Controllo delle fasi del processo nella gestione aziendale

Le tue operazioni aziendali sono buone solo quanto la tua capacità di monitorarle e controllarle. Ad esempio, i team di produzione andrebbero persi senza un processo di controllo che consenta loro di misurare e migliorare la propria funzione di gestione.

Il processo di controllo della gestione è essenziale affinché qualsiasi azienda rimanga redditizia. Quando monitori con il software e controlli il processo di produzione, sei in grado di vedere cosa funziona e cosa non funziona.

Che cos'è il processo di controllo nella gestione aziendale?

Il processo di controllo nella gestione aziendale è quando i manager impostano, misurano e perfezionano le loro operazioni aziendali e gestiscono il controllo dei costi.

Utilizzando un processo di controllo, un'azienda può gestire i cambiamenti nella catena di approvvigionamento, la domanda dei clienti e altre variabili che influiscono sul sostentamento di un'azienda. È un compito fondamentale per mantenere solvibile qualsiasi azienda.

Attraverso il processo di controllo nella gestione, un'azienda può dire con precisione se i piani si stanno muovendo nella giusta direzione e sono completamente implementati. Se quei piani non funzionano e portano la compagnia fuori pista, possono raddrizzare la nave e mantenere la rotta.

Il software di gestione dei progetti ti aiuta a misurare le prestazioni. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che lo fa in tempo reale. Puoi vedere la differenza tra il tuo impegno pianificato e quello effettivo con la dashboard live di ProjectManager. La dashboard raccoglie i dati di produzione, elabora automaticamente i numeri e quindi visualizza il risultato in grafici e grafici di facile lettura. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Controllo delle fasi del processo nella gestione aziendale

Esiste una procedura in cinque fasi per il controllo dei processi che ti aiuterà a impostare, misurare e modificare le tue attività aziendali, che si tratti di produzione, imballaggio, consegna o un altro processo aziendale.

Se non stai applicando un processo di controllo, allora non stai davvero gestendo i tuoi processi aziendali. Non puoi guidare la tua forza lavoro senza controllare il processo.

Per il controllo organizzativo che porta al raggiungimento degli obiettivi e dei piani strategici della tua azienda, segui questi cinque passaggi:

1. Definire gli standard di prestazione

Hai bisogno di un obiettivo per la tua attività, ma hai anche bisogno di una guida per il tuo team per continuare a lavorare verso tale obiettivo. Senza tali standard, è possibile che si allontanino dal piano, intenzionalmente o meno.

Gli standard sono come obiettivi assegnati a uno specifico dipartimento o membro del team. Devono raggiungere questi standard attraverso la cooperazione, il lavoro di squadra e uno sforzo collaborativo. Per garantire che questi standard vengano rispettati, tuttavia, è necessario disporre di criteri in base ai quali misurarli.

Impostando regole con cui puoi misurare, puoi giudicare o valutare le prestazioni per mantenere i risultati standard. Questo aiuta la direzione a capire come sta procedendo la produzione e se è sulla buona strada o se necessita di un adeguamento. Avere standard su cui basare le prestazioni significa che il lavoro non deve fermarsi per avere un'idea di come sta procedendo.

Esistono due gruppi di standard: tangibile (o specifico) e intangibile (o astratto). Il primo è misurabile; puoi vederlo e contarlo. Quest'ultimo non può essere visto né contato. Uno standard tangibile sarebbe tempo, costo, profitto, spesa, produzione, ecc. Gli standard immateriali sono le prestazioni di un manager, l'atteggiamento del lavoratore e così via.

2. Misurare le prestazioni

L'impostazione di uno standard consente di misurare le prestazioni utilizzando una funzione di controllo. Attraverso questa misurazione delle prestazioni, è possibile rilevare e correggere rapidamente qualsiasi deviazione dal piano prima che vada fuori pista e conduca la produzione a terra.

Le misurazioni sono più facili quando si tratta di standard tangibili che possono essere visti e contati. Questo è naturalmente più difficile con gli standard immateriali. Per definizione, le prestazioni immateriali sono difficili da misurare in un sistema informativo, poiché non è possibile quantificarle.

Un modo per sopperire a questa mancanza è guardare le prestazioni di un allenatore attraverso gli occhi della sua squadra. Com'è l'atteggiamento del team nei confronti del proprio lavoro? Il morale è alto? Come sono le comunicazioni tra la squadra e il manager? Il team è leale l'un l'altro, il suo manager e l'azienda?

Sebbene questi siano standard immateriali, insieme dipingono un quadro della performance del manager. Tutte queste domande parlano della capacità del manager di gestire con successo la propria squadra. Elabora lo standard per misurare ciò che i team fanno, quali sono le loro prestazioni attese, ecc. Puoi raccogliere questi dati regolarmente tramite report, settimanali, mensili, trimestrali o annuali.

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3. Confronta le prestazioni effettive con gli standard di prestazione

Una volta che hai una linea di base per le prestazioni dei tuoi team durante la produzione, l'imballaggio, la consegna, ecc., puoi confrontare le prestazioni effettive con quelle pianificate e determinare l'entità della deviazione. Questo è chiamato varianza, o la differenza tra le prestazioni effettive e gli obiettivi. Le pianificazioni possono essere estremamente utili quando si tratta di analizzare la varianza.

ProjectManager ha diagrammi di Gantt online che ti consentono di impostare traguardi concreti e fasi del progetto, in modo da poter vedere a colpo d'occhio se sei in anticipo o in ritardo sulla pianificazione. Inoltre, Gantt si aggiorna in tempo reale mentre il tuo team completa il proprio lavoro. Fai una prova gratuita e crea un programma in pochi minuti.

Il gestore deve guardare questi dati e accettare o rifiutare l'esito. Ciò dipende dalla deviazione e dall'impatto sul business. Se tutto sta andando come previsto, è fantastico, ma è più probabile che si verifichi una deviazione di qualche tipo. Spetta al manager determinare se quel divario può essere ignorato o agito.

4. Analizza le deviazioni

Questo ci porta al passaggio successivo: dove analizzi i dati utilizzando i limiti accettabili. Se gli standard non sono stati rispettati, il manager deve quindi capire se è necessario un maggiore controllo o, se forse, lo standard stesso dovrebbe essere modificato.

Se c'è un divario tra le prestazioni pianificate e quelle effettive, il passo successivo è capire cosa lo sta causando e qual è la sua portata. Quindi, devi determinare in che modo questa deviazione sta influenzando il business. Se la differenza è solo piccola, allora probabilmente va bene ignorarla. Ma se il divario riflette guadagni, nomina di lavoratori, cambio o riparazione di attrezzature e altri problemi critici, deve essere affrontato. Un modello di gap analysis può aiutare in quel processo decisionale.

5. Intraprendi azioni correttive

Dopo aver analizzato la deviazione e determinato la sua causa, il manager dovrà impostare un piano in cui vengono utilizzate misure correttive, controllo dei punti critici e altri mezzi per risolvere il problema. Questo serve per ridurre la deviazione e garantire che lo standard sia soddisfatto. Ciò potrebbe comportare modifiche a processi e/o comportamenti.

Alcune delle situazioni scoperte in un processo di controllo potrebbero richiedere un'azione correttiva per salvare l'azienda, mentre altre potrebbero essere semplicemente prestazioni al di sotto dello standard che devono essere corrette per migliorare i processi e riportare la produzione nei tempi previsti. Pertanto, potrebbero essere necessarie azioni immediate a causa dell'urgenza.

Le azioni correttive comprendono una varietà di attività. Ad esempio, potresti modificare il modo in cui vengono eseguite determinate operazioni aziendali. Tuttavia, alcune operazioni e prestazioni potrebbero non essere modificabili e potrebbero richiedere più risorse. Ad esempio, assumere più membri del team potrebbe essere la soluzione per correggere la deviazione che hai scoperto.

È importante che i manager monitorino e controllino il processo dall'inizio alla fine. Ciò include non solo il processo di controllo, ma qualsiasi azione pianificata per risolvere la deviazione o ripristinare gli standard. Una comprensione del processo di controllo mostra se i piani vengono rispettati e, in caso negativo, quali azioni devono essere attuate affinché siano rispettati.

Come ProjectManager aiuta con le fasi del processo di controllo

ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che gestisce i piani e monitora le prestazioni in tempo reale per aiutare i manager a prendere decisioni più approfondite. Viste multiple del progetto consentono ai team ibridi di utilizzare facilmente lo strumento come desiderano, indipendentemente da dove si trovano, cosa fanno o il loro livello di esperienza.

Tieni traccia dei progressi sui diagrammi di Gantt

La definizione degli standard di prestazione può essere eseguita sui diagrammi di Gantt interattivi di ProjectManager. È possibile impostare pietre miliari, assegnare compiti e aggiungere priorità e altri tag per organizzare al meglio gli standard. Viene impostata una linea di base per acquisire il piano, che può quindi essere utilizzata in seguito per confrontare le prestazioni effettive con gli standard e gli obiettivi fissati. Quindi, il manager può condividere il Gantt con il team e le parti interessate.

Misura le prestazioni sui dashboard

La misurazione delle prestazioni effettive è più accurata con il software di reporting basato su cloud di ProjectManager. Raccoglie i dati in tempo reale e li visualizza sulla dashboard live, che può anche essere condivisa con le parti interessate. I report sono un modo per approfondire i dati. I team possono fornire report di stato per aggiornare le proprie prestazioni durante l'esecuzione delle attività e i manager possono generare report su varianza, carico di lavoro, schede attività e altro ancora.

Gestisci il carico di lavoro e ridistribuisci le risorse

Gli strumenti di gestione delle risorse consentono di analizzare e intraprendere azioni correttive. Il carico di lavoro è uno degli standard che può rallentare la produzione se a un numero insufficiente di membri del team vengono affidate troppe attività. Il grafico con codice colore di ProjectManager mostra chi è sovrascritto, quindi puoi riallocare le risorse direttamente dal grafico del carico di lavoro. Una volta equilibrato il carico di lavoro, la produzione aumenterà così come il morale della squadra.

ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta a controllare i processi. Dispone di funzionalità per aiutarti a pianificare, monitorare e creare report sulle prestazioni. Più visualizzazioni del progetto lo rendono accessibile a chiunque, dal management ai membri del team. È perfetto per i team ibridi che desiderano migliorare la gestione del proprio lavoro. Prova Project Manager oggi!