Gestione del contratto: comprensione del ciclo di vita del contratto

Gestire un progetto è complesso. I project manager sono formati per pianificare i programmi e allocare risorse per rispettare le scadenze e rispettare i budget. Ma una volta che hai stipulato un contratto con persone al di fuori della tua organizzazione, i problemi legali e logistici possono essere schiaccianti.

Le aziende impiegano gestori di contratto per gestire questo processo contrattuale spesso complicato. Sebbene non tutte le organizzazioni abbiano un responsabile dei contratti, tutti coloro che guidano un progetto per i dipendenti, fornitori e appaltatori devono avere una comprensione della gestione dei contratti.

Che cos'è la gestione dei contratti?

La gestione dei contratti è il processo di gestione dei contratti. Ciò include consegne, scadenze e termini e condizioni del contratto. Tuttavia, non si tratta semplicemente di facilitare il processo contrattuale; ma anche gestire i clienti e la loro soddisfazione.

Spesso le persone pensano solo alla preparazione del contratto da firmare, che è noto come amministrazione del contratto. Sebbene questo periodo di negoziazione sia importante, è un errore trascurare ciò che accade dopo l'aggiudicazione dell'appalto. È qui che inizia la vera gestione del contratto.

La gestione dei contratti viene utilizzata nelle organizzazioni sia del settore pubblico che privato per gestire efficacemente i contratti dopo la loro firma per creare una migliore performance operativa e finanziaria. Aiuta anche a ridurre il rischio finanziario per l'organizzazione. Anche se richiede molto tempo, avere un buon processo di gestione dei contratti riduce i costi e migliora le prestazioni.

Che cos'è la gestione del ciclo di vita del contratto?

La gestione del ciclo di vita del contratto è diversa dalla gestione del contratto. Quest'ultimo riguarda maggiormente la gestione dei contratti con e-mail, fogli di calcolo e archiviazione di file. La gestione del ciclo di vita dei contratti è un approccio strategico alla gestione dei contratti che consente di ottenere una maggiore efficienza dall'attività combinando persone, processi e tecnologia.

La gestione del ciclo di vita del contratto o CLM riguarda l'automazione e lo snellimento dei processi coinvolti nelle varie fasi della gestione del contratto, come l'avvio, la creazione, il processo e il flusso di lavoro, la negoziazione e l'approvazione, l'esecuzione, la gestione continua e la conformità e il rinnovo. L'obiettivo finale è risparmiare tempo e denaro riducendo gli errori.

Questo viene fatto utilizzando il software CLM, che offre agli utenti una maggiore visibilità su ciò che un'azienda sta spendendo e semplifica il processo contrattuale per una maggiore efficienza con conseguente riduzione dei costi amministrativi. Ciò si ottiene attraverso la gestione degli appalti e dei contratti di vendita, l'automazione, la standardizzazione e altro per creare contratti in modo rapido e semplice.

Chi è coinvolto nella gestione dei contratti?

Alcune organizzazioni avranno una persona dedicata alla gestione dei contratti nota come responsabile dei contratti. Dirigono e supervisionano i contratti durante il loro ciclo di vita. In un certo senso, sono gli intermediari che fungono da ponte che collega aziende, dipendenti, clienti, fornitori e appaltatori.

Un responsabile del contratto faciliterà le negoziazioni, le raccomandazioni e tutte le registrazioni associate al processo contrattuale. Ricercano tutte le questioni legali relative al contratto e aiutano nella negoziazione di termini e condizioni con il cliente e la terza parte.

Alcuni dei compiti di un responsabile del contratto includono la preparazione di offerte commerciali, lo sviluppo e la presentazione di proposte di progetto, l'incontro con i clienti, la stima dei budget, la negoziazione dei termini del contratto e altro ancora. Il loro set di competenze include la conoscenza del diritto contrattuale e l'abilità nella gestione delle relazioni.

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Perché è importante la gestione dei contratti?

I contratti sono importanti. Sono documenti legalmente vincolanti tra un dipendente e gli appaltatori o fornitori che eseguiranno il lavoro. Pertanto, la gestione del contratto è altrettanto importante in quanto aiuta a garantire che il lavoro contrattuale venga svolto in modo efficace. Funziona per entrambe le parti coinvolte in termini di strategie e procedure aziendali.

Poiché gran parte della strategia aziendale di un'organizzazione dipende dalla riuscita negoziazione di un contratto, il processo può richiedere molto tempo. L'utilizzo della gestione dei contratti aiuta a dedicare la giusta quantità di risorse necessarie.

Ma una volta firmato il contratto, la necessità di monitorare e supervisionare la sua attuazione è fondamentale per adempiere agli obblighi del contratto. L'impossibilità di disporre di un processo di gestione dei contratti in atto può costare all'organizzazione denaro e tempo a causa dell'imposizione di sanzioni e contenziosi, per non parlare dell'erosione di importanti relazioni commerciali.

La gestione del contratto continua a essere un vantaggio anche dopo la conclusione del contratto e l'acquisizione dei servizi. Senza sorveglianza, ciò può comportare il mancato adempimento di tutti gli obblighi contrattuali. Tutto ciò erode il valore del progetto e può anche portare al mancato raggiungimento dei suoi obiettivi.

Quali sono le fasi del processo di gestione del contratto

La gestione dei contratti, come qualsiasi tipo di gestione, ha un processo. Ciò consente di controllare la gestione dei contratti e assicurarsi che nulla di importante venga mai trascurato. Questa serie di azioni può essere suddivisa in sette fasi:

1. Pianificazione

Questa fase è quando vengono identificate le esigenze dell'organizzazione, vengono fissati gli obiettivi e definiti i rischi. Ricorda, il contratto è legalmente vincolante, quindi la due diligence è importante. Conoscere il tipo di contratto, eventuali accordi standard che possono essere utilizzati, determinare chi è responsabile di cosa e le risorse necessarie per attuare il contratto.

2. Redazione

Se c'è un consulente legale interno o un avvocato con cui la tua organizzazione lavora, questo è il punto per consultarli. Potrebbero anche avere un modello su cui lavorare durante la stesura del contratto. Ciò contribuirà a garantire che tutte le clausole e i termini richiesti siano inclusi. Inoltre, prendi in considerazione le leggi statali o nazionali che potrebbero influire sul contratto. Prenditi del tempo e assicurati che tutto sia corretto.

3. Approvazione

Il passaggio successivo è ottenere l'approvazione da un manager o un dirigente per esaminare la bozza del contratto e vedere se hanno commenti o correzioni prima di finalizzare il documento. Questa fase del processo dipende da come lavora la tua organizzazione e se ha procedure di audit o altre politiche su appalti specifici. A questo punto, predisporre un sistema di notifica alle parti approvanti in modo che possano visualizzare, modificare e commentare il contratto in tempo reale.

4. Negoziazione

La fase negoziale comporterà la ricerca delle esigenze dell'altra parte prima di sedersi al tavolo delle trattative. Quando tutti apportano modifiche al contratto, è utile condividere il documento e collaborare in tempo reale. Il passaggio tra diverse versioni del contratto tramite e-mail tramite documenti fisici aumenta la probabilità di errori e aumenta i costi.

5. Firma

Una volta che entrambe le parti hanno concordato il contratto, viene firmato da loro, il che lo rende un documento legalmente vincolante. Anche se spesso immaginiamo le firme dei contratti che avvengono di persona, non è sempre così. Con riunioni virtuali e un'economia globale, ottenere firme può essere più difficile. Sempre più aziende utilizzano le firme elettroniche per facilitare questa fase.

6. Revisione

È normale che un contratto firmato venga modificato o rivisto. Il monitoraggio di questi cambiamenti è importante e sottolinea l'importanza di un processo di gestione dei contratti affidabile. I contratti dovrebbero essere condivisi, facili da modificare e aggiungere modifiche secondo necessità.

7. Rinnovare

Infine, c'è la direzione che segue la firma, che può essere revisione, rinnovo dei contratti e altri obblighi. Il contratto dovrebbe essere verificato regolarmente per assicurarsi che gli obblighi previsti siano rispettati. Ciò include il rinnovo del contratto quando necessario. Il mancato rinnovo è un'occasione persa e può danneggiare il rapporto tra il proprietario e l'appaltatore.

Migliori pratiche per la gestione del ciclo di vita dei contratti

Quando si applica la gestione del ciclo di vita del contratto, ci sono cose da fare per aiutare il processo a funzionare in modo più efficace. Per uno, digitalizzare e automatizzare il processo è sempre consigliabile. Questo è doppiamente vero quando si gestisce un portafoglio di contratti o si ha a che fare con appaltatori e fornitori geograficamente divisi.

Automazione

Notifiche automatiche per tenere traccia di quando i contratti sono in scadenza per il rinnovo o vengono consegnati gli obblighi in essi contenuti. L'errore umano può essere costoso, ma quando i promemoria vengono impostati sul software, sei sempre consapevole di quando stanno arrivando le scadenze.

Segnalazione

Avere funzionalità di reporting su uno strumento software è importante per un budget, che cambia costantemente nel corso di un progetto. Un budget è pianificato ed è delineato sul contratto, ma il progetto vero e proprio potrebbe trovarti una spesa eccessiva. Hai bisogno di uno strumento per verificare ciò che hai pianificato di spendere e ciò che stai effettivamente spendendo.

Utilizzare il software di gestione dei progetti

La maggior parte di queste best practice dipendono da un software di gestione dei progetti basato su cloud e quindi fornisce dati in tempo reale. L'utilizzo di uno strumento online favorisce una maggiore trasparenza nel processo di gestione dei contratti.

Come ProjectManager aiuta a organizzare i tuoi contratti

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Piano

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Collaborare

Mentre negozi e anche dopo aver concordato un contratto con fornitori e subappalti, tienili aggiornati con la nostra piattaforma collaborativa. È facile integrarli nello strumento mentre l'impostazione della sicurezza consente loro di accedere solo a quelle parti del software che vuoi che vedano. Condividi documenti e crea attività che consentono a tutte le parti di commentare e dialogare in tempo reale.

Traccia

Certo, c'è di più. I dashboard in tempo reale forniranno una visione di alto livello del progetto, dei suoi progressi e prestazioni per assicurarsi che i lavoratori a contratto rispettino i termini e le condizioni dei contratti. I rapporti ampliano questo obiettivo per i dati in tempo reale in modo più dettagliato. Ottieni una migliore gestione dei contratti e dei progetti di costruzione in un unico strumento.

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