplorare strategie ad alta leva finanziaria: tre su, tre giù
Una cosa che puoi provare è il metodo “Tre su, tre giù”. Questa tecnica prevede che ciascun membro del team condivida tre risultati positivi e tre sfide affrontate durante la settimana. In un conciso incontro di 30 minuti, questi problemi vengono discussi e vengono assegnate le responsabilità per affrontarli.
L'implementazione di questa strategia può contribuire a creare una cultura dell'incontro più mirata e produttiva all'interno dell'organizzazione, in cui si celebrano i risultati, si affrontano le sfide e si compiono progressi.
Ultima parola sulle riunioni aziendali
L'ultima cosa che desideri è che una riunione aziendale sia una perdita di tempo, uno spreco di risorse e crei più confusione che aiuto. Sappiamo che sembrano obiettivi ovvi per qualsiasi riunione, ma rimarrai sorpreso da quanto sia facile assorbire centinaia o migliaia di ore all'anno su ciò che avrebbe potuto essere realizzato tramite un semplice thread di posta elettronica.
Abbraccia obiettivi chiari, una preparazione approfondita e un uso efficiente degli strumenti tecnologici per ottimizzare le prestazioni del tuo team.
Con l'impegno per il miglioramento continuo e l'adozione di pratiche di riunione efficaci, puoi coltivare un ambiente in cui la produttività prospera e il rispetto del tempo aziendale diventa la norma.
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Riproposto dal nostro podcast della Marketing School .