Analisi costi-benefici per i progetti: una guida passo passo

Quando si gestisce un progetto, è necessario prendere molte decisioni chiave. I project manager si sforzano di controllare i costi ottenendo il massimo ritorno sull'investimento e altri vantaggi per la loro azienda o organizzazione. Un'analisi costi-benefici (CBA) è proprio ciò di cui hanno bisogno per aiutarli a farlo.

In un progetto, c'è sempre qualcosa che deve essere eseguito e ogni attività ha un costo e benefici attesi. A causa della posta in gioco alta, i buoni project manager non prendono decisioni solo in base all'istinto. Preferiscono ridurre al minimo il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c'è più certezza che incertezza.

Ma come puoi farlo in un mondo con una miriade di variabili e un'economia in costante mutamento? La risposta: consultare i dati raccolti con software di project management, strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo. Puoi quindi utilizzare quei dati per valutare le tue decisioni con un processo chiamato analisi costi-benefici (CBA). L'uso intelligente dell'analisi costi-benefici ti aiuterà a prendere decisioni convenienti e a massimizzare i guadagni sia per il tuo progetto che per la tua organizzazione.

Prima di spiegare come fare un'analisi costi-benefici, definiamo brevemente di cosa si tratta.

Che cos'è un'analisi costi-benefici?

Un'analisi costi-benefici (CBA) è un processo utilizzato per stimare i costi ei benefici delle decisioni al fine di trovare l'alternativa più conveniente. Un CBA è un metodo versatile che viene spesso utilizzato per le decisioni aziendali, di progetto e di politica pubblica. Un'efficace CBA valuta i seguenti costi e benefici:

Costi

• Costi diretti
• Costi indiretti
• Costi immateriali
• Costi opportunità
• Costi di potenziali rischi

Benefici

• Diretto
• Indiretto
• Benefici totali
• Benefici netti

Esamineremo questi costi e benefici nel nostro esempio di analisi costi-benefici di seguito.

Tenere traccia di tutte queste cifre è più facile con il software di gestione dei progetti. Ad esempio, ProjectManager ha una vista foglio, che è esattamente come un Gantt ma senza una sequenza temporale visiva. Puoi passare avanti e indietro da Gantt alla visualizzazione foglio quando vuoi solo guardare i tuoi costi in un foglio di calcolo. Puoi aggiungere tutte le colonne che desideri e filtrare il foglio per acquisire solo i dati rilevanti. Tenere traccia dei costi e dei benefici è ciò che porta a un progetto di successo. Usa il nostro strumento per ottenere il controllo di cui hai bisogno facendo questa prova gratuita.

Analisi costi-benefici nella gestione dei progetti

Nella gestione dei progetti, viene utilizzata un'analisi costi-benefici per valutare il costo rispetto ai vantaggi nella proposta di progetto e nel business case. Inizia con un elenco, come fanno molti processi.

C'è un elenco di ogni spesa del progetto e quali saranno i benefici attesi dopo aver eseguito con successo il progetto. Da ciò, puoi calcolare il rapporto costi-benefici (CBR), il ritorno sull'investimento (ROI), il tasso di rendimento interno (IRR), il valore attuale netto (NPV) e il periodo di ammortamento (PBP).

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Il fatto che i benefici superino i costi o meno determinerà se l'azione è giustificata o meno. Nella maggior parte dei casi, se il costo è pari al 50% dei benefici e il periodo di rimborso non supera un anno, vale la pena intraprendere l'azione.

Lo scopo dell'analisi costi-benefici

Lo scopo dell'analisi costi-benefici nella gestione dei progetti è avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi dei vari percorsi attraverso un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti. L'analisi costi-benefici ti offre opzioni e offre l'approccio migliore per raggiungere il tuo obiettivo risparmiando sull'investimento.

Ci sono due scopi principali nell'utilizzo di CBA:

1. Determinare se il business case del progetto è valido, giustificabile e fattibile, valutando se i suoi benefici superano i costi.
2. Offrire una base per confrontare i progetti determinando quali vantaggi sono maggiori dei suoi costi.

Come eseguire un'analisi costi-benefici

Secondo l'Economist, CBA esiste da molto tempo. Nel 1772 Benjamin Franklin scrisse del suo uso. Ma il concetto di CBA come lo conosciamo risale a Jules Dupuit, un ingegnere francese, che delineò il processo in un articolo nel 1848.

Da allora, il processo CBA si è notevolmente evoluto. Esaminiamo questo elenco di controllo per imparare come eseguire un'analisi costi-benefici:

1. Quali sono gli obiettivi e gli obiettivi del progetto?

Crea un business case per il tuo progetto e stabilisci i suoi obiettivi e obiettivi.

2. Quali sono le alternative?

Prima di poter sapere se il progetto è giusto, è necessario confrontarlo con progetti passati simili per vedere qual è il miglior percorso da seguire. Puoi controllare rapidamente le loro metriche di successo come il ritorno sull'investimento, il tasso di rendimento interno, il periodo di ammortamento e il rapporto costi-benefici.

3. Chi sono gli stakeholder?

Elenca tutte le parti interessate al progetto. Sono loro che risentono dei costi e dei benefici. Descrivi quali di loro sono decisori.

4. Come misurerai costi e benefici?

Devi decidere le metriche che utilizzerai per misurare tutti i costi e i benefici. Alcuni di loro avranno un valore in dollari, mentre altri avranno bisogno di altre metriche. Inoltre, come riporterai su queste metriche?

Il processo può essere notevolmente migliorato con il software di gestione dei progetti. ProjectManager ha rapporti con un clic che ti consentono di creare otto diversi rapporti di progetto. Ottieni dati sullo stato del progetto, varianza e altro. I report possono essere facilmente condivisi come PDF o stampati per le parti interessate. Filtra qualsiasi rapporto per visualizzare solo i dati di cui hai bisogno in quel momento.

5. Qual è il risultato di costi e benefici?

Esamina quali sono i costi e i benefici del progetto, assegna loro un valore monetario e mappali su un periodo di tempo rilevante. È importante capire che CBA stima il valore monetario dei costi e benefici presenti e futuri.

6. Qual è la valuta comune?

Come accennato nell'ultimo passaggio, non è possibile confrontare il valore monetario attuale di costi e benefici con le tariffe future. Ecco perché dovrai calcolare il valore temporale del denaro, il tasso di sconto e il valore attuale netto dei flussi di cassa.

Tuttavia, in alcuni casi, i benefici di un progetto non sono misurabili in valore monetario. Se ti trovi in ​​quella posizione, dovresti fare un'analisi costo-efficacia.

7. Qual è il tasso di sconto?

Il tasso di sconto viene utilizzato per calcolare il valore attuale dei flussi di cassa futuri in entrata o in uscita dal tuo progetto.

8. Qual è il valore attuale netto del progetto?

Il valore attuale netto di un progetto è una misura del profitto che viene calcolata sottraendo i valori attuali dei flussi di cassa in uscita dai valori attuali dei flussi di cassa in un periodo di tempo.

9. Che cos'è l'analisi di sensibilità?

Un'analisi di sensibilità è un metodo di probabilità utilizzato nella gestione e negli affari per determinare in che modo l'incertezza influisce sulle decisioni, sui costi e sui profitti.
In una CBA di gestione del progetto, l'analisi di sensibilità viene utilizzata per determinare il rapporto costi-benefici degli scenari probabili. È possibile utilizzare Excel o un software più specializzato per eseguire analisi di sensibilità.

10. Cosa fai una volta che il tuo CBA è completo?

L'ultimo passo dopo aver raccolto tutti questi dati è fare la scelta raccomandata dall'ACB, che è quella con il più alto rapporto costi-benefici.

Esempio di analisi costi-benefici

Ora mettiamo in pratica questa teoria. Per il nostro esempio di analisi costi-benefici, faremo una valutazione di un progetto che prevede la fornitura di un prodotto come obiettivo principale.

Costi

• Costi diretti: sono tutti i costi direttamente correlati alla produzione del prodotto. Come materiali, attrezzature, manodopera, ecc.
• Costi indiretti: altre spese che non sono direttamente correlate al prodotto, come l'affitto, le utenze o i costi di trasporto.
• Costi immateriali: qualsiasi altro costo che non può essere quantificato, come il danno al marchio se il mercato non risponde positivamente al prodotto.
• Costi di opportunità: la perdita di opportunità che si verifica quando viene presa una decisione anziché un'altra. Ad esempio, avresti potuto scegliere di realizzare un prodotto che avrebbe potuto essere più redditizio di quello che hai scelto di realizzare.
• Costi dei potenziali rischi: qualsiasi progetto è soggetto a una varietà di rischi. Dovresti sempre considerare che potresti avere costi imprevisti ad un certo punto.

Benefici

• Benefici diretti: i benefici misurabili in valore monetario che ottieni dal progetto. In questo caso, le entrate, le vendite e i profitti ottenuti dal tuo prodotto.
• Vantaggi indiretti: vantaggi che puoi percepire ma non necessariamente misurare come una maggiore consapevolezza del marchio.

Ora che hai i costi ei benefici del tuo progetto, è il momento di attribuire loro un valore monetario. In questo caso, possiamo farlo solo con i nostri costi diretti e indiretti e i nostri benefici diretti. Tuttavia, dovresti assegnare altre metriche come gli indicatori chiave di prestazione a quelli che non possono essere misurati con un importo in dollari.

Una volta stimato il valore in dollari dei tuoi costi e benefici utilizzando i dati del progetto passato, dovrai confrontarli per vedere se i costi superano i benefici.

Tuttavia, per eseguire un CBA più affidabile, avrai bisogno di un'analisi di sensibilità per valutare diversi scenari e come questi influiscano sul rapporto costi-benefici. Ad esempio, prova diversi livelli di domanda sulla tua equazione di programmazione lineare.

È importante tenere presente che, a seconda del periodo di tempo del progetto, potrebbero verificarsi flussi di cassa in entrata e in uscita in momenti diversi. Per questo motivo, quando si confrontano i flussi di cassa costi-benefici, è necessario considerare il valore temporale del denaro, il tasso di sconto, il valore attuale netto.

Cattura tutti i costi e i benefici con il software di gestione dei progetti. Ma a differenza di molte app con elenchi di cose da fare inferiori, ProjectManager ha una visualizzazione elenco dinamica. Aggiunge priorità, tag personalizzati e puoi assegnare ai membri del team il proprietario di ogni articolo. Il nostro strumento basato su cloud traccerà anche automaticamente in tempo reale la percentuale di completamento per ogni articolo. Tutti i dati che raccogli nella nostra visualizzazione elenco sono visibili anche in tutto lo strumento. Usa la visualizzazione che desideri, sono tutti aggiornati in tempo reale e pronti per essere utilizzati.

Quanto è accurata l'analisi costi-benefici?

Quanto è accurato l'ACB? La risposta breve è che è accurato quanto i dati che hai inserito nel processo. Più accurate sono le tue stime, più accurati saranno i tuoi risultati.

Alcune imprecisioni sono causate da:

• Fare troppo affidamento sui dati raccolti da progetti passati, specialmente quando tali progetti differiscono per funzione, dimensione, ecc., da quello su cui stai lavorando
• Usa le impressioni soggettive quando fai la tua valutazione
• L'uso improprio dell'euristica (risoluzione dei problemi con un metodo pratico non garantito) per ottenere il costo dei beni immateriali
• Bias di conferma o solo utilizzo di dati che eseguono il backup di ciò che si desidera trovare

Ci sono limiti all'analisi costi-benefici?

L'analisi costi-benefici è più adatta per progetti di piccole e medie dimensioni che non richiedono troppo tempo per essere completati. In questi casi, l'analisi può aiutare i decisori a ottimizzare il rapporto costi-benefici dei loro progetti.

Tuttavia, i grandi progetti che durano a lungo possono essere problematici in termini di CBA. Ci sono fattori esterni, come inflazione, tassi di interesse, ecc., che influiscono sull'accuratezza dell'analisi. In questi casi, il calcolo del valore attuale netto, del valore temporale del denaro, dei tassi di sconto e di altre metriche può essere complicato per la maggior parte dei project manager.

Esistono altri metodi che integrano l'ACB nella valutazione di progetti più grandi, come NPV e IRR. Nel complesso, tuttavia, l'uso dell'ACB è un passaggio cruciale per determinare se vale la pena perseguire un progetto.

Modelli per aiutarti con l'analisi costi-benefici

Mentre lavori per calcolare l'analisi costi-benefici del tuo progetto, puoi ottenere aiuto da alcuni dei modelli gratuiti di gestione dei progetti che offriamo sul nostro sito. Abbiamo dozzine di modelli gratuiti che assistono ogni fase del ciclo di vita del progetto. Per l'analisi costi-benefici, utilizzare questi tre.

Matrice RACI

Uno dei passaggi durante l'esecuzione di un'analisi costi-benefici (come descritto sopra) include l'identificazione delle parti interessate nel progetto. Devi elencare queste parti interessate, ma il nostro modello di matrice RACI gratuito fa un ulteriore passo avanti delineando chi deve sapere cosa. RACI è l'acronimo di responsabile, responsabile, consultato e informato. Compilando questo modello, organizzerai il tuo team e le parti interessate e manterrai tutti sulla stessa pagina.

Budget del progetto

Non puoi fare un'analisi costi-benefici senza prima delineare tutte le tue spese. È qui che entra in gioco il nostro modello di budget di progetto gratuito. Ti aiuta a catturare tutte le spese relative al tuo progetto da costi di manodopera, commissioni di consulenza, prezzo delle materie prime, licenze software e viaggi. C'è persino spazio per acquisire altri elementi pubblicitari, come spese telefoniche, spazio per il noleggio, attrezzature per l'ufficio, amministrazione e persino assicurazioni. Un budget completo consente un'analisi dei costi più accurata.

Registro dei rischi di progetto

Hai i tuoi stakeholder identificati e il tuo budget delineato, ma c'è sempre l'ignoto con cui fare i conti. Non puoi lasciare tutto al caso: devi gestire il rischio, motivo per cui il nostro registro dei rischi di progetto gratuito è così essenziale. Usalo per delineare i rischi inerenti al progetto. Ci sono posti dove elencare la descrizione del rischio, il suo impatto, il livello di rischio e chi ne è responsabile. Mantenendo un buon registro dei rischi puoi controllare le variabili nel tuo progetto e fare una migliore analisi costi-benefici.

Rendi redditizio qualsiasi progetto con ProjectManager

Non importa quanto grande possa essere il tuo ritorno sull'investimento sulla carta, molto di quel valore può evaporare con una cattiva esecuzione del tuo progetto. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ha gli strumenti necessari per realizzare il potenziale del tuo progetto. Per prima cosa, hai bisogno di un piano ermetico.

Pianificazione

I nostri diagrammi di Gantt online hanno funzionalità per pianificare i tuoi progetti e organizzare le tue attività, in modo da portare a un risultato finale di successo. Se le cose cambiano, e lo faranno, Gantt è facile da modificare, quindi puoi ruotare rapidamente.

Gestione delle risorse

Un altro ostacolo che può ostacolare un progetto sono le tue risorse. ProjectManager dispone di strumenti di gestione delle risorse che tengono traccia dei materiali, delle forniture e della risorsa più preziosa: il team di progetto. Se sono oberati di lavoro, il morale si erode e la produzione ne risente.

La pagina del carico di lavoro su ProjectManager è codificata a colori per mostrare chi sta lavorando su cosa e ti offre gli strumenti da riassegnare per mantenere il carico di lavoro bilanciato e il team produttivo.

Monitoraggio dei costi in tempo reale

Il modo più sicuro per uccidere qualsiasi progetto è dissanguare denaro. ProjectManager ti consente di impostare un budget per il tuo progetto fin dall'inizio. Questa cifra si riflette poi nei report e nei grafici e nei grafici della dashboard in tempo reale, così sei sempre consapevole dell'impatto dei costi sul tuo progetto. ProjectManager ha le funzionalità di cui hai bisogno per portare il tuo progetto alla redditività.

L'analisi costi-benefici è un processo basato sui dati e richiede un software di gestione dei progetti sufficientemente robusto per digerire e distribuire le informazioni. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud con strumenti, come un dashboard in tempo reale, in grado di raccogliere, filtrare e condividere i risultati in grafici e grafici di facile comprensione. Provalo oggi con questa prova gratuita di 30 giorni.