Gestione dei contatti per le piccole imprese

Svegliati. Controlla la tua e-mail per trovare un nuovo brillante lead. Fai colazione mentre svolgi il tuo programma della giornata. Le riunioni consecutive con i clienti ti tengono fuori dall'ufficio fino all'ora di pranzo, ma devi comunque fare il check-in con un fornitore su un progetto in corso prima di mezzogiorno. Probabilmente dovresti anche rispondere a quella chiamata che è arrivata ieri sul tardi. A pranzo, il proprietario del tuo bar preferito dice che ha bisogno di alcune riparazioni in cucina. Chi era quel ragazzo che la tua azienda ha assunto lo scorso autunno ed eri soddisfatto del lavoro? Dai un'occhiata all'orologio e ti rendi conto che sono solo le 13:00

Le tue giornate sono impegnate. Sarebbe impossibile tenere traccia di tutte le persone che incontri senza un aiuto. È qui che entra in gioco la gestione dei contatti.

Per un piccolo imprenditore, la gestione dei contatti è uno degli aspetti più importanti della gestione della tua attività, ma può anche essere scoraggiante. Ecco come mantenerlo aggiornato, sia che tu stia lavorando con una rubrica digitale o qualcosa di più sofisticato come il software CRM di lead gen.

Cos'è la gestione dei contatti?

La gestione dei contatti è l'organizzazione e la manutenzione dei dati di contatto, come indirizzi, e-mail e numeri di telefono.

Una corretta gestione dei contatti è essenziale per le relazioni con i clienti e l'efficienza operativa. Consente a qualsiasi membro del tuo team di accedere rapidamente a dati precisi sui clienti e ti consente di distribuire materiale di marketing a clienti e potenziali clienti.

Qual è un esempio di gestione dei contatti?

Se disponi di una rubrica personale o di contatti memorizzati sul telefono, sei già esperto nella gestione dei contatti. Nel mondo degli affari, un imprenditore potrebbe gestire i propri contatti creando un elenco di contatti principale in un'applicazione per fogli di calcolo o utilizzando una piattaforma di email marketing per tenere traccia degli indirizzi dei clienti.

Come gestire i contatti

La gestione dei contatti non è difficile, ma richiede disciplina. Ecco un paio di best practice.

Avere una posizione centrale per le informazioni di contatto

È possibile accedere alle informazioni di contatto in più punti, ma identifica una posizione centrale per i tuoi contatti. Che si utilizzi un foglio di calcolo o un software sofisticato, un'unica fonte autorevole di informazioni evita confusione.

Sviluppare un sistema per la raccolta e l'archiviazione delle informazioni

Questo aiuta a mantenere tutto senza intoppi. Decidi come vuoi raccogliere le informazioni di contatto, che tipo di informazioni vuoi raccogliere, dove raccoglierai tali informazioni e come vuoi organizzare i contatti.

Rendi questi processi automatici. In questo modo, quando corri tra una riunione e l'altra mentre ti destreggi tra più attività, non devi risparmiare preziose capacità intellettuali per pensare a cosa fare con le informazioni sui clienti.

Aggiorna rigorosamente il tuo database

Le persone si spostano, cambiano nome, cambiano lavoro e indirizzo e-mail e generalmente evolvono nel corso della loro vita. Mantieni aggiornato il tuo database.

Ricorda che l'acquisizione di un nuovo cliente può costare da cinque a sette volte di più che mantenerne uno vecchio. Rimani in contatto con la tua attuale clientela e costruisci relazioni durature per gli anni a venire.

Eseguire il backup

Se riponi tutte le tue informazioni di contatto sul desktop o su un notebook, eseguine il backup. (Non sono sicuro di come sia un taccuino. Una fotocopia in una seconda posizione?)

So poco dell'universo, tranne che se lo tenterai con un singolo set di record, li farà scomparire.

Per semplificare tutto quanto sopra, utilizzare il software di gestione dei contatti.

Cos'è un software per la gestione dei contatti?

Il software di gestione dei contatti non è una novità. Esiste da quando i computer hanno preso piede e hanno digitalizzato le nostre relazioni. La categoria include qualsiasi applicazione specificamente progettata per organizzare e archiviare i dettagli dei contatti. In molti casi, ottieni un gestore dei contatti come parte di una suite di applicazioni.

Ad esempio, Contatti Google e Contatti iOS sono popolari opzioni di gestione dei contatti per la tua vita personale. Sebbene poche persone scelgano specificamente queste applicazioni, spesso optano per pacchetti che contengono altre app di cui hanno bisogno o che desiderano e capita che vengano fornite con queste app di gestione dei contatti come parte del pacchetto.

Cosa fa un gestore di contatti?

Idealmente, vuoi che tutti i membri del tuo team siano in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno ogni volta che ne hanno bisogno. Alcune aziende optano per i sistemi di gestione dei contatti delle applicazioni desktop. Se hai a che fare con informazioni sui clienti particolarmente sensibili, potresti preferire la sicurezza aggiuntiva di custodire tutti i dettagli in loco.

Per altri, la gestione dei contatti basata su cloud offre la flessibilità necessaria. Con esso, puoi aggiornare o cercare i tuoi contatti da diversi dispositivi e posizioni.

Molti gestori di contatti ti consentono anche di importare informazioni, risparmiando tempo sull'inserimento manuale.

Qual è la differenza tra CRM e gestione dei contatti?

Prima di tutto, CRM sta per gestione delle relazioni con i clienti. Queste parole - "contatto" vs. gestione della "relazione" - sono la chiave.

Gli strumenti di gestione dei contatti ti aiutano a rimanere in contatto con le persone. Forniscono un luogo in cui raccogliere e archiviare i dettagli di contatto, come compleanni, account di social media e cronologie degli acquisti e persino aggiungere note personali. E molto spesso, puoi integrare le informazioni dei tuoi contatti con il tuo calendario in modo da poter recuperare dettagli cruciali quando necessario.

Le soluzioni CRM si sono evolute dalla gestione dei contatti. Contengono le stesse informazioni degli strumenti di gestione dei contatti, ma vanno oltre raccogliendo più dati sui tuoi clienti e fornendoti strumenti per gestire queste relazioni. Offrono più integrazioni, analisi e accesso ai dati in tempo reale.

Una soluzione CRM lead-gen ti consentirà di coreografare le interazioni attraverso una mappa completa del percorso del cliente. Tieni traccia di tutto, dalle campagne pubblicitarie alle e-mail alle conversioni, e sostieni il coinvolgimento andando avanti.

La gestione dei contatti acquisisce le informazioni sui clienti, mentre il CRM ti offre anche funzionalità che ti consentono di coinvolgere meglio i tuoi clienti e semplificare le tue operazioni.

Contatta i gestori+

Ecco dove diventa complicato. C'è una terza categoria... che ho appena inventato. I gestori di contatti semplici sono database in cui archiviare e organizzare le informazioni. Tuttavia, i gestori dei contatti possono anche essere forniti in bundle con altri servizi, senza essere CRM onnicomprensivi.

Ad esempio, i servizi di posta elettronica professionali sono dotati di uno strumento di gestione dei contatti integrato nella loro piattaforma.

Vantaggi del software di database dei contatti

Avere il giusto software di database dei contatti è essenziale per tenere traccia dei tuoi clienti. Ne hai bisogno per le operazioni quotidiane, il marketing e gli approfondimenti che ti consentono di pianificare il futuro. Una buona applicazione ti offre molteplici vantaggi.

Migliore organizzazione e accessibilità dei dati

Il software di gestione dei contatti aziendali semplifica la gestione e l'accesso ai dati. Puoi organizzare le informazioni sui clienti con varie cartelle e tag, cercare per nome o altri attributi e filtrare per concentrarti sui segmenti della tua clientela.

Inoltre, un database di gestione dei contatti basato su cloud semplifica la collaborazione, in particolare quando il lavoro da remoto è diventato più comune.

Migliori risultati di vendita e marketing

Con la gestione dei contatti di vendita, puoi ottimizzare il raggio d'azione dei tuoi clienti. Acquisisci i dettagli di contatto per potenziali lead, archivia i dati rilevanti dei clienti e raggiungi le persone in base alle interazioni precedenti. Dai forma alla tua strategia di coinvolgimento sulla base di informazioni quali:

• Data del loro ultimo acquisto
• Prodotti acquistati
• Fonte di riferimento
• Interessi indicati

Una buona organizzazione consente inoltre di abbreviare i tempi di risposta quando sorgono richieste e opportunità. Quasi la metà dei clienti di oggi si aspetta che le aziende rispondano in meno di quattro ore. (Il 12% di loro si aspetta che tu torni da loro entro 15 minuti, ma penso che quelle persone dovrebbero bere meno caffeina.)

Potenzierai anche il tuo marketing. Crea elenchi di contatti per campagne e-mail o SMS, perfeziona il tuo messaggio in base ai dati demografici dei clienti e scopri dove concentrare gli sforzi sui social media.

Migliore comprensione del comportamento dei clienti

Soluzioni efficaci per la gestione dei contatti ti offrono una visione migliore del comportamento dei singoli clienti, aiutandoti a ottimizzare le campagne di marketing.

Ti danno anche i dati di cui hai bisogno per sfruttare le tue analisi. Di recente si è parlato molto dei big data per le piccole imprese: i modi in cui le aziende più piccole possono trarre vantaggio da pool di dati più grandi.

Ma i dati migliori sono i tuoi dati, le informazioni che provengono dalla tua base di clienti effettivi. Identifica le tendenze tra i clienti e perfeziona le tue offerte o il tuo raggio d'azione sulla base di questo feedback concreto.

Puoi persino monitorare la soddisfazione del cliente e aggiungere un feedback qualitativo al mix, distribuendo sondaggi o sondaggi ai tuoi contatti.

Tendenze del software di gestione dei contatti

Due delle maggiori tendenze nei sistemi di gestione dei contatti sono l'automazione e la personalizzazione. Ognuno è utile individualmente, ma brillano davvero quando lavorano insieme.

Automazione

L'automazione consente alle aziende di semplificare i propri processi e risparmiare tempo automatizzando attività ripetitive come l'immissione dei dati. Alcune applicazioni importeranno automaticamente nuovi contatti o aggiorneranno le vecchie informazioni. Ad esempio, quando ricevi un'e-mail da un nuovo lead, il tuo software potrebbe memorizzare immediatamente il suo nome e indirizzo e-mail.

Puoi anche utilizzare l'automazione del marketing nelle piattaforme "contact manager +" che combinano la gestione dei contatti con un altro servizio, come il marketing tramite e-mail o SMS. Automatizza le risposte a determinati trigger, come l'iscrizione a un determinato elenco, o fai in modo che la tua piattaforma li aggiunga a un nuovo segmento quando raggiungono un determinato traguardo.

Personalizzazione ed esperienza del cliente

La personalizzazione è l'arte di creare un'esperienza unica per ogni cliente in base alle sue esigenze e preferenze individuali. Il software di gestione dei contatti che consente campi personalizzati ed elenchi segmentati ti consente di personalizzare i messaggi che invii al tuo pubblico.

I messaggi personalizzati fidelizzano i clienti man mano che le persone imparano a fidarsi di te per inviare loro solo offerte pertinenti ai loro interessi. Mirando al pubblico che ha maggiori probabilità di acquistare un prodotto o servizio, aumenti anche le vendite.

Come raccogli queste informazioni? Usa la profilazione progressiva, la pratica di raccogliere gradualmente più informazioni su un individuo durante le sue interazioni con il tuo marchio. Affinerai la tua immagine di ogni cliente senza sopraffarlo con una sola raffica di domande.

L'automazione e la personalizzazione sono migliori insieme

Quando combini automazione e personalizzazione, puoi progettare interazioni ancora migliori tra il tuo marchio e il suo pubblico. Ad esempio, potresti inviare automaticamente ai contatti un messaggio per il loro compleanno, includere i loro nomi nelle e-mail o informarli quando i loro prodotti preferiti sono di nuovo disponibili.

A nessuno piace essere solo uno della folla. Quindi distinguiti dalla concorrenza trattando le persone come individui.

Hai bisogno di una gestione dei contatti o di un CRM per la tua azienda?

Il modo per sapere se hai bisogno di un software di gestione dei contatti o CRM è chiederti cosa ti serve per fare il tuo software:

• Che tipo di relazioni con i clienti devo gestire?
• Quali informazioni voglio raccogliere?
• Come voglio organizzare i miei contatti?
• Quali funzionalità o strumenti desidero nel mio sistema?
• Quanto voglio pagare?

La gestione dei contatti CRM costerà di più e offrirà di più. Sei pronto per sfruttare queste funzionalità? Non comprare una Bugatti se il tuo stile di guida e le tue esigenze sono meglio soddisfatte da una Toyota. Poi di nuovo, non comprare un clunker che si romperà sulla strada per il negozio se puoi permetterti la Toyota.

Organizzati con la gestione dei contatti

Ecco qua: l'importanza di una buona gestione dei contatti, le sue migliori pratiche e la differenza tra essa e il software CRM di generazione di lead.

Non resta che scegliere la soluzione migliore per il tuo business. Quando confronti le mele con le mele (supponendo che le mele siano un software di gestione dei contatti), considera questi punti:

• Il sistema è intuitivo e facile da usare?
• Il sistema si integra con altri strumenti che utilizzo nella mia attività?
• Quanto costa?
• Offre assistenza clienti in caso di problemi?

Scegline uno buono e poi potrai tornare alla tua vita frenetica senza preoccuparti di perdere quel foglietto di carta su cui è scarabocchiato l'indirizzo e-mail di un potenziale cliente attraente.

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