11 strumenti di comunicazione aziendale per aumentare le prestazioni del team

Gli strumenti di comunicazione sono fondamentali per le aziende moderne

Perché tutte le scadenze mancate, i colli di bottiglia e le incomprensioni minori si ripercuotono sull'impatto sulla produttività del tuo team.

Ma più grande è la tua azienda, più velocemente questi problemi tendono a perdere il controllo.

Ecco perché gli strumenti di comunicazione aziendale dedicati sono diventati un punto fermo dei team di persona, remoti e ibridi allo stesso modo.

Il problema? Non c'è carenza di software là fuori. Abbinalo al fatto che integrare il tuo team con nuovi strumenti non è un'impresa da poco. Ciò è particolarmente vero per le imprese.

Se non sai da dove cominciare, ti abbiamo coperto nella nostra guida completa alle comunicazioni aziendali.

Che cosa sono le comunicazioni aziendali, comunque?

Le comunicazioni aziendali si riferiscono al modo in cui le parti interessate nel business interagiscono con i colleghi (interni) e con i clienti (esterni). Dagli aggiornamenti e le aspettative alla messaggistica e ai risultati, le aziende danno la priorità alle comunicazioni per motivi di organizzazione, produttività e responsabilità.

E quindi gli strumenti di comunicazione aziendale rappresentano il software e le app che le parti interessate utilizzano per gestire le interazioni di cui sopra.

Questi strumenti possono essere inseriti in due bucket in base ai rispettivi destinatari: interni ed esterni.

Strumenti di comunicazione aziendale interna vs. esterna

Le comunicazioni interne riguardano le interazioni che si verificano tra le parti interessate all'interno di un'organizzazione. Ciò include dipendenti, persone di livello C e altri collaboratori interni (pensa: liberi professionisti o appaltatori).

Per gestire queste relazioni e mantenere aggiornati gli stakeholder, le aziende potrebbero utilizzare:

• Strumenti di gestione del progetto
• Strumenti di chat di squadra
• Strumenti di videoconferenza
• Intranet aziendale o strumenti wiki

D'altra parte, gli strumenti di comunicazione esterna vengono utilizzati per fornire messaggi chiave a clienti, abbonati o partner. Questi strumenti potrebbero includere:

• Strumenti di marketing (pensa: social, CRM, e-mail)
• Strumenti di comunicazione con i clienti (pensa: chat dal vivo o software di help desk)
• PR e strumenti multimediali

Non esiste un approccio unico per l'adozione degli strumenti di comunicazione. Detto questo, una combinazione di strumenti interni ed esterni è fondamentale per tenere aggiornati tutti coloro che sono coinvolti nella tua attività.

Perché gli strumenti di comunicazione aziendale contano così tanto

Investire in comunicazioni digitali dedicate dovrebbe essere una questione di "quando" e non di "se" per aziende di ogni forma e dimensione.

Impresa. PMI. Assolo. Lo chiami.

Considera i vantaggi ben documentati di una comunicazione semplificata di seguito:

• Incoraggia una collaborazione significativa tra il tuo team. Quando le attività e gli obiettivi dei team sono allineati, creano migliori risultati di business. C'è un motivo per cui una comunicazione efficace e tassi più elevati di coinvolgimento dei dipendenti vanno di pari passo.
• Consenti alle persone di essere più produttive. Una recente ricerca di Teamwork rileva che le persone sono fino al 25% più produttive quando hanno un rapido accesso a risultati, requisiti e altre informazioni critiche sul progetto. Con i giusti strumenti di comunicazione aziendale, puoi consolidare tutto quanto sopra in un unico posto.
• Creare una cultura aziendale più connessa . Spunti di riflessione: solo il 7% dei lavoratori ritiene che la comunicazione sia “precisa, aperta e tempestiva” sul posto di lavoro. Ciò segnala la necessità per le aziende di mettere davvero sotto il microscopio le proprie comunicazioni aziendali per il bene non solo della produttività, ma anche del benessere dei propri lavoratori.

Inoltre, tieni presente che l'efficienza delle comunicazioni interne ha un impatto diretto sul modo in cui comunichi con i clienti.

Ad esempio, considera come i messaggi di marketing e le creatività per le campagne richiedono più passaggi, parti interessate e approvazioni.

Quando un dipartimento è sulla stessa pagina ed è in grado di comunicare in modo efficace, è più probabile che i suoi messaggi agli stakeholder esterni risuonino.

11 strumenti di comunicazione aziendale da provare

Di seguito è riportata la nostra ripartizione dei migliori strumenti di comunicazione, tutti collaudati per riunire le aziende e aiutare i lavoratori a comunicare meglio.

Naturalmente, nessuna azienda ha necessariamente bisogno di tutto in questo elenco. Detto questo, gli strumenti interni ed esterni qui possono evidenziare le aree in cui le comunicazioni della tua azienda potrebbero aver bisogno di una messa a punto.

Strumenti di comunicazione interna

Costruire una strategia di comunicazione interna è un must, soprattutto per i team remoti e distribuiti. Iniziamo esaminando gli strumenti per aiutare il tuo team internamente.

1. Asana

Soprattutto vista l'ascesa dei team remoti, gli strumenti di gestione dei progetti sono un must per le aziende grandi e piccole.

Strumenti come Asana forniscono alle aziende un luogo unificato per pianificare e monitorare l'avanzamento di un determinato progetto. Da attività ed elenchi di cose da fare a scadenze complete dei progetti e calendari di reparto, Asana rende tutto facile da tenere traccia con:

• Viste multiple del progetto (incluse bacheche Kanban, elenchi e calendari) che forniscono un impulso costante sull'avanzamento di un'attività
• La possibilità di assegnare ruoli e autorizzazioni ai collaboratori (inclusi dipendenti entry-level, appaltatori e C-level) per mantenere i flussi di lavoro strutturati
• Aggiornamenti e notifiche automatizzati per mantenere un impulso costante sull'avanzamento delle attività

2. Lento

È difficile trovare un team che non utilizzi Slack (o uno strumento di chat del team simile) per rimanere in contatto.

Con Slack, puoi organizzare le comunicazioni del tuo team in canali a livello aziendale, specifici per reparto o per ruolo. Ciò consente una comunicazione immediata e tempestiva che non interrompe totalmente i lavoratori o causa riunioni inutili. Probabilmente il più grande punto di forza di Slack è la sua facilità d'uso e le infinite integrazioni (inclusi molti degli strumenti in questo elenco).

3. Lavoro di squadra

Una soluzione di gestione dei progetti che è quasi un ibrido dei due strumenti di cui sopra, Teamwork si distingue per la sua capacità di tenere traccia dei dati granulari del progetto oltre agli aggiornamenti e alla messaggistica. Ad esempio, puoi tenere traccia dei contributi individuali a una determinata attività, nonché del tempo dedicato all'intero team per le attività.

Il lavoro di squadra risponde "cosa è stato fatto, cosa deve essere fatto e cosa c'è dopo" in un unico posto. Le funzionalità di monitoraggio dei progetti della piattaforma rappresentano un enorme risparmio di tempo e creano meno avanti e indietro tra i collaboratori.

4. Confluenza

Dai documenti interni e dalle politiche alle pagine di riferimento e ai wiki, Confluence rappresenta una sorta di "base di partenza" a cui i team possono fare riferimento.

La piattaforma funge da strumento di gestione dei progetti a sé stante, ma fornisce anche ai team una lavagna digitale per il brainstorming e prendere appunti secondo necessità. Le funzionalità di Confluence sono un altro esempio di come consolidare le comunicazioni aziendali anziché passare da più app, caselle di posta o unità interne.

5. Bambu di Sprout

La difesa dei dipendenti è di gran moda in questo momento. Bambu consente ai tuoi compagni di squadra internamente di guadagnare il massimo dai messaggi di marketing esterni.

Ad esempio, Bambu ti consente di aumentare facilmente gli annunci più importanti del tuo marchio e gli ultimi post del blog. Invece di creare aggiornamenti o didascalie individuali, la piattaforma fornisce modelli, ispirazione e opzioni creative per potenziare i messaggi dei tuoi post sui social nel modo più coinvolgente possibile.

6. Tastierino

Il tastierino numerico rappresenta una soluzione all-in-one per videoconferenze, chat e telefono, ideale per i team distribuiti.

Forse la più "aziendale" delle nostre comunicazioni aziendali a causa della sua clientela aziendale, Dialpad vanta una serie di funzionalità per migliorare le comunicazioni del team. Ciò include strumenti di intelligenza artificiale come l'analisi del sentiment delle chiamate, note automatizzate per affrontare le obiezioni di vendita e trascrizioni automatiche delle chiamate.

Strumenti di comunicazione esterna

Per la seconda metà della nostra analisi, esamineremo strumenti esterni che potresti considerare come parte del tuo stack tecnologico di marketing.

7. Germoglio sociale

Nessuna sorpresa qui! Sprout Social è un potente strumento all-in-one per semplificare le comunicazioni interne ed esterne relative ai social media.

Come mai? Per cominciare, consentiamo ai team di consolidare tutti i loro messaggi social e le notifiche in un unico posto. Questo non solo significa meno salti tra le piattaforme, ma consente anche ai team di rispondere a più messaggi più velocemente tramite funzionalità collaborative. La possibilità di combinare le tue caselle di posta è un enorme risparmio di tempo e allo stesso modo ti offre una visione più completa delle comunicazioni dei tuoi clienti.

Oltre a ciò, Sprout funge anche da base di partenza per tutti i tuoi contenuti social esterni.

Aggiornamenti e annunci. Video e immagini. Storie, Reels e tutto il resto.

Con Sprout puoi programmare e ottimizzare i tuoi contenuti su più social network contemporaneamente. Avere tutte le risorse e gli aggiornamenti dei social media in un'unica piattaforma ti consente di massimizzare la tua portata e trasmettere il tuo messaggio al pubblico appropriato più velocemente.

E non ci fermiamo qui!

Di seguito sono riportati alcuni altri modi in cui potresti utilizzare Sprout come strumento di comunicazione aziendale:

• Sviluppare e implementare il tuo piano di crisi dei social media
• Ascoltare conversazioni sociali cruciali e gridare per scoprire opportunità di intervento o rispondere alle domande dei clienti
• Incoraggiare la collaborazione tra i team e le comunicazioni unificate tra l'intero reparto marketing (inclusi social, design e content marketing)

8. SendinBlue

Mentre le tendenze nel marketing vanno e vengono, l'e-mail rimane un punto fermo delle comunicazioni esterne.

Newsletter. Messaggi di benvenuto. Campagne Winback. L'elenco continua.

Piattaforme come SendinBlue sono scalabili e rendono un gioco da ragazzi impostare flussi di lavoro automatizzati per qualsiasi campagna tu possa pensare. La possibilità di valutare le metriche di coinvolgimento e ottimizzare le tue campagne nel tempo significa che puoi massimizzare gli occhi sui tuoi messaggi di marketing.

9. HubSpot

La suite di strumenti di comunicazione aziendale di HubSpot include un solido CRM, una piattaforma di email marketing e un CMS riuniti in uno.

Avere tutto quanto sopra in un'unica piattaforma offre agli esperti di marketing l'opportunità di avere una comprensione più completa dei loro clienti e delle loro esigenze.

Ad esempio, con quali contenuti interagiscono di più i nostri contatti? Qual è la nostra obiezione di vendita più comune? Quale delle nostre campagne genera le entrate più dirette?

Con HubSpot, hai una visione olistica dei tuoi canali di marketing e allo stesso modo di ciò che fa funzionare i tuoi clienti.

10. Cremagliera del letame

Le pubbliche relazioni e le relazioni con blogger, giornalisti e organi di stampa sono fondamentali per le aziende che cercano di guadagnare una visibilità tanto necessaria.

Strumenti come Muck Rack rendono più veloce il processo di ricerca di obiettivi di sensibilizzazione rilevanti e di lancio. Fornendo accesso istantaneo a migliaia di giornalisti, la piattaforma ti consente di tenere traccia dei progressi delle tue campagne di presentazione e automatizzare il processo di conduzione dei follow-up secondo necessità.

11. Stenografia

Shorthand è un autoproclamato strumento di "scrollytelling" che consente agli utenti di creare esperienze digitali (come siti Web e landing page) da condividere con i clienti. Lo strumento vanta una varietà di funzionalità di collaborazione in team che rendono facile per scrittori, designer e altri esperti di marketing riunirsi per creare le storie più avvincenti possibili.

Di seguito un'istantanea di come funziona la piattaforma:

Come scegliere i tuoi strumenti di comunicazione aziendale

Abbiamo capito: scegliere tra gli strumenti può essere difficile.

Ciò è particolarmente vero se sei alla ricerca di una soluzione aziendale.

Per concludere, esaminiamo alcuni dettagli chiave che ti aiuteranno a prendere una decisione più velocemente.

Sii consapevole del tuo budget

Senza cervello, giusto? La maggior parte degli strumenti SaaS richiede prezzi negoziati per i team più grandi. Indipendentemente da ciò, prova a scegliere soluzioni che siano ragionevoli da scalare e che non comportino prezzi basati sull'utilizzo.

L'onboarding dovrebbe essere un gioco da ragazzi

Idealmente, dovresti essere in grado di adottare e implementare strumenti di comunicazione aziendale in tutto il tuo team il prima possibile. Molti strumenti fanno di tutto per educare e responsabilizzare i team quando si tratta di onboarding. Alcuni sostanzialmente ti terranno la mano durante il processo per renderlo meno scoraggiante.

Ad esempio, Asana ha un sacco di risorse, guide e video per aiutare i team a iniziare.

Non indovinare la sicurezza

Le questioni di sicurezza per qualsiasi pezzo di software e gli strumenti di comunicazione aziendale non sono diversi. Potenziali violazioni o perdita di dati non sono un'opzione quando si ha a che fare con materiali aziendali sensibili.

Ad esempio, molte aziende hanno utilizzato Zoom per impostazione predefinita durante la pandemia. Tuttavia, le continue preoccupazioni sulla privacy evidenziano come la scelta di uno strumento prima di fare acquisti in giro possa causare mal di testa lungo la strada.

Ricontrolla le integrazioni con il tuo software attuale

Come notato in precedenza, qualsiasi cosa tu possa fare per consolidare strumenti e comunicazioni è un vantaggio. La maggior parte dei principali strumenti di comunicazione si collega tra loro per aumentare la produttività e allo stesso modo ridurre lo spam di notifica.

Di seguito è riportato un'istantanea di due delle integrazioni più popolari di Sprout per le comunicazioni interne ed esterne.

Assicurati che i tuoi strumenti di comunicazione abbiano un track record

In caso di dubbio, leggi le recensioni! Sebbene non ci sia nulla di sbagliato nel testare strumenti nuovi di zecca, consigliamo di attenersi a una piattaforma più "provata" per le comunicazioni.

I siti di recensioni come G2 possono evidenziare quali app hanno utenti a lungo termine e i clienti più soddisfatti. Allo stesso modo, le informazioni degli acquirenti possono analizzare caratteristiche o preoccupazioni specifiche che potrebbero essere rilevanti per il tuo team.

Quali strumenti di comunicazione aziendale utilizzi?

Se vuoi che i tuoi team comunichino in modo più efficace, inizia con il tuo stack tecnologico.

Qualsiasi combinazione degli strumenti di cui sopra è un solido punto di partenza per costruire un business più connesso e allineato. Ciò non solo semplifica la vita dei tuoi dipendenti, ma consente anche al tuo team di inviare il messaggio giusto ai tuoi clienti.

Se non l'hai già fatto, assicurati di controllare o guidare per aumentare di livello le tue capacità di comunicazione aziendale per fare esattamente questo.