Che cos'è una struttura di ripartizione dei costi (CBS) nella gestione dei progetti?

La produzione di un prodotto o la costruzione di un edificio è un processo complicato, che a sua volta rende altrettanto difficile determinare il prezzo di quel prodotto. Ci sono molti fattori che devono essere considerati e i project manager utilizzano una struttura di suddivisione dei costi per aiutarli a determinare il costo di quel prodotto.

L'utilizzo di una ripartizione dei costi è essenziale per sviluppare una solida analisi della ripartizione dei costi e vendere quel prodotto o realizzare il progetto con profitto. Ciò richiede una comprensione di cosa sia un'analisi di ripartizione dei costi, cosa è incluso in una struttura di ripartizione dei costi e come crearne una.

Che cos'è l'analisi della ripartizione dei costi?

L'analisi della ripartizione dei costi è il processo di identificazione di ciò che determinerà il prezzo di un prodotto, servizio o qualsiasi risultato finale del progetto. Alcuni si riferiscono ad esso come un'analisi dovrebbe-costo. Comunque si chiami, il processo trova tutti gli elementi che compongono il risultato finale e da ciò determina quanto dovrebbe costare.

Questo strumento di economia aziendale consente alle organizzazioni di contrassegnare il prezzo del proprio prodotto o servizio in base ai fattori di costo o ai componenti che costituiscono il risultato finale. Questo processo fa parte di una più ampia strategia di riduzione dei costi e offre opportunità alle aziende di rimanere vitali e redditizie.

Il prezzo del prodotto o del servizio viene quindi sviluppato utilizzando un'analisi della ripartizione dei costi per capire quanto costa il prodotto o il servizio e quindi aggiunge il margine di profitto. Questo è ulteriormente suddiviso in costi diretti e indiretti. Le imprese non possono influenzare quest'ultimo, ma possono avere una certa influenza sul primo, che comprende manodopera, materie prime e subappalto.

Una volta completata l'analisi della suddivisione dei costi, è importante attenersi a tale calcolo durante l'esecuzione del progetto per ottenere la redditività che si è immaginata. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con potenti diagrammi di Gantt che gestiscono e tengono traccia delle risorse e dei costi per aiutarti a rispettare il budget. Una volta impostata una linea di base, il tuo piano viene acquisito e confrontato con i tuoi progressi effettivi. Ciò consente di monitorare la varianza del progetto in tempo reale. Se c'è una discrepanza, puoi rispondere rapidamente e rimanere in pista. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Che cos'è una struttura di ripartizione dei costi?

Per condurre un'analisi di ripartizione dei costi, è necessaria una struttura di ripartizione dei costi (CBS), che è una mappa gerarchica dei costi nel progetto. La struttura di ripartizione dei costi funziona su una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che è anche un grafico gerarchico, ma mappa i risultati e le attività del progetto, determinando i costi di tali risultati e attività.

Una struttura di suddivisione dei costi è uno strumento fondamentale per la gestione degli aspetti finanziari di un progetto e aiuta non solo a creare una stima del progetto, ma anche a creare controlli dei costi misurabili. I project manager utilizzano questo strumento per aiutarli a gestire il ciclo di vita del progetto, in particolare gli elementi finanziari.

Stranamente, le strutture di suddivisione dei costi spesso non sono incluse nella gestione e nella programmazione dei progetti, mentre la WBS è una parte fondamentale della programmazione dei progetti. Ma i due sono complementari e dovrebbero essere usati insieme per identificare tutti i risultati ei costi del progetto. L'utilizzo di un CBS consente ai project manager di tenere traccia degli ordini di modifica, delle revisioni e dei trasferimenti, delle contingenze, della varianza e altro ancora.

Quali costi potrebbero essere inclusi in una struttura di analisi dei costi?

In generale, ci sono quattro tipi di costi essenziali per creare una struttura completa di ripartizione dei costi: manodopera, materiale, attrezzature e costi generali. Esploriamo ciascuno e perché sono importanti per CBS.

Costo del lavoro

I costi del lavoro sono i soldi spesi per le persone che eseguiranno il progetto. Questi sono costi diretti in quanto sono costi che possono essere direttamente legati alla produzione di un prodotto o servizio. I costi del lavoro sono suddivisi in categorie come servizi o produzione. A ciascuna categoria di lavoro viene quindi attribuito un tasso e le ore lavorate. I costi del lavoro sono facili da identificare e, quindi, il primo obiettivo della riduzione dei costi.

Costi materiali

Tutti i materiali acquistati dall'azienda rientrano nei costi dei materiali. Alcuni esempi di costi dei materiali includono materie prime, parti e componenti e materiali di consumo. Ma non sono solo gli oggetti tangibili a rientrare nei costi materiali; sono comprese anche le spese di assicurazione e nolo. Quando si contabilizza, separare i costi dei materiali diretti da quelli indiretti pensando ai materiali diretti come aventi un obiettivo di costo, mentre i materiali indiretti hanno più obiettivi di costo.

Costi dell'attrezzatura

Mentre alcuni piegano i costi delle attrezzature con i costi dei materiali, è meglio separarli come una voce distinta mentre lavori sulla tua struttura di suddivisione dei costi. Sì, parti e componenti sono considerati costi dei materiali, ma l'attrezzatura effettiva che stai utilizzando rientra in questa categoria di costo. Se preferisci, puoi estrarre le parti e i componenti che sono direttamente correlati all'attrezzatura ed elencarli qui, lasciando le parti e i componenti utilizzati nella fabbricazione dei tuoi prodotti sotto i materiali.

Spese generali

I costi generali sono considerati costi nascosti in quanto sono spese correnti che non sono direttamente allocate a un costo specifico. Anche se potrebbero non contribuire ai profitti, fanno parte delle attività del progetto più ampie. I costi generali sono quei costi che fanno parte della gestione dell'azienda o dell'organizzazione come spazi per uffici, servizi pubblici, benefici, tasse e così via.

Struttura di ripartizione dei costi vs. Struttura di ripartizione del lavoro

Abbiamo già toccato la differenza tra una struttura di suddivisione dei costi e una struttura di suddivisione del lavoro, ma è una distinzione importante che richiede maggiori dettagli. Chiaramente, la struttura di scomposizione dei costi rappresenta i costi di tutte le parti della struttura di scomposizione del lavoro.

La struttura di suddivisione del lavoro definisce i deliverable del progetto e così facendo scompone il lavoro che deve essere completato dal team di progetto. La struttura di scomposizione del lavoro viene eseguita dal team di progetto, ma la struttura di scomposizione dei costi è di competenza del dipartimento finanziario o commerciale di un'organizzazione.

La struttura di suddivisione dei costi e la struttura di suddivisione del lavoro vengono utilizzate insieme, come indicato, ma la struttura di suddivisione del lavoro è specifica del progetto e una struttura di suddivisione dei costi può essere utilizzata in un portafoglio di progetti.

Struttura di ripartizione dei costi rispetto alla struttura di ripartizione delle risorse

Abbiamo spiegato una struttura di ripartizione dei costi, ma come si confronta con una struttura di ripartizione delle risorse (RBS)? Per prima cosa, una struttura di suddivisione delle risorse è un elenco di risorse, non di costi. Identifica tutte le risorse che saranno necessarie per eseguire il progetto.

Una struttura di suddivisione delle risorse definisce ogni risorsa in base alla sua funzione e ai suoi tipi. Ciò include le persone che eseguiranno il progetto. In effetti, le risorse tendono ad essere tutto ciò che costa denaro in un progetto.

Pertanto, esiste un legame comune tra la struttura di ripartizione dei costi e la struttura di ripartizione delle risorse in quanto l'RBS raccoglie risorse come persone (manodopera), strumenti di gestione (attrezzature), materiali e altro.

Come realizzare una struttura di ripartizione dei costi

Dovrebbe essere chiaro che una struttura di suddivisione dei costi è una parte importante del processo di pianificazione e programmazione del progetto. Il lavoro non è eccessivamente difficile e lo stai già facendo molto con altre strutture di scomposizione che fanno parte delle normali tecniche di gestione del progetto. Segui questi passaggi per creare una struttura di suddivisione dei costi.

1. Creare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS)

Come notato, la struttura di scomposizione del lavoro fa parte della creazione di una struttura di scomposizione dei costi. Probabilmente ne stai già creando uno per identificare i risultati finali e le attività necessarie per completarli. Usa la struttura di suddivisione del lavoro per vedere l'intero progetto su un grafico. Tutto ciò che devi fare è delineato, quindi determina quale di questi pezzi contribuirà al costo del progetto.

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2. Identificare i costi per ogni attività del progetto

Dopo aver delineato le attività del progetto, è necessario stimare quanto costeranno. Puoi suddividere questi costi in manodopera o costi diretti, nonché materiali, attrezzature, spese generali, ecc. Per ottenere la stima più accurata possibile, ti consigliamo di utilizzare tecniche di stima dei costi. Dopo aver stimato accuratamente i costi di tutti questi elementi, avrai il costo finale del tuo progetto.

3. Definire un margine di contingenza

Non importa quanto tu sia attento, le stime sono proprio questo, stime. È necessario creare un cuscino se le stime sono sbagliate e tenere conto delle modifiche che potrebbero influire sui costi del progetto. Si chiama margine di contingenza. Prendi in considerazione le tue spese generali, dirette e indirette e i costi amministrativi e fornisci abbastanza spazio di manovra per portare a termine il progetto senza incidere negativamente sul tuo budget.

Esempio di struttura di ripartizione dei costi

Diamo un'occhiata a una struttura di ripartizione dei costi più concreta applicandola a un esempio. Supponiamo di costruire una cuccia per un amico che ha detto che ci pagherebbe per il lavoro. La prima cosa che dovremmo fare è creare una struttura di scomposizione del lavoro con sopra la cuccia finita e l'assemblaggio di legname, uso di chiodi, martelli, colla e altri materiali.

Una volta elencati gli articoli, possiamo iniziare a stimare i costi. Immaginiamo che il legno costi $ 20, i chiodi e la colla altri $ 5 e l'attrezzatura che abbiamo, quindi verrà ripiegata sul nostro lavoro. Dovrebbero volerci due ore dall'ottenere i materiali per completare il progetto. Il nostro lavoro costa 25 dollari l'ora. Aggiungeremo altri $ 5 per il nostro margine di contingenza. Questo ci dà un totale di $ 80, più un profitto di $ 20 per un totale complessivo di $ 100.

ProjectManager aiuta con il monitoraggio dei costi

Naturalmente, i tuoi progetti saranno molto diversi e più complicati rispetto all'esempio di analisi dei costi di cui sopra. Ecco perché hai bisogno di un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a gestire e tenere traccia dei costi dei tuoi progetti in tempo reale. I nostri robusti diagrammi di Gantt ti aiutano a pianificare e programmare le tue risorse con una struttura di suddivisione del lavoro che si adatta automaticamente quando crei attività e attività di riepilogo.

Ottieni una visione di alto livello dei costi del progetto

Dopo aver svolto tutto il lavoro con una struttura di ripartizione dei costi, assicurati che tali costi rispettino il piano. L'unico modo per farlo è monitorare e controllare il tuo progetto. Puoi passare alla nostra dashboard in tempo reale in qualsiasi momento per ottenere una visione di alto livello dei progressi e delle prestazioni del progetto. Il nostro software raccoglie i dati automaticamente e visualizza metriche quali costi, carico di lavoro e altro in grafici e diagrammi di facile lettura. A differenza del software leggero, non c'è nessuna configurazione che richiede tempo. È pronto quando ne hai bisogno.

Genera report personalizzabili per maggiori dettagli

Quando hai bisogno di più informazioni di quelle che puoi ottenere dalla dashboard in tempo reale, utilizza le nostre funzionalità di reportistica. Puoi creare un report con una sequenza di tasti sullo stato del progetto o sullo stato del portfolio se gestisci più di un progetto. Ci sono anche rapporti su schede attività, attività e altro. Tutti i report possono essere filtrati per mostrare solo i dati che desideri visualizzare. Quindi possono essere facilmente condivisi in una varietà di formati con le parti interessate per tenerli aggiornati.

Oltre a monitorare i tuoi costi, puoi anche gestirli. Il nostro software ti offre funzionalità di gestione delle attività, gestione delle risorse e gestione del rischio che ti aiutano a controllare i costi per realizzare un progetto di successo.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che consente ai team di pianificare, gestire e tenere traccia dei progetti in tempo reale. I nostri strumenti di monitoraggio delle risorse e dei costi ti consentono di rispettare più facilmente il tuo budget e di consegnare un progetto in tempo. Unisciti ai team di aziende diverse come Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.